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Die S/4HANA Einführung ist abgeschlossen, die Kernprozesse laufen stabil und die Anwender arbeiten routiniert im SAP GUI. In vielen Unternehmen stellt sich danach die Frage: Wann und wie sollten wir SAP FIORI einführen?
Gerade in den Fachbereichen ist die Zurückhaltung oft groß. Neue Oberflächen bedeuten vermeintlich neue Risiken, Schulungsaufwand und Produktivitätseinbußen. Doch genau hier liegt ein verbreitetes Missverständnis: SAP FIORI muss kein Großprojekt sein.
Richtig umgesetzt lässt sich SAP FIORI schrittweise einführen, use-case-basiert, parallel zum SAP GUI und fachlich gesteuert.
Dieser Leitfaden zeigt, wie Fachbereiche SAP FIORI pragmatisch, kontrolliert und mit messbarem Nutzen einführen können.
Warum viele Unternehmen SAP FIORI nach S/4HANA noch nicht nutzen
Nach einer S/4HANA Conversion oder Neueinführung liegt der Fokus zunächst auf Stabilität. Typische Gründe gegen eine sofortige FIORI Einführung:
- Fokus auf Prozesssicherheit,
- begrenzte Fachbereichskapazitäten,
- eingespielte SAP GUI Nutzung,
- Sorge vor Schulungsaufwand,
- fehlende Transparenz über konkrete FIORI Use Cases,
- Wahrnehmung als „UI-Modernisierung ohne Business Impact“.
Diese Argumente sind verständlich, sprechen aber nicht gegen FIORI, sondern dafür, bei der Einführung von SAP FIORI den richtigen Fokus zu setzen.
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Was ist FIORI und was ist es nicht?
SAP FIORI ist die neue Benutzeroberfläche der SAP mit zeitgemäßen Anwendungen, die sich sowohl in klassischen Desktop-Umgebungen als auch mobil auf Smartphones und Tablets nutzen lassen. Die Anwendungen, auch FIORI Apps, dienen dazu, bestimmte Aufgaben und Rollen zu erfüllen. Man unterscheidet drei verschiedene Gruppen von Apps:
- Transaktionale Apps zur vereinfachten Abbildung von Transaktionen.
- Analytische Apps zur Analyse.
- Übersichts-Apps mit spezifischen Informationen und Berichten für eine spezifische Rolle.
Diese Apps sind in ihrer Gestaltung angelehnt an Online-Shops und soziale Medien.
Die Designprinzipien von FIORI sind:
- Rollenbasiert: Nur für die Rolle des Anwenders definierte Apps nutzbar
- Anpassungsfähig: Für alle Betriebssysteme und auch auf mobilen Endgeräten nutzbar
- Einfach: Konzentration auf zentrale Aufgaben und Funktionen
- Einheitlich: Kann für alle Unternehmensszenarien angewendet werden
- Ansprechend: Intuitives und benutzerfreundliches Design
Schon an dieser Stelle wird deutlich, dass SAP FIORI keine Systemumstellung ist, sondern eine rollenbasierte User Experience Schicht für S/4HANA. Diese Schicht kann selektiv aktiviert werden und ist auch parallel zur SAP GUI einsetzbar. Damit ist die Nutzung von SAP FIORI ideal für häufige, genehmigungsnahe und KPI-getriebene Aufgaben. Für die Umstellung auf SAP FIORI bedeutet dies, dass die Fachbereiche die volle Kontrolle über den Scope und das Tempo haben.
Der beste Einstieg: Kleine, risikoarme Use Cases
Erfolgreiche FIORI-Einführungen beginnen mit Zentralen, aber risikoarmen Anwendungsszenarien, bei denen die FIORI Einführung einen hohen geschäftlichen Nutzen stiftet. Um die Auswahl an möglichen Szenarien einzuschränken, können die folgenden Fragestellungen hilfreich sein:
- Bietet die FIORI App erweiterte Funktionalitäten?
- Wird die App die Effizienz oder Geschwindigkeit verbessern?
- Unterstützt die App mobile Anwendungsfälle oder remote Verarbeitung?
- Bietet die FIORI App eine sinnvolle Verbesserungen gegenüber dem entsprechenden SAP-GUI?
Typische Startpunkte können die Prozesse sein, in denen heute Reibung entsteht, da es sich um zeitkritische Prozesse mit einem Genehmigungsschritt handelt:
Genehmigungsprozesse & Workflows
- Bestellfreigaben
- Rechnungsfreigaben
- Budgetfreigaben
- Urlaubs- und HR-Genehmigungen
Der Mehrwert entsteht hier durch die Möglichkeit, die Freigaben mobil durchzuführen und dadurch die Durchlaufzeit zu verkürzen.
Darüber hinaus bieten KPI- und Reporting Apps einen sofortigen Überblick über den Geschäftszustand. Ohne dass Transaktionen in der GUI aufgerufen oder Daten nach Excel exportiert werden müssen, bzw. ohne umständliche Reportnavigation.
