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Strategie-Workshops zur Einhaltung von USt-Vorschriften in SAP

Warum sollten Sie an unserem Workshop teilnehmen?

Am häufigsten begegnet mir der Fehler, dass viele Unternehmen kurzfristige Lösungen implementieren, um eine weltweite Einhaltung von Umsatzsteuervorschriften zu erreichen. Die Gründe für diesen Fehler sind:

  • Verschiedene gesetzliche Anforderungen werden nie gleichzeitig eingeführt. Dies kann dazu führen, dass Unternehmen jede gesetzliche Anforderung als separates Projekt betrachten. Daher setzen viele Unternehmen sehr unterschiedliche Lösungen für jede gesetzliche Anforderung um.
  • Für jede nicht eingehaltene gesetzliche Anforderung werden Sanktionen verhängt. Dies hat zur Folge, dass Unternehmen eine Lösung sehr schnell einführen. Es ist jedoch fraglich, ob dies die beste Lösung ist.
  • Die meisten Unternehmen sind sich nicht bewusst, dass die gesetzlichen Anforderungen sehr regelmäßig aktualisiert werden, und die meisten lokalen Lösungen werden nicht für diese Zwecke erstellt. Daher können viele Lösungen einfach keine Aktualisierungen abdecken und somit sind Unternehmen gezwungen, neue Lösungen für jede Aktualisierung der gesetzlichen Anforderungen einzuführen.
  • Unternehmen können aufgrund der Vielfalt der gesetzlichen Anforderungen, die pro Land existieren, sehr leicht den Überblick verlieren. Auch die Art der gesetzlichen Anforderungen kann sehr unterschiedlich sein, was dazu führt, dass Unternehmen diese Anforderungen als separate Projekte sehen.

Bei PIKON empfehlen wir unseren Kunden, langfristige Lösungen in ihren SAP-Systemen einzuführen und die weltweite Einhaltung von Umsatzsteuervorschriften aus strategischer Sicht, abgestimmt mit der allgemeinen Geschäftsstrategie, anzugehen.

Zu diesem Zweck bietet PIKON Strategie-Workshops an, in denen wir intensiv mit unseren Kunden zusammenarbeiten. Wir analysieren alle Länder, in denen die Unternehmen tätig sind, und untersuchen jede gesetzliche Anforderung pro Land, um die beste Lösung zu finden. Im Anschluss an diese Strategie-Workshops stellen wir unseren Kunden eine detaillierte Strategie-Roadmap vor. Darin finden sie die vorgeschlagene strategische Lösung, um alle an sie gestellten gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Wichtig ist für uns dabei:

  • Eine globale Lösung, die den gesetzlichen Anforderungen in der sich entwickelnden digitalen Welt gerecht wird.
  • Eine Lösung, die den gesamten Reporting-Prozess unterstützt und Effizienz, Standardisierung und Vereinfachung weltweit fördert.
  • Erstellung und Einreichung von Meldungen direkt in und von Ihrem SAP-System aus. Keine Notwendigkeit für externe Partner oder externe Software mehr.

Wie ein Strategie-Workshop mit PIKON für Ihre weltweite Einhaltung von Umsatzsteuervorschriften aussehen könnte und welche Ziele ein solcher Strategie-Workshop hat, wird im Folgenden ausführlich erläutert.

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Am häufigsten begegnet mir der Fehler, dass viele Unternehmen kurzfristige Lösungen implementieren, um eine weltweite Einhaltung von Umsatzsteuervorschriften zu erreichen. Die Gründe für diesen Fehler sind:

  • Verschiedene gesetzliche Anforderungen werden nie gleichzeitig eingeführt. Dies kann dazu führen, dass Unternehmen jede gesetzliche Anforderung als separates Projekt betrachten. Daher setzen viele Unternehmen sehr unterschiedliche Lösungen für jede gesetzliche Anforderung um.
  • Für jede nicht eingehaltene gesetzliche Anforderung werden Sanktionen verhängt. Dies hat zur Folge, dass Unternehmen eine Lösung sehr schnell einführen. Es ist jedoch fraglich, ob dies die beste Lösung ist.
  • Die meisten Unternehmen sind sich nicht bewusst, dass die gesetzlichen Anforderungen sehr regelmäßig aktualisiert werden, und die meisten lokalen Lösungen werden nicht für diese Zwecke erstellt. Daher können viele Lösungen einfach keine Aktualisierungen abdecken und somit sind Unternehmen gezwungen, neue Lösungen für jede Aktualisierung der gesetzlichen Anforderungen einzuführen.
  • Unternehmen können aufgrund der Vielfalt der gesetzlichen Anforderungen, die pro Land existieren, sehr leicht den Überblick verlieren. Auch die Art der gesetzlichen Anforderungen kann sehr unterschiedlich sein, was dazu führt, dass Unternehmen diese Anforderungen als separate Projekte sehen.

