{"id":532,"date":"2016-05-04T12:42:27","date_gmt":"2016-05-04T10:42:27","guid":{"rendered":"http:\/\/blog.pikon.de\/?p=532"},"modified":"2025-11-21T11:24:10","modified_gmt":"2025-11-21T10:24:10","slug":"wie-sie-nach-einer-fusion-ihre-prozesse-beim-periodenabschluss-neu-aufstellen-und-beschleunigen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.pikon.com\/de\/blog\/wie-sie-nach-einer-fusion-ihre-prozesse-beim-periodenabschluss-neu-aufstellen-und-beschleunigen\/","title":{"rendered":"Prozessoptimierung beim Periodenabschluss nach der Fusion"},"content":{"rendered":"\t\t
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Wie schaffen Sie es, dass vier verschiedene Unternehmen arbeiten wie ein einziges? Wie k\u00f6nnen Sie tiefgreifende Ver\u00e4nderungen vornehmen, und gleichzeitig f\u00fcr mehr Stabilit\u00e4t sorgen? Das sind knifflige Fragen, die ich Ihnen heute beantworten will. Nehmen wir ein Beispiel aus der Praxis, ein Kundenprojekt, bei dem ich k\u00fcrzlich als leitender Finance Consultant t\u00e4tig war.<\/p>\n

Manchmal ist eine organisatorische Verschmelzung unvermeidbar<\/h2>\n

Unser Kunde ist ein Weltmarktf\u00fchrer im Bereich der Mess- und Regeltechnik (Gas, Wasser, Strom). Vor einigen Jahren hatte er damit begonnen, vier unterschiedliche, rechtlich selbstst\u00e4ndige Unternehmensbereiche zu einem einzigen zusammen zu f\u00fchren. Diese Unternehmen fokussierten sich auf unterschiedliche Branchen und alle hatten ihre eigenen Systeme (Non-SAP) und ihre eigene Buchhaltung. Der Business Case, oder besser der Grund f\u00fcr die Zusammenlegung, war offensichtlich: Es ist einfacher und effizienter, nur ein Unternehmen zu managen und die entsprechenden Gesch\u00e4ftsberichte zu erstellen, anstatt dies alles f\u00fcr vier Unternehmen zu tun. Trotz dieser offensichtlichen Vorteile dauerte es eine Weile, bis der politische Wille gereift war, diese Fusion auch tats\u00e4chlich durchzuf\u00fchren und die vier Altsysteme durch ein zentrales SAP-Backend zu ersetzen.<\/p>\n

Wie die Verschmelzung die Gesch\u00e4ftsprozesse ver\u00e4nderte<\/h2>\n

Es sollte nun in einem gro\u00dfen Projekt das SAP Template, das bereits in manchen ausl\u00e4ndischen Niederlassungen der Firmengruppe genutzt wurde, auf die ganze Gruppe ausgerollt werden. Der Unternehmensteil in England stellte dabei eine spezielle Herausforderung dar: dort gab es verschiedene Niederlassungen, deren Mitarbeiter ganz \u00e4hnliche Aufgaben hatten. Besonders in der Buchhaltung mussten verschiedene Prozesse angeglichen werden, da es jetzt nur noch ein System gab, mit dem alle Mitarbeiter arbeiten sollten. Auch mussten f\u00fcr einige Aufgaben, besonders f\u00fcr die, die sich auf den Periodenabschluss bezogen, die Verantwortlichkeiten zentralisiert werden: Nur ein Bereich sollte daf\u00fcr verantwortlich sein, die Perioden zu \u00f6ffnen, zu schlie\u00dfen, oder die Abschreibungen f\u00fcr die ganze Firma zu buchen. Bis dahin waren die Punkte Angleichung und Zentralisierung von Aufgaben in dem SAP Template der Gruppe nie ein Thema gewesen. Nun aber wurden diese Aufgaben zu einer wichtigen Anforderung, weil dieses Mal gleichzeitig mit dem Rollout des SAP-Templates die Fusion der vorher rechtlich selbstst\u00e4ndigen Unternehmen einherging.<\/p>\n

So setzten wir den Wunsch nach Zentralisierung und Angleichung um<\/h2>\n

Zuerst f\u00fchrten wir mehrere Workshops durch, in denen wir zusammen mit den verschiedenen Buchhaltungsabteilungen die anfallenden Aufgaben zusammentrugen. Im zweiten Schritt wurden diese gesammelten Aufgaben zusammengefasst und danach sortiert, ob es lokale<\/strong> Aufgaben oder gemeinsame<\/strong> Aufgaben waren, die von mehreren Unternehmensteilen durchgef\u00fchrt werden mussten. Teilnehmer an diesen Workshops waren die Key User, die mit ihrem Fachwissen entscheidend zur Neugestaltung der Gesch\u00e4ftsprozesse beitrugen.<\/p>\n

