Neue Legale Anforderungen im Umfeld von Steuermeldungen und Behördenkommunikation werden in den letzten Jahren immer häufiger. Egal, ob eine Kontrolle von Einzelbelegen, wie in Spanien, Italien und Mexiko oder die Umstellung auf Digitale Steuermeldungen, wie mit MTD in UK. Und das sind nur einige Beispiele. Andere Länder sehen die positiven Effekte ebenfalls und ziehen hier nach, so auch Polen.
Legale Anforderung in Polen ab dem 1.1.2020: Abgleich mit der „Whitelist of VAT taxpayers“
Ab dem 1.1.2020 tritt dort eine neue Regelung in Kraft, nach der alle Zahlungsempfänger zunächst gegen eine Whitelist geprüft werden sollen, bevor eine Rechnung gezahlt wird. Dies betrifft alle in Polen steuerlich registrierten Firmen, deren Transaktionen mit Lieferanten 15.000 PLN überschreiten.
Diese Whitelist wird von der Regierung zunächst als API bereitgestellt, welche über das Internet Abfragen zu verschiedenen Kombinationen aus NIP (Steueridentifikationsnummer), REGON (Registrierungsnummer der Firma) und dem Ziel-Bankkonto erlaubt. Es werden sowohl Funktionen zum Überprüfen dieser Daten als auch zum Auslesen von Informationen zu den Firmen bereitgestellt. Die Datenbank wird täglich aktualisiert, sodass man ohne lokale Anpassungen immer auf die aktuellste Fassung der Daten zugreifen kann. Ab November 2019 wird es auch eine vollständige Datei zum Download geben, welche dann zur Prüfung genutzt werden kann.
Diese Kosten entstehen Ihnen, wenn ein Zahlungsempfänger nicht auf der Whitelist steht
Ein Muss ist diese Prüfung zwar nicht, allerdings drohen hier empfindliche Strafen. Sollte ein Unternehmen eine solche Zahlung tätigen, ohne dass der Empfänger auf der Whitelist geführt wird, verliert es seinen Anspruch, die in dem Fall gezahlte Umsatzsteuer geltend zu machen. Sollte es sich bei dem Rechnungssteller dann zusätzlich noch um ein steuersäumiges Unternehmen handeln, wird es noch teurer: In dieser Situation haften Rechnungsempfänger und Rechnungssteller gemeinsam für das Steuerversäumnis.
Die PIKON Lösung: VAT Polen Whitelist Check for SAP
Daher hat PIKON für Sie diese Anforderung mittels eines SAP ERP und SAP S/4HANA Add-ons gelöst, dem VAT Polen Whitelist Check for SAP.
Hiermit ist es Ihnen möglich jederzeit alle Ihre Lieferanten und Kunden gegen die täglich von der polnischen Steuerbehörde aktualisierte Liste zu prüfen und gegebenenfalls automatisiert Maßnahmen einzuleiten. Also z.B. Zahlsperren zu setzen oder den Lieferanten für weitere Bestellungen auszuschließen.
Unser VAT Polen Whitelist Check for SAP übernimmt hierfür das Auslesen der notwendigen Lieferanten- und Kundendaten, die Kommunikation zur API der polnischen Steuerbehörde und, flexibel einstellbar, auch das Sperren und Entsperren der Lieferanten auf Basis des Prüfergebnisses. Natürlich können Sie auch jederzeit manuelle Prüfungen oder Abfragen ausführen.
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