KPI- und Reporting-Apps
Wir unterscheiden vier verschiedenen Arten von Analyse Apps:
- KPI Kacheln: Diese zeigen einen zentralen, numerischen Wert auf einer Kachel, die beim Überschreiten von Zielen farblich warnt.
- Analytical List Page: Diese kombiniert Diagramme, visuelle Filter und Tabellen auf einer Seite.
- Overview Page: Eine solche App bietet eine Übersicht mittels verschiedener Karten.
- Drilldown Berichte: Diese ermöglichen den Wechsel von einer aggregierten Sicht (Umsatz pro Region) in die Details (Umsatz pro Kunden).
Self-Services
Die Abbildung von Self Services mit Hilfe von FIORI Apps ist besonders wertvoll für Unternehmen mit Mitarbeitenden ohne festen PC-Arbeitsplatz, da diese so einen sicheren, digitalen Zugriff auf HR-Prozesse haben. Die FIORI Apps in diesem Feld decken den Bereich ESS (für Mitarbeitende) und MSS (für Führungskräfte) ab.
Der Mehrwert liegt klar auf der Hand:
- Die HR-Abteilung wird von Support- und Backoffice-Prozessen entlastet.
- Die mobile Nutzung führt zu mehr Flexibilität, da Mitarbeitende und Führungskräfte Prozesse orts- und zeitunabhängig durchführen können.
- Die Datenqualität wird erhöht, da die Fehlerquote durch die direkte Eingabe der Mitarbeitenden sinkt.
- Die Transparenz steigt und damit die Mitarbeitendenzufriedenheit, da Mitarbeitende z. B. den Status ihrer Anträge sofort sehen können.
Klickintensive Einzeltransaktionen
Klickintensive Einzeltransaktionen lassen sich durch moderne SAP FIORI Apps drastisch vereinfachen, da diese oft mehrere Schritte zusammenfassen, kontextbezogene Daten direkt anzeigen und intuitiv bedienbar sind. Dies steigert die Effizienz, besonders bei datenerfassungsintensiven Aufgaben. Beispielhaft sollen hier einige Top Kandidaten für die Umstellung benannt werden
Finanzwesen (FI/CO):
- FB01 / F-02 (Buchungsbeleg erfassen): Ablösung durch „Buchung Hauptbuchbeleg“ (Post General Journal Entries). Diese App ermöglicht eine vereinfachte Belegerfassung, oft mit weniger Feldern und direkter Kontierung.
- MIRO (Rechnungseingang): Ablösung durch „Kreditorenrechnung anlegen“ (Create Supplier Invoices).
- FBL1N / FBL3N / FBL5N (Offene Posten Anzeigen): Ablösung durch „Kreditoren-/Debitoren-/Sachkonteneinzelposten verwalten“ (Manage Supplier/Customer/GL Line Items).
- KS01/KS02/KA01 (Stammdaten Pflege): Ablösung durch „Kostenstellen verwalten“ (Manage Cost Centers).
Logistik (MM/SD):
- ME21N / ME22N / ME23N (Bestellungen): Ablösung durch „Bestellungen verwalten“ (Manage Purchase Orders). Fiori bietet hier eine bessere Übersicht über den Bestellstatus und Anhänge.
- MIGO (Warenbewegung): Ablösung durch „Warenbewegung“ (Post Goods Movement). Besonders effizient durch Scanning-Funktionen auf mobilen Geräten.
- VA01 / VA02 / VA03 (Kundenauftrag): Ablösung durch „Kundenaufträge verwalten“ (Manage Sales Orders).
Stammdaten:
- BP (Geschäftspartner): Ablösung durch diverse „Manage Business Partner“ Apps, die die Komplexität der BP-Transaktion reduzieren
Governance: Warum Fachbereiche die Führung bei der Einführung von FIORI übernehmen sollten
FIORI-Einführungen sind am erfolgreichsten, wenn sie fachlich getrieben sind und nicht rein technisch, da der Nutzen nicht durch modernes Design entsteht, sondern durch Arbeitsentlastung.
Beherzigt man dies bei der Vorgehensweise zur Einführung von FIORI, so kann man von den folgenden Vorteilen profitieren:
- kürzere Genehmigungszeiten,
- weniger Fehlbedienungen,
- geringerer Schulungsaufwand bei neuen Mitarbeitenden,
- schnellere Entscheidungsfähigkeit,
- höhere Transparenz,
- bessere mobile Nutzbarkeit,
- reduzierte Klickstrecken.
Um dieses Ziel zu erreichen, haben sich folgende Steuerungsprinzipien bewährt:
- Es ist sinnvoll, die App-Auswahl mit den Fachbereichen und der IT gemeinsam zu gestalten.
- Die Bewertung der zu ersetzenden SAP GUI Transaktionen sollte nach Nutzungshäufigkeit und Schmerzgrad vorgenommen werden.
- Die UX-Tests sollten mit den Key Usern durchgeführt werden.
- Es ist wichtig, vor dem Rollout klare Erfolgskriterien zu definieren.
