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Um die Einführung von S/4HANA Cloud, Public Edition, strukturierter und planbarer zu gestalten, stellt SAP das Framework Activate bereit. Dieses unterstützt SAP-Kunden nicht nur bei der Implementierung von S/4HANA in der Public Cloud und der Umsetzung weiterer Lösungen wie SuccessFactors, sondern kann auch eingesetzt werden, um von Non-SAP-System, On-Premise- oder Private-Cloud-Systemen in die Public Cloud zu migrieren. Zu den Vor- und Nachteilen von SAP S/4HANA in der Public Cloud im Vergleich zum Modell in der Private Cloud lesen Sie meinen Artikel SAP S/4HANA Cloud: Public Edition vs. Private Edition.
Was beinhaltet die SAP Activate Methodik?
Die Activate-Methodik umfasst verschiedene Komponenten wie Tools und Best Practices, die in den einzelnen Projektphasen zum Einsatz kommen, um einen reibungslosen und effizienten Projektverlauf sicherzustellen.
Ein zentraler Erfolgsfaktor dabei ist der Einsatz bewährter Best Practices. Diese reduzieren typische Fehler und erhöhen die Erfolgswahrscheinlichkeit der Implementierung. Die Effizienz des Vorgehens ergibt sich insbesondere durch die klar strukturierte und anleitende Methodik von SAP Activate.
In diesem Artikel stellen wir Ihnen zunächst die drei Säulen und anschließend die sechs Phasen von SAP Activate vor. Wir erläutern, welche Aufgaben in den jeweiligen Phasen anfallen und welche SAP-Lösungen dabei unterstützen, die Herausforderungen im Projektverlauf erfolgreich zu bewältigen.
Die 3 SAP Activate Säulen
SAP Best Practices
SAP stellt bewährte ready-to-run-Prozesse bereit, die sich in verschiedenen Branchen als effizient erwiesen haben. Dies steigert die betriebliche Effizienz und reduziert gleichzeitig Kosten für individuelle Anpassungen. Besonders hervorzuheben ist die umfassende Dokumentation dieser Prozesse.
Werkzeuge
Auch mit einer S/4HANA Cloud, Public Edition, welche auf dem Fit-to-Standard-Ansatz basiert, sind kleine Konfigurationen und Erweiterungen möglich. Dafür stehen Tools zur Verfügung, die unsere Berater nutzen, um das System minimal anzupassen und so spezifische Anforderungen zu erfüllen. Hier spielt auch der Einsatz der Business Technology Plattform eine größere Rolle.
Methodik
Die SAP Activate Methodology ist eine einfache, modulare und agile Vorgehensweise und der Nachfolger der ASAP- und SAP Launch-Methoden. Sie setzt standardmäßig auf agile Projektabwicklung und baut auf den vorgefertigten Geschäftsprozessen sowie der SAP Best Practices-Dokumentation auf. Agiles Vorgehen bei Softwareimplementierungen ist heutzutage bei den sich ständig verändernden Anforderungen und Bedürfnissen nicht mehr wegzudenken.
Die SAP Activate Phasen bei der Einführung von SAP S/4HANA Cloud, Public Edition
Discover Phase
Wie der Name bereits andeutet, steht in der Discover Phase die Erkundung der Möglichkeiten von S/4HANA in der Public Cloud im Mittelpunkt. Hierbei wird geprüft, welche Prozesse und Funktionalitäten verfügbar sind und welche davon Ihr Unternehmen benötigt.
Angesichts der Vielzahl an Prozessen kann es eine mühsame und möglicherweise unmögliche Aufgabe sein, alle für Ihr Unternehmen relevanten Prozesse manuell aufzulisten. Aus diesem Grund stellt SAP das Digital Discovery Assessment zur Verfügung. Das Digital Discovery Assessment (häufig auch als DDA bezeichnet) ist ein verpflichtender Bestandteil von SAP Activate, um ihren zukünftigen Funktionsumfang festzulegen. Mit diesem digital integrierten Tool können Sie auf einer höheren Ebene anhand von Scope Items festlegen, welche Geschäftsprozesse für Ihren Betrieb relevant sind. Jedes Scope Item umfasst eine Vielzahl von Geschäftsprozessen, die im System verfügbar sein werden. Nach Auswahl des für Sie relevanten Scopes wird Ihnen darauf basierend ein Angebot mit einer Kostenindikation für Ihre S/4HANA Einführung gemacht.
