Ab dem 1. Januar 2021 müssen Unternehmen, die in Ungarn geschäftlich tätig sind, die neue, aktualisierte RTIR (Real-Time Invoice Reporting) einhalten. Zu den B2B-E-Invoicing Anforderungen, kommen nun weitere B2C-E-Invoicing-Reglungen vom NAV (Nemzeti Adó és Vámhivatal, Nationale Steuer- und Zollverwaltung Ungarns, HU TA). Aus technischer Sicht muss eine XML-Version 3.0 an die NAV Online Számla-Plattform gesendet werden, die die XML Datei direkt an Ihre Kunden weiterleitet. Für Ihr Unternehmen bedeutet dies, dass Sie eine zukunftssichere SAP-Lösung benötigen, die einfach zu verwaltet ist und aktualisiert werden kann, um die Einhaltung der Vorschriften langfristig sicherzustellen und die Zahlung schwerer Strafen für Verstöße zu vermeiden.
Wie Sie vielleicht aus unserem letzten Blogbeitrag über Ungarn wissen, war damals bereits das Update für 2021 geplant. Dieses Update beinhaltet jetzt ein neues XML-Format (Version 3.0) für innergemeinschaftliche Rechnungen und B2C-Rechnungen für die ungarische E-Invoicing-Verordnung. In diesem Artikel erfahren Sie, warum wir SAP Document Compliance empfehlen, um Ihr SAP-System und Ihren E-Invoicing-Prozess langfristig mit den neuesten ungarischen E-Invoicing-Vorschriften konform zu halten.
Timeline: von der ersten verpflichtenden B2B E-Invoicing-Richtilinie der ungarischen NAV von 2018 bis zum aktuellen RTIR System und zu erwartende zukünftige Updates
Wie bereits in unserem vorherigen Blogbeitrag erwähnt, war Ungarn weltweit einer der ersten Anwender von E-Invoicing. 2018, wie in der folgenden Grafik gezeigt, starteten die ersten B2B-Anforderungen, zu denen ein maschinenlesbares XML-Format (Version 1.0) gehörte. Ziel war es, Rechnungen, die einen Wert von 100.000 HUF (320 €) überschreiten, in Echtzeit elektronisch zu übermitteln. Fakturierung und Berichterstellung waren jedoch zwei unterschiedliche Prozesse.
Am 1. Juli 2020 folgte ein Update für die E-Invoicing Anforderungen. Dieses beinhaltete ein neues XML-Format (Version 2.0). Ab diesem Zeitpunkt mussten steuerbefreite Transaktionen (Ausnahme innergemeinschaftliche Transaktionen) und inländische Transaktionen übertragen werden, die dem Reverse-Charge-Verfahren unterliegen. Außerdem entfiel die Meldeschwelle von 100.000 HUF pro Rechnung. Darüber hinaus konnten ab da auch eingehende Rechnungen im NAV-Portal eingesehen werden.
Ab dem 1. Januar 2021 tritt, mit einer gewährten Übergangsfrist bis 31. März 2021, eine neue Version 3.0 in Kraft. Wie man sieht, verfolgt die ungarische Steuerbehörde eine Strategie der schnellen Anpassung: die Version 2.0 wurde erst im Jahr 2020 eingeführt. Die neue Anforderung umfasst Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sowie Export- und innergemeinschaftliche Transaktionen. Ab dem 1. April 2021, wenn die Übergangsfrist endet, kann nur noch die neue XSD (XML Schema Definition, Version 3.0) eingereicht werden und Version 2.0 wird vom NAV nicht mehr akzeptiert. Mit anderen Worten, ab diesem Datum kommt es bei Nichteinhaltung zu Strafen bis zu 500.000 HUF (1.700 €) pro Rechnung.
Wir erwarten darüber hinaus in naher Zukunft weitere Updates. Wir prognostizieren ein weiteres Update für das XML-Format (Version 3.1 oder 4.0). Dies kann zu Änderungen in der Struktur der Daten führen, zusätzliche erforderliche Daten im XML, Mussfelder oder die Anzahl der Zeichen pro Feld können sich ändern. Darüber hinaus wurde angekündigt, dass SAF-T um das Jahr 2022 in Kraft treten wird, aber es gibt noch keinen festen Termin. Die ungarische Regierung hat jedoch immer signalisiert, dass neue SAF-T-Anforderungen keinen Einfluss auf die derzeitigen E-Invoicing-Verordnungen haben werden. Sobald weitere Informationen zu zukünftigen Updates bekannt sind, werden wir Sie mit einem neuen Blog-Artikel auf dem Laufenden halten.
