Inhalt
Einleitung
Wer schon einmal ein SAP-Einführungs- oder Transformationsprojekt geleitet hat, weiß, dass die technische Einführung der Software meist nicht die größte Herausforderung darstellt. Deutlich anspruchsvoller ist es, den Überblick über Anforderungen, Aufgaben, Tests, Termine und Verantwortlichkeiten zu behalten.
Während Entwickler an der Umsetzung arbeiten, diskutieren Fachbereiche über Prozesse, Tester dokumentieren Fehler und das Management erwartet jederzeit belastbare Aussagen über den aktuellen Projektfortschritt.
Je größer ein Projekt wird, desto schwieriger wird es, diese Informationen konsistent zusammenzuführen. Unterschiedliche Versionsstände von Dokumenten, unklare Zuständigkeiten oder fehlende Transparenz über den tatsächlichen Umsetzungsstand gehören aus meiner Erfahrung zu den häufigsten Ursachen für unnötige Reibungsverluste im Projektalltag. Genau hier entscheidet sich häufig, wie effizient ein Projekt gesteuert werden kann.
Eine der größten Herausforderungen ist dabei häufig der Medienbruch bei der Nutzung verschiedener Softwaresysteme: Aufgaben werden über Excel-Listen verteilt, Entscheidungen in Confluence gepflegt und Meeting-Minutes in E-Mails versendet, die den Bezug zu vorangegangenen Besprechungsnotizen vermissen lassen. Die Informationen verteilen sich damit auf unterschiedliche Systeme, die sich im Nachgang nur schwer miteinander in Beziehung setzen lassen.
Um diesem Wildwuchs ein Ende zu setzen, hat SAP mit Cloud ALM angesetzt, die eierlegende Woll-Milch-Sau der Projektmanagement-Tools für SAP-Projekte zu schaffen.
In diesem Artikel teilen wir unsere Erfahrungen mit SAP Cloud ALM:
- Welche Funktionen erleichtern den Projektalltag tatsächlich?
- Wo schafft das Tool einen echten Mehrwert gegenüber klassischen Werkzeugen?
- An welchen Stellen gibt es aktuell noch Verbesserungspotenzial?
Was ist SAP CLOUD ALM
SAP Cloud ALM ist ein Cloud-basiertes Tool der SAP zur Unterstützung der Einführung, Überwachung und Steuerung von SAP-Systemen. ALM steht dabei für ”Application Lifecycle Management”, also für die der Verwaltung verschiedener Aufgaben im Zusammenhang mit einem eingesetzten Softwaresystems über alle Phasen dessen Lebenszyklus hinweg.
SAP Cloud ALM versteht sich also primär nicht als Projektmanagementwerkzeug, sondern als zentrale Verwaltungsplattform für SAP-Systeme, die den Kunden bei verschiedenen Themen im Zusammenhang mit dem Betrieb eines SAP-System unterstützt.
Der ”Lifecycle“ eines SAP-Systems beginnt bekanntlich mit der Anschaffung des Produkts selbst und endet mit dessen Dekommissionnierung. Dazwischen passieren verschiedenste Aktivitäten im Zusammenhang mit der Pflege und Weiterentwicklung des Systems sowie zur die Überwachung des Gesamtsystems im Produktivbetrieb.
Eine Handvoll ausgewählter Funktionalitäten jedoch, die Cloud ALM bereitstellt, machen das Tool zum perfekten Begleiter des Projektmanagements bei SAP-Einführungs- und Transformationsprojekten.
Was kostet SAP Cloud ALM
Der Zugriff auf den Cloud-Service SAP Cloud ALM ist für die meisten Kunden der SAP kostenfrei, wenn die Produktlizenz den SAP Enterprise Support enthält. Dies gilt grundsätzlich für sämtliche Lizenzen von Cloud-Produkten der SAP (wie S/4HANA, SuccessFactors oder Customer Experience), aber auch für On-Premise-Lizenzen, wenn diese den o.g. Enterprise Support oder den Product Support for Large Enterprises (PSLE) enthalten.
Ausgenommen davon ist jedoch die Nutzung des Speicherplatzes im Rahmen des Systemmonitorings. Einmal aktiviert kopiert Cloud ALM sämtliche Einträge relevanter Log-Dateien die eigene Anwendungsdatenbank. Dadurch kann, je nach Systemgröße, der in Cloud ALM kostenfrei zur Verfügung gestellten Speicherplatz recht schnell überbeansprucht werden und der Betrieb der Anwendung zu ggf. auch empfindlichen Kosten führen, insb. da sich einmal verbrauchter Speicherplatz (laut Aussage SAP) nicht einfach wieder freigeben lässt.
Die Komponenten von SAP Cloud ALM
SAP Cloud ALM lässt sich im Wesentlichen in drei Komponenten unterteilen, die unterschiedliche Phasen und Aufgaben im Lebenszyklus einer SAP-Landschaft adressieren:
- Implementation
- Operations
- und Service.
