In der heutigen digitalen Welt sind Unternehmen immer wieder auf der Suche nach Lösungen, die ihnen dabei helfen, ihre betriebliche Effizienz zu steigern, bessere Entscheidungen zu treffen und agiler auf sich verändernde Marktbedingungen zu reagieren. SAP S/4HANA ist an dieser Stelle als das ERP-System zu erwähnen, auf welches unzählige Unternehmen weltweit setzen. Das System bietet hervorragende Funktionalitäten und Möglichkeiten, um das Unternehmen und seine Prozesse digital abzubilden und somit die Transformation erfolgreich zu bewältigen. Laut der SAP S/4HANA-Studie 2022 von CIO, CSO und Computerwoche „erwarten 87 Prozent der befragten Unternehmen einen „sehr großen“, „großen“ oder „eher großen“ Business Value in Folge der Implementierung von SAP S/4HANA“.
Auch bei der Abwicklung von Geschäften zwischen verschiedenen Tochtergesellschaften ist man häufig mit komplexen Herausforderungen konfrontiert. Die effektive Verrechnung von Geschäften zwischen Buchungskreisen ist ein entscheidender Aspekt für Unternehmen, die mit verschiedenen rechtlich eigenständigen Einheiten arbeiten. Die traditionellen Methoden der Intercompany-Verkäufe können ineffizient, zeitaufwändig und fehleranfällig sein und häufig mit viel Abstimmaufwand verbunden. Hier kommt die neue Lösung des “Advanced Intercompany Sales” in SAP S/4HANA ins Spiel. Mit dieser innovativen Lösung können Unternehmen ihre Intercompany-Verrechnungen optimieren, um nahtlose und effiziente Geschäftsabläufe zu gewährleisten. In diesem Blogartikel werden wir genauer betrachten, was Advanced Intercompany Sales ist und wie es Unternehmen dabei hilft, ihre Intercompany-Verkäufe auf die nächste Stufe zu heben.
Was ist Advanced Intercompany Sales und Stock Transfer?
Advanced Intercompany Sales ist eine neue Lösung in SAP S/4HANA, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Intercompany-Verkäufe zu vereinfachen und zu automatisieren. Es ermöglicht den nahtlosen Austausch von Waren und Dienstleistungen zwischen verschiedenen Tochtergesellschaften desselben Unternehmens und führt zu einer besseren Zusammenarbeit und einem optimierten Bestandsmanagement.
Was ist der Nutzen von Advanced Intercompany Sales?
- Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung von Prozessen wie Bestellabwicklung, Rechnungsstellung und Versand wird die Effizienz gesteigert. Manuelle Aufgaben und zeitaufwändige Abstimmungen entfallen weitgehend, was zu schnelleren und präziseren Transaktionen führt.
- Optimiertes Bestandsmanagement: Advanced Intercompany Sales ermöglicht eine Echtzeit-Synchronisierung des Bestands zwischen den Tochtergesellschaften. Dies führt zu einer besseren Planung und Vermeidung von Engpässen oder Überbeständen. Unternehmen können den Bedarf genauer prognostizieren und den Bestand entsprechend anpassen.
- Transparente Berichterstattung: Die Funktion bietet umfassende Berichterstattungsmöglichkeiten über die Intercompany-Verrechnungen Unternehmen können detaillierte Einblicke in den Umsatz, die Gewinne und den Bestand auf Tochtergesellschaftsebene erhalten, was zu einer besseren finanziellen Kontrolle und Planung führt.
- Einheitliche Prozesse: Durch die Standardisierung der Intercompany-Prozesse in einer zentralen Plattform können Unternehmen eine einheitliche Vorgehensweise sicherstellen. Dies vereinfacht die Zusammenarbeit zwischen den Tochtergesellschaften und minimiert Fehler oder Inkonsistenzen. Auch der hohe Abstimmaufwand zwischen den Gesellschaften entfällt.
- Compliance und Audit-Trail: Advanced Intercompany Sales bietet eine lückenlose Nachverfolgung aller Intercompany-Transaktionen. Dies erleichtert die Einhaltung von Compliance-Vorschriften und die Durchführung interner oder externer Audits.
Wie sieht der Prozess unter S/4HANA aus?
Im Folgenden werden die beiden neuen Prozesse, Advanced Intercompany Sales (buchungskreisübergreifender Verkauf) und Advanced Intercompany Stock Transfer (buchungskreisübergreifende Umlagerung) genauer beschrieben.
Prozessablauf Advanced Intercompany Sales (Buchungskreisübergreifender Verkauf):
- Kundenauftrag
- Der verkaufende Buchungskreis erfasst einen Kundenauftrag.
- Der auslieferende Buchungskreis ist in der Position hinterlegt.
- Interne Bestellanforderung
- Das System generiert automatisch eine konzerninterne Bestellung an den ausliefernden Buchungskreis.
- Die konzerninterne Bestellung übernimmt/ enthält alle relevanten Informationen aus dem Kundenauftrag.
- Interner Kundenauftrag
- Im ausliefernden Buchungskreis wird automatisch ein interner Kundenauftrag erzeugt.
- Auslieferung anlegen
- Der ausliefernde Buchungskreis legt eine Auslieferung an.
- Warenausgang buchen
- Der ausliefernde Buchungskreis stellt die Ware zusammen und bereitet diese Für den Versand an den Endkunden vor.
- Der Warenausgang wird im System gebucht, was den Lagerbestand reduziert.