Aufgrund dieser häufigen Updates und Änderungen ist ein strategischen Partner sinnvoll, der Sie über neue Anforderungen informiert und Ihr SAP-System an die neuesten Versionen der länderspezifischen gesetzlichen Anforderung anpasst. Wir empfehlen, die notwendigen Änderungen an Ihrem SAP-System eher früher als später vorzunehmen. Wenn Sie Fragen zu Ihrem SAP-Compliance-Projekt haben, können Sie gerne einen Kommentar hinterlassen oder ein Web-Meeting mit einem unserer Experten anfordern.
SAP Document Compliance als Lösung zur Konformität mit dem ungarischen RTIR B2B E-Invoicing Update von 2021
Um die bestehenden und neuen ungarischen RTIR-E-Invoicing-Richtlinien einzuhalten, empfehle ich eine SAP-Lösung namens SAP Document Compliance. SAP Document Compliance ist eine strategische, integrierte SAP-Lösung, die auf SAP ECC und SAP S/4HANA arbeitet und Ihre SAP-Buchhaltungsprozesse zu 100% mit den gesetzlichen Regeln in Ungarn in Einklang bringt.
SAP hat diese Lösung entwickelt nicht nur für die ungarischen RTIR-Anforderungen entwickelt, sondern auch für viele andere länderspezifische gesetzliche Anforderungen auf der ganzen Welt, z. B. SII in Spanien, SDI in Italien, CFDI und Complemento de Pago in Mexiko, RTIR und EKAER in Ungarn, DIAN in Kolumbien, E-Invoicing und E-Archiving in der Türkei, MyData in Griechenland usw. Alle implementierten länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen können problemlos mit dem SAP eDocument Cockpit verwaltet werden, das eine zentrale Rolle bei SAP Document Compliance spielt. Mit SAP Document Compliance verfügen Sie über eine End-to-End-Lösung, die automatisch die erforderlichen XML-Dateien basierend auf den Quellinformationen aus Ihren SD- oder FI-Rechnungen generiert und die XML-Datei bei Bedarf digital signiert. SAP Document Compliance kann mit SAP CPI oder EDI-Middleware-Systemen von Drittanbietern verbunden werden, um die gesamte Datenübertragung mit den lokalen Steuerbehörden zu verwalten.
Ein zusätzlicher Vorteil der Verwendung von SAP Document Compliance ist die Flexibilität. Es stehen mehrere SAP BAdIs (Business Add-Ins) zur Verfügung, um z.B. die Standard-XML-Struktur und das PDF-Mapping zu ändern, den E-Mail-Inhalt und die Empfänger zu ändern, den Kundenfeedback-Prozess teilweise zu automatisieren usw. Wir haben SAP Document Compliance bereits für viele verschiedene kundenspezifische Fälle angewendet. Bitte lassen Sie mich im Abschnitt „Kommentare“ unten wissen, ob Sie eine bestimmte Geschäftsanforderung haben, die in Ihrem ungarischen SAP-Buchhaltungsprozess implementiert werden muss. Gerne untersuche ich, wie dies in SAP Document Compliance integriert werden kann.
Der SAP Document Compliance-Prozess für das RTIR B2B E-Invoicing Update von Ungarn
SAP Document Compliance ist eine Lösung, die Ihr SAP-System an die neuen RTIR E-Invoicing-Anforderungen in Ungarn für 2021 anpasst. Die folgende Grafik zeigt die verschiedenen End-to-End-Prozessschritte, die in SAP Document Compliance implementiert werden, um die Einhaltung der RTIR-Vorschriften zu erreichen:
- Im ersten Schritt erstellen Sie in Ihrem SAP ECC- oder SAP S/4HANA-System eine SD- oder FI-Faktura.
- Dadurch wird im SAP eDocument Cockpit (Transaktion EDOC_COCKPIT) automatisch ein zugehöriges SAP eDocument ausgelöst.
