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Romania SAF-T

Alle rechtlichen Anforderungen Rumäniens abgedeckt in SAP

Am 22. März 2024 veröffentlichte die rumänische Regierung eine Notverordnung, in der angegeben wurde, dass die Frist für die Karenzzeit für die B2B-eRechnungsstellung Phase 1 (eReporting) vom 31. März auf den 31. Mai verschoben wird, „um den Steuerzahlern zusätzliche Zeit zu geben, ihre Verfahren und Systeme für die Übermittlung von Rechnungen an die nationale RO e-Fakturierungsplattform anzupassen“. Darüber hinaus zielt die Notverordnung darauf ab, das System der Bestrafung bei Nichterfüllung besser zu beschreiben (eine Strafe für den Akt der Nichterfüllung selbst zu verhängen, anstatt für jede nicht gemeldete Rechnung).

Im Jahr 2020 kündigte Rumänien an, sowohl SAF-T- als auch E-Invoicing-Vorschriften einzuführen. Durch diese obligatorischen Übermittlungen von Steuer- und Buchhaltungsinformationen strebt Rumänien an, mehr Transparenz und Effizienz in seinem Kampf gegen Steuerhinterziehung zu schaffen. Rumäniens Mehrwertsteuerlücke ist seit langem eine anhaltende Herausforderung des osteuropäischen Landes. Im Allgemeinen dominierte Rumänien den jährlichen Mehrwertsteuerlückenbericht der Europäischen Kommission, und 2019 belegte das Land sogar den ersten Platz in der Rangliste der Länder mit den größten Lücken.

Dieser Blog-Beitrag bietet weitere Informationen zu Rumäniens SAF-T (Teil 1) und E-Invoicing (Teil 2) Verpflichtungen: Wer muss sich anpassen, welche Fristen gelten und welche Informationen sollten bereitgestellt werden? Darüber hinaus geben wir Ihnen einen Überblick über die SAP-Lösungen zur Einhaltung der verschiedenen gesetzlichen Anforderungen und wie PIKON Ihnen bei deren Implementierung helfen kann.

SAF-T in Rumänien

Die Standard Audit File for Tax (üblicherweise als SAF-T abgekürzt) ist der Standard der OECD für den elektronischen Austausch von Buchhaltungsdaten zwischen Organisationen und ihrer Regierung. Ursprünglich in Portugal entstanden, hat SAF-T mittlerweile in vielen Ländern Fuß gefasst, darunter auch Rumänien. Die rumänische Variante des SAF-T-Formats wird als ‚Informative Declaration D406‘ oder einfach D406 bezeichnet.

Was umfasst SAF-T Rumänien?

Speziell für Rumänien umfassen die SAF-T-Anforderungen einen monatlichen oder quartalsweisen Bericht, einen Jahresbericht und einen Bericht, der nur auf Anfrage der rumänischen Steuerbehörde erstellt wird. Die Häufigkeit des ersten Berichts hängt von der Buchführungsmethode des Unternehmens ab und umfasst unter anderem seine Hauptbuchkonten und -buchungen, Kunden, Lieferanten, Produkte und Steuerinformationen. Der Jahresbericht sollte beispielsweise Einzelheiten zu den Hauptbuchkonten und Vermögenstransaktionen enthalten. Der dritte oder ‚Bestandsinformationen‘-Bericht sollte Daten zu den Produkten des Unternehmens, dem physischen Lagerbestand und den Bewegungsarten enthalten.

Der monatliche SAF-T-Bericht muss jeweils vor Ende des Monats nach dem Berichtszeitraum eingereicht werden. Die Frist für den jährlichen Vermögensbericht entspricht der Frist für die Einreichung des Jahresabschlusses des Unternehmens. Schließlich ist die Frist für den Lagerbericht variabel und wird von der ANAF zusammen mit der Einreichungsanforderung mitgeteilt.

SAF-T-Berichte sollten als PDF-Dateien mit angehängter XML-Datei an die ANAF, die rumänische Steuerbehörde, übermittelt werden.

Wer ist zu SAF-T in Rumänien verpflichtet?

Die SAF-T-Anforderungen werden für alle rumänischen Unternehmen und alle ausländischen Unternehmen mit Präsenz in Rumänien verpflichtend sein. Die Umsetzung erfolgt jedoch in Etappen, wobei zunächst große Steuerzahler ab Januar 2022 verpflichtet sind, gefolgt von Unternehmen, die seit 2022 als große Steuerzahler gelten (Juli 2022), mittelgroße Steuerzahler (Januar 2023) und schließlich kleine Steuerzahler und nicht ansässige Steuerzahler mit rumänischer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Januar 2025).