Mit dieser Aufgabenliste, eingeteilt nach lokal<\/strong> und gemeinsam,<\/strong> machten wir uns an die harte Arbeit, ein nutzbares Regelwerk und funktionierende Gesch\u00e4ftsprozesse zu erschaffen. Der dritte Schritt zielte also darauf ab, eine neue Organisationsstruktur f\u00fcr die Buchhaltungsabteilungen zu schaffen und neue Prozesse und Arbeitsanweisungen einzuf\u00fchren.<\/p>\n

 \"wie-sie-geschaeftsprozesse-nach-einer-fusion-neu-aufstellen\"<\/p>\n

So schafften wir den Change<\/h2>\n

Mit der Erstellung der neuen Prozesse und Arbeitsanweisungen war es aber nicht getan. Es sah so aus, als ob die Einf\u00fchrung des neuen Systems und die unternehmensinterne Kommunikation die gr\u00f6\u00dfere Herausforderung sein w\u00fcrden. Unser Kommunikationsansatz enthielt (Management-) Pr\u00e4sentationen, Dokumentationen und Training f\u00fcr die User. Es erwies sich aber als schwierig, die beteiligten Mitarbeiter von dem Projekt zu begeistern und zu motivieren. Auch die Kommunikation zwischen den Projektteilnehmern war schwierig, weil mehrere Standorte betroffen waren und der \u00fcbergreifenden Austausch bis dahin nicht sehr intensiv war.<\/p>\n

Irgendwann merkten wir, dass wir einen Katalysator brauchten: Etwas, das den Arbeitsvereinbarungen Struktur geben, sie dabei aber auch gleichzeitig unterst\u00fctzen konnte. Dieser Katalysator war der SAP Schedule Manager<\/em>. Das Tool half uns dabei, die Aufgaben, die im Rahmen des Periodenabschlusses anfallen, zu verwalten und nachzuverfolgen. Diese Aufgaben waren recht kompliziert und enthielten viele untergeordnete Aufgaben; dabei wurden aber die Abh\u00e4ngigkeiten zwischen den einzelnen Niederlassungen schnell sehr klar. Diese Aufgaben m\u00fcssen bei jedem Abschluss in einer bestimmten Reihenfolge abgearbeitet werden und stehen miteinander in Wechselbeziehungen. Da sie aber nur einmal pro Periode durchgef\u00fchrt wurden, hatten die Mitarbeitern nicht sehr viel Praxiswissen dar\u00fcber. Deswegen waren die User sehr froh \u00fcber die online zur Verf\u00fcgung stehenden Checklisten und Dokumentationen, die die Arbeitsschritte beschrieben. Viel wichtiger war ihnen aber noch, dass sie nun nachverfolgen konnten, ob die Kollegen aus den anderen Niederlassungen ihre Aufgaben bereits erledigt hatten, damit sie ihrerseits weitermachen konnten.<\/p>\n

Wie Sie einen schnelleren und optimierten Periodenabschluss mit SAP schaffen<\/h2>\n

In diesem Fall nutzten wir den SAP Schedule Manager, eine \u00e4ltere und kostenlose Version der heutigen, weiterentwickelten Tools wie das SAP Financial Closing Cockpit. Inzwischen gibt es das SAP Financial Closing Cockpit 2.0 – eigentlich eine ausgebaute Version des Schedule Managers. Das Financial Closing Cockpit ist ein SAP ERP Add-on f\u00fcr Firmen jeder Gr\u00f6\u00dfenordnung. Es verhilft zu einem optimierten, genaueren Periodenabschluss und unterst\u00fctzt bei der Erf\u00fcllung gesetzlicher Aufgaben. Wenn Sie nach einem Weg suchen, Ihren Periodenabschluss schneller und effizienter zu gestalten, empfehle ich Ihnen die Einf\u00fchrung des SAP Financial Closing Cockpit.<\/p>\n

M\u00f6chten Sie mehr \u00fcber unsere Erfahrungen mit dem Financial Closing Cockpit erfahren? Dann laden Sie sich doch unser kostenloses deutsches Webinar Modernisierung und Beschleunigung von Finanzabschl\u00fcssen<\/a> oder das englische Webinar How to streamline and accelerate your financial close<\/a> herunter. Zusammen mit den Finanzexperten unseres Partners FAS AG<\/a> erkl\u00e4ren wir Ihnen, wie Sie Ihre Abschlussprozesse effizienter gestalten k\u00f6nnen und zeigen Ihnen das SAP Financial Closing Cockpit 2.0.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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