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Das Digital Discovery Assessment als Baustein der SAP Cloud ERP Einführung
Wer SAP Cloud ERP einführen möchte, beschäftigt sich meist früh mit Fragen zu Geschäftsprozessen, Funktionen und dem zukünftigen Systemumfang. Welche Prozesse sollen künftig mit SAP abgebildet werden? Welche Anforderungen sind geschäftskritisch? Welche Länder müssen berücksichtigt werden? Und wie nah liegen die eigenen Anforderungen eigentlich am SAP-Standard?
Diese Fragen sollten nicht erst während der Implementierung beantwortet werden. Bereits davor gilt es, ein gemeinsames Verständnis darüber zu entwickeln, was mit SAP Cloud ERP (S/4HANA Public Cloud) zukünftig abgebildet werden soll.
Eine wichtige Rolle spielt dabei das Digital Discovery Assessment (DDA). Es unterstützt dabei, den möglichen Scope einer SAP Cloud ERP Implementierung strukturiert zu erfassen.
Das DDA sollte jedoch nicht isoliert betrachtet werden. Denn mit dem Assessment ist die fachliche Analyse keineswegs abgeschlossen. Vielmehr entsteht zunächst ein initialer Scope, der anschließend in Fit-to-Standard-Workshops überprüft und konkretisiert wird.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur: Wie führen wir ein DDA durch? Sondern vielmehr: Wie nutzen wir das DDA als Ausgangspunkt für eine erfolgreiche SAP Cloud ERP Einführung?
Was ist das Digital Discovery Assessment?
Das Digital Discovery Assessment ist ein strukturierter Ansatz, um den möglichen Umfang einer SAP Cloud ERP Implementierung (S/4HANA Public Cloud) zu bestimmen.
Dabei geht es nicht nur darum, einzelne funktionale Anforderungen abzufragen. Im DDA wird vielmehr betrachtet, welche Geschäftsbereiche, Prozesse, Länder und SAP-Lösungen für das zukünftige System relevant sind.
So lässt sich beispielsweise untersuchen:
- Welche Geschäftsbereiche und End-to-End-Prozesse sollen mit SAP Cloud ERP unterstützt werden?
- Welche Scope Items sind für das Unternehmen relevant?
- In welchen Ländern bzw. Regionen soll die Lösung eingesetzt werden?
- Welche Lokalisierungen werden benötigt?
- Welche weiteren SAP-Lösungen und Integrationen spielen eine Rolle?
- Welche Anforderungen haben für die geplante Einführung eine besondere Priorität?
Das Ergebnis ist ein strukturierter initialer Scope, der als Ausgangspunkt für die weitere SAP Cloud ERP Implementierung dient.
Wie verschiedene Dimensionen des Scopes zusammengeführt werden, zeigt auch die Übersicht innerhalb des DDA. Neben den betrachteten Lösungen werden beispielsweise Lokalisierungen und ausgewählte Lines of Business (Geschäftsbereiche) beziehungsweise Scope Items dargestellt.
Ein Scope Item beschreibt einen vordefinierten Geschäftsprozess bzw. Prozessumfang in SAP Cloud ERP, beispielsweise einen bestimmten Beschaffungs-, Vertriebs- oder Finanzprozess. Im Digital Discovery Assessment werden die für das Unternehmen relevanten Scope Items ausgewählt. Zusammen bilden sie einen wesentlichen Bestandteil des initialen Scopes der zukünftigen SAP Cloud ERP Lösung.
Zu jedem Scope Item können über einen Informations-Button zusätzliche Details aufgerufen werden. Dort wird erläutert, welchen Geschäftsprozess bzw. welche Funktion das Scope Item abbildet. Darüber hinaus ist ersichtlich, ob für die Nutzung zusätzliche Produkte oder Lizenzen erforderlich sind und damit gegebenenfalls zusätzliche Lizenz- bzw. Produktkosten entstehen. Diese Informationen sollten bei der Scope-Auswahl berücksichtigt werden, da die Aktivierung eines Scope Items somit nicht nur Auswirkungen auf den fachlichen Umfang, sondern auch auf die benötigte Lösungs- und Lizenzlandschaft haben kann.
Darüber hinaus bildet das DDA die Grundlage für das Lizenzangebot von SAP oder einem zertifizierten Partner, da anhand des ermittelten Scopes der benötigte Lizenzumfang und die damit verbundenen Kosten bestimmt werden.
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Vom Standard aus denken: Baseline und ERP-Szenarien
Ein wichtiger Grundgedanke bei der Einführung von SAP Cloud ERP ist Fit-to-Standard.
In klassischen ERP-Projekten stand häufig die Frage im Mittelpunkt, wie bestehende Prozesse und Anforderungen möglichst genau im neuen System nachgebildet werden können. Bei einer Cloud-ERP-Einführung verändert sich diese Perspektive. Die Ausgangsfrage lautet stärker:
Welche unserer Geschäftsanforderungen können wir sinnvoll mit den vorgesehenen SAP-Standardprozessen abbilden?
Dieser Gedanke findet sich bereits im DDA wieder. Als Ausgangspunkt für das Scoping können vorkonfigurierte Pakete beziehungsweise eine Baseline genutzt werden. Im Tool werden darüber hinaus unterschiedliche vorausgewählte ERP-Szenarien angeboten, beispielsweise ein finanzwesen-geführtes, serviceorientiertes oder produktzentrisches ERP.
Damit beginnt das Scoping nicht auf einem weißen Blatt Papier. Stattdessen bildet der SAP-Standard einen Ausgangspunkt, der anschließend auf die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens bezogen wird. Und genau hier wird die Vorbereitung wichtig.
Denn bevor entschieden werden kann, welche Standardprozesse relevant sind, muss zunächst klar sein, welche Geschäftsanforderungen das Unternehmen überhaupt hat.
Welche Geschäftsprozesse gehören in den Scope?
Im weiteren Verlauf wird die Betrachtung konkreter.
Innerhalb verschiedener Lines of Business können einzelne Scope Items betrachtet und für die geplante Lösung ausgewählt werden. Wurde im Vorfeld bereits ein ERP-Szenario ausgewählt, sind die dafür relevanten Scope Items bereits aktiviert.
Die zur Verfügung gestellten Screenshots zeigen dies beispielsweise für den Bereich F&E/Konstruktion und dort für unterschiedliche Szenarien der Projektsteuerung.
Für ausgewählte Scope Items lassen sich unter anderem Priorität und Phase festhalten.
Technisch ist eine Auswahl schnell getroffen. Fachlich steckt dahinter jedoch eine wesentlich komplexere Entscheidung.
Es geht nicht darum, möglichst viele Funktionen auszuwählen. Ebenso wenig sollte einfach der Funktionsumfang eines bestehenden ERP-Systems übertragen werden.
Vielmehr sollten Fragen wie diese beantwortet werden:
- Welche Prozesse benötigen wir tatsächlich für unser Geschäftsmodell?
- Welche Anforderungen unterscheiden uns vom Standard?
- Welche heutigen Besonderheiten sind wirklich geschäftskritisch – und welche sind lediglich historisch gewachsen?
- Wo sind wir bereit, unsere Prozesse an den SAP-Standard anzupassen?
An dieser Stelle zeigt sich auch, warum die fachliche Vorbereitung eines DDA so wichtig ist. Je besser Geschäftsprozesse und Anforderungen verstanden und priorisiert sind, desto fundierter kann der initiale Scope aufgebaut werden.
Internationale SAP Cloud ERP Einführung: Lokalisierungen frühzeitig berücksichtigen
Bei international tätigen Unternehmen kommt eine weitere Dimension hinzu: Ein Geschäftsprozess funktioniert nicht zwangsläufig in jedem Land unter identischen Rahmenbedingungen.
Deshalb werden im DDA auch Lokalisierungen betrachtet.
Unternehmen können beispielsweise festlegen, welche Länder beziehungsweise Regionen Bestandteil der geplanten Einführung sein sollen. In den vorliegenden Screenshots werden unter anderem Deutschland, Belgien und das Vereinigte Königreich betrachtet.
Darauf aufbauend lässt sich in einer Lokalisierungsmatrix nachvollziehen, welche Scope Items für die jeweiligen lokalen Versionen relevant beziehungsweise verfügbar sind.
Dieser Punkt ist gerade bei internationalen Rollouts nicht zu unterschätzen. Länderanforderungen können Auswirkungen auf den geplanten Scope und die spätere Umsetzung haben.
Deshalb sollten Fragen zur internationalen Ausrichtung bereits frühzeitig gestellt werden:
- Welche Gesellschaften sollen SAP Cloud ERP nutzen?
- Welche Länder werden in welcher Phase eingeführt?
- Welche lokalen Anforderungen müssen bei der Planung berücksichtigt werden?
Das DDA macht damit deutlich: Scoping bedeutet mehr als Prozessauswahl. Geschäftsprozesse, organisatorische Anforderungen und internationale Rahmenbedingungen müssen gemeinsam betrachtet werden.
Bestehende SAP-Prozesse als zusätzlichen Input nutzen
Für Unternehmen mit einer bestehenden SAP-Landschaft stellt sich außerdem eine interessante Frage:
Was können wir aus der heutigen Systemnutzung für das zukünftige SAP Cloud ERP lernen?
Im DDA ist dafür eine Anbindung an SAP Signavio Process Insights vorgesehen. Laut der im Tool dargestellten Beschreibung können bestehende SAP-ECC-Nutzungsdaten analysiert und daraus zugehörige Scope Items beziehungsweise Best Practices für SAP Cloud ERP vorgeschlagen werden. Diese können anschließend im DDA vorausgewählt werden.
Das kann eine wertvolle zusätzliche Informationsquelle sein. Es sollte allerdings nicht zu einem falschen Schluss führen:
Nur weil ein Prozess heute genutzt wird, muss er morgen nicht genauso weitergeführt werden.
Gerade eine SAP Cloud ERP Einführung bietet die Gelegenheit, bestehende Abläufe kritisch zu hinterfragen. Nutzungsdaten können deshalb Hinweise liefern und die Diskussion unterstützen. Die fachliche Bewertung der zukünftigen Prozesse ersetzen sie nicht.
Das DDA ist der Startpunkt – nicht der endgültige Projekt-Scope
Nach der Auswahl relevanter Geschäftsbereiche, Scope Items, Länder und weiterer Rahmenbedingungen entsteht ein strukturierter initialer Scope.
Damit ist eine wichtige Grundlage geschaffen.
Ein häufiges Missverständnis wäre jedoch, diesen Scope bereits mit dem endgültigen Lösungsdesign gleichzusetzen.
Das DDA definiert einen Ausgangspunkt für die weitere Implementierung, nicht jede Einzelheit der zukünftigen Lösung.
Genau deshalb folgt in unserem Prozessmodell auf das DDA und die Definition des initialen Scopes der nächste entscheidende Schritt: die Fit-to-Standard-Workshops.
Vom initialen Scope zu Fit-to-Standard
In den Fit-to-Standard-Workshops wird der initiale Scope gemeinsam mit den Fachbereichen detaillierter betrachtet.
Jetzt geht es nicht mehr primär um die Frage, welche SAP-Standardprozesse grundsätzlich relevant sind. Stattdessen wird untersucht, wie gut diese Prozesse die konkreten Geschäftsanforderungen des Unternehmens abdecken.
Dabei können vereinfacht drei Situationen entstehen:
- Fit: Die Geschäftsanforderung lässt sich mit dem vorgesehenen SAP-Standardprozess sinnvoll abbilden.
- Prozessanpassung: Der SAP-Standard bietet eine geeignete Lösung, dafür muss das Unternehmen jedoch einen bestehenden Prozess verändern.
- Gap: Eine geschäftskritische Anforderung kann nicht ausreichend durch den vorgesehenen Standard abgedeckt werden. Dann muss bewertet werden, wie mit dieser Abweichung umgegangen werden soll.
