Case Study | Enercon GmbH

Intercompany Billing bei Enercon - S4HANA und Prozessoptimierung

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Das Potenzial von IC-Billing für ENERCON erschließen

Das Potenzial von RRICB (Resource Related Intercompany Billing) liegt darin, die zwischenbetriebliche Abrechnung von Dienstleistungen zu einem reinen Hintergrundprozess zu reduzieren, der keine manuelle Eingriffe erfordert. Dieses Konzept kann jedoch nur erreicht werden, wenn die Organisation einer zentralisierten Durchführung und Abstimmung der RRICB-Mechanismen zustimmt. Einen Schritt zurückzutreten und darüber nachzudenken, wie man seine Prozesse wirklich optimieren kann, ist der Beginn eines guten RRICB-Projekts.

Wir haben diesen Ansatz bei der Enercon-Gruppe umgesetzt, einem Technologieführer in der Produktion und Installation von Windenergie-Generatoren mit mehr als 140 juristischen Einheiten und fast 4000 Mitarbeitern, von denen zwei Drittel außerhalb von Deutschland tätig sind. Insbesondere ihr Service- und Installationsapparat ist in regionalen Clustern organisiert, die an Projekten für mehrere Unternehmen/Länder arbeiten. Dies ermöglicht es den Wartungs- und Installationsteams, eine bessere Auslastung zu haben und Synergien zu nutzen. Die Kehrseite der Medaille ist jedoch, dass dadurch ein hoher Umsatz an zwischenbetrieblichen Verrechnungstransaktionen entsteht. Hier kommt RRICB ins Spiel…

Bei der Einführung eines neuen S/4HANA-Systems bei Enercon war eines der zentralen Elemente für ihre Systemarchitektur der Ersatz eines maßgeschneiderten Tools (namens COMZ), das in ihrem ECC-System verwendet wurde, durch eine SAP-Standardlösung. Das alte Tool unterstützte den Prozess der zwischenbetrieblichen Abrechnung von Dienstleistungen mit einer eigenen Reihe von Programmen und Tabellen. Die Lösung war im Laufe der Jahre entwickelt worden und hatte ihre Einschränkungen und Probleme.

Die Überführung der Anwendung von einem ECC in ein S4-System erwies sich als technisch schwierig. Der Ersatz des Tools war auch eine Gelegenheit, historische Probleme zu lösen und einen höheren Grad an Automatisierung und Stabilität im IC-Abrechnungsprozess zu erreichen. Hier wurde uns der Geschäftsfall für RRICB vorgelegt, die SAP-Standardlösung für das Problem.

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„Mit dem Go-Live des RRICB ist die Leistungsverrechnung zwischen ca. 140 Gesellschaften (global) in einem Schritt produktiv gesetzt worden. Das RRICB erlaubt uns im Rahmen des SAP Standards ein vollautomatisiertes IC-Billing im Rahmen des Monatsabschlusses. Die erfolgreiche Umsetzung des Projekts basierte auf der intensiven Abstimmung und engen Zusammenarbeit zwischen PIKON, dem Business und der hausinternen IT.“

 

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Dennis Freese, Abteilungsleiter Global Finance IT bei
ENERCON GmbH

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Nachweis des Geschäftskonzepts

PIKON wurde beauftragt, eine RRICB-Konfiguration zu entwerfen, um das Legacy-Tool zu ersetzen und dabei alle geschäftlichen und rechtlichen Anforderungen zu erfüllen. Bei der Vorstellung des Entwurfs wurden einige typische Anforderungen von Enercon offensichtlich. Diese waren mit der spezifischen Ableitung des Steuercodes aufgrund der länderspezifischen Steuerregelungen der Lieferpartei und nicht der Verkaufspartei verbunden. Außerdem mussten wir uns mit einer Finanzberichterstattung auseinandersetzen, die eine Neugestaltung der Kontenbestimmung erforderte.

Innerhalb von vier Wochen haben wir das Design abgeschlossen und einen kleinen Prototypen erstellt, der dem Lenkungsausschuss vorgestellt wurde. Dieses Format ermöglichte einen Proof of Concept, der alle Stakeholder überzeugte. Nach Erhalt grünes Lichts vom Lenkungsausschuss hatten wir noch vier Monate Zeit, um diese Verbesserungen im System umzusetzen. Gleichzeitig haben wir die Organisation darauf vorbereitet, die neue Arbeitsweise zu übernehmen. Obwohl das Legacy-Tool bereits von einer zentralen Abteilung unterstützt wurde, bestand die Herausforderung darin, dass alle Teilnehmer die moderne Technologie akzeptieren und nutzen.

Die vermittelnde Rolle der zentralen IT erwies sich als das Schmiermittel, das benötigt wurde, um die Benutzerorganisation zur Akzeptanz dieser hochintegrierten, intermodularen Lösung zu bewegen. Am Ende mussten wir einen „Big Bang“-Start durchführen, was bedeutet, dass mehr als 1700 Partnerbeziehungen (Verträge) in der Gruppe, die an der IC-Zuweisung oder -Umlage beteiligt waren, verarbeitet werden mussten. Aufgrund der begrenzten Verfügbarkeit des Migrationssystems hatten wir nur die Möglichkeit, 10 % dieser Fälle zu bewerten.

Dies haben wir durch eine Vorab-Ausführung eine Woche vor Monatsende gemildert, um eventuelle Probleme bei den Einstellungen, den Stammdaten und den neuen Verfahren bewältigen zu können.

Zentrale Durchführung

Unser Vorteil in dieser Situation bestand darin, dass wir es geschafft hatten, ein zentrales Team von 2 Geschäftsanwendern und 2 IT-Experten aufzubauen, die bereit waren, am Monatsende einzusteigen. Sie spielten eine entscheidende Rolle bei der Durchführung und Abstimmung des Prozesses für alle Partner. Dieses eng verbundene Team, dem auch das Vertrauen des Managements entgegengebracht wurde, erwies sich für den Projekterfolg bei Enercon als äußerst wichtig, da es technische Probleme oder Abweichungen schnell erkennen und den neuen Prozess stabilisieren

konnte. Ein Jahr später kann man sagen, dass RRICB bei Enercon hauptsächlich ein Stapelverarbeitungsprozess ist und nur bei Zwischenfällen muss das zentrale Team wieder eingreifen.

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