{"id":5212,"date":"2018-09-12T12:42:32","date_gmt":"2018-09-12T10:42:32","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.pikon.de\/?p=3125"},"modified":"2022-12-07T09:07:34","modified_gmt":"2022-12-07T08:07:34","slug":"digitalisierung-im-projektcontrolling","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.pikon.com\/de\/blog\/digitalisierung-im-projektcontrolling\/","title":{"rendered":"SAP Projektcontrolling: Digitalisierung im Kleinen"},"content":{"rendered":"\t\t<div data-elementor-type=\"wp-post\" data-elementor-id=\"5212\" class=\"elementor elementor-5212\" data-elementor-settings=\"{&quot;element_pack_global_tooltip_width&quot;:{&quot;unit&quot;:&quot;px&quot;,&quot;size&quot;:&quot;&quot;,&quot;sizes&quot;:[]},&quot;element_pack_global_tooltip_width_tablet&quot;:{&quot;unit&quot;:&quot;px&quot;,&quot;size&quot;:&quot;&quot;,&quot;sizes&quot;:[]},&quot;element_pack_global_tooltip_width_mobile&quot;:{&quot;unit&quot;:&quot;px&quot;,&quot;size&quot;:&quot;&quot;,&quot;sizes&quot;:[]},&quot;element_pack_global_tooltip_padding&quot;:{&quot;unit&quot;:&quot;px&quot;,&quot;top&quot;:&quot;&quot;,&quot;right&quot;:&quot;&quot;,&quot;bottom&quot;:&quot;&quot;,&quot;left&quot;:&quot;&quot;,&quot;isLinked&quot;:true},&quot;element_pack_global_tooltip_padding_tablet&quot;:{&quot;unit&quot;:&quot;px&quot;,&quot;top&quot;:&quot;&quot;,&quot;right&quot;:&quot;&quot;,&quot;bottom&quot;:&quot;&quot;,&quot;left&quot;:&quot;&quot;,&quot;isLinked&quot;:true},&quot;element_pack_global_tooltip_padding_mobile&quot;:{&quot;unit&quot;:&quot;px&quot;,&quot;top&quot;:&quot;&quot;,&quot;right&quot;:&quot;&quot;,&quot;bottom&quot;:&quot;&quot;,&quot;left&quot;:&quot;&quot;,&quot;isLinked&quot;:true},&quot;element_pack_global_tooltip_border_radius&quot;:{&quot;unit&quot;:&quot;px&quot;,&quot;top&quot;:&quot;&quot;,&quot;right&quot;:&quot;&quot;,&quot;bottom&quot;:&quot;&quot;,&quot;left&quot;:&quot;&quot;,&quot;isLinked&quot;:true},&quot;element_pack_global_tooltip_border_radius_tablet&quot;:{&quot;unit&quot;:&quot;px&quot;,&quot;top&quot;:&quot;&quot;,&quot;right&quot;:&quot;&quot;,&quot;bottom&quot;:&quot;&quot;,&quot;left&quot;:&quot;&quot;,&quot;isLinked&quot;:true},&quot;element_pack_global_tooltip_border_radius_mobile&quot;:{&quot;unit&quot;:&quot;px&quot;,&quot;top&quot;:&quot;&quot;,&quot;right&quot;:&quot;&quot;,&quot;bottom&quot;:&quot;&quot;,&quot;left&quot;:&quot;&quot;,&quot;isLinked&quot;:true}}\" data-elementor-post-type=\"post\">\n\t\t\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-2b039f01 elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"2b039f01\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-top-column elementor-element elementor-element-250c39f5\" data-id=\"250c39f5\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-11f4a3b0 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"11f4a3b0\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>\u201eDigitalisierung\u201c ist eines der gro\u00dfen Buzzwords im <strong>Maschinen- und Anlagenbau<\/strong>. Dabei denken Sie wahrscheinlich zuerst an die \u201egro\u00dfen\u201c Themen wie Industrie 4.0, Internet of Things, Machine Learning und so weiter. Aber vielleicht sollten Sie erst einmal dar\u00fcber nachdenken, ob Digitalisierung auch bei kleineren Themen sinnvoll ist und vielleicht viel schneller umgesetzt werden kann?<\/p><p><span style=\"color: var( --e-global-color-text ); font-family: var( --e-global-typography-text-font-family ), Sans-serif; font-weight: var( --e-global-typography-text-font-weight );\">Ein solches eher kleines Thema ist eines meiner \u201eSteckenpferde\u201c, das Projektcontrolling und die Bilanzierung von Kundenprojekten im Maschinen- und Anlagenbau. Obwohl viele meiner Kunden aus dieser Branche beispielsweise ihre Produktion weitgehend automatisiert haben und im Rechnungswesen \u00fcber leistungsf\u00e4hige SAP-Systeme verf\u00fcgen, wird gerade im Projektcontrolling sehr viel von Hand zu Fu\u00df gemacht.