Projekt­control­ling

Effektives Projekt­controlling in SAP

Für ein effektives Projektcontrolling in SAP ist die Verwendung des Moduls PS unerlässlich. Leider ist es häufig nicht oder nur rudimentär im Einsatz. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, mit welchen SAP Komponenten Sie ihr Projektcontrolling optimieren können.

Vorkalkulation in SAP

Die Angebots- oder Vorkalkulation eines Kundenprojekts im Maschinen- und Anlagenbau ist ein komplexer Vorgang, in dem viel Knowhow und Erfahrung steckt. Häufig wird dazu nicht das SAP ERP System genutzt, weil die SAP Produktkalkulation ein in SAP vorhandenes Mengengerüst voraussetzt, das zum Zeitpunkt der Angebotserstellung noch gar nicht existiert. Angesichts des hohen Aufwands für die Erstellung von Angeboten und den niedrigen Hitrates läuft der Angebotsprozess meist außerhalb SAP, die Kalkulation erfolgt entweder durch menschliche Experten oder Expertensysteme. SAP kommt erst zum Einsatz, wenn der Auftrag gewonnen ist.

Vorteile der Vorkalkulation im SAP System

Für ein effektives Projektcontrolling ist es aber unerlässlich, dass die detaillierte Vorkalkulation auch im ERP System verfügbar ist. Zum einen müssen alle Projektbeteiligten „ihre“ Budgets kennen, wenn sie dafür Verantwortung übernehmen sollen. Zum anderen ist ohne eine detaillierte Vorkalkulation kein detaillierter Soll-Ist-Vergleich möglich.

Übernahme Ihrer Daten aus diversen Vorsystemen

Wir bauen Lösungen, um Vorkalkulationsdaten aus diversen Vorsystemen (angefangen bei Excel bis zu Expertensystemen) automatisch in SAP ERP und/oder SAP Business Warehouse zu übernehmen und somit für das Projektcontrolling nutzbar zu machen. Darüber hinaus zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Änderungen, Claims und Nachträgen so umgehen, dass Sie immer die volle Transparenz haben und die richtige Messlatte für die Messung des Projekterfolgs verwenden.

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Artikel

Beherrschung von Non Conformance Costs im Projektcontrolling von Maschinen- und Anlagenbauern

Erfahren Sie, an welchen Stellen im finanziellen Lebenszyklus von Projekten NCCs aufteten und wie Sie diese in den Griff bekommen.

Von Jörg Hofmann, erschienen im Controller Magazin Januar / Februar 2015

Mitkalkulation in SAP BW

Eine Mitkalkulation ist für komplexe, langlebige Kundenprojekte im Maschinen- und Anlagenbau unerlässlich. Je nach Risikoklasse des Projekts muss das Projektcontrolling regelmäßig eine aktuelle Einschätzung der zu erwartenden Projektkosten erstellen, um Risiken frühzeitig zu erkennen und das Projekt prüfungssicher zu bilanzieren. Da die Aufgabe schwierig genug ist, sollten Sie Ihrem Projektcontrolling ein leistungsfähiges Werkzeug für die Mitkalkulation zur Verfügung stellen.

Die PIKON Lösung

PIKON bietet Lösungen auf Basis des SAP Business Warehouse an. Dort werden dem Mitkalkulator alle relevanten Projektdaten übersichtlich präsentiert und er kann die fehlenden Kosten in einem Excel-basierten Tool erfassen. Komfortfunktionen wie das Kopieren, Hochrechnen oder automatische Verteilen von Plandaten über die Zeitachse sind möglich. Die erfasste Mitkalkulation wird automatisch in das ERP System zurückgeschrieben und im Business Warehouse historisiert, so dass jederzeit auf die einzelnen Planungsstände zurückgegriffen werden kann. Unsere Lösungen können sowohl in SAP ECC als auch in SAP S/4HANA und mit BW/4HANA implementiert werden.

Standardi­sierung

Projektübergreifendes Projektcontrolling?

Wie vergleicht man per Definition einmalige Kundenprojekte? Wenn die im Rahmen eines Kundenprojekts erstellte Lösung einmalig ist, so noch nie gebaut wurde und auch nie wieder gebaut werden wird, erscheint ein projektübergreifendes Projektcontrolling unmöglich. Dem ist aber nicht so, denn zumindest den Projektstrukturplan kann man standardisieren.

Best-practise Projektstruktur

Wir haben eine best-practise Projektstruktur entwickelt, die ein Projekt zunächst entlang seines finanziellen Lebenszyklus definiert und dann entlang einer technischen Baugruppenstruktur gliedert. Darüber hinaus nutzen wir SAP Customizing und Zusatzentwicklungen, um eine Projektstruktur automatisch zu generieren und bei Bedarf anhand der Angebotsstruktur und/oder technischer Parameter automatisch zu konfigurieren. Das spart erheblich Zeit und vermeidet Fehler bei der Datenerfassung.

