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Rumänien: SAF-T und E-Invoicing Anforderungen mit SAP

Wichtige Aktualisierung:

Das rumänische Finanzministerium hat einen Gesetzesentwurf veröffentlicht, der ab dem 1. Januar 2024 die Verwendung elektronischer Rechnungen und die Berichterstattung über das RO e-Factura-System vorschreibt. Unternehmen haben jedoch eine Gnadenfrist von drei Monaten, die vom 1. Januar 2024 bis zum 31. März 2024 läuft, um dieser Verordnung nachzukommen. Ab dem 1. April 2024 können Strafen für nicht konforme Unternehmen verhängt werden.

Große Steuerzahler können Geldstrafen von RON 5.000 bis 10.000 (ungefähr EUR 1.000 bis 2.000) drohen, während andere Steuerzahler Geldstrafen zwischen 500 und 2.500 EUR (100 bis 500 EUR) zahlen müssen, wenn sie ihrer Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen über das RO e-Invoice-System nicht nachkommen. Rumänien hat von der Europäischen Kommission (EC) die Genehmigung erhalten, von den Artikeln 178, 218 und 232 der Mehrwertsteuerrichtlinie 2006/112/EG abzuweichen. Diese Genehmigung gilt für einen Zeitraum von drei Jahren, vom 1. Januar 2024 bis zum 31. Dezember 2026, oder bis die Europäische Union beschließt, den ViDA-Vorschlag anzunehmen.

Für das Jahr 2020 kündigte Rumänien die Einführung von SAF-T und E-Invoicing an. Durch diese obligatorische Übermittlung von Steuer- und Buchhaltungsinformationen will Rumänien mehr Transparenz und Effizienz in seinem Kampf gegen Steuerhinterziehung schaffen. Rumäniens Mehrwertsteuerlücke ist ein langjähriges Problem des osteuropäischen Landes. Im jährlichen Bericht der Europäischen Kommission über die Mehrwertsteuerlücke (VAT Gap report) belegt das Land 2019 sogar den ersten Platz in der Rangliste der Länder mit den größten Lücken.

In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie mehr über die rumänischen Anforderungen an E-Accounting und E-Invoicing: Wer muss sie erfüllen, welche Fristen gelten und welche Informationen müssen bereitgestellt werden? Außerdem geben wir Ihnen einen Überblick über die SAP-Lösung zur Einhaltung der Vorschriften.

SAF-T in Rumänien

Was umfasst SAF-T Rumänien?

Das Standard Audit File for Tax (kurz SAF-T) ist der OECD-Standard für den elektronischen Austausch von Buchhaltungsdaten zwischen Organisationen und ihren Behörden. SAF-T wurde zunächst in Portugal entwickelt und hat sich seitdem in einer Vielzahl von Ländern etabliert, darunter auch in Rumänien. Die rumänische Variante des SAF-T-Formats heißt „Informative Declaration D406“ oder einfach D406.

Speziell für Rumänien umfassen die SAF-T-Anforderungen einen monatlichen oder vierteljährlichen Bericht, einen Jahresbericht und einen Bericht, der nur auf Anfrage der rumänischen Steuerbehörde vorgelegt wird. Die Häufigkeit des ersten Berichts hängt von der Buchführungsmethode des Unternehmens ab und umfasst u. a. die Hauptbuchkonten und -buchungen, Kunden, Lieferanten, Produkte und Steuerinformationen. Der Jahresbericht sollte z. B. die Hauptbuchkonten und die Vermögenstransaktionen detailliert aufführen. Der dritte Bericht enthält Bestandsinformationen wie Daten zu den Produkten des Unternehmens, den physischen Bestand und die Bewegungsarten.

Die SAF-T-Berichte sollten der ANAF, der rumänischen Steuerbehörde, als PDF-Dateien mit einer angehängten XML-Datei übermittelt werden.

Wer ist zu SAF-T in Rumänien verpflichtet?

Die SAF-T-Anforderungen gelten für alle rumänischen Unternehmen und alle ausländischen Unternehmen mit einer Niederlassung in Rumänien. Die Umsetzung erfolgt jedoch schrittweise, zunächst für große Steuerzahler (verpflichtend ab März 2022), dann für Unternehmen, die ab 2022 als große Steuerzahler eingestuft werden (Juli 2022), für mittelgroße Steuerzahler (Januar 2023) und schließlich für kleine Steuerzahler (Januar 2025).

Zeitplan, der festlegt, welche Unternehmen wann zur Einführung von SAF-T in Rumänien verpflichtet sind

E-Faktura in Rumänien

Was umfasst die Anforderung für elektronische Fakturierung in Rumänien?

Außerdem hat Rumänien 2020 die ersten Schritte in Richtung eines nationalen Systems für die elektronische Rechnungsstellung mit der Bezeichnung „RO e-Factura“ unternommen. Ursprünglich auf B2G-Transaktionen ausgerichtet, basierten die ersten Pilotprogramme hauptsächlich auf dem italienischen E-Invoicing-Modell. Gemäß den Anforderungen von RO e-Factura sollen die in ein vordefiniertes XML-Format konvertierten Rechnungen an das zentrale RO e-Factura-System übermittelt werden.