SAP Cloud ALM for Implementation unterstützt die Einführung und Transformation von SAP-Lösungen und stellt dafür Funktionen zur Planung, Durchführung und Nachverfolgung derartiger Projekte bereit. Dazu gehört unter anderem die Arbeit mit SAP-Activate-Roadmaps (z.B. die Verarbeitung von Best Practices), die Verwaltung von Anforderungen und Aufgaben im Projekt, sowie die Planung und Durchführung von Testaktivitäten.
SAP Cloud ALM for Operations setzt nach der erfolgreichen SAP-Einführung an und stellt Funktionen zur Unterstützung des Betriebs einer SAP-Landschaft bereit. Im Mittelpunkt stehen hier die Überwachung der Performance und Stabilität der einzelnen Anwendungen, ihrer Geschäftsprozesse und Integrationen, sowie die frühzeitige Erkennung von Störungen.
Ergänzt werden diese beiden Bereiche durch SAP Cloud ALM for Service, das die Zusammenarbeit mit SAP im Rahmen von Services unterstützt und beispielsweise die Vorbereitung, Durchführung und Nachverfolgung entsprechender Service-Aktivitäten ermöglicht.
Für die Steuerung eines SAP-Einführungs- oder Transformationsprojekts ist insbesondere SAP Cloud ALM for Implementation relevant. Auf diesen Bereich konzentriert sich der weitere Verlauf dieses Artikels.
SAP Cloud ALM vs. SAP Solution Manager
Im Zusammenhang mit Cloud ALM wird häufig zuerst auf das angekündigte Wartungsende des SAP Solution Managers (SolMan) für 2027 verwiesen und tatsächlich wird Cloud ALM dessen Nachfolge als zentrales ALM-Werkzeug übernehmen. Wer Cloud ALM lediglich als Ersatz für den Solution Manager betrachtet, greift jedoch zu kurz, denn das Tool verfolgt einen deutlich veränderten Ansatz.
Beim SolMan lag der Fokus noch der Anpassbarkeit des Tools, um maximale Kontrolle über hochgradig individuelle On-Premise Landschaften zu gewährleisten. Um dies zu erreichen war oftmals großer Anpassungsaufwand vonnöten, welches zu zusätzlichen Kosten und zu einer verlängerten Projektlaufzeit geführt hat. Als kostenfrei-angebotener Cloud-Service fallen diese Kosten bei der Nutzung von Cloud ALM direkt einmal weg. Darüber hinaus führt der von SAP verfolgte Paradigmenwechsel, die Geschäftsprozesse eines Unternehmens an Standardprozesse anzupassen (Fit-to-Standard), im Cloud ALM zu einem gänzlich veränderten Fokus: Standardisierte Geschwindigkeit im Projekt statt maximaler Kontrolle über die Anwendung.
Cloud ALM orientiert sich dabei konsequent an der SAP-Activate-Methodik und übernimmt deren Roadmaps, Projektphasen und im Projekt zu erstellende Artefakte (Deliverables) direkt in das Werkzeug. Dadurch entsteht eine enge Verzahnung zwischen empfohlener Projektvorgehensweise und operativer Projektsteuerung, ohne dass Informationen zwischen verschiedenen Werkzeugen übertragen werden müssen.
Der eigentliche Mehrwert des Tools entsteht daher weniger durch einzelne Funktionen als vielmehr durch die zentrale Verwaltung sämtlicher projektrelevanter Informationen innerhalb einer gemeinsamen Plattform.
SAP-Projekte sind keine gewöhnlichen Softwareprojekte – aber auch keine völlig anderen
Gerne wird behauptet, SAP-Projekte seien grundsätzlich anders als klassische IT-Projekte. Dieser Aussage stimme ich nur teilweise zu.
Auch in SAP-Projekten gelten dieselben Grundprinzipien für erfolgreiches Projektmanagement wie in jedem anderen Softwareprojekt: Anforderungen müssen verstanden, Lösungen entwickelt, getestet und schließlich produktiv gesetzt werden. Zeit, Budget und Qualität bilden auch hier das bekannte Spannungsdreieck des Projektmanagements. Der entscheidende Unterschied liegt bei SAP-Projekten weniger im Projektmanagement selbst als vielmehr in der Art und Weise, wie SAP seine Software einführt. SAP liefert seinen Kunden nicht nur die Software, sondern gleichzeitig eine etablierte Vorgehensweise zur Einführung. Mit Activate bietet SAP ein Rahmenwerk zur Projektumsetzung an, die zahlreiche Erfahrungen aus vergangenen Implementierungs- und Transformationsprojekten bündelt und daraus konkrete Empfehlungen für den Projektablauf ableitet. Ergänzt wird diese Methodik durch standardisierte Roadmaps, Best Practices, Tools, Self-Service Optionen sowie Prozessmodelle und vorgefertigte Testfälle.
Dadurch unterscheiden sich SAP-Projekte deutlich von klassischen Individualentwicklungen: Der Fokus liegt nicht darauf, möglichst viel neu zu entwickeln, sondern zunächst zu prüfen, wie gut sich bestehende Geschäftsprozesse an den SAP-Standard anlehnen lassen, denn jede vermiedene Individualentwicklung reduziert langfristig den Wartungsaufwand und vereinfacht spätere Upgrades erheblich.