Bei PIKON empfehlen wir unseren Kunden, langfristige Lösungen in ihren SAP-Systemen einzuführen und die weltweite Einhaltung von Umsatzsteuervorschriften aus strategischer Sicht, abgestimmt mit der allgemeinen Geschäftsstrategie, anzugehen.

Zu diesem Zweck bietet PIKON Strategie-Workshops an, in denen wir intensiv mit unseren Kunden zusammenarbeiten. Wir analysieren alle Länder, in denen die Unternehmen tätig sind, und untersuchen jede gesetzliche Anforderung pro Land, um die beste Lösung zu finden. Im Anschluss an diese Strategie-Workshops stellen wir unseren Kunden eine detaillierte Strategie-Roadmap vor. Darin finden sie die vorgeschlagene strategische Lösung, um alle an sie gestellten gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Wichtig ist für uns dabei:

  • Eine globale Lösung, die den gesetzlichen Anforderungen in der sich entwickelnden digitalen Welt gerecht wird.
  • Eine Lösung, die den gesamten Reporting-Prozess unterstützt und Effizienz, Standardisierung und Vereinfachung weltweit fördert.
  • Erstellung und Einreichung von Meldungen direkt in und von Ihrem SAP-System aus. Keine Notwendigkeit für externe Partner oder externe Software mehr.

Wie ein Strategie-Workshop mit PIKON für Ihre weltweite Einhaltung von Umsatzsteuervorschriften aussehen könnte und welche Ziele ein solcher Strategie-Workshop hat, wird im Folgenden ausführlich erläutert.

Haben Sie Interesse an unserem Strategie-Workshop?

Warum Sie eine Compliance-Strategie für Ihr SAP-System benötigen.

Wir sind Ihr strategischer SAP-Partner  für Fragen zur Compliance.

Strategie-Workshops mit PIKON

Allgemein besteht der Strategie-Workshop, den wir unseren Kunden anbieten, aus drei Phasen:

phased-approach workshop

Erste Analyse

Strategie-Workshop

Strategische Roadmap & Cost-Benefit Analyse

Ziele des Strategie-Workshops

Bevor ich Ihnen erkläre, was Sie in den verschiedenen Phasen erwarten können, möchte ich die Ziele hervorheben, die wir gemeinsam mit Ihnen während und nach dem Strategie-Workshop erreichen wollen:

  • Verstehen Ihrer aktuellen Probleme.
  • Verstehen Ihrer aktuellen Compliance.
  • Verstehen Ihrer geschäftlichen Erfordernisse.
  • Klärung aller bestehenden und künftigen gesetzlichen Anforderungen, die für Ihr Unternehmen relevant sind.
  • Klärung der angebotenen SAP-Lösungen, die Ihre geschäftlichen Erfordernisse und die von Ihnen zu erfüllenden gesetzlichen Anforderungen abdecken.
  • Klärung, wie der potenzielle Prozess in Ihrem SAP-System aussehen würde.

Oberstes Ziel ist es, Ihre Strategie-Roadmap (Phase 3) zu erarbeiten, in der Sie eine detaillierte Dokumentation aller gesetzlichen Anforderungen in allen Ländern finden, in denen Sie tätig sind. Für jedes Land wird angegeben, wie die einzelnen gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden und wie der Prozess in Ihrem SAP-System aussehen wird. Zusätzlich erhalten Sie zusammen mit dieser Strategie-Roadmap ein detailliertes Angebot, damit Sie bestimmen können, wie es weitergeht.

Der oben genannte Ansatz ist nicht starr festgelegt, sodass wir gemeinsam mit Ihnen bestimmte Themen im Rahmen des Strategie-Workshops in den Vordergrund stellen können. Die Ziele des Strategie-Workshops werden immer mit Ihnen besprochen und es können auch andere Ergebnisse erzielt werden. Bei Bedarf können wir beispielsweise eine Kosten-Nutzen-Analyse für Sie durchführen, um die bestehende Situation mit dem bei Einführung durch PIKON zu erreichenden Prozess zu vergleichen.

Phase 1: Erste Analyse

In Phase 1 starten wir das Projekt und sammeln alle Vorgaben von beiden Seiten, um für den maßgeschneiderten Strategie-Workshop in Phase 2 perfekt vorbereitet zu sein.

