6 Hacks für einen erfolgreichen Projektstart

Im Alltag greifen immer mehr Leute gerne auf sogenannte Lifehacks zurück. Inzwischen gibt es Fashion-Hacks, Mom-Hacks, DIY-Hacks, … und alle haben eine Gemeinsamkeit: Sie dienen dazu, ein Problem zu lösen, das Ziel auf eine ungewöhnliche Weise zu erreichen oder die Effektivität – mitunter sogar die Effizienz – zu erhöhen. Oft haben sie das Ziel, den Alltag zu erleichtern.

Mit unseren Projekt-Hacks wollen wir nicht Ihren Alltag, sondern das Projektmanagement erleichtern.

Hack#1: Machen Sie ein Vorprojekt!

Ein erfolgreiches Projekt sollte gut vorbereitet sein. Dazu gehören neben Budgets, Projektplan und Projektorganisation auch der Projektscope. Durch die Definition eines Vorprojektes schaffen Sie sich den richtigen Rahmen: Sie starten das Projekt und können wichtige, grundsätzliche Entscheidungen nach Abwägung treffen, ohne falschen Zeitdruck.

Hack#2: Wählen Sie das Projektteam klug!

Projekte werden durch die Mitarbeiter gelebt und diese haben somit einen wesentlichen Einfluss auf die Qualität und das Ergebnis. Dabei ist die Auswahl des geeigneten Beratungspartners ein wichtiges Element, aber auch die interne Besetzung ist ein Erfolgsfaktor. Entscheiden Sie hier weise und sprechen Sie mit Ihren Wunschkandidaten auch vorab: eigene Motivation und zeitliche Kapazität sollten mit Ihren Anforderungen und Erwartungen deckend sein. Neben fachlicher Kompetenz wird von Projektmitgliedern auch immer eine starke Kommunikationsfähigkeit gefordert.

Hack#3: Qualifizieren Sie Ihr Kernteam!

Nutzen Sie das Vorprojekt, um Ihre Mitarbeiter zu schulen. Ein gut geschultes Kernteam führt bis zu einer 11% schnelleren Einführungszeit (Quelle: International Data Corporation-Studie: How Much Is Enough?). Je mehr technisches Verständnis für Neuerungen, Möglichkeiten und Restriktionen bei den Mitarbeitern besteht, umso klarer können in der Workshop-Phase des Projektes Prozesse und Systeme besprochen werden. So werden Entscheidungen auf einer fundierteren Grundlage getroffen und können besser vertreten werden. Aber auch sogenannte Softskills sollten geschult sein, damit Ihre Mitarbeiter das Projekt erfolgreich durchführen und vertreten können.

Hack#4: Definieren Sie Rahmen und Ziele!

Starten Sie ein Projekt nicht, ohne Leitplanken zu klären. Was ist besonders wichtig? In fast jedem Projekt gilt es irgendwann Entscheidungen zu treffen, die ein Entweder-Oder erfordern:

• Eigenentwicklung oder mehr Standard?
• Sollen kleine Landesgesellschaften andere Prozesse haben als der personalstärkere Mutterkonzern?
• Alle Daten migrieren oder sich von Altlasten befreien?

Klären Sie solche Rahmenbedingen möglichst früh in einem Projekt. So ersparen Sie sich an der einen oder anderen Stelle wiederholende und damit zeitraubende Diskussionen. Wenn allen die Rahmenbedingen klar sind, müssen manche Diskussionen nach Projektstart nicht immer und immer wieder geführt werden. Das beschleunigt ein Projekt und spart auch Ressourcen. Dabei gilt allerdings immer folgendes:

Hack#5: Halten Sie Entscheidungen transparent!

Sind Entscheidungen getroffen und gesetzt, machen Sie diese transparent. So können unnötige Diskussionen umgangen werden. Aber behalten Sie auch die Entscheidungsgrundlagen im Auge! Ergeben sich Veränderungen, neue Erkenntnisse, sollten Sie keine falsche Scheu haben auch eine Entscheidung zu hinterfragen. Lieber noch einmal bewusst die Entscheidung bekräftigen als annehmen, dass es ja davor auch schon klar war. Somit schaffen Sie auch automatisch eine höhere Akzeptanz.

Hack#6: Lernen Sie aus Ihren Erfolgen!

Zu jedem Projekt gehört zumindest mal in der Theorie auch ein abschließendes „Lessons Learned“. In der Praxis ist oft das Projektende gar nicht so ein klarer Meilenstein (nach Go-Live? Nach dem ersten Monatsabschluss? Nach Ende der Hypercare-Phase?) und damit laufen Projekte eher aus, als dass ein Ende bewusst mit einer Lessons-Learned-Session abgeschlossen wird. Aber auch wenn es nicht immer dokumentiert wird, kann man aus jedem Projekt wichtige Erfahrungen ziehen. Betrachten Sie vergangene Projekte mal aus dem folgenden Blickwinkel: Was lief in dem Projekt XY besonders gut und warum. Übernehmen Sie die Erfolgsfaktoren! Meist sind Organisationen zu sehr darauf konzentriert, gemachte Fehler zu vermeiden, statt Erfolgsfaktoren zu kopieren.

Sie haben noch keine Idee, wie Sie die Hacks umsetzen können? Sie wissen noch nicht, wie Sie in dem einen oder anderen Punkt vorgehen sollen? Gerne bereiten wir mit Ihnen einen erfolgreichen Projektstart vor.

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