So setzen Sie die neue SdI-Verordnung in Ihrem SAP ERP um

In den letzten Jahren hat die Bedeutung der elektronischen Rechnungsstellung, sowohl aus unternehmerischer als auch aus rechtlicher Sicht, deutlich zugenommen. Italien setzt diesen Trend mit der Umsetzung der SdI-Verordnung fort.

SdI-Verordnung: Vorteile des E-Invoicing-Verfahrens

Auf der einen Seite ermöglicht E-Invoicing Ihrer Organisation die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung. Davon haben Sie, Ihre Kunden und Lieferanten viele operative und strategische Vorteile. Neben den Kosteneinsparungen erhöhen Sie auch Ihre Wirtschaftlichkeit durch die Automatisierung des Fakturierungsprozesses.

Auf der anderen Seite schreiben immer mehr Regierungen in allen Wirtschaftsbeziehungen mit der öffentlichen Verwaltung den elektronischen Rechnungsaustausch (E-Rechnungen) gesetzlich vor. Aus diesem Grund stehen global agierende Unternehmen vor der Herausforderung, auch diese unterschiedlichen länderspezifischen, gesetzlichen Anforderungen technisch korrekt umzusetzen.

Warum ist das E-Invoicing in Italien verpflichtend?

Die VAT-GAP ist die Differenz zwischen den erwarteten Mehrwertsteuereinnahmen und dem tatsächlich eingenommenen Betrag. Laut dem VAT-GAP-Bericht der Europäischen Kommission aus dem Jahre 2015 hat Italien eine Lücke bei den Steuereinnahmen von 35 Milliarden EUR, was wiederum rund 23% der gesamten Europäischen VAT-Lücke ausmacht.

Um diese Lücke zu schließen, nahm Italien sich die lateinamerikanischen E-Invoicing Verordnungen zum Vorbild. Die mexikanische Regierung führte die CFDI-Verordnung im Jahr 2014 ein. Dies wirkte sich sehr erfolgreich auf die tatsächlichen Steuereinnahmen aus. Nach einer Studie des „Monterrey Institute of Technology and Higher Education“ hat die CFDI-Verordnung die Einkommenssteuereinnahmen um 6,3% bei juristische Personen und 21% bei natürliche Personen erhöht. Diese eindrucksvollen Ergebnisse führen dazu, dass viele andere lateinamerikanische, aber auch europäische, Regierungen ihre eigenen E-Invoicing Verordnungen entwickeln und nach dem mexikanischen Vorbild umsetzen.

In Europa ist Italien mit seiner SdI-Verordnung derzeit am weitesten bei der Einführung und Umsetzung, aber auch Länder wie Frankreich und Ungarn ziehen nach. Italien ist der erste EU-Staat, der die Steuerkontrolle in Echtzeit verordnet. Im Jahr 2015 hat die italienische Regierung ihre eigene E-Invoicing Verordnung eingeführt, die „Sistema di interscambio (SdI)“. Mit diesem System müssen Organisationen, die in Italien tätig sind, ihre elektronischen Rechnungen mit der Rechnungsart „Faturra PA“ an die italienische Steuerverwaltung, die „Agenzia delle Entrate“, übermitteln.

Elektronische Verkaufsrechnung für die Echtzeitkontrolle

Mit der SdI-Verordnung wurde die verbindliche elektronische Verkaufsrechnung in Echtzeit eingeführt. Effektiv fungiert dieses System als Rechnungsfreigabe-Portal und stellt sicher, dass alle steuerpflichtigen Transaktionen von den italienischen Steuerbehörden überprüft werden. Seit 2017 ist diese gesetzliche Regelung für B2B-Transaktionen optional, aber die italienische Regierung hat die freiwillige Verwendung von SdI mit mehreren Steuervorteilen angeregt.

Die Frist für die obligatorische Anwendung dieser Vorschrift ist der 1. Januar 2019. Dies bedeutet, dass alle Unternehmen, die in Italien tätig sind, mit den SdI-Anforderungen ab den 1. Januar 2019 konform sein müssen. Ausgenommen sind:

• kleine Steuerzahler
• diejenigen, die die pauschalen MwSt.-Systeme innerhalb der „Regime di vantaggio“ und „Regime forgettario“ nutzen.
• und die grenzüberschreitenden Transaktionen, wobei alle Rechnungsdetails zum Ende des Monats in einem Report übermittelt werden müssen.

Wie unterstützt Ihr SAP ERP-System bei der Erfüllung der italienischen E-Invoicing Anforderungen

Die italienische Regierung hat angekündigt, strenge Sanktionen zu verhängen, wenn eine Organisation die neue SdI-Verordnung ab dem 1. Januar 2019 nicht einhält. Rechnungen, die nicht zur Genehmigung über das SdI-System übertragen werden, führen zu einer Strafe von 90% – 180% der anfallenden Mehrwertsteuer. Nicht übermittelte Rechnungsreports innerhalb der grenzübergreifenden Abwicklung werden mit 2,00 EUR für jede Rechnung bestraft, bis zu einem Höchstbetrag von 1.000,00 EUR pro Quartal.

Wenn Sie also auch in Italien Geschäfte machen oder planen und SAP ERP als digitales Rückgrat für die Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse einsetzen, empfehlen wir dringend, Ihr SAP-System entsprechend der SdI-Regelung anzupassen.

In SAP können Sie das eDocument-Framework nutzen, um elektronische Dokumente zu verwalten, die rechtlichen Compliance-Anforderungen erfülle. Dieses Framework erleichtert die Erstellung und Verarbeitung von eingehenden und ausgehenden Dokumenten, die in SAP ERP erstellt werden.

So hilft Ihnen das SAP-eDocument-Framework bei der Verwaltung Ihres E-Invoicing-Prozessflusses

Das eDocument-Framework ist sehr benutzerfreundlich und unterstützt schon mehrere länderspezifische Standards (zum Beispiel Italien, Spanien, Peru, Slowenien). Es verfügt über ein integriertes Cockpit zur Verwaltung des Prozesses.

Ein typischer italienischer Fakturierungsprozess wird wie folgt im SAP-eDocument-Framework implementiert:

• Sie erstellen einen Beleg, also eine Verkaufsrechnung oder eine Gutschrift, in SAP.
• Das SAP-eDocument-Framework generiert automatisch ein entsprechendes eDocument.
• Anschließend konvertiert das System das eDocument in eine XML-Datei und schickt es an das zuständige Middleware-System.
• Im SAP-eDocument-Framework-Cockpit können Sie den Status und mögliche Probleme, die während der eDocument-Verarbeitung entstehen, überwachen.
• Die Daten werden in einem XML-Format an die italienischen Steuerbehörden (Agenzia delle entrat) übermittelt und validiert. Nach der Genehmigung erhalten diese Dokumente eine digitale Signatur.
• Genehmigte Dokumente werden von der Regierung an den Kunden weitergesandt.