Diese erste Phase beginnt mit einer gegenseitigen Vorstellung, damit sich die beteiligten Personen kennenlernen können. Als Zweites führen wir Snapshot-Interviews, in denen Sie Ihre Erwartungen an den Workshop, Ihre spezifischen Wünsche und Ihre angestrebten Ziele formulieren können. Schließlich gehen wir bei dieser Erstanalyse einen von uns im Voraus vorbereiteten Fragebogen durch, um alle relevanten Informationen von Ihrer Seite zu erhalten. Die Themen dieses Fragebogens sind:

  • Liste der Länder, in denen Sie tätig sind
  • Liste der Anforderungen, die Sie derzeit erfüllen
  • Systemlandschaft
  • Bestehende Prozesse und aktuelle Lösungen

Phase 2: Der Strategie-Workshop

In dieser Phase, dem eigentlichen Strategie-Workshop, beginnen wir mit einer kleinen Zusammenfassung dessen, was in der ersten Phase besprochen wurde. Dies soll sicherstellen, dass alle an einem Strang ziehen und wir Ihre geschäftlichen Anforderungen richtig verstanden haben.

Nach dieser Einleitung können wir mit den Kernpunkten des Strategie-Workshops beginnen, die aus zwei Blöcken bestehen:

1. SAP-Technologien für die Compliance

Hier stellen wir Ihnen die SAP-Lösung(en) vor, die wir empfehlen, damit Ihr SAP-System vollständig den lokalen gesetzlichen Anforderungen entspricht. Außerdem erklären wir die Unterschiede zwischen den vorgeschlagenen SAP-Lösungen. Dies ist der Schlüssel zum umfassenden Verständnis des Ansatzes und der von uns vorgeschlagenen Strategie.

2. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften pro Land mit SAP

In diesem Bereich konzentrieren wir uns auf die einzelnen Länder, da unsere Berater über länderspezifisches Know-how verfügen. Je nach Land, in dem Sie tätig sind, können an dieser Stelle mehrere PIKON-Berater beteiligt sein.

Für jedes Land zeigen wir zunächst alle bestehenden und künftigen gesetzlichen Anforderungen auf, um Ihnen einen globalen Überblick zu geben. Danach betrachten wir jede Anforderung einzeln und erklären die wesentlichen Prinzipien und worum es bei dieser Anforderung geht. Anschließend stellen wir Ihnen die SAP-Lösung vor, die diese spezifische gesetzliche Anforderung abdeckt, und wie sie in Ihrem SAP-System aussehen würde. Am Ende jeder Länderbesprechung zeigen wir Ihnen eine Zusammenfassung aller Anforderungen und der entsprechenden Lösung.

Bei Bedarf können wir Ihnen die Lösungen in einem unserer eigenen SAP-Systeme vorführen.

Phase 3: Die strategische Roadmap

Das Endprodukt dieses Projekts wird die strategische Roadmap sein, die dokumentiert und Ihnen in einer separaten dritten Sitzung präsentiert wird. Diese strategische Roadmap enthält eine detaillierte Beschreibung aller gesetzlichen Anforderungen pro Land, kombiniert mit der vorgeschlagenen Lösungsübersicht und der Architektur, wie sie in Ihrem SAP-System funktionieren würde.

Für die strategische Roadmap werden wir mit zwei Parametern arbeiten:

  • Komplexität: Auf der Grundlage unseres Know-hows und unserer Erfahrung bewerten wir die Komplexität jeder Anforderung in Bezug auf die Einführung.
  • Priorität: Gemeinsam mit Ihnen bewerten wir die Priorität jeder Anforderung oder allgemeiner jedes Landes.
    Dies kann von vielen Faktoren abhängen, aber es wird helfen, Prioritäten und die Planung der Einführung zu definieren.

Und „last but not least“ unterbreiten wir Ihnen am Ende ein Angebot, sodass Sie eine Vorstellung von den Kosten einer möglichen Einführung haben.

Haben Sie Fragen? Wir helfen Ihnen gerne!

Tommy Beckers
Tommy Beckers
Managing Partner PIKON Benelux NV
Sifeddine Salhane
Sifeddine Salhane
SAP ERP Consultant
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Über den Autor
Sifeddine Salhane
Sifeddine Salhane
Sifeddine Salhane ist SAP ERP Consultant bei PIKON Benelux. Sein Fokus liegt auf der Integration der SAP Module SD und FI. In der internationalen PIKON Gruppe gehört er zum PIKON Competence Center für legale Anforderungen. Sein Ziel ist es, unseren Kunden bei der Implementierung der für ihre Anforderungen richtigen Lösung zu helfen und mit technischem und prozessbezogenem Know-How zu unterstützen.

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