Nicht ansässige Steuerzahler mit einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in Rumänien müssen nur einen vereinfachten SAF-T-Bericht einreichen, der ausschließlich die über ihre rumänische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer getätigten Einkäufe und Verkäufe enthält.

Zeitplan, der festlegt, welche Unternehmen wann zur Einführung von SAF-T in Rumänien verpflichtet sind

Welche SAP-Lösung ist vorgesehen?

Die rumänische Regierung (ANAF) hat ein Tool namens DUKIntegrator vorgesehen, um XML-Dateien gegen das obligatorische SAF-T-Format zu validieren und auf Grundlage des XML-Inhalts eine PDF-Datei zu erstellen. Denjenigen, für die die SAF-T-Anforderungen gelten, bleibt jedoch überlassen, die XML-Dateien selbst zu generieren.

Daher hat SAP eine Lösung für alle drei SAF-T-Rumänien-Berichte vorgesehen. Alle Lösungen sind Teil von SAP Document & Reporting Compliance, einer integrierten SAP-Lösung, die auf langfristige End-to-End-Konformität mit verschiedenen länderspezifischen rechtlichen Anforderungen weltweit abzielt (z. B. SII Spanien, SDI Italien, CFDI Mexiko, RTIR und EKAER Ungarn). Die standardmäßige SAP-Lösung ermöglicht es Ihnen, Ihre SAF-T-Berichte automatisch auf Grundlage von Quellinformationen in Ihrem System zu generieren. Darüber hinaus werden alle Berichte an einem Ort gespeichert: einem zentralen eDocument Cockpit (für ECC-Systeme) oder einer dedizierten periodischen Reporting-App in Fiori (für S/4HANA-Systeme).

E-Faktura in Rumänien

In den Fußstapfen vieler europäischer Länder begann Rumänien seine Reise in Richtung E-Rechnung und E-Buchführung bereits im Jahr 2020. Während im selben Jahr sowohl die Anforderungen an die E-Rechnung als auch an SAF-T angekündigt wurden, ist SAF-T inzwischen in dem osteuropäischen Land bereits ein etablierter Begriff. Die E-Rechnungsanforderungen in Rumänien (auch bekannt als ‚e-Factura‘) wurden erst Ende 2023 vollständig ausgearbeitet und werden derzeit noch für B2B-Transaktionen eingeführt

Was umfasst die Anforderung für elektronische Fakturierung in Rumänien?

Ursprünglich auf B2G-Anforderungen ausgerichtet, erließ die rumänische Regierung (ANAF) im Juli 2022 die Verordnung, dass ab diesem Zeitpunkt alle Rechnungen an öffentliche Verwaltungen in ihr zentrales elektronisches Rechnungssystem, ‚RO e-Factura‘, eingereicht werden müssen. Nach Eingang in RO e-Factura wird die Rechnung zunächst überprüft, und nur bei erfolgreicher Validierung wird sie elektronisch vom Finanzministerium signiert und als gültige Rechnung betrachtet. Der Rechnungsempfänger kann die Rechnung anschließend vom RO e-Factura-Portal abrufen und herunterladen, wo sie für die nächsten sechzig Tage gespeichert wird.

Ebenfalls im Juli 2022 kündigte die rumänische Regierung an, dass eine Untermenge von B2B-Transaktionen (zwischen privaten Unternehmen) dem zentralen RO e-Factura-System gemeldet werden müsse (Notverordnung Nr. 12/2022). Genauer gesagt waren alle B2B-Lieferanten von Produkten mit hohem Risiko für Steuerbetrug und Steuerhinterziehung verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch an RO e-Factura zu senden. Die Liste der ‚hochriskanten Produkte‘ wurde von der rumänischen Regierung (ANAF) regelmäßig veröffentlicht und aktualisiert. Da nicht alle rumänischen Unternehmen verpflichtet waren, sich im RO e-Factura-System anzumelden, waren Lieferanten, von denen der Kunde die Rechnung nicht elektronisch erhalten konnte, dennoch verpflichtet, sie außerhalb der e-Factura-Plattform bereitzustellen.