<\/span><\/p><p>Ein Beispiel gef\u00e4llig? Im Rahmen der mitlaufenden Kalkulation von Kundenprojekten kann es erforderlich sein, R\u00fcckstellungen f\u00fcr folgende Sachverhalte zu bilden:<\/p><ul><li>Drohende Verluste (eher unerfreulich, wenn die geplanten Kosten die geplanten Ums\u00e4tze \u00fcberschreiten)<\/li><li>Drohende Vertragsstrafen (auch eher unerfreulich)<\/li><li>Gew\u00e4hrleistungskosten (nach Umsatzlegung, sofern mit projektindividuellen R\u00fcckstellungen und nicht mit pauschalisierten R\u00fcckstellungen gearbeitet wird)<\/li><li>Fehlende Kosten (typischerweise nach Umsatzlegung, wenn noch Kosten ausstehen und somit die ausgewiesene Marge zu hoch w\u00e4re)<\/li><\/ul><p>Wenn Sie nach HGB und IFRS bilanzieren m\u00fcssen, dann d\u00fcrfen Sie das Ganze doppelt machen und nat\u00fcrlich sind die Regeln f\u00fcr die Berechnung und Buchung nicht identisch. Und obwohl SAP hierf\u00fcr eine sehr leistungsf\u00e4hige Funktion (mit dem unscheinbaren Namen \u201eErgebnisermittlung\u201c) zur Verf\u00fcgung stellt, wehren sich die Controller und Buchhalter vieler Kunden mit H\u00e4nden und F\u00fcssen dagegen, die Berechnung und Buchung dieser R\u00fcckstellungen SAP zu \u00fcberlassen. Stattdessen werden sie in Excel berechnet und manuell gebucht.<\/p><p>Woran liegt das? Folgende Gr\u00fcnde werden mir regelm\u00e4\u00dfig genannt:<\/p><h2>Projektcontrolling per Excel<\/h2><p>1. Der Wirtschaftspr\u00fcfer schaut sich die R\u00fcckstellungen immer sehr genau und kritisch an.<br \/>2. Wenn wir die Berechnung SAP \u00fcberlassen, verlieren wir jedwede Flexibilit\u00e4t.<br \/>3. Wir ben\u00f6tigen einen R\u00fcckstellungsspiegel und SAP kann das nicht.<br \/>4. Wir wollen die R\u00fcckstellungen nur zum Jahresabschluss buchen und nicht wie SAP jeden Monat.<\/p><p>Was kann man dazu sagen?<\/p><h3>Der Wirtschaftspr\u00fcfer schaut sich die R\u00fcckstellungen immer sehr genau und kritisch an.<\/h3><p>Stimmt! Bitte stellen Sie sich zwei verschiedene Situationen vor: Ein kritischer Wirtschaftspr\u00fcfer m\u00f6chte sich die Drohverlustr\u00fcckstellungen Ihrer Projekte anschauen.<\/p><p>Im ersten Fall legen Sie ihm ein Excel-Sheet vor, in dem Sie die R\u00fcckstellungen manuell berechnet haben und erkl\u00e4ren ihm, dass Sie das Ergebnis manuell verbucht haben, am besten noch kumuliert und nicht pro Projekt.<\/p><p>Im zweiten Fall erkl\u00e4ren Sie ihm, dass die R\u00fcckstellungen automatisch von einem durch Wirtschaftspr\u00fcfer zertifizierten ERP-System auf zwei Nachkommastellen genau berechnet und verbucht wurden. Per Doppelklick auf den Kontensaldo zeigen Sie ihm die pro Projekt gebuchten Einzelposten und sortieren diese nach Wert. F\u00fcr die zehn gr\u00f6\u00dften Werte rufen Sie die Ergebnisermittlung in SAP auf und zeigen ihm das Protokoll der Berechnungen, in dem jeder einzelne Rechenschritt nachvollziehbar ist. Wenn ihm das immer noch nicht reicht, zeigen Sie ihm die Formeln der unterschiedlichen Bewertungsverfahren in SAP und rechnen Sie ein Projekt exemplarisch nach.<\/p><h3>Wenn wir die Berechnung SAP \u00fcberlassen, verlieren wir jedwede Flexibilit\u00e4t.<\/h3><p>Vorab: Keiner meiner Kunden betreibt Bilanzmanipulation, wir reden von Flexibilit\u00e4t.<\/p><p>Ganz klar, Excel ist geduldig. Aber man ist den SAP Berechnungen auch nicht vollst\u00e4ndig ausgeliefert, denn sie basieren auf Parametern, die Sie beeinflussen k\u00f6nnen. Dies sind insbesondere die Plankosten. \u00dcber die H\u00f6he der mitkalkulierten Plankosten bestimmen Sie zum Beispiel die H\u00f6he einer R\u00fcckstellung f\u00fcr drohende Verluste.<\/p><p>Und falls es Sie st\u00f6ren sollte, dass SAP auch eine R\u00fcckstellung \u00fcber \u20ac 3,97 bilden w\u00fcrde: Sie k\u00f6nnen im Customizing auch einen Mindestbetrag pro R\u00fcckstellung einstellen.<\/p><h3>Wir ben\u00f6tigen einen R\u00fcckstellungsspiegel und SAP kann das nicht.