Prozessharmonisierung im Projektgeschäft im Maschinen- und Anlagenbau

• Unterstützung bei der Projektkommunikation: Die Harmonisierung von Geschäftsprozessen und die Umstellung von ERP-Systemen führt immer zu Veränderungen in der täglichen Arbeit, was für viele Mitarbeiter zunächst ein angstbesetztes Thema ist. Unser Business Communication-Team hat eine 360°-Stakeholderanalyse durchgeführt und mit den Key Playern schon vor Projektbeginn anonyme Snapshot Interviews durchgeführt, um deren Einstellungen, Erwartungen und Befürchtungen hinsichtlich des Projekts zu erfahren. Die Auswertung dieser Interviews floss in eine Projektkommunikationsstrategie ein, welche unter dem Motto „Zusammen. Im Projektgeschäft. Wachsen.“ kontinuierlich alle Stakeholder nicht nur über das „Wie“, sondern auch über das „Warum“ des Projekts informierte.
• Wir haben bei 3 Einheiten an 4 Standorten die relevanten Geschäftsprozesse (mit einem klaren Schwerpunkt auf die Kundenprojekte) aufgenommen. Dabei wurden die IST-Prozesse mit allen beteiligten Abteilungen in Workshops „in Echtzeit“ grafisch modelliert und diskutiert. Im Nachgang haben die PIKON-Berater daraus Swimlane Diagramme (nach BPMN Notation) erstellt, die sich sehr gut als Diskussionsgrundlage mit der Fachseite eignen. In den Diagrammen wurden zu jedem Prozess dessen Funktionen samt zeitlich-logische Abfolge, die verantwortlichen Abteilungen, wesentliche In- und Outputs sowie die unterstützenden IT-Systeme erfasst. Zusätzlich wurden zu jedem (Sub-)Prozess Word-Dokumente mit Detailbeschreibungen sowie erkannten „Knackpunkten“ erstellt. Die Prozessbeschreibungen wurden von den Fachabteilungen geprüft und abgenommen.
• In einem zweiten Schritt wurde eine Potenzialanalyse durchgeführt, bei der Istprozesse auf Verbesserungspotenziale geprüft wurden. Hierzu flossen ein: Die von den Fachabteilungen selbst benannten Knackpunkte, aus den Prozessmodellen erkennbare Organisations-, System- und Medienbrüche und natürlich Best Practices im Anlagenbau aus über 25 Jahren PIKON Beratungserfahrung. Das Ergebnis war eine Potenzialliste, welche die Geschäftsführung der MR Gruppe grünes Licht für die nächste Projektphase geben ließ.
• Im dritten Schritt wurden nun gemeinsam mit den neu ernannten Process Ownern weltweit (nicht standortbezogene) einheitliche Geschäftsprozesse für das Projektgeschäft entwickelt. Hierfür galt eine einfache Regel: Für ein betriebswirtschaftliches Problem gibt es nur einen Prozess. Auch diese Prozesse wurden von den PIKON-Beratern als Swimlane Diagramme modelliert und von den Process Ownern abgenommen. Zum Sollkonzept gehörten nicht nur Prozesse, sondern auch ein Controllingkonzept für das Projektgeschäft. Hier waren insbesondere die Anforderungen des Konzerncontrollings (basierend auf dem Seriengeschäft) mit dem des Projektcontrollings unter einen Hut zu bekommen.
• Im vierten Schritt wurde aus den Sollprozessen ein Lastenheft für das ERP-System entwickelt. Aufgabe der PIKON-Berater war es anschließend, gemeinsam mit der zentralen MR  IT Umsetzungsmöglichkeiten in SAP zu prüfen. Es zeigte sich, dass der SAP Standard weitgehend in der Lage war, die Anforderungen des Lastenheftes zu erfüllen. Insbesondere beim Angebotsprozess war jedoch die Nutzung eines SAP Add-On Tools erforderlich, das im Rahmen eines Softwareauswahlprozesses evaluiert wurde. Somit fiel die Wahl des ERP-Systems auf SAP.
• Damit konnte ein SAP Pflichtenheft gemeinsam von der MR IT und PIKON erstellt werden. Gute Dienste leistete das sehr gute SAP Variantenkonfigurations Know-how bei MR. Entgegen den ersten Erwartungen stellte sich nämlich heraus, dass auch vermeintlich einmalige Anlagen ab einer gewissen Stufe aus konfigurierbaren Systemen und Baugruppen bestehen. Somit konnten Angebot, Kundenauftrag, Stücklisten und letztlich auch die Projektstruktur konfiguriert werden, was die Anzahl von Stammdaten und den damit verbundenen Pflegeaufwand drastisch reduzierte.

Als erstes Roll-Out Projekt wurde HIGHVOLT in SAP implementiert. PIKON leistete hierbei insbesondere bei folgenden Punkten Unterstützung:

• Konzeption und Umsetzung eines Programms zur automatischen Anlage und Konfiguration der PSP-Elemente und Netzpläne sowie zur automatischen Übernahme der Kalkulation aus einem SAP Add-On.
• Konzeption und Customizing im Projektsystem
  Projektcontrolling: Projektstrukturierung, Kostenplanung, Zeiterfassung mit CATS, Bilanzielle Bewertung, Abrechnung nach CO-PA
  Projektlogistik: Struktur der Netzpläne, Terminierung, Anordnungsbeziehungen, Bedarfsübergabe
• Erstellung des Migrations- und Cutoverkonzepts für laufende Kundenprojekte
• Unterstützung bei den Tests
• Unterstützung beim Cutover und Go-Live