Konzeption und Implementierung eines multi-nationalen Tools für Planung, Forecast, Reporting und Konsolidierung mit BW-IP

Das Geschäft der Siemens Gamesa Renewable ist reines Projektgeschäft und hängt stark von der Qualität der Projektplanung und dem Projektcontrolling ab. Die Veränderung des Marktes in den letzten Jahren machte signifikante Veränderungen in der Unternehmensstruktur und – organisation notwendig. Es wurden u.a. regionale Strukturen für den Vertrieb und die Projektausführung etabliert. Diesen Veränderungen hinkte die bestehende Toollandschaft für die Planung und das Reporting hinterher: Es gab eine fragmentierte und Excel-basierte Toollandschaft, die kaufmännischen Projektleiter:innen verbrachten wertvolle produktive Zeit mit dem Sammeln von Daten und die Planungsqualität sowie die Verlässlichkeit der Zahlen auf Managementebene ließen zu wünschen übrig. Die PIKON Deutschland AG hat diese komplexe Ausgangssituation genutzt, um zusammen mit dem Kunden eine elegante Lösung für die Projektplanung und das –controlling zu schaffen.

Über “Siemens Gamesa Renewable”

Siemens Gamesa Renewable stellt hocheffiziente und robuste Windturbinen für Onshore, Offshore und Windkraftanlagen im Küstenbereich her.

Ausgangssituation

Nach einer Zeit der starken Expansion, fehlte dem bisherigen Excel-basierten Ansatz für das Forecasting und Reporting die erforderliche Qualität und Verlässlichkeit. Bei der monatlichen rollierenden Prognose verbrachten die kaufmännischen Projektleiter:innen (CPMs) wertvolle Zeit mit dem Sammeln von Daten, statt diese Zeit für die eigentliche Verwaltung ihrer Projekte produktiv zu nutzen.

Lösung

Gemeinsam mit unserem Partner FAS entwickelte PIKON eine elegante Lösung für die Projektplanung und das –controlling, sowohl für kleine als auch große Projekte, die häufig eine Vielzahl von Siemens Gamesa Renewable Standorten weltweit einbeziehen. PIKON war auch für die Implementierung in SAP Business Warehouse (BW) verantwortlich. Unter Ausnutzung der Funktionalitäten von BW-IP (Integrierte Planung) entwickelten wir eine Applikation, die:

die Projektdaten (Stammdaten, Plankosten und -erlöse, Einzelpostenbasierte Ist-kosten und –erlöse und Obligo-Werte) aus verschiedenen SAP ERP Quellsystemen extrahiert,
in das Siemens Gamesa Renewable Forecast-Tool integriert ist,
den CPMs die monatliche Prognose durch automatische Verteilungsfunktionen erleichtert,
Projektfinanzberichte, auch mit einer automatischen Währungs- und Projektkonsolidierung für Projekte, an denen mehr als eine Siemens-Einheit beteiligt war, erstellt.

Während des Projekts wurden von PIKON folgende Aufgaben erfolgreich umgesetzt:

Analyse und Optimierung des bestehenden Planungs- und Controlling-Prozesses
Identifizierung der KPIs und der benötigten Quell-Daten
Entwicklung des Blueprints und des technischen Konzepts für die Implementierung
Vollständige Daten- und Prozessmodellierung (inkl. benutzerdefinierter Extraktoren, Datenfluss)
Technische Implementierung der BW-IP-Funktionalitäten
Erstellung von Berichten (im BEx Analyzer & für das Web)
Integrationstest
Schulung der End-User
Support bei Go-live und danach
Fortlaufender Support und Wartung (z.B. Change Requests, End-User Support)
Bewertung einer möglichen BW-on-HANA-Migration
Übergabe an die interne IT

Der Nutzen für Siemens

Ein standardisierter Kennzahlenkatalog und standardisierte Strukturen erhöhen Verständlichkeit, Transparenz, Akzeptanz und Vergleichbarkeit der finanziellen Ergebnisse.
Im Vergleich zum zuvor existierenden Reporting wurde der Informationsgehalt stark erhöht. So sind z.B. nun auch kunden- oder marktspezifische Auswertungen einfach möglich.
Neben den aktuellen Forecasts sind auch vergangene Forecasts, Vertriebskalkulationen etc. für das Reporting in standardisierter Form in einem Tool erhältlich. Dies ermöglicht ein durchgängiges Controlling über den gesamten Projektlebenszyklus und kohärente Aussagen zu Änderungen im Zeitverlauf z.B. zur Erosion der Margen.
Die integrierte Planungs- und Reportinglösung bietet die erforderlichen KPIs zur Messung der Erreichung von Management Zielen bis auf die Ebene einzelner Projekte.
Die Lösung trägt durch einen standardisierten, IT-basierten Prozess zur Erfüllung interner und externer Pflichten bei (z.B. Risikomanagement, prüfungsrelevante Projektinformationen).
Das Tool erlaubt es den Projektmanager:innen mehr Zeit mit den wirklich mehrwertschaffenden Planungs- und Controlling-Aktivitäten zu verbringen, da fehleranfällige und frustrierende manuelle Dateneingabe und -verarbeitungsaktivitäten durch automatisiertes Laden und Aufbereiten der Daten ersetzt wurden.