Aufgrund von Fusionen und Übernahmen bei der Globalisierung der Weltwirtschaft wird die konzerninterne Abstimmung (Intercompany Abstimmung) immer wichtiger. Die schnell steigende Anzahl von Unternehmen und Tochtergesellschaften weltweit operierender Organisationen erschwert eine effiziente Abstimmung der konzerninternen Salden. ERP-Systeme wie SAP ECC oder SAP S/4HANA spielen eine wichtige Rolle beim Management und der Optimierung konzerninterner Prozesse.
Organisationen mit internationalen Tochtergesellschaften, die Forderungen und Verbindlichkeiten verarbeiten, profitieren von der SAP-Lösung Intercompany Reconciliation (SAP ICR). Die Abstimmung von konzerninternen Forderungen und Verbindlichkeiten stellt in der heutigen Zeit eine der zeitaufwändigsten und schwierigsten Tätigkeiten des Finanzabschlussprozesses dar. Die Möglichkeiten in SAP S/4HANA durch die App SAP ICMR stellen wir Ihnen in einem gesonderten Artikel dar: „Wie SAP ICMR Ihre Intercompany-Abstimmungen vereinfachen kann“.
Die beiden Hauptgruppen, die vom Einsatz der SAP-Lösung Intercompany Reconciliation (SAP ICR) profitieren, sind:
- Die Buchhaltung der Tochtergesellschaft: Da sie sicherstellen muss, dass ihre eigenen Belege aus Geschäftsvorfällen mit den Belegen interner Handelspartner übereinstimmen, profitiert sie von einem Tool, das ein einfacheres Abgleichen von Belegen ermöglicht. Dadurch werden Verzögerungen und Streitfälle vermieden, wenn Zahlungen zu verarbeiten sind.
- Die Buchhaltung auf Konzernebene: In SAP ECC oder SAP S/4HANA bietet SAP Intercompany Reconciliation einen zentralen Überblick und die Möglichkeit der Überprüfung der Abgleichungsergebnisse aller beteiligten Unternehmen. Dies ermöglicht eine bessere Übersicht und die Identifizierung von Engpässen im Finanzabschlussprozess.
In diesem Blogbeitrag erläutere ich, wie SAP Intercompany Reconciliation Ihnen hilft sicherzustellen, dass unternehmensübergreifende Belege abgestimmt sind.
Weshalb ein vereinheitlichter konzerninterner Abstimmungsprozess erforderlich ist
Das größte Problem in der heutigen Zeit ist, dass eine bei einer Tochtergesellschaft als Forderung (Accounts Receivable, AR) gebuchte Rechnung häufig nicht termingerecht, nicht ordnungsgemäß oder überhaupt nicht als Verbindlichkeit (Accounts Payable, AP) beim internen Handelspartner gebucht wird. Mögliche Abweichungsursachen können z. B. der Warenpreis, die berechneten Steuern, die Menge usw. sein. Daraus ergeben sich große Differenzen, die Probleme beim Ausgleichsprozess und in der Konzernrechnung verursachen. Die Verwendung von Gutschrifts- oder Belastungsanzeigen, eine Abschreibung der Differenz oder ein Force Match sind mögliche Lösungen für dieses Problem.
So hilft SAP Intercompany Reconciliation (SAP ICR) Ihnen, Ihren eigenen konzerninternen Abstimmungsprozess zu verbessern
Das SAP Intercompany Reconciliation Tool ist für den Einsatz in der Finanzbuchhaltung konzipiert. Es ermöglicht eine regelmäßige Kontrolle der Buchhaltungsbelege innerhalb Ihres Konzerns und optimiert somit Ihren konzerninternen Buchführungsprozess.
Die Standardfunktion von SAP Intercompany Reconciliation (ICR) umfasst die Auswahl von Belegen nach SAP-System und Mandant. Es ist auch möglich, externe Daten in den Abstimmungsprozess zu integrieren. Um Währungsumrechnungsdifferenzen zu vermeiden, werden die Belege in der Transaktionswährung abgestimmt.
Das Hauptziel von SAP Intercompany Reconciliation ist festzustellen, dass konzerninterne Belege aus Buchhaltungsvorgängen innerhalb Ihres Konzerns einander entsprechen. Ist der Abstimmungsprozess erfolgreich, führt dies letztlich zu geringeren Differenzen bei der Konzernkonsolidierung.
SAP ICR umfasst Funktionen, mit denen die richtige Zuordnung von Belegen geprüft, entsprechende Belege leichter aufgefunden und zusätzliche Zuordnungen vorgenommen werden können.