- In Ihrem SAP-System werden die Informationen aus dem eDocument in das erforderliche RTIR-XML-Format konvertiert.
- Bevor Sie die E-Rechnung an das Online-NAV-Portal senden können, muss das System bei der ungarischen Steuerbehörde (NAV HU TA) einen Token zur Identifizierung der Transaktion anfordern.
- Im nächsten Schritt bestätigt die ungarische Steuerbehörde die Anfrage und stellt das erforderliche Token zur Verfügung.
- Zusammen mit diesem Token wird die E-Rechnung im richtigen XML-Format an die NAV Online Számla-Plattform übertragen. Dies kann über verschiedene Datenübertragungsplattformen wie SAP PI, SAP CPI, aber auch über Nicht-SAP-EDI-Plattformen erfolgen.
- Falls die NAV-Steuerbehörde die E-Rechnung akzeptiert, gibt sie Ihnen eine Registrierungs-ID für die zugehörige Rechnung mit.
- Diese Registrierungs-ID fließt zusammen mit dem Status (akzeptiert / abgelehnt) der E-Rechnung zurück in Ihr SAP-System und kann in Ihrem SAP eDocument Cockpit überwacht werden.
Zur Einhaltung der neuesten Ausführungen der ungarischen E-Invoicing-Regeln, die am 1. Januar 2021 in Kraft treten, hat SAP bereits die erforderlichen SAP Hinweise für die SAP Document Compliance-Lösung für Ungarn veröffentlicht. Diese SAP Hinweise aktualisieren das XSD-Schema und damit auch die Zuordnung der XML-Datei. Darüber hinaus müssen auch das Mapping der benötigten variablen und fixen Werte angepasst werden und teilweise auch versionsabhängige Informationen in SAP Document Compliance überarbeitet und aktualisiert werden. Zuletzt muss alles gründlich getestet werden, um eine 100%-ige Konformität sicherzustellen.
Der Einfluss auf Ihr SAP System aus technischer und prozessbezogener Sicht
Um die ungarischen RTIR-Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung einzuhalten, müssen Sie sowohl die technischen als auch die prozessbezogenen Auswirkungen auf Ihr SAP-System berücksichtigen. Die zwei größten Änderungen für Organisationen aufgrund dieser Verordnung sind:
- Version 3.0 bietet die Möglichkeit, die Rechnungsstellung und Berichterstellung in einem Schritt abzuschließen.
- Das neue XML-Schema (XSD 3.0) kann als gültige E-Rechnung verwendet werden. Daher werden nicht nur Finanzinformationen im XML angezeigt, sondern auch alle vertriebsbezogenen Informationen müssen enthalten sein. Was sich am XML-Format ändert, wird im nächsten Absatz ausführlich erläutert.
Wie Sie in der folgenden Grafik erkennen können, werden im aktuellen Prozess (Version 2.0) Rechnungen an die Kunden gesendet und gleichzeitig erfolgt eine Berichterstattung an die ungarische Steuerbehörde (Schritt 1 + 2). Diese Möglichkeit ist mit dem neuen XML-Schema (XSD 3.0) weiterhin verfügbar, es besteht jedoch auch die Möglichkeit, den Prozess zu vereinfachen.
Mit dem neuen XML-Schema (XSD 3.0) können die Rechnungsstellung an Kunden und die Berichterstattung an die ungarische Steuerbehörde in einem Schritt erfolgen, wie im folgenden Prozess gezeigt (nur Schritt 2). Es wird nicht nur mehr obligatorische Felder geben, sondern es wird auch von entscheidender Bedeutung sein, die Anforderungen Ihrer Kunden in diesem Schritt zu berücksichtigen.
Diese neue Möglichkeit der elektronischen Rechnungsstellung bietet viele Vorteile wie z.B.:
- Unternehmen müssen keine Zeit für die Korrektur von Rechnungen aufwenden, die an den Kunden gesendet wurden, obwohl diese vom NAV nicht akzeptiert werden.
- Kunden haben die Garantie, dass die Rechnungen, die sie erhalten, vom NAV validiert wurden.
- Kunden erhalten ihre Rechnungen von einer zentralen Plattform, was den Eingangsrechnungsprozess vereinfacht.
Mit dem Update auf Version 3.0 können Unternehmen Echtzeitberichte als E-Invoicing zwischen Unternehmen verwenden. Mit anderen Worten, XML-Rechnungen, die von Unternehmen eingereicht wurden, können von ihren Kunden heruntergeladen werden. In diesem Fall muss der Lieferant den vollständigen Dateninhalt der Rechnung bereitstellen und nicht nur einige Pflichtfelder.
In Bezug auf das neue XML-Schema Version 3.0 umfasst die Berichterstellung auch Rechnungen, die an Einzelpersonen (B2C) ausgestellt wurden, sowie Export- und innergemeinschaftliche Transaktionen.
Was ändert sich durch das XML Version 3.0 Update 2021 der RTIR E-Invoicing-Richtlinien von Ungarn?
Aus technischer Sicht führt das Update 2021 der XML-Version auf Version 3.0 zu Änderungen am XML-Format, die verwaltet werden müssen, um den neuen Richtlinien zu entsprechen. Im Allgemeinen sind ab Version 3.0 im XML mehr vordefinierte Felder, die ausgefüllt werden müssen, z. B. die Bestellnummer oder das Bankkonto. Darüber hinaus gibt es vordefinierte Felder für Unternehmensinformationen, Artikelnummern, Vertragsnummern usw.
Zusätzlich zu diesen vordefinierten neuen Feldern können auch die Seriennummer, das Datum des Abschlusses der Vorauszahlungsrechnung und der verwendete Wechselkurs angegeben werden. Im neuen XML-Schema ist es nicht möglich mehr als eine Steuernummer für Verkäufer oder Käufer einzugeben. Außerdem wird es neue Codes geben, die die Gründe für die Befreiung von der Mehrwertsteuer angeben.
Wenn es sich bei dem Käufer um eine Einzelperson handelt, können persönliche Informationen wie Name und Adresse nicht in der neuen XML-Datei angegeben werden. Aus Datenschutzgründen wird der NAV solche Rechnungen ablehnen.
So hilft PIKON Ihnen als Ihr strategischer Partner bei Ihrem Compliance-Projekt
PIKON hat das Competence Center for Legal Requirements aufgebaut, in dem wir weltweit länderspezifische legale Anforderungen und deren Auswirkungen auf Ihr SAP System recherchieren. So stellen wir sicher, dass Ihr SAP-System und Ihre Geschäftsprozesse langfristig den unterschiedlichen länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Wir sind ein Expertenteam, das SAP-Know-how, fundiertes Wissen über die rechtlichen End-to-End-Prozesse und technischen Anforderungen der ungarischen RTIR-Vorschriften und viele andere rechtliche Anforderungen kombiniert. In zahlreichen SAP Document Compliance Projekte und lokalen Implementierungsprojekten auf der ganzen Welt, darunter SDI in Italien, die E-Regularien in der Türkei, SII in Spanien, CFDI und Complemento de Pago in Mexiko, RTIR in Ungarn, XRechnung und ZUGFeRD in Deutschland, DIAN in Kolumbien haben wir zusätzliche Erfahrungen gesammelt. Zusätzlich bieten wir auch eigene Compliance SAP Add-Ons für zB. MTD VAT in Großbritannien und die VAT Whitelist in Polen an.
Weil uns unsere Kunden wichtig sind und wir wollen, dass sich Ihr Unternehmen auf das Tagesgeschäft konzentrieren kann, verfolgen wir auch neue und sich ändernde gesetzliche Anforderungen, die für Ihr Unternehmen relevant sind. Sollte ein Handlungsbedarf in Ihrem SAP-System bestehen, informieren wir Sie und bieten Ihnen unsere Unterstützung an. So sparen Sie sich die Zeit, dies selbst zu recherchieren und haben die Gewissheit, dass Ihr SAP-System konform zu den notwendigen Vorschriften bleibt.
Wenn Sie weitere Fragen ungarischen RTIR E-Invoicing Update von 2021 haben oder sich informieren wollen wie wir Ihnen helfen können, die Einhaltung der Richtlinien in Ihrem SAP-Systems sicher zu stellen, stellen Sie mir bitte Ihre Fragen im Abschnitt “Kommentare” unten oder fordern Sie ein Web-Meeting mit System-Demo durch Klicken auf die Schaltfläche weiter oben in diesem Blog-Beitrag an. Ich helfe Ihnen gerne weiter!
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