Die B2B e-Factura-Anforderungen traten ab Januar 2024 vollständig in Kraft. Mit einer Übergangsfrist bis April 2024 müssen alle Inlandsrechnungen von etablierten und nicht etablierten rumänischen VAT-registrierten Steuerzahlern in nahezu Echtzeit (d.h. innerhalb von fünf Tagen nach dem steuerpflichtigen Ereignis) an das e-Factura-System gemeldet werden. Der Anwendungsbereich der Anforderungen schließt jedoch Exporte und innergemeinschaftliche Transaktionen aus. Nach Abschluss der Übergangsfrist können ab dem 1. April 2024 Strafen für nicht konforme Unternehmen verhängt werden. Große Steuerzahler können Geldbußen von 5.000 bis 10.000 RON (ca. 1.000 bis 2.000 EUR) auferlegt werden, während andere Steuerzahler Geldbußen zwischen 500 und 2.500 RON (100 bis 500 EUR) erhalten könnten, wenn sie ihren gesetzlichen Verpflichtungen nicht nachkommen.

In einer zweiten Phase (ab Juli 2024) wird diese „B2B-Meldepflicht“ vollständig auf „tatsächliche E-Rechnungsstellung“ ausgeweitet, indem die elektronische Übermittlung von Rechnungen sowohl für den Absender (erforderliche elektronische Einreichung) als auch für den Empfänger (erforderlicher elektronischer Empfang oder Download von der e-Factura-Plattform) vorgeschrieben wird. Für Rechnungszwecke ist nur ein elektronisches Format erlaubt. Im Gegensatz zur ‚ersten Meldephase‘ bezieht sich die Eskalation der Anforderungen nur auf diejenigen, die einen festen Geschäftssitz in Rumänien haben.

Die Genehmigung Rumäniens für die Erhebung von B2B E-Rechnungsanforderungen, wie sie von der Europäischen Kommission (EK) erhalten wurde, ist drei Jahre lang gültig (bis Dezember 2026 oder bis die Europäische Union beschließt, den ViDA-Vorschlag anzunehmen).

Im Hinblick auf B2C-Transaktionen (zwischen Unternehmen und Endverbraucher) fallen nur diejenigen unter den Anwendungsbereich von RO e-Factura, die von ‚Unternehmen im Tourismus tätig und Urlaubsgutscheine akzeptierend‘ durchgeführt werden (seit April 2022).

Der gewählte Standard für die elektronische Rechnungsstellung ist RO_CIUS, eine Variante des UBL-XML-Formats. Derselbe Standard wird für alle Transaktionen (B2G, B2B, B2C) gelten. Eine Archivierungspflicht von 10 Jahren ist wirksam.

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Wer ist zur E-Rechung in Rumänien verpflichtet?

Zu Beginn war die Teilnahme an der RO e-Factura rein freiwillig. Die Teilnehmer mussten lediglich in den entsprechenden Registern eingetragen sein. Eine Notverordnung im Januar 2022 machte die Anwendung jedoch obligatorisch für eine Auswahl von B2B-Lieferanten, die mit sogenannten ‚hohen steuerlichen Risikoprodukten‘ handeln. Eine Liste dieser Produkte, zu denen Gemüse, alkoholische Getränke und Kleidung gehören, wurde von der ANAF erstellt und wird regelmäßig aktualisiert.

Wie im obigen Abschnitt beschrieben, gelten die E-Rechnungsanforderungen für:

  • Alle B2G-Transaktionen (seit Juli 2022)
  • B2B-Lieferanten, die mit sogenannten ‚hohen steuerlichen Risikoprodukten‘ handeln (seit Juli 2022)
  • Alle B2B-Transaktionen von etablierten und nicht etablierten rumänischen VAT-registrierten Steuerzahlern (Echtzeit-Meldepflicht seit Januar 2024, Übergangsfrist bis April 2024)
  • Alle B2B-Transaktionen von etablierten VAT-registrierten rumänischen Steuerzahlern (End-to-End-E-Rechnungsstellungspflicht seit Juli 2024)

Welche SAP-Lösung ist zu erwarten?

