Einhaltung der IFRS16-Leasingverhältnisse mit SAP RE-FX

 

PORR Oevermann GmbH: IFRS16 Lease Accounting Anforderungen mit SAP RE-FX

Wie viele andere Unternehmen, die überwiegend geleaste Fahrzeuge und Maschinen nutzen, ist auch die PORR Oevermann GmbH von den neuen IFRS-16-Bilanzierungsvorschriften für Leasingverhältnisse des International Accounting Standards Board (IASB) betroffen.

Seit dem 1. Januar 2019 gilt für uns somit ein neues Berichtswesen – vor allem aber auch eine neue Arbeitsweise. Für die Anpassungen des SAP-Systems an die IFRS-16-Bilanzierungsvorschriften für Leasingverhältnisse wandte sich PORR Oevermann an PIKON. Bereits seit vielen Jahren unterstützt PIKON die PORR Oevermann GmbH bei der Optimierung und Umsetzung der unternehmensinternen Finanz- und Controllingprozesse in SAP ERP. Als Folge dieser langjährigen Partnerschaft beauftragte PORR Oevermann PIKON auch mit der Umsetzung der neuen IFRS-16-Leasingstandards im SAP-ECC-System des Unternehmens.

Nach einer gründlichen Analyse fiel schließlich die Entscheidung auf SAP RE-FX (Flexible Real Estate Management) als Lösung für die Einführung eines zentralen, integrierten Managementtools für Leasingverträge. Geprägt war dieses Projekt durch die aktive Beteiligung des Geschäftskunden und die Notwendigkeit, eine Lösung innerhalb der unternehmensspezifischen (PORR) Rahmenbedingungen für Rechnungslegung und IT zu finden.

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Über PORR Oevermann GmbH

Seit über 110 Jahren realisiert Oevermann komplexe Bauvorhaben im Hoch- und Verkehrswegebau. Hierbei greifen sie nicht nur auf langjährige Erfahrung und einen der modernsten Maschinenparks der Branche zurück, sondern auch auf ihre über 750 kompetenten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Oevermann ist seit 2017 Teil des österreichischen Bauunternehmens PORR AG, eines der größten Baukonzerne Europas.

Die folgenden Unternehmen sind Teil der PORR Oevermann GmbH Gruppe in Münster:

  • PORR Oevermann Hochbau GmbH (Standorte: Münster, Gütersloh, Frankfurt, Dusseldorf)
  • PORR Oevermann Verkehrswegebau GmbH (Standorte: Münster / Dortmund, Düren, Osnabrück / Gütersloh, Berlin, Eisenhüttenstadt)
  • CMG Gesellschaft für Baulogistik GmbH (Standort: Münster)

  

Warum die PORR Oevermann GmbH das interne SAP-ERP-System an die IFRS-16-Leasingvorschriften anpassen musste

Im Jahr 2016 veröffentlichte das International Accounting Standards Board (IASB) die Richtlinie IFRS 16 als Nachfolger der IAS-17-Leasingvorschriften aus dem Jahr 2001. IFRS 16 gilt für jährliche Berichtsperioden, die am oder nach dem 1. Januar 2019 beginnen.

Durch die IFRS-16-Richtlinie entfällt die Anforderung, bei der Bilanzierung von Finanzierungs- und Betriebsleasingverhältnissen gesondert vorzugehen. Somit ist die außerbilanzielle Rechnungslegung bei Leasingverhältnissen kaum noch erforderlich. Diese neuen Bilanzierungsvorschriften für Leasingverhältnisse sollen die Transparenz erhöhen und eine Beurteilung der Auswirkungen von Leasingverhältnissen auf Finanzlage und Cashflow eines Unternehmens anhand der Bilanz im Geschäftsbericht ermöglichen. Zu diesem Zweck sollte ein Leasingnehmer die Forderungen und Verbindlichkeiten aus einem Leasingverhältnis berücksichtigen.

"The competence of PIKON in combination with our own competence led to a successful realization of this project. Strong points were the short response times and the strong commitment of PIKON to the solution and the cooperation with our team."