Hier werden die Rechnungen geprüft und validiert und, wenn alles korrekt ist, vom Finanzministerium elektronisch signiert. Im Falle von Fehlern muss die Rechnung korrigiert und erneut eingereicht werden. Anschließend kann der Empfänger der Rechnung über ein Portal, eine API oder eine App auf die Rechnung zugreifen und sie herunterladen. Nach sechzig Tagen wird die Rechnung archiviert.

Mit dem B2G E-Invoicing Modell ist der Grundstein für die Erweiterung der Plattform für weitere Entwicklungen, z.B. in Richtung B2B E-Invoicing, gelegt. Für letztere können die Steuerzahler davon ausgehen, dass die gleichen Anforderungen gelten werden wie bei der B2G-Rechnungsstellung. Verschiedene Aspekte bedürfen jedoch noch der Klärung, wie z. B. das Authentifizierungs- und Zugangsverfahren.

Wer ist zur E-Rechung in Rumänien verpflichtet?

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Zu Beginn war die Einführung von RO e-Factura rein freiwillig. Die Teilnehmer mussten sich lediglich in die richtigen Register eintragen lassen. Durch eine Dringlichkeitsverordnung im Januar 2022 wurde die Anwendung jedoch für eine Auswahl von B2B-Anbietern, die mit sogenannten „Produkten mit hohem steuerlichem Risiko“ handeln, verpflichtend. Eine Liste dieser Produkte, zu denen Gemüse, alkoholische Getränke und Kleidung gehören, wurde von der ANAF erstellt und wird regelmäßig aktualisiert.

Anfang 2023 kündigte die rumänische Regierung jetzt aber doch eine „Big Bang“-Umsetzung der B2B-e-Factura-Pflicht für alle rumänischen Unternehmen an. Anstelle eines schrittweisen Ansatzes wird die Einführung für alle Unternehmen des Landes für 2024 erwartet.

Welche SAP-Lösung ist zu erwarten?

SAP hat eine Lösung für alle drei SAF-T Rumänien Berichte und die e-Factura für Rumänien bereitgestellt. Alle Lösungen sind Teil der SAP Document & Reporting Compliance, einer integrierten SAP-Gesamtlösung, die eine langfristige End-to-End-Compliance mit verschiedenen länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen auf der ganzen Welt anstrebt (z.B. SII Spanien, SDI Italien, CFDI Mexiko, RTIR und EKAER Ungarn). Mit SAP Document & Reporting Compliance werden gesetzliche Berichte wie SAF-T Romania und eDocuments wie e-Factura RO automatisch aus den Quellinformationen in Ihrem System generiert und können in der App ‚Run Compliance Reports‘ bzw. im SAP eDocument Cockpit nachverfolgt werden.

So kann PIKON Ihnen helfen

Mit dem PIKON Competence Center for Legal Requirements sind wir ein strategischer Partner, der sicherstellt, dass Ihr SAP-System und die Geschäftsprozesse langfristig die unterschiedlichen länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen weltweit erfüllen. Wir verfügen über ein Expertenteam, das SAP-Fachwissen mit fundierten Kenntnissen des gesamten rechtlichen Prozesses und der technischen Anforderungen der SAF-T- und E-Rechnungs-Vorschriften in Rumänien und vielen anderen Ländern verbindet. Diese Erfahrung haben wir durch unsere zahlreichen Projekte mit SAP Document Compliance und mit lokalen Implementierungsprojekten weltweit gesammelt. Um nur einige Beispiele aufzuführen: SDI in ItalienSII in Spanien, CFDI und Complemento de Pago in Mexiko, RTIR und EKAER in Ungarn, XRechnung in Deutschland, die verschiedenen gesetzlichen Anforderungen in der Türkei, usw. Wir haben auch unsere eigenen SAP Compliance Add-Ons entwickelt, z. B. MTD VAT in Großbritannien und die VAT Whitelist in Polen. Darüber hinaus haben wir stets ein Auge auf neue und sich ändernde gesetzliche Anforderungen und informieren unsere Kunden, wenn Handlungsbedarf besteht. So muss sich Ihr Unternehmen nicht selbst um alle rechtlichen Anforderungen kümmern, und Sie können sich auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren.

Kontaktieren Sie uns!

Haben Sie weitere Fragen zu den gesetzlichen Anforderungen in Rumänien? 

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Über den Autor
Myriam Alicata
Myriam Alicata
Myriam Alicata ist als SAP ERP Consultant bei PIKON Benelux in Genk, Belgien tätig. Ihr Schwerpunkt liegt auf den SAP-Modulen SD und MM. Innerhalb der PIKON Gruppe ist sie Teil des Competence Centers for Legal Requirements. Mit ihrem Wissen und ihrer Erfahrung, die sie in verschiedenen Kundenprojekten gesammelt hat, versucht sie, die jeweils richtige Lösung für unsere Kunden zu finden.

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