Beispiel einer Projektstruktur, die es ermöglicht, unterschiedliche Projekte miteinander zu vergleichen

Claim Management in SAP

Wenn komplexe Kundenprojekte im Maschinen- und Anlagenbau zum Festpreis durchgeführt werden, dann ist ein professionelles Claim-Management unerlässlich. Äußert der Kunde Änderungswünsche oder erbringt er seine Mitwirkungspflichten nicht oder unvollständig, so muss dies und seine Auswirkungen auf Termine und Kosten sauber dokumentiert und gegebenenfalls geclaimt werden.

Erfahrungsgemäß geschieht dies häufig unstrukturiert und außerhalb des SAP Systems. Dabei bietet SAP mit Claims und Meldungen leistungsfähige und flexible Werkzeuge für genau diesen Zweck. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit SAP sowohl Kunden- als auch Lieferantenclaims, Eigen- und Fremdclaims anlegen, per Workflow verfolgen und mit einem passenden Reporting auswerten.

Erfahren Sie mehr zum Thema im Blogbeitrag Erhöhen Sie Ihre Marge mit SAP PS Claim Management:

Automatische Transferpreis­verrechnung in SAP PS

Interne Transferpreise

Interne Transferpreise sind ein probates Mittel zum Steuern von Profit-Centern innerhalb von Legaleinheiten. Auch im Maschinen- und Anlagenbau werden Transferpreise eingesetzt, um beispielsweise Produktion und Vertrieb oder Produkt und Projektgeschäft separat steuern zu können.

PIKON-Lösung zur Automatisierung

Die Kalkulation und Verbuchung der Transferpreise erweist sich als aufwändig, weshalb viele Kunden solche an sich effektiven Lösungen scheuen. Hier setzen unsere Automatisierungslösungen an: Wir können Transferpreise in SAP kalkulieren oder aus Vorsystemen übernehmen und dann automatisiert verbuchen. Die erforderlichen Einstellungen in der Profit-Center-Rechnung nehmen wir natürlich auch noch für Sie vor.

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Artikel

Parallelität von Projekt- und Produktgeschäft,

  • Unterschiede zwischen Projekt- bzw. Produktgeschäft
  • Herausforderungen für das Controlling
  • Praktische Lösungsansätze

Von Jörg Hofmann, erschienen im Controller Magazin Juli/August 2018

Bilanzielle Projektbewertung in SAP

Komplexe Projektbewertung

Unsere Kunden im Maschinen- und Anlagenbau haben ihre Fertigung teilweise hochautomatisiert und modernisiert. Umso verwunderlicher ist es, wenn gleichzeitig die Projektbilanzierung nach wie vor manuell und Excel-basiert erfolgt. Dabei handelt es sich um einen komplexen Vorgang, denn beispielsweise die Erlösrealisierung in Kundenprojekten ist nicht trivial, erst recht, wenn man parallel nach HGB und IFRS bilanzieren muss. Auch die Bildung, Nachdotierung, Inanspruchnahme und Auslösung von Projektrückstellungen für drohenden Verlust, Vertragsstrafen oder fehlende Kosten ist komplex und zeitaufwändig und wird häufig nur im Rahmen des Jahresabschlusses durchgeführt.

Automatisierung über den SAP Standard

Dabei bietet der SAP Standard mit der Ergebnisermittlung ein mächtiges Werkzeug, das alle diese Schritte vollautomatisch und monatlich erledigt und das auf Wunsch auch parallel nach mehreren Rechnungslegungsvorschriften. Wir zeigen Ihrer skeptischen Buchhaltung, warum SAP Excel überlegen ist, dokumentieren das Konzept und stimmen es mit ihrem Wirtschaftsprüfer ab.

PIKON-Erweiterung

Und wenn der SAP Standard einmal nicht ausreicht, so erweitern wir ihn: Unsere Lösung erlaubt das automatische Buchen von Projektrückstellungen mit Bewegungsart, so dass Sie einen Rückstellungsspiegel in SAP erstellen können.

Projektreporting in SAP BW

Für ein effektives Projektcontrolling braucht man zielgruppengerechte Berichte. Dabei müssen häufig die Daten von zahlreichen SAP Objekten (Projekte, Kundenaufträge, Fertigungsaufträge, Serviceaufträge, Claims, Equipments) und aus zahlreichen Modulen (FI, CO, SD, PS, CS) zusammengetragen werden. Hierfür bietet sich das Business Warehouse an. Wir haben für Sie best practices, wie man Datenmodelle und Berichte für das Projektcontrolling in SAP BW baut.

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Referenz | Tesat Spacecom

Referenz | Tesat Spacecom

Verschlankung der administrativen Prozesse (Lean Management) und Implementierung der Parallelen Rechnungslegung nach IFRS-Standard.

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Jörg Hofmann
Jörg Hofmann
Vorstand PIKON Deutschland AG
Martina Ksinsik
Martina Ksinsik
Customer Success Manager