Detlev Spross, Head of Finance/Accounting at PORR Oevermann GmbH 

Wie PIKON das SAP-ERP-System von PORR Oevermann an die neuen IFRS-16-Bilanzierungsvorschriften für Leasingverhältnisse angepasst hat

Um die erforderlichen Funktionen bei PORR Oevermann umsetzen zu können, führte PIKON zunächst eine ausführliche Analyse des bestehenden Leasing- und Rechnungslegungsprozesses durch. Danach folgten Konzeption, Umsetzung und Erprobung des neuen Leasing- und Rechnungslegungsprozesses sowie entsprechende Schulungen. Nach Abschluss des Projekts unterstützten wir das Unternehmen weiterhin, bis sich der Prozess und die Funktionen stabilisiert hatten.

Die SAP-Lösung für das Management von Leasingverträgen basiert auf dem Modul SAP Flexible Real Estate (SAP RE-FX), das in SAP FI, CO und AA integriert ist. Dabei ist zu beachten, dass das SAP-RE-FX-Modul nicht unbedingt komplett umgesetzt und definiert werden muss. Es ist auch möglich, nur den Teil des SAP RE-FX für das Vertragsmanagement und die Integration des Rechnungswesens umzusetzen.

Wie SAP RE-FX die Konformität des SAP-Systems mit den neuen IFRS-16-Leasingvorschriften sicherstellt

SAP RE-FX ist eine Komplettlösung für das Vertragsmanagement. Damit lassen sich verschiedene Verträge aufsetzen, Vertragspartner und -bedingungen im Tool verwalten sowie kritische Termine im Verlauf der Vertragsdauer im Auge behalten. Alle diese Funktionen werden in einer zentralen Vertragsdatenbank verwaltet, sodass allen Beteiligten im Unternehmen dieselben Vertragsdaten zur Verfügung stehen. Diese Lösung ermöglicht die Bewertung eines Leasingvertrags anhand des jeweils geltenden HGB sowie der Bewertung gemäß IFRS 16. Dabei können wir auf das Rechnungslegungsprinzip „Multi GAAP“ des SAP RE-FX zurückgreifen.

Ein großes Plus des SAP-RE-FX-Moduls liegt in der direkten SAP-FI/CO-Integration. Das Modul errechnet Zahlungen, Abschreibungen und den aktuellen Wert. Ausgehend von diesen Berechnungen werden dann Direktbuchungen in die Module SAP FI und SAP CO vorgenommen.

 

Herausforderungen und Ergebnisse

Während dieses Projekts zur Anpassung des SAP-ECC-Systems von PORR Oevermann an die IFRS-16-Leasingvorschriften sahen wir uns mit den folgenden Herausforderungen konfrontiert:

  • Die Auseinandersetzung mit den technischen Möglichkeiten des SAP-RE-FX-Moduls.
  • Die Verfolgung und Umsetzung der neuen Entwicklungen im Bereich Rechnungslegung, aber auch aus der IT-Perspektive. Letzteres zeigte sich in der Anzahl der umgesetzten OSS-Hinweise.
  • Die Buchungsvorschriften für Geschäftsfälle waren nicht immer eindeutig und mussten mit der Rechnungsprüfer des Standorts und der Unternehmensgruppe erörtert werden.
  • Das Modul SAP Flexible Real Estate Management (SAP RE-FX) wurde bei PORR Oevermann zuvor nicht eingesetzt und somit mussten wir die Endnutzer von Beginn an schulen und Schritt für Schritt mit den neuen Funktionen vertraut machen.
  • Die Harmonisierung mit den Rechnungslegungsrichtlinien und -verfahren der PORR-Unternehmensgruppe erforderte zusätzliche Koordinierung.

Das Ergebnis wurde erreicht, einen reibungslosen und zuverlässigen Leasingprozess gemäß den IFRS-16-Standards abzubilden und vor allem aber auch eine neue Geschäftsfunktion im Eigentum von PORR Oevermann zu etablieren. Das nötige Know-How ist bei den individuellen Sachbearbeitern aufgebaut, um das Tool umfassend zu nutzen und das Potential voll auszuschöpfen.