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Das Reporting von Auftragseingang und Auftragsbestand ist eine zentrale Funktion im Unternehmensumfeld. Es bietet wertvolle Einblicke in die Performance des Vertriebs und die Geschäftsentwicklung und unterstützt damit nicht zuletzt die Entscheidungsfindung. In SAP S/4HANA sind Reporting-Möglichkeiten integriert, die Unternehmen bei der Analyse und Auswertung ihrer Auftragslage unterstützen sollen. Doch es gibt einige Herausforderungen, da das Standard-Reporting von SAP S/4HANA bei weitem nicht alle Anforderungen abdeckt.
Warum benötigt man ein Auftragseingangs- oder Auftragsbestands-Reporting?
Der Auftragseingang (Order Entry) ist eine wichtige Kennzahl zur Messung der Leistung des Vertriebs. Er dient auch als Frühwarnsystem für den zukünftigen Umsatz. Typische Fragen sind:
- Wie hoch ist der Nettowert aller Kundenaufträge, die in einem bestimmten Zeitraum angelegt (oder geändert) wurden?
- Wie ist das Verhältnis zwischen Umsatz und Auftragseingang in einem bestimmten Monat?
Der Auftragsbestand (Order Backlog) zeigt den Wert aller offenen Kundenaufträge zu einem bestimmten Zeitpunkt. Daraus kann man ableiten, wieviel des für das laufende Jahr geplanten Umsatzes bereits durch Kundenaufträge abgedeckt ist. Zum anderen zeigt es, wie viel Umsatz im laufenden Jahr durch bereits eingegangene Aufträge erwartet werden kann. Ein hoher Auftragsbestand weist z.B. auf eine hohe Nachfrage der angebotenen Leistungen hin.
Warum der SAP S/4HANA Standard nicht ausreicht
SAP S/4HANA bietet eine leistungsstarke Plattform für das Reporting von Auftragseingängen und Auftragsbeständen. Zu den zentralen Vorteilen zählen:
- Echtzeitdaten: Dank der In-Memory-Technologie von SAP HANA können Unternehmen ihre Auftragsdaten in Echtzeit analysieren. Dies ermöglicht eine sofortige Reaktion auf Marktveränderungen und eine präzise Steuerung der Ressourcen.
- Integrierte Analysewerkzeuge: S/4HANA integriert moderne Analysewerkzeuge wie SAP FIORI und Embedded Analytics, die es ermöglichen, Daten direkt im System auszuwerten und benutzerdefinierte Dashboards zu erstellen.
- Skalierbarkeit und Flexibilität: Die Plattform ist hochgradig skalierbar und flexibel, was es Unternehmen ermöglicht, ihre Reporting-Anforderungen anzupassen und zu erweitern, während sie wachsen.
Diesen generellen Vorteilen stehen jedoch gravierende Nachteile durch fehlende Funktionalität gegenüber:
In den FIORI Apps für den Sales werden nur die Auftragswerte der (offenen) Kundenaufträge angezeigt. Serviceaufträge werden komplett ignoriert und fehlen somit im Reporting!
Genauso verhält es sich mit Änderungen an den Kundenaufträgen. Werden Kundenaufträge abgesagt, geht dies nicht als negativer Auftragseingang ins Reporting der entsprechenden Periode ein. Richtig wäre es, wenn die Änderung in der Periode, in der sie aufgetreten ist, als negativer Auftragseingang (Storno/Absage) dargestellt wird und sich der Auftragseingang dementsprechend verringert.
Auch nachträgliche Änderungen am Auftragswert im Kundenauftrag werden im SAP Standard-Reporting nicht periodengerecht ausgewertet. In dem Fall wäre es richtig, das Delta, also die Erhöhung oder Verringerung des Auftragswerts, in der Periode anzuzeigen, in dem die Änderung des Auftragswerts stattgefunden hat.
Auch cross-company Szenarien werden im Standard-Reporting von SAP S/4HANA nicht abgebildet:
- Bei buchungskreisübergreifenden Kundenaufträgen muss ein Kundenauftrag einen Auftragseingang in zwei Buchungskreisen (dem verkaufenden und dem produzierenden Buchungskreis) erzeugen.
- Bei buchungskreisübergreifenden Umlagerungsbestellungen muss der Auftragseingang im liefernden Buchungskreis erfolgen, ohne dass dort ein Kundenauftrag existiert.
Im alten Vertriebsinformationssystem VIS, sind einige dieser Fälle abgedeckt. VIS ist auch unter S/4HANA noch verfügbar, aber per Default deaktiviert. Die Problematik von Serviceaufträgen und Cross-Company-Aufträgen besteht jedoch auch hier.
