Prozessharmonisierung im Projektgeschäft im Maschinen- und Anlagenbau

PIKON hat bei der Maschinenfabrik Reinhausen unter dem internen Projektnamen „M5“ die Prozesse im Projektgeschäft analysiert, harmonisiert, optimiert und bei einem ersten Rollout bei der MR Tochter HIGHVOLT in SAP umgesetzt. Gemäß dem PIKON 3-Punkt-Beratungsansatz wirkte PIKON nicht nur bei der Implementierung, sondern auch bei der Definition von Best Practice Prozessen sowie der Projektkommunikation mit.

Maschinenfabrik Reinhausen - Geregelte Spannung für eine zuverlässige Energieversorgung

Das Unternehmen ist in der Energietechnik tätig und besteht aus der Maschinenfabrik Reinhausen GmbH (MR) sowie 45 Tochter- und 4 Beteiligungsgesellschaften weltweit. Im vergangenen Geschäftsjahr erwirtschafteten 3.500 Mitarbeiter einen Umsatz von 740 Millionen Euro. Kerngeschäft ist die Regelung von Leistungstransformatoren.

HIGHVOLT - Hochspannung ist unser Metier

Die HIGHVOLT Prüftechnik Dresden GmbH ist weltweiter Marktführer für Systeme der Hochspannungsprüf- und Messtechnik mit einem Exportanteil von circa 90%. Am Firmensitz in Dresden werden Systeme zur Prüfung von Geräten der elektrischen Energieübertragung, zum Beispiel Transformatoren, Kabel und Schaltanlagen entwickelt und gefertigt. Auch Forschungs- und Lehreinrichtungen rüstet die HIGHVOLT mit ihren Anlagen aus.

„Mit PIKON hatten wir einen branchenerfahrenen Beratungspartner, der der komplexen Herausforderung dieses Projektes gewachsen war. Durch den betriebswirtschaftlich-fundierten Background der IT-Berater gelang das Projekt auf konzeptioneller und technischer Ebene. Und dank der notwendigen Sensibilität für die Unternehmenskultur werden die neuen Prozesse heute auch gelebt.“

Christian Hengl
Leiter Prozessgestaltung SCM-PLM, Maschinenfabrik Reinhausen

Die Ausgangslage bei der Maschinenfabrik Reinhausen

Die Maschinenfabrik Reinhausen hat in den letzten Jahren neben dem Kerngeschäft konsequent in das Lösungs- und Projektgeschäft investiert. So wurde unter anderem die Firma HIGHVOLT in Dresden akquiriert, die anspruchsvolle Kundenprojekte, im Bereich Hochspannungsprüf- und Messtechnik, konzipiert und umsetzt. So entstanden innerhalb des Konzerns mehrere Einheiten, die nicht das klassische Configure-to-Order Geschäft, sondern Engineer-to-Order (ETO) betreiben.

Für die entsprechenden Geschäftsprozesse war aber das SAP System der MR nicht ausgelegt, so dass die Projektgeschäft-Einheiten entweder mit Workarounds in SAP oder komplett außerhalb SAP arbeiteten.
Erschwerend kam hinzu, dass sich die ETO Prozesse in den einzelnen Einheiten trotz gleicher betriebswirtschaftlicher Aufgabenstellung aus historischen Gründen weitgehend unterschieden. Bei der HIGHVOLT bestand das klassische Problem des Anlagenbauers, dass jede Anlage einmalig ist und daher bei jedem Kundenprojekt großer Aufwand bei der Stammdaten- und Projektpflege zu betreiben war.

Daher hat die Geschäftsführung der MR Gruppe das Projekt M5 ins Leben gerufen, das folgende Aufgabenstellung hatte:

Harmonisierung und Optimierung der Geschäftsprozesse im Projektgeschäft.
Auswahl eines geeigneten ERP-Systems für die Abbildung der Geschäftsprozesse.
Erster Rollout bei der HIGHVOLT.

Unsere Lösung

Unterstützung bei der Projektkommunikation: Die Harmonisierung von Geschäftsprozessen und die Umstellung von ERP-Systemen führt immer zu Veränderungen in der täglichen Arbeit, was für viele Mitarbeiter zunächst ein angstbesetztes Thema ist. Unser Business Communication-Team hat eine 360°-Stakeholderanalyse durchgeführt und mit den Key Playern schon vor Projektbeginn anonyme Snapshot Interviews durchgeführt, um deren Einstellungen, Erwartungen und Befürchtungen hinsichtlich des Projekts zu erfahren. Die Auswertung dieser Interviews floss in eine Projektkommunikationsstrategie ein, welche unter dem Motto „Zusammen. Im Projektgeschäft. Wachsen.“ kontinuierlich alle Stakeholder nicht nur über das „Wie“, sondern auch über das „Warum“ des Projekts informierte.
Wir haben bei 3 Einheiten an 4 Standorten die relevanten Geschäftsprozesse (mit einem klaren Schwerpunkt auf die Kundenprojekte) aufgenommen. Dabei wurden die IST-Prozesse mit allen beteiligten Abteilungen in Workshops „in Echtzeit“ grafisch modelliert und diskutiert. Im Nachgang haben die PIKON-Berater daraus Swimlane Diagramme (nach BPMN Notation) erstellt, die sich sehr gut als Diskussionsgrundlage mit der Fachseite eignen. In den Diagrammen wurden zu jedem Prozess dessen Funktionen samt zeitlich-logische Abfolge, die verantwortlichen Abteilungen, wesentliche In- und Outputs sowie die unterstützenden IT-Systeme erfasst. Zusätzlich wurden zu jedem (Sub-)Prozess Word-Dokumente mit Detailbeschreibungen sowie erkannten „Knackpunkten“ erstellt. Die Prozessbeschreibungen wurden von den Fachabteilungen geprüft und abgenommen.
In einem zweiten Schritt wurde eine Potenzialanalyse durchgeführt, bei der Istprozesse auf Verbesserungspotenziale geprüft wurden. Hierzu flossen ein: Die von den Fachabteilungen selbst benannten Knackpunkte, aus den Prozessmodellen erkennbare Organisations-, System- und Medienbrüche und natürlich Best Practices im Anlagenbau aus über 25 Jahren PIKON Beratungserfahrung. Das Ergebnis war eine Potenzialliste, welche die Geschäftsführung der MR Gruppe grünes Licht für die nächste Projektphase geben ließ.
Im dritten Schritt wurden nun gemeinsam mit den neu ernannten Process Ownern weltweit (nicht standortbezogene) einheitliche Geschäftsprozesse für das Projektgeschäft entwickelt. Hierfür galt eine einfache Regel: Für ein betriebswirtschaftliches Problem gibt es nur einen Prozess. Auch diese Prozesse wurden von den PIKON-Beratern als Swimlane Diagramme modelliert und von den Process Ownern abgenommen. Zum Sollkonzept gehörten nicht nur Prozesse, sondern auch ein Controllingkonzept für das Projektgeschäft. Hier waren insbesondere die Anforderungen des Konzerncontrollings (basierend auf dem Seriengeschäft) mit dem des Projektcontrollings unter einen Hut zu bekommen.
Im vierten Schritt wurde aus den Sollprozessen ein Lastenheft für das ERP-System entwickelt. Aufgabe der PIKON-Berater war es anschließend, gemeinsam mit der zentralen MR IT Umsetzungsmöglichkeiten in SAP zu prüfen. Es zeigte sich, dass der SAP Standard weitgehend in der Lage war, die Anforderungen des Lastenheftes zu erfüllen. Insbesondere beim Angebotsprozess war jedoch die Nutzung eines SAP Add-On Tools erforderlich, das im Rahmen eines Softwareauswahlprozesses evaluiert wurde. Somit fiel die Wahl des ERP-Systems auf SAP.
Damit konnte ein SAP Pflichtenheft gemeinsam von der MR IT und PIKON erstellt werden. Gute Dienste leistete das sehr gute SAP Variantenkonfigurations Know-how bei MR. Entgegen den ersten Erwartungen stellte sich nämlich heraus, dass auch vermeintlich einmalige Anlagen ab einer gewissen Stufe aus konfigurierbaren Systemen und Baugruppen bestehen. Somit konnten Angebot, Kundenauftrag, Stücklisten und letztlich auch die Projektstruktur konfiguriert werden, was die Anzahl von Stammdaten und den damit verbundenen Pflegeaufwand drastisch reduzierte.

Als erstes Roll-Out Projekt wurde HIGHVOLT in SAP implementiert. PIKON leistete hierbei insbesondere bei folgenden Punkten Unterstützung:

Konzeption und Umsetzung eines Programms zur automatischen Anlage und Konfiguration der PSP-Elemente und Netzpläne sowie zur automatischen Übernahme der Kalkulation aus einem SAP Add-On.
Konzeption und Customizing im Projektsystem
Projektcontrolling: Projektstrukturierung, Kostenplanung, Zeiterfassung mit CATS, Bilanzielle Bewertung, Abrechnung nach CO-PA
Projektlogistik: Struktur der Netzpläne, Terminierung, Anordnungsbeziehungen, Bedarfsübergabe
Erstellung des Migrations- und Cutoverkonzepts für laufende Kundenprojekte
Unterstützung bei den Tests
Unterstützung beim Cutover und Go-Live

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In einem halbtägigen Workshop sprechen wir gemeinsam mit Ihnen über Ihre konkrete Ausgangssituation und leiten ein erstes Zielbild und mögliches Vorgehensmodell für geplante Optimierungen bei Methoden, Prozessen und Systemen für Ihr Unternehmen ab. Dies ermöglicht Ihnen, mit unseren Beratern auf Tuchfühlung zu gehen und eine Vorstellung dessen zu erhalten, wie wir Sie in Ihrem Projekt professionell und zielführend unterstützen können.

Der Mehrwert für unseren Kunden

Dank des M5 Projekts verfügt MR über standardisierte Best Practice-Prozesse für das Projektgeschäft, die am größten ETO Standort erfolgreich eingeführt wurden. Das PIKON Branchen Know-how im Maschinen- und Anlagenbau beschleunigte sowohl die Definition der Sollprozesse als auch die Umsetzung in SAP. Unser 3-Punkt-Beratungsansatz unterstützte das Projekt in allen relevanten Dimensionen:

Prozess: Aufgrund unseres Branchen Know-hows und dem fundierten betriebswirtschaftlichen Hintergrund unserer Berater konnten wir insbesondere bei der Definition der ETO Sollprozesse Akzente setzen. Dabei fungieren wir häufig auch als „Dolmetscher“ zwischen Fachseite und IT.
IT: Wir konzipierten und realisierten standardnahe SAP-Prozesse in PS/CO/CATS. Unser Projektanlageprogramm wurde in time & budget entwickelt.
Mensch: Durch unseren projektbegleitenden Kommunikationsansatz haben wir die Akzeptanz bei den Anwendern nachhaltig verbessert und somit zum Projekterfolg beigetragen.

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