- Die Ware wird vom ausliefernden Buchungskreis dem Endkunden geliefert.
- Kundenrechnung ausstellen
- Der verkaufende Buchungskreis stellt die Ware dem Endkunden in Rechnung.
- Interne Faktura erstellen
- Eine interne Faktura wird vom ausliefernden an verkaufenden Buchungskreis ausgestellt.
- Eine konzerninterne Lieferantenrechnung wird vom System automatisch erzeugt.
Prozessablauf Advanced Intercompany Stock Transfer (Buchungskreis-übergreifende Umlagerung):
- Anlegen einer Bestellanforderung
- Der empfangende Buchungskreis erfasst eine konzerninterne Bestellung.
- Interner Kundenauftrag
- Der ausliefernde Buchungskreis erfasst einen internen Kundenauftrag.
- Dieser wird nach der Bestellung vom System automatisch erzeugt.
- Auslieferung anlegen
- Der ausliefernde Buchungskreis legt eine Auslieferung an.
- Warenausgang
- Im ausliefernden Buchungskreis wird die Ware für die Lieferung vorbereitet und der Warenausgang gebucht. Ein Warenausgangsdokument wird automatisch erstellt.
- Anschließend wird die Ware ausgeliefert.
- Wareneingang
- Der empfangende Buchungskreis erhält die Ware und bucht den Wareneingang.
- Ein Wareneingangsdokument wird automatisch erstellt.
- Interne Faktura
- Der ausliefernde Buchungskreis stellt die Ware dem internen Kunden in Rechnung.
- Dies führt zu einer Eingangsrechnung im empfangenden Buchungskreis.
Worin liegt der Unterschied zur klassischen Lösung?
Die neue Lösung steht seit Dezember 2022 zur Verfügung und hat im Vergleich zur klassischen SAP Lösung einige Vorteile:
- Durch die automatisch erzeugten Belege wie den internen Kundenauftrag, die interne Bestellung und die interne Lieferantenrechnung wird ein schlanker und effizienter Prozessablauf gewährleitet. Manuelle Tätigkeiten und ein hoher Abstimmaufwand entfallen.
- Die Auswertung wichtiger Kennzahlen wie Auftragseingang und Auftragsbestand in beiden Buchungskreisen ist machbar.
- Die Eigentumsübertragung erfolgt automatisiert. Die Eigentumsverhältnisse der Ware sind jederzeit transparent.
- Sobald die verkaufende Firma den Auslieferungsbeleg anlegt, erstellt das System automatisch den Materialbewegungsbeleg, der die Eigentumsverhältnisse der Waren zwischen den Buchungskreisen bis zum Kunden eindeutig festhält.
- Durch die Einführung des Transitbestands im verkaufenden Buchungskreis herrscht eine hohe Transparenz über die aktuelle Bestandssituation.
- Für den Enduser bringen die neuen Prozesse im täglichen Doing wenig Änderungen mit sich, da die zusätzlichen Dokumente automatisch generiert werden. Er hat jedoch über neue FIORI Apps die Möglichkeit den Prozess genauer zu überwachen und Fehler frühzeitig zu erkennen und zu lösen. Es gibt für alle Beteiligten mehr Transparenz über den Prozessablauf und den aktuellen Status.
Die FIORI App „Wertschöpfungskette überwachen“ enthält bspw. eine Übersicht über alle Prozessschritte sowie deren Status inklusive der Fehler, die im Prozessablauf aufgetreten sind.
Was sind die Voraussetzungen zur Nutzung der neuen Prozesse?
- Sie haben die Version SAP S/4HANA OP2022 FPS00 Version oder die SAP private Cloud im Einsatz.
- Alle Buchungskreise arbeiten im selben System/Mandanten.
- Der Materialstamm muss sowohl im beschaffenden als auch im bereitstellenden Werk vorhanden sein.
- Die Buchungskreise müssen demselben Kostenrechnungskreis zugeordnet sein.
- Damit die Verbindlichkeiten auf den Finanzkonten der bestellenden Firma gebucht werden, muss die Lieferfirma als Kreditor angelegt werden.
Fazit:
Advanced Intercompany Sales and Stock Transfer ist eine Erweiterung der klassischen SAP Lösung und automatisiert den Prozess der Intercompany Verrechnungen in einem höheren Maße als die klassische Lösung. Dies führt zu einer besseren Effizienz und reduziert manuelle Eingriffe und potentielle Fehler. Sie erhalten eine verbesserte Transparenz über den gesamten innerbetrieblichen Verkaufsprozess und können durch den Austausch von Echtzeitdaten sowohl ihre Kosten besser im Blick behalten als auch den Informationsfluss verbessern. Durch die nahtlose Integration in alle Module ist die Datenkonsistenz sichergestellt und eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Fachabteilungen gewährleistet. Aufwendige Abstimmungen entfallen.
Beachten Sie jedoch, dass die Vorteile der Lösung von den spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation abhängen. Wir empfehlen Ihnen, eine gründliche Analyse durchzuführen und eine Demo oder Beratung von einem SAP-Experten einzuholen, um festzustellen, ob die Lösung für Ihre Organisation die richtige ist.
Wenn wir mit diesem Blogartikel Ihr Interesse geweckt haben, oder Sie weitere Informationen wünschen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir unterstützen Sie gerne und zeigen Ihnen die Vorteile für Ihr Unternehmen auf.
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