Für den Projektleiter bedeutet das allerdings auch, dass neben den klassischen Projektmanagementaufgaben eine Vielzahl weiterer Aktivitäten koordiniert werden müssen, von den Anforderungen aus Fit-to-Standard-Workshops und deren Freigaben über die Verwaltung von Prozessdokumentation, Tests sowie Aufgaben des Change-Managements. Insbesondere letztere machen bei Transformationsprojekten einen nicht unerheblichen Teil des Aufwands aus, möchte man die Bereitschaft der Belegschaft zum Change im Zusammenhang mit dem Fit-to-Standard-Ansatz möglichst engmaschig begleiten. Genau hier entstehen in vielen Projekten die größten organisatorischen Herausforderungen.
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Wie unterstützt SAP CALM im Projektalltag?
Nachdem die organisatorischen Rahmenbedingungen geschaffen sind und das Projekt gestartet wurde, beginnt die eigentliche Arbeit des Projektteams. Aus Sicht eines Projektleiters stellt sich dabei täglich dieselbe Frage: Wo stehen wir aktuell im Projekt und worauf muss heute die Aufmerksamkeit gerichtet werden?
Die Antwort darauf ergibt sich nicht allein aus einer Aufgabenliste. Vielmehr müssen Anforderungen, Geschäftsprozesse, Entwicklungsaufgaben, Tests und Projektfortschritt jederzeit in einen gemeinsamen Zusammenhang gebracht werden.
Genau an dieser Stelle unterscheidet sich Cloud ALM von vielen klassischen Projektmanagementwerkzeugen. Während andere Lösungen häufig lediglich Aufgaben verwalten, verfolgt Cloud ALM den gesamten Weg der fachlichen Anforderung, von der ersten Prozessdiskussion bis zur erfolgreichen Inbetriebnahme der Lösung. Dadurch entsteht jederzeit der Gesamtüberblick über das Projekt, sodass fundierte Entscheidungen getroffen werden können.
Anforderungen verständlich dokumentieren – bevor entwickelt wird
Viele Schwierigkeiten während der Umsetzungsphase eines Projektes lassen sich bekanntermaßen auf deutliche Versäumnisse in der Planungsphase eines Projektes zurückführen. Unvollständig beschriebene Anforderungen führen im Nachgang zwangsläufig zu Rückfragen, Missverständnissen, zusätzlichem Abstimmungsaufwand und schlimmstenfalls zu einer fehlerhaften Umsetzung. Je später diese Probleme erkannt werden, desto teurer wird ihre Behebung.
Daher hat eine saubere Anforderungsverwaltung einen besonders hohen Stellenwert. Cloud ALM ermöglicht es, Anforderungen direkt den jeweiligen Geschäftsprozessen zuzuordnen und während des gesamten Projekts nachvollziehbar weiterzuentwickeln. Änderungen bleiben dokumentiert und können bis zur späteren Umsetzung nachverfolgt werden.
Zu jedem Zeitpunkt lässt sich erkennen,
- warum eine Anforderung entstanden ist
- welchem Geschäftsprozess sie zugeordnet ist,
- welche Umsetzungsaufgaben („User Stories“) daraus resultieren,
- ob diese bereits entwickelt wurden,
- und ob die Umsetzung erfolgreich getestet wurde.
Durch diese Transparenz reduziert sich der Aufwand Zusammenhänge zwischen Anforderungen, Entwicklung und Test manuell nachvollziehen zu müssen, insbesondere bei größeren Transformationsprojekten erheblich.
Geschäftsprozesse im Fokus eines SAP-Projekts
SAP verfolgt mit dem Activate-Framework konsequent den Ansatz, Implementierungsprojekte an den Geschäftsprozessen eines Unternehmens auszurichten. Die Herausforderung besteht also meist nicht darin, Software zu installieren, sondern gemeinsam mit dem Kunden zu entscheiden, welche Geschäftsprozesse künftig durch einen SAP-Standardprozess abgebildet werden können und an welchen Stellen Erweiterungen des Standards notwendig sind.
Cloud ALM unterstützt diesen Ansatz durch eine integrierte Prozessmodellierung auf Basis von BPMN. Geschäftsprozesse können direkt innerhalb des Tools dokumentiert und mit Anforderungen sowie weiterer Projektdokumentation verknüpft werden.
Der Vorteil besteht hier weniger in der Modellierung selbst als vielmehr darin, dass sämtliche Projektbeteiligten auf dieselbe Informationsbasis zugreifen. Diskussionen über unterschiedliche Dokumentversionen oder verstreute Prozessbeschreibungen lassen sich dadurch deutlich reduzieren.
Gerade in längeren Projekten entsteht sehr schnell eine Vielzahl von Dokumenten, Präsentationen und Workshop-Ergebnissen. Werden diese Informationen konsequent an zentraler Stelle gepflegt, entwickelt sich Cloud ALM im Laufe des Projekts zu einer belastbaren Wissensbasis und damit einem echten „Single Source of Truth“.
Natürlich ersetzt das integrierte Dokumentenmanagement kein spezialisiertes Enterprise Content Management System. Für die meisten Projektartefakte reicht die Funktