Automatisierte Leistungsabrechnung zwischen den Tochtergesellschaften mit SAP RRICB

Henkel beauftragte uns mit der Entwicklung eines Tools, das in das zentrale SAP-ERP-System integriert sein sollte. Das Tool sollte die automatisierte Leistungsabrechnung zwischen den verschiedenen Tochtergesellschaften auf Basis unternehmensübergreifender CO-Verrechnungen ermöglichen.

Ausgangssituation

In den letzten Jahren hat Henkel sein Geschäftsmodell der Supply Chain geändert. Es wurden mehrere neue Tochtergesellschaften gegründet und die Serviceentgelte, die diese Gesellschaften sich gegenseitig berechnen, wurden erhöht (innerhalb des Henkel-Konzerns werden viele Dienstleistungen von bestimmten Gesellschaften für die anderen Konzernteile erbracht). So wurden z.B. Supply-Chain-Unternehmen von Vertriebs- und Marketinggesellschaften getrennt und bieten unterschiedliche Dienstleistungen an.

Dies führte zu einem exponentiellen Anstieg in den unternehmensübergreifenden Kostenumlagen. Dazu kamen noch gesetzliche Vorschriften, bestehende Dienstleistungsverträge zwischen den Tochtergesellschaften und Wechselkursfragen. Es war klar: die damit verbundenen Prozesse müssen effizienter und nachvollziehbarer werden. So viel wie möglich sollte automatisch erfolgen. Trotzdem sollten die Nutzer:innen die Möglichkeit haben, die Abläufe zu überwachen und ggf. zu steuern.

Unsere Lösung

Gemeinsam mit dem CO-Beraterteam von Henkel entwickelten wir eine neue Lösung, die so viel wie möglich der oben genannten Anforderungen im SAP Standard abbilden konnte. Wir analysierten in der Konzeptphase viele verschiedene Wege und fanden die richtige Lösung schließlich im SAP Tool Resource-Related InterCompany Billing (RRICB).

Dieses Tool ist dazu da, konzerninterne Dienstleistungen, besonders beim Monatsabschluss, in Rechnung zu stellen. Als Basis dienen die CO-Umbuchungen zwischen Buchungskreisen, die während des laufenden Monats erfolgt sind.

Die Hauptbestandteile des RRICB-Tools sind:

Abstimmledger: Hiermit machten wir die Währungsunterschiede zwischen den einzelnen Tochterfirmen in den unterschiedlichen Ländern sichtbar.
DIP (Dynamic Item Processing): Die Konfiguration basiert auf den Kostenelementen und der Profit-Center Zuordnung.
Einstellung von Verträgen und Abbildung über Gut- oder Lastschriften im SAP SD Modul.
Erweitertes Preisfindungsschema & Kontenfindung: Damit sorgten wir dafür, dass die Abstimmledgerkonten richtig ausgeglichen werden (Auslesen von Ist-Konten) und konnten gleichzeitig genaue Bedingungen für die Berücksichtigung von Erlösen, Kosten, Zuschlägen und der Mehrwertsteuer hinterlegen.
Abbildung unterschiedlicher Reporting Profit-Center: Erlöse und Kosten können hier nach Geschäftsbereichen getrennt dargestellt werden (inkl. Corporate Segment).
Integration in SAP CO-PA: CO-PA Tabellen werden als Datenquelle für die Business Intelligence verwendet. Daher muss die gleiche Erlös-Kosten-Struktur auf Kunden- und Dienstleistungsebene dargestellt werden (detaillierter dann im FI-Beleg).
Erstellung von rechtssicheren Rechnungsunterlagen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Zusätzlich haben wir die Standards durch ein paar selbst programmierte Funktionalitäten ergänzt:

Ausweitung der zulässigen CO Geschäftsvorgänge, um sie firmenübergreifend zuordnen zu können.
Validierungsregeln zwischen der entsendenden und der empfangenden Gesellschaft. Die Validierung findet sowohl während der Zuordnung der geplanten Kosten als auch während der Zuteilung der tatsächlichen Kosten statt und basiert auf den Geschäftsvorgängen und den Kostenträgern.
Eine weitere Funktion verhindert die Erstellung von mehreren Verträgen zwischen den gleichen Firmen.
Umbuchung des Währungsunterschieds.
EDI Einstellungen, damit automatisch Buchungen in der empfangenden Gesellschaft gespiegelt werden.

So konnten wir vorhandene SAP Standardfunktionen mit eigener Programmierung erweitern, und so unserem Kunden Henkel eine individuelle, moderne, schlanke, state-of-the-art Lösung bieten.

Kundennutzen

Dank der Einführung des erweiterten RRICB-Tools konnte der Prozess für innerbetriebliche Verrechnungen von Serviceeinsätzen vollständig automatisiert werden. Zudem entspricht der Prozess den rechtlichen Anforderungen und erfüllt auch die firmeninternen Bedürfnisse. Unzulässige oder falsche CO-Zuordnungen werden durch den erweiterten Validierungsansatz vermieden, Währungsunterschiede werden automatisch zugeordnet. Der neue Prozess macht so den Monatsabschluss schneller, sicherer und effizienter.