Die Einführung von FIORI sollte als Werkzeug verstanden werden, nicht als Programm.
Besonderheiten im Change Management
- Klare Kommunikation der Strategie und der Ziele durch das Management (z.B. Alle sollen FIORI verwenden & Wozu?), Leben der Strategie durch alle Beteiligte (Process Owner, Berater/ Beraterinnen etc.), widersprüchliche Aussagen („ja, da gucken wir mal“, „Ihr könnt bestimmt auch die GUI nutzen.“ etc.) können zu Verwirrung führen;
- Stakeholderanalyse: wichtige Stakeholder (Führungskräfte, Process Owner, Key User, vernetzte MA) explizit nach bisherigen SAP-Erfahrungen, der aktuellen Zufriedenheit (hohe Zufriedenheit oder Unzufriedenheit zur GUI?) und ihrer Offenheit für Neues befragen;
- Erwartungsmanagement: Transparenz über die Vor- und Nachteile von FIORI schaffen, Vorsicht bei überzogenen Erwartungen;
- Einbindung der Key User: Key User agieren als Multiplikator:innen und können andere User:innen positiv beeinflussen. Ihre Sorgen und ihre Skepsis können sich aber auch übertragen. Daher ist auch eine Einbindung der Key-User in das Design der einzelnen Rollen sinnvoll.
- Trainings und Demos in FIORI: Das hat den Vorteil, dass die Anwender:innen auch frühzeitig in die Lage versetzt werden, z. B. das FIORI Launchpad einzurichten.
- Stakeholder Management: Evaluation (Befragung) und/oder Einzelgespräche bei Skepsis und Widerstand, um den Projekterfolg sicherzustellen.
Schrittweise Einführung von FIORI: Tipps und Tricks
Folgende Tipps und Tricks haben sich für die schrittweise Einführung von SAP FIORI bewährt:
- Es ist wichtig, von Anfang an einen komplementären Ansatz zu wählen, also nicht entweder GUI oder FIORI, sondern FIORI dort, wo es Sinn macht, und eine Arbeitserleichterung bringt, für alle anderen Prozesse bleibt die Nutzung der SAP GUI gesetzt.
- Es ist ratsam die User von Beginn an in das Projekt mit einzubeziehen.
- Es ist essenziell, vor Projektstart passende Strategien zu bestimmen und z. B. gemeinsam mit den Usern ein Spaces & Pages Konzept zu erarbeiten (siehe Infobox).
- Es hat sich bewährt, die Rollen pro Nutzer auf 1-5 Rollen einzuschränken und hierfür die Kataloge mit SAP Standard-Rollen als Template zu benutzen.
- Genauso hat es sich bewährt, das Demosystem SAP Model Company mit Best Practice zu nutzen und die SAP FIORI Lighthouse Apps auf Business Fit zu überprüfen.
Infobox: Spaces & Pages in SAP FIORI – in 60 Sekunden erklärt
Spaces & Pages strukturieren das Launchpad in SAP FIORI rollen- und aufgabenbasiert statt technisch nach App-Sammlungen. Ziel ist eine klarere, fachbereichsnahe Navigation in SAP S/4HANA.
Space = Arbeitsbereich
Ein Space bündelt einen fachlichen Kontext oder eine Rolle.
Beispiele: Einkauf, Controlling, Vertrieb, Produktion.
→ Nutzer:innen sehen nur die für ihren Arbeitsbereich relevanten Inhalte.
Page = Aufgabenseite
Pages strukturieren innerhalb eines Spaces konkrete Tätigkeiten.
Beispiele im Space „Einkauf“:
- Bestellungen anlegen
- Bestellungen genehmigen
- Lieferanten überwachen
→ Fokus auf typische Arbeitsaufgaben statt Transaktionslisten.
Sections = Themenblöcke
Pages sind in Sections gegliedert. Dort liegen Apps, KPI-Tiles oder Karten.
Beispiele: Genehmigungen, KPIs, Stammdaten, Monitoring.
Praktischer Nutzen für Fachbereiche
- weniger UI-Überladung
- rollenbasierte Sicht statt Kachelflut
- schnellere Orientierung
- ideal für Pilotrollen beim schrittweisen FIORI-Einstieg
- Scope je Rolle sauber begrenzbar
Merksatz: Spaces strukturieren nach Arbeitswelt, Pages nach Aufgabe, Sections nach Thema.
Fazit: FIORI ist kein Projekt, sondern ein Werkzeugkasten
FIORI muss nicht „eingeführt werden“ wie ein System. Es kann erschlossen werden; Schritt für Schritt, Use Case für Use Case.
Für Fachbereiche bedeutet das:
- kein Risiko für stabile Prozesse,
- kein Zwangsumstieg,
- kein Big Bang,
- messbarer Mehrwert möglich,
- Tempo frei wählbar.
Wer klein beginnt, gewinnt schnell Klarheit und baut Akzeptanz dort auf, wo sie zählt: im Tagesgeschäft.
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