Hier ein Beispiel:
Prepare Phase
Ist die Auswahl der benötigten Scope Items getroffen, so besteht die Priorität in der Prepare Phase darin, alle für das Projekt erforderlichen Systeme bereitzustellen und den Projektverantwortlichen Zugang zu diesen zu gewähren.
Als erstes ist SAP Cloud Identity zu nennen. Dies umfasst zwei verschiedene Services: den Identity Authentication Service (IAS) und den Identity Provisioning Service (IPS). Sie sorgen für einen sicheren Zugang zu den SAP-Cloud-Anwendungen, weshalb dieses eine zentrale Rolle spielt und in der Regel das erste System ist, das zu Beginn der Prepare Phase bereitgestellt wird. IAS wird zu Beginn der Implementierung verwendet, um Benutzerkonten zu erstellen und Berechtigungen zuzuweisen, während IPS gleichzeitig dafür genutzt wird, Jobs auszuführen, die die Erstellung von Benutzerkonten und die Zuweisung von Berechtigungen in den neuen Systemen auslösen.
SAP Cloud ALM läuft auf der Business Technology Platform (BTP) und bietet Anwendungen, die das Projektmanagement, den Systembetrieb und die Verwaltung von Serviceanfragen unterstützen.
Ebenfalls läuft die SAP Central Business Configuration auf der Business Technology Platform (BTP), welches zur Aktivierung von Scope Items in verschiedenen lokalen Versionen (Ländern/ Regionen) in den S/4HANA Cloud-Systemen verwendet wird. Dort wird darüber hinaus die Organisationsstruktur definiert, im Gegensatz zur Private Cloud, in der die Organisationsdefinition direkt im System über Customizing (SPRO) erfolgt. CBC ist somit ein zentrales Tool für die Konfiguration von Implementierungen in der Public Cloud.
Die SAP Business Technology Platform (BTP) ist eine Plattform, die Services zur Verfügung stellt, um Anwendungen, Integrationen, Erweiterungen und eine breite Palette anderer Funktionen zu entwickeln.
Ist die Systemwelt außerhalb von S/4HANA einsatzbereit, so wird ein Starter-System bereitgestellt, das als vorkonfiguriertes System alle aktiven SAP Best Practice-Geschäftsprozesse sowie relevante Stammdaten enthält. Dieses System dient als Grundlage für die Fit-to-Standard-Workshops.
Das Entwicklungssystem ist der zentrale Ort für die Konfiguration und Anpassung der Geschäftsprozesse. Hier werden die identifizierten Anforderungen aus den Workshops umgesetzt, indem die entsprechenden Best Practices aktiviert und modifiziert werden. Das Entwicklungssystem dient als Plattform, um individuelle Anpassungen (Customizing) vorzunehmen, bevor diese Änderungen in die nächsten Umgebungen übertragen werden.
Nach Abschluss der Konfigurationen erfolgt der Transfer der Änderungen in das Testsystem, das als Qualitätssicherungsumgebung dient. In dieser Phase werden die Anpassungen und Geschäftsprozesse umfassend getestet, um sicherzustellen, dass sie fehlerfrei und wie gewünscht funktionieren. Dieser Testprozess ist entscheidend, um potenzielle Probleme vor der Live-Schaltung zu identifizieren und zu beheben.
Sobald die Tests erfolgreich abgeschlossen sind, werden die validierten Änderungen in das Produktionssystem übertragen. Dieses System ist das Herzstück der täglichen Geschäftsabläufe. Hier laufen alle geschäftskritischen Transaktionen und Prozesse, sodass ein reibungsloser Übergang aus den vorherigen Umgebungen entscheidend ist.
Explore Phase (Fit-to-Standard)
Da die S/4HANA Cloud, Public Edition auf Standardprozesse setzt, ist es wichtig, Ihre bestehenden Abläufe genau zu analysieren. In der Explore Phase liegt der Schwerpunkt auf den Fit-to-Standard Workshops. In diesen Workshops werden die SAP-Standardgeschäftsprozesse demonstriert, die vorhandenen Prozesse analysiert und eventuelle Abweichungen (Gaps) dokumentiert, um die Standardprozesse in einer späteren Phase an die individuellen Anforderungen des Unternehmens anzupassen.