Gerade der zweite Fall ist für eine Cloud-ERP-Einführung wichtig. Nicht jede Abweichung zwischen einem bestehenden Prozess und SAP Cloud ERP ist automatisch ein funktionaler Gap.
Manchmal ist es sinnvoller, den eigenen Prozess zu verändern, statt das zukünftige ERP-System an historisch gewachsene Abläufe anzupassen.
Diese Diskussion ist ein wesentlicher Bestandteil des Fit-to-Standard-Gedankens.
Gaps identifizieren und den Scope konkretisieren
Erst durch diese detaillierte Betrachtung wird aus dem initialen Scope schrittweise ein belastbarer Scope für die Umsetzung.
In unserem Prozessmodell folgt deshalb auf die Fit-to-Standard-Workshops explizit die Identifikation von Gaps und die Konkretisierung des Scopes. Erst anschließend geht es in die eigentliche SAP Cloud ERP Implementierung.
Das lässt sich vereinfacht auf eine zentrale Logik reduzieren:
- DDA: Was könnte Bestandteil unserer zukünftigen SAP Cloud ERP Lösung sein?
- Fit-to-Standard: Wie gut passen die vorgesehenen Standardprozesse tatsächlich zu unseren Geschäftsanforderungen?
- Implementierung: Wie setzen wir den daraus konkretisierten Scope um?
Diese Unterscheidung ist wichtig, um die Rolle des DDA innerhalb des Gesamtprojekts richtig einzuordnen.
Gute Vorbereitung macht das DDA wertvoller
Damit schließt sich der Kreis zur Ausgangsfrage.
Die Qualität des Scopings hängt wesentlich davon ab, wie gut ein Unternehmen seine eigenen Anforderungen kennt.
Wer unvorbereitet in die Diskussion geht und lediglich bestehende Funktionen des Altsystems betrachtet, läuft Gefahr, historisch gewachsene Strukturen in die neue Cloud-Welt übertragen zu wollen.
Vor dem DDA lohnt es sich deshalb, Klarheit über einige grundlegende Punkte zu schaffen:
- Welche End-to-End-Prozesse sind für unser Geschäftsmodell entscheidend?
- Welche Anforderungen sind geschäftskritisch?
- Welche Besonderheiten unterscheiden uns tatsächlich vom Standard?
- Welche Systeme und Integrationen spielen in der bestehenden Landschaft eine Rolle?
- Welche Länder und Gesellschaften müssen berücksichtigt werden?
- Welche Anforderungen sind zwingend notwendig und welche lediglich wünschenswert?
- Wo besteht Bereitschaft, Prozesse stärker am SAP-Standard auszurichten?
Das ist nicht nur Vorbereitung auf ein Tool. Es ist fachliche Vorbereitung auf die zukünftige SAP Cloud ERP Lösung.
Cloud ERP braucht ein Cloud Mindset!
Eine erfolgreiche SAP Cloud ERP Einführung ist nicht nur eine technologische Veränderung. Sie erfordert häufig auch ein Umdenken in der Organisation. Während bei klassischen ERP-Projekten individuelle Anforderungen oft durch umfangreiches Customizing umgesetzt wurden, folgt Cloud ERP stärker dem Fit-to-Standard- und Clean-Core-Gedanken. Unternehmen müssen daher bereit sein, bestehende Abläufe kritisch zu hinterfragen und sich dort am SAP-Standard zu orientieren, wo kein echter geschäftlicher Differenzierungsbedarf besteht.
Dieses Cloud Mindset betrifft nicht nur die IT, sondern insbesondere die Fachbereiche und ihre Mitarbeitenden. Die entscheidende Frage lautet nicht mehr ausschließlich: „Wie bilden wir unseren heutigen Prozess im neuen System ab?“, sondern vielmehr: „Wie können wir den SAP-Standard sinnvoll für unsere zukünftigen Prozesse nutzen?“ Genau diese Haltung ist bereits beim DDA und später in den Fit-to-Standard-Workshops wichtig. Andernfalls besteht die Gefahr, historisch gewachsene Prozesse und Sonderlösungen unnötig in die neue Cloud-ERP-Welt zu übertragen.