<\/h3><p>Wenn Sie den R\u00fcckstellungsspiegel \u00fcber Bewegungsarten erzeugen wollen, dann haben Sie recht: Der SAP Standard kann das nicht, die Ergebnisermittlung bucht ohne Bewegungsart. Hier hilft uns aber die sagenhafte Erweiterbarkeit des SAP Systems weiter: Die Ergebnisermittlung stellt uns jede Menge sogenannte customer exits zur Verf\u00fcgung, mit der man die Systemfunktionen modifikationsfrei (also ohne Probleme bei Releasewechseln) erweitern kann. Bei PIKON ist es mittlerweile best practice, bei unseren Kunden folgende Erweiterung zu implementieren:<\/p><p>Angenommen eine R\u00fcckstellung f\u00fcr drohende Verluste muss aufgel\u00f6st werden, weil das Projekt einen entsprechenden Status erhalten hat. Der Standard macht keinen Unterschied, wann diese R\u00fcckstellung urspr\u00fcnglich gebildet wurde. Mit unserer Erweiterung w\u00fcrde eine Aufl\u00f6sung im selben Gesch\u00e4ftsjahr nicht als Aufl\u00f6sung, sondern als negative Bildung mit entsprechender Bewegungsart gebucht werden. Das ist aber nur ein Beispiel von vielen. Ich habe noch nie eine fachliche Anforderung gesehen, die wir mit diesen Erweiterungsmethoden nicht h\u00e4tten abbilden k\u00f6nnen.<\/p><h3>Wir wollen die R\u00fcckstellungen nur zum Jahresabschluss buchen und nicht wie SAP jeden Monat.<\/h3><p>Das ist nun ein Problem, das es gar nicht geben w\u00fcrde, wenn man es nicht manuell machen w\u00fcrde\u2026<\/p><p>Alles spricht daf\u00fcr, dass Sie es monatlich tun. Wenn Sie die R\u00fcckstellungen nur jahresweise (oder als b\u00f6rsennotiertes Unternehmen quartalsweise) berechnen, dann erleben Sie regelm\u00e4\u00dfig \u00dcberraschungen, die Ihnen ihren Forecast gewaltig durcheinander wirbeln k\u00f6nnen.<\/p><p>Das ist \u00fcbrigens auch kein Aufwands- oder Ressourcenthema, denn Berechnung und Buchung erfolgen vollautomatisch (ihre mitlaufende Kalkulation muss nat\u00fcrlich passen, aber das gilt f\u00fcr die Excel-L\u00f6sung ganz genauso). Der Aufwand ist \u00fcbrigens nicht hoch, denn SAP bildet nicht nur die R\u00fcckstellungen automatisch, sondern nimmt sie auch automatisch in Anspruch, l\u00f6st sie bei Bedarf automatisch auf, verrechnet Drohverlustr\u00fcckstellungen automatisch gegen unfertige Leistungen, das ganze pro Projekt und pro Rechnungslegungsstandard.<\/p><p>Nat\u00fcrlich d\u00fcrfen Sie sich nicht \u201eblind\u201c auf SAP verlassen (auf die Berechnungen schon, aber vielleicht war ja wirklich einmal die Planung falsch, ein Status falsch gesetzt\u2026). Die Kontrolle ist allerdings wegen der hohen Transparenz recht einfach, schauen Sie sich das Protokoll an, sortieren Sie es nach den gr\u00f6\u00dften Werten und schauen Sie sich die Details zu den gr\u00f6\u00dften Positionen an. Gab es einen Fehler, korrigieren Sie beispielsweise fehlerhafte Plankosten und wiederholen Sie die Berechnung f\u00fcr das betroffene Projekt. Fertig. Und nat\u00fcrlich k\u00f6nnen Sie eine besonders detaillierte Kontrolle ausschlie\u00dflich beim Quartals- oder Monatsabschluss vornehmen.<\/p><p>Sie sehen, aus meiner Sicht spricht Alles daf\u00fcr, diese Funktion zu digitalisieren. Die Zeit, die dadurch im Projektcontrolling frei wird, k\u00f6nnen Sie wesentlich wertsch\u00f6pfender einsetzen. Das SAP System kann Ihnen n\u00e4mlich nicht erkl\u00e4ren, warum es beispielsweise zu drohenden Verlusten gekommen ist, <a href=\"https:\/\/www.pikon.com\/de\/lessons-learned-fuer-kundenprojekte\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">was man dagegen tun kann und was man daraus lernen kann<\/a>. Das ist nach wie vor eine lohnende Aufgabe f\u00fcr das Projektcontrolling, f\u00fcr die aber wegen der vielen Excel-Arbeiten heute viel zu wenig Zeit bleibt.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-fcad28c elementor-section-height-min-height elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-items-middle\" data-id=\"fcad28c\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-top-column elementor-element elementor-element-3abe1a8\" data-id=\"3abe1a8\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\" data-settings=\"{&quot;background_background&quot;:&quot;classic&quot;}\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-inner-section elementor-element elementor-element-f22dae6 elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"f22dae6\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\" data-settings=\"{&quot;background_background&quot;:&quot;classic&quot;}\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-inner-column elementor-element elementor-element-fcc1166\" data-id=\"fcc1166\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-1414f63 bdt-icon-type-image elementor-position-left elementor-widget__width-initial elementor-vertical-align-top bdt-icon-effect-none elementor-widget elementor-widget-bdt-advanced-icon-box\" data-id=\"1414f63\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"bdt-advanced-icon-box.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"bdt-ep-advanced-icon-box\">\n\n\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t<div class=\"bdt-ep-advanced-icon-box-icon\">\n\t\t\t\t<span class=\"bdt-ep-advanced-icon-box-icon-wrap\">\n\n\n\t\t\t\t\t<img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" width=\"396\" height=\"561\" src=\"https:\/\/www.pikon.com\/wp-content\/uploads\/2020\/10\/Seite-1_Parallelitaet-Projekt-Produktgeschaeft_ControllerMagazin.png\" class=\"attachment-full size-full\" alt=\"Parallelit\u00e4t von Projekt- und Produktgesch\u00e4ft im Maschinen- und Anlagenbau\" srcset=\"https:\/\/www.pikon.com\/wp-content\/uploads\/2020\/10\/Seite-1_Parallelitaet-Projekt-Produktgeschaeft_ControllerMagazin.png 396w, https:\/\/www.pikon.com\/wp-content\/uploads\/2020\/10\/Seite-1_Parallelitaet-Projekt-Produktgeschaeft_ControllerMagazin-212x300.png 212w\" sizes=\"(max-width: 396px) 100vw, 396px\" \/>\t\t\t\t<\/span>\n\t\t\t<\/div>\n\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<div class=\"bdt-ep-advanced-icon-box-content\">\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<h3 class=\"bdt-ep-advanced-icon-box-title ep-title-\">\n\t\t\t<span >\n\t\t\t\tParallelit\u00e4t von Projekt- und Produktgesch\u00e4ft im Maschinen- und Anlagenbau\t\t\t<\/span>\n\t\t<\/h3>\n\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"bdt-ep-advanced-icon-box-description\">\n\t\t\t\t\t\t<p>Artikel Controller Magazin<\/p><ul><li>Unterschiede zwischen Projekt- bzw. Produktgesch\u00e4ft<\/li><li>Herausforderungen f\u00fcr das Controlling<\/li><li>Praktische L\u00f6sungsans\u00e4tze f\u00fcr den Parallelbetrieb<\/li><\/ul><p><a class=\"cta-button\" href=\"https:\/\/www.pikon.com\/wp-content\/uploads\/2021\/01\/ERP_dt_Parallelitaet-Projekt-Produktgeschaeft_ControllerMagazin.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Download<\/a><\/p>\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\n\t\t\n\t\t\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>So setzen Sie die Digitalisierung im Maschinen- und Anlagenbau schnell um &#8211; anhand kleinerer Themen<\/p>\n","protected":false},"author":15,"featured_media":5923,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[400,330,411],"tags":[510,419,469,429,428,487],"class_list":["post-5212","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-alle-beitraege","category-bwl","category-it","tag-controlling-de","tag-digitale-transformation","tag-finance-accounting-de","tag-maschinen-und-anlagenbau","tag-projektmanagement","tag-referenzen","no-featured-image-padding"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v28.2 - https:\/\/yoast.com\/product\/yoast-seo-wordpress\/ -->\n<title>Digitalisierung im Projektcontrolling von Maschinen und Anlagenbauern<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Digitalisierung im Kleinen im Maschinen- und Anlagenbau: Das SAP Projektcontrolling. 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