SAP deckt die Anforderungen der rumänischen E-Rechnungsstellung als Teil seiner Lizenz für die SAP Document and Reporting Compliance, Cloud Edition ab (siehe auch SAP Document & Reporting Compliance). SAP DRC ist eine integrierte Lösung, die darauf abzielt, langfristige End-to-End-Konformität mit verschiedenen länderspezifischen rechtlichen Anforderungen weltweit zu gewährleisten (z. B. SII Spanien, SDI Italien, CFDI Mexiko, RTIR und EKAER Ungarn). In der SAP DRC-Lösung (auch als SAP eDocument Solution bekannt) wird die Einhaltung der E-Factura-Vorschriften über die folgenden Prozessschritte sichergestellt:

  1. Sie erstellen eine für RO e-Factura relevante Rechnung in Ihrem SAP ECC- oder SAP S/4HANA-System (über das FI- oder SD-Modul).
  2. Die Freigabe dieser Rechnung für die Buchhaltung löst automatisch die Erstellung eines SAP eDocuments in einer zentralisierten Umgebung, dem SAP eDocument Cockpit, aus.
  3. Dieses eDocument wird beim XML-Display oder bei der Übermittlung an die RO e-Factura-Plattform in das erforderliche RO_CIUS-Format umgewandelt.
  4. Die E-Rechnung wird im korrekten XML-Format an die RO e-Factura-Plattform übertragen. Diese Verbindung wird über ‚SAP DRC Cloud‘ hergestellt.
  5. Nach Erhalt überprüft das Finanzministerium die E-Rechnung und genehmigt oder lehnt sie ab. Sowohl positive als auch negative Rückmeldungen erreichen das SAP-System über die Verbindung ‚SAP DRC Cloud‘ und werden im eDocument Cockpit visualisiert. Sie können das Cockpit daher nutzen, um alle mit der E-Rechnungsstellung verbundenen Aktionen zu überwachen.
  6. Umgekehrt ermöglicht Ihnen Ihre SAP DRC Cloud-Verbindung zur RO e-Factura-Plattform auch das Abrufen eingehender Lieferantenrechnungen von der Plattform in Ihr SAP eDocument Cockpit, um sie weiter zu überprüfen und zu verfolgen.

So kann PIKON Ihnen helfen

Mit dem PIKON Competence Center for Legal Requirements sind wir ein strategischer Partner, der sicherstellt, dass Ihr SAP-System und die Geschäftsprozesse langfristig die unterschiedlichen länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen weltweit erfüllen. Wir verfügen über ein Expertenteam, das SAP-Fachwissen mit fundierten Kenntnissen des gesamten rechtlichen Prozesses und der technischen Anforderungen der SAF-T- und E-Rechnungs-Vorschriften in Rumänien und vielen anderen Ländern verbindet. Diese Erfahrung haben wir durch unsere zahlreichen Projekte mit SAP Document Compliance und mit lokalen Implementierungsprojekten weltweit gesammelt. Um nur einige Beispiele aufzuführen: SDI in ItalienSII in Spanien, CFDI und Complemento de Pago in Mexiko, RTIR und EKAER in Ungarn, XRechnung in Deutschland, die verschiedenen gesetzlichen Anforderungen in der Türkei, usw. Wir haben auch unsere eigenen SAP Compliance Add-Ons entwickelt, z. B. MTD VAT in Großbritannien und die VAT Whitelist in Polen. Darüber hinaus haben wir stets ein Auge auf neue und sich ändernde gesetzliche Anforderungen und informieren unsere Kunden, wenn Handlungsbedarf besteht. So muss sich Ihr Unternehmen nicht selbst um alle rechtlichen Anforderungen kümmern, und Sie können sich auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren.

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Tanja Nikolaus
Tanja Nikolaus
Customer Success Manager

Zusätzlich empfehlen wir Ihnen unser Demo-Video zu diesem Thema:

Demo zu den rechtlichen Anforderungen in Rumänien

Demo zu den rechtlichen Anforderungen in Rumänien

  • System-Demo und Projektansatz für die Implementierung der E-Rechnung (E-Factura) im EDocument Cockpit
  • System-Demo und Projektansatz für die SAF-T-Implementierung in FIORI und dem EDocument Cockpit
Achtung: Die Demo-Session ist in englischer Sprache!
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Über den Autor
Elseline Senave
Elseline Senave
Elseline Senave ist als SAP ERP Consultant bei PIKON Benelux in Genk, Belgien tätig. Innerhalb unserer PIKON-Gruppe liegt ihr Schwerpunkt auf den Modulen SAP FI und CO. Ihr Ziel ist es, ihr technisches und prozessbezogenes Wissen, das sie in verschiedenen Kundenprojekten gesammelt hat, bei der Suche nach den richtigen Lösungen für unseren nächsten Kunden einzusetzen.

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