Deshalb sollte Change Management von Beginn an Teil der SAP Cloud ERP Einführung sein. Mitarbeitende und Führungskräfte müssen verstehen, warum sich Prozesse verändern, welche Vorteile die stärkere Standardisierung bietet und welche Auswirkungen die Transformation auf ihre tägliche Arbeit hat. Frühzeitige Kommunikation, die aktive Einbindung der Fachbereiche und gezielte Qualifizierung helfen dabei, Akzeptanz aufzubauen und Veränderungen nachhaltig in der Organisation zu verankern.
Wie PIKON rund um das Digital Discovery Assessment unterstützt
Das Digital Discovery Assessment sollte nicht als isolierte Aktivität betrachtet werden, sondern als Bestandteil einer durchgängigen SAP Cloud ERP Transformation. Genau hier setzt die Unterstützung von PIKON an.
Die formale Durchführung des Digital Discovery Assessments selbst übernehmen wir nicht. Dafür können wir entsprechende zertifizierte Partner einbinden.
Unsere Unterstützung beginnt jedoch bereits vor dem DDA: Gemeinsam mit Ihnen strukturieren wir Geschäftsprozesse und Anforderungen, identifizieren relevante Fragestellungen und bereiten die beteiligten Fachbereiche auf das Scoping vor. So schaffen wir eine fundierte fachliche Grundlage für das Assessment.
Nach dem DDA unterstützen wir dabei, den entstandenen initialen Scope einzuordnen und im Rahmen der Fit-to-Standard-Workshops weiterzuentwickeln. Gemeinsam mit den Fachbereichen prüfen wir, wie gut die vorgesehenen SAP-Standardprozesse die tatsächlichen Geschäftsanforderungen abdecken, identifizieren mögliche Gaps und konkretisieren den Scope als Grundlage für die anschließende SAP Cloud ERP Implementierung. Damit begleiten wir genau den Übergang vom initialen Scope über Fit-to-Standard und Gap-Analyse bis zur Umsetzung und dem erfolgreichen Go-Live.
Gleichzeitig betrachten wir eine Cloud ERP Einführung nicht ausschließlich aus Prozess- und IT-Perspektive. Mit unserem Team Project & Change Excellence unterstützen wir dabei, die organisatorische Veränderung von Beginn an im Projekt zu verankern. Durch die frühzeitige Einbindung von Führungskräften, Key Usern und Mitarbeitenden, eine zielgruppengerechte Change-Kommunikation sowie geeignete Enablement- und Qualifizierungsmaßnahmen fördern wir die Akzeptanz für neue Prozesse und Arbeitsweisen. Ein wichtiger Bestandteil ist dabei die Entwicklung eines Cloud Mindsets: weg von der möglichst individuellen Abbildung bestehender Abläufe und hin zu der Frage, wie SAP-Standardprozesse sinnvoll für die zukünftige Organisation genutzt werden können. Damit unterstützen wir auch dabei, den Fit-to-Standard-Gedanken nachhaltig im Unternehmen zu verankern.
Fazit: Vom initialen Scope zur erfolgreichen Implementierung
Das Digital Discovery Assessment ist ein wichtiger Baustein auf dem Weg zu SAP Cloud ERP. Es schafft Transparenz darüber, welche Prozesse, Scope Items, Länder und Lösungen für eine zukünftige Implementierung relevant sein können. Sein eigentlicher Wert entsteht jedoch im Zusammenspiel mit den Schritten davor und danach. Wer seine Geschäftsanforderungen frühzeitig kennt, das DDA entsprechend vorbereitet und den initialen Scope anschließend konsequent im Fit-to-Standard hinterfragt, schafft eine belastbare Grundlage für die SAP Cloud ERP Implementierung.
Vereinbaren Sie Ihren persönlichen Gesprächstermin
Unsere Customer Success Managerin, Tanja Nikolaus, unterstützt unsere Kunden bei ihren Projekten im S/4HANA Public Cloud Umfeld und kümmert sich gerne um Ihre Anliegen.
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