Wenn Sie sich für die Nutzung der Public Cloud entschieden haben, sollten Sie sich darauf einstellen, überwiegend mit den vordefinierten Standardprozessen zu arbeiten. Dies bedeutet auch, sich von umfangreichen individuellen Anpassungen und Konfigurationen zu verabschieden. Deshalb dienen die Fit-to-Standard Workshops dazu Ihnen die in der Discover Phase ausgewählten Scope Items vorzustellen. Sollten wir feststellen, dass bestimmte Prozesse von den Standardanforderungen abweichen, dokumentieren wir diese Abweichungen und entscheiden mit Ihnen gemeinsam, ob die Funktionen entsprechend an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen sind oder zukünftig der Standard genutzt werden kann
SAP empfiehlt an dieser Stelle, keine kompletten Geschäftsprozesse neu aufzubauen, da jede Änderung an einem Standardprozess mehr Wartungsaufwand für das Unternehmen durch künftige Release-Upgrades mit sich bringt. Dies sollte nur dann gemacht werden, wenn es absolut notwendig ist (z.B. ein wettbewerbskritischer Prozess). Kleine Änderungen hingegen können vorgenommen werden, um die Standardprozesse an Ihre Anforderungen anzupassen.
Realize Phase
In der Realize Phase werden die in der Explore Phase dokumentierten Abweichungen und Anforderungen umgesetzt. Zudem werden in dieser Phase notwendige Erweiterungen definiert und implementiert. Die Migration von Daten für relevante Objekte kann nun beginnen, und es werden Systemtests durchgeführt , um die Funktionalität und Qualität des Systems sicherzustellen.
Deploy Phase
In der Bereitstellungsphase stellt unser Team sicher, dass Ihr Unternehmen bereit ist, die Umstellungsaktivitäten durchzuführen. Sobald die Lösung in Betrieb ist, bieten wir für einen bestimmten Zeitraum Unterstützung nach der Inbetriebnahme (Hyper-Care) an. Das Projekt wird dann formell abgeschlossen, und die Lösung befindet sich nun in einer separaten RUN-Phase.
Run Phase
S/4HANA Cloud, Public Edition ist in Ihrem Unternehmen nun live, und damit beginnt der kontinuierliche Lernprozess, der die Validierung der neu freigegebenen Funktionen und die Bewertung der geschäftsrelevanten Innovationen im Vergleich zur aktuellen Lösung umfasst. Wir empfehlen Ihnen auch die Innovationen im Blick zu behalten, die die neuen Releases beinhalten. Hier lag der Fokus der SAP in den letzten Monaten auf Anwendungen ganz klar auf KI, um als Unternehmen schneller zu handeln, bessere Entscheidungen zu treffen und Geschäftsprozesse zu automatisieren.
Fazit
Abschließend lässt sich sagen, dass SAP Activate eine konsistente Projektabwicklung durch die Bereitstellung eines gemeinsamen Rahmens ermöglicht. Die Methodik eignet sich für alle Projektgrößen, von kleinen schnellen Cloud-Implementierungen bis hin zu umfassenden Implementierungen. Sie beschleunigt außerdem die Projektabwicklung durch den Einsatz von SAP Best Practices, Fit-to-Standard-Analysen, agilem Projektmanagement und dem Einsatz von Cloud-Technologie.
Zudem bietet der Einsatz von Standardgeschäftsprozessen erhebliche Vorteile, da sie auf Best Practices aus verschiedenen Branchen basieren und eine schnelle sowie effiziente Implementierung ermöglichen. Im Gegensatz dazu erfordert die Wartung maßgeschneiderter Systeme aufgrund spezifischer Anpassungen mehr Aufwand, insbesondere bei Updates und neuen Releases. Während die Einführung maßgeschneiderter und stark individueller Systeme oft 18 bis 24 Monate in Anspruch nimmt, entfällt bei Lösungen mit Standardprozessen die Zeit für Anpassungen, Entwicklungen, Tests und zusätzliche Schulungen. So ist ein leicht angepasstes Standard-S/4HANA in der Public Cloud im Idealfall innerhalb von 6 bis 12 Monaten einsatzbereit.
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