Da SAP Intercompany Reconciliation auf der Ebene von Unternehmen und Partnerunternehmen (Handelspartnern) arbeitet, erfasst die Lösung Daten von Details auf der Ebene der Debitoren- und Kreditorenrechnung aus Ihrem SAP ECC- oder SAP S/4HANA-System und ermöglicht Ihnen eine periodische Abgleichsanalyse. Sie erhalten bereits vor dem Monatsabschluss die Möglichkeit zur Berichtigung, wodurch die Differenzen am Monatsende deutlich reduziert werden. Belege können automatisch und manuell mit standardmäßigen oder benutzerdefinierten Abstimmungsregeln abgeglichen werden.
Es ist wichtig, sich zu vergegenwärtigen, dass SAP ICR ein Analysetool ist. Es behebt das Problem nicht an der Quelle, kann jedoch zu einer Klärung beitragen. Berichtigungsbuchungen erfolgen nicht durch die Standardfunktion im ursprünglichen System. Das Tool ist darauf ausgelegt, die fortwährende Kontrolle aufrechtzuerhalten, und kann nicht nur beim Monatsabschluss, sondern jederzeit eingesetzt werden. Dadurch kann der Termindruck vermieden werden, der normalerweise beim Monats- und Jahresabschluss entsteht.
Die Hauptvorteile der Lösung SAP Intercompany Reconciliation sind:
- Am Monatsende können Geld und Zeit bei der Unternehmensrechnung und in den einzelnen Tochtergesellschaften gespart werden
- Am Jahresende müssen die Auditoren weniger Zeit mit der konzerninternen Abstimmung verbringen
- Die Unternehmen können ihre Zeit und den Fokus auf die Lösung von Problemen und Fragestellungen anstatt auf die Datenerfassung legen
- Es handelt sich um eine SAP-Standardlösung, die vollständig in Ihr bestehendes SAP ECC- oder SAP S/4HANA-System integriert ist
SAP ICR: unterstützte konzerninterne Abstimmungsprozesse
Es gibt drei Abstimmungsprozesse, die von SAP Intercompany Reconciliation (SAP ICR) unterstützt werden:
- Prozess 001: Abstimmung offener Hauptbuchposten: Dieser Prozess wird ausgewählt, wenn die meisten Ihrer konzerninternen Forderungen und Verbindlichkeiten auf Sachkonten gebucht werden. Mit diesem Prozess können Sie offene Posten abstimmen.
- Prozess 002: Abstimmung von Sachkonten: Dieser Prozess wird ausgewählt, wenn Gewinn- und Verlustkonten abgestimmt werden. Sie können diesen Prozess zum Abstimmen von Belegen verwenden, die auf Konten ohne Verwaltung offener Posten gebucht werden.
- Prozess 003: Abstimmung offener Posten in Debitoren- und Kreditorenkonten: Dieser Prozess wird ausgewählt, wenn die meisten Ihrer konzerninternen Forderungen und Verbindlichkeiten auf Debitoren- und Kreditorenkonten gebucht werden. Mit diesem Prozess können Sie offene Posten abstimmen.
Bei den drei oben genannten Prozessen stimmen Sie die Buchhaltungsbelege in der folgenden Reihenfolge ab:
- Datenauswahl: Der erste Schritt des Prozesses der konzerninternen Abstimmung ist die Datenauswahl. Hierbei handelt es sich um einen einführenden Schritt, in dem Sie Belege aus verschiedenen SAP-Systemen und von verschiedenen Mandanten auswählen und die Daten an die Abstimmungsdatenbank weiterleiten. Sie können sogar externe Daten aus Non-SAP Systemen in den Abstimmungsprozess integrieren, indem Sie die entsprechenden Dateien hochladen.
- Belegzuordnung: Der zweite Schritt des Prozesses der konzerninternen Abstimmung ist die Belegzuordnung. In diesem Schritt ordnet SAP Intercompany Reconciliation automatisch Belege einander zu.
- Datenabgleich: Der dritte Schritt des Prozesses der konzerninternen Abstimmung ist der Datenabgleich. In diesem Schritt zeigt das SAP-System die automatisch erzeugten Zuordnungen, die individuell angepasst werden können. Es ist möglich, diese Abstimmungsdatensätze im Cockpit manuell zu ändern oder zu ergänzen.
- Kommunikation: Es kann vorkommen, dass Sie mit Buchhaltern oder Finanzmanagern kommunizieren müssen, weil beim Datenabgleich die Berichtigung von Belegen erforderlich ist. Zu diesem Zweck verfügt SAP Intercompany Reconciliation über viele Funktionen zur Kommunikation mit diesen Personen über E-Mail, Anmerkungen, Anhänge und Serviceanfragen.
- Korrekturbuchung: Die Kontaktperson kann die gewünschte Korrektur für das von SAP ICR gefundene Problem umsetzen.