Die Hoffnung, dass wir unter S/4HANA im Vergleich zu SAP ECC per Knopfdruck zu einem aussagekräftigen AE-/AB-Reporting kommen, erfüllt sich mit den Standardmöglichkeiten insofern leider nicht.
Unsere Lösung bei einem international tätigen Maschinenbauer
Wir haben das in S/4HANA eingebettete Business Warehouse genutzt, um die notwendigen Daten zu sammeln, da dieses kostenlos und bereits vorhanden ist. Es entstanden also keine zusätzlichen Kosten für unseren Kunden. Als Reporting-Frontend haben wir Power-User Analytics for Office verwendet und die Endanwender nutzen QlikView.
Aus dem Business Warehouse werden täglich die Daten aus dem Service- und dem Verkaufsmodul ermittelt und sogenannte Snap-Shots erstellt. Durch den täglichen Vergleich der Snapshots werden die Änderungen ermittelt. Diese betreffen
- Storno eines Auftrags -> negativer Auftragseingang am Tag des Stornos
- Löschen eines Auftrags -> negativer Auftragseingang am Tag des Löschens
- Mengenänderung eines Auftrags -> Delta-Auftragseingang ausgewiesen am Änderungstag
- Preisänderung -> Delta-Auftragseingang ausgewiesen am Änderungstag
- Änderungen an definierten Reporting-Charakteristika wie z.B. die Produkthierarchie:
Ändert sich bei einem Auftrag die Produkthierarchie, wird dies im entsprechenden Reporting nach Produkthierarchie angezeigt. Die alte Produkthierarchie wird mit dem negativen Auftragseingang bebucht, der neue mit dem positiven.
Zusätzlich wurde eine Routine implementiert, die Wechselkursänderungen bei Fremdwährungsaufträgen abfängt. Geht der Auftragsbestand in der Dokumentwährung auf null zurück (Auftrag wurde voll fakturiert), so wird auch der order backlog in Buchungskreiswährung entsprechend auf null gesetzt, auch wenn es durch Kursschwankungen hier abweichende rein rechnerische Ergebnisse gegeben hätte.
Als weiteres Feature kann sich der Kunde auch anzeigen lassen, wann der Auftragsbestand voraussichtlich zu Umsatz wird (z. B. anhand des Lieferdatums, auch wenn es mehrere Einteilungen gibt).
Was können wir für Sie tun?
Wie sieht Ihr Auftragseingangs- und Auftragsbestandsreporting aus? Kennen Sie die oben beschriebenen Herausforderungen? Unsere Vorgehensweise im Implementierungsprojekt sieht wie folgt aus:
Im ersten Schritt erfolgt immer eine Analyse der tatsächlichen Situation. Welche Vorgänge (z.B. Cross-Company Prozesse, Währungsmanagement etc.) sind relevant und sollen im Reporting berücksichtigt werden?
Das Business Concept für Auftragseingang und Auftragsbestand können wir Ihnen „Out of the Box“ liefern. Dies enthält sowohl betriebswirtschaftliche Definitionen für Kennzahlen und Merkmale als auch Konzepte für die gängigen Geschäftsvorfälle im SAP.
Bei der Implementierung können wir als Backend Embedded Business Warehouse, BW/4HANA /BW On Hana oder zukünftig auch SAP Datasphere nutzen.
Als Frontend-Technologie bieten sich z.B. Analysis for Office, die SAP SAC oder auch Microsoft Power BI an.
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2 Gedanken zu „Berichtswesen: Auftragseingang und Auftragsbestand in SAP S/4HANA“
Hallo Frau Ksinsik,
Auch wir haben in unserem SAP S/4HANA System dieses Problem (und seit Jahrzehnten im alten ECC natürlich auch). Deshalb sind alle neuen Lösungen interessant für uns.
Bei uns kommt neben den Serviceaufträge jedoch auch die Problematik der „Deltafortschreibung“ bei Lieferplänen mit Abruf (LZ, LK,…) dazu. Deckt ihre Lösung auch diese Prozesse ab?
Hallo,
im Gegensatz zu Rahmenverträgen berücksichtigen wir auch Abrufe, d. h. jeder einzelne Abruf erzeugt Auftragseingang. Wir haben für die gängigsten Vertriebsprozesse Best Practice Vorschläge, die aber kundenindividuell angepasst werden können.
Mir freundlichen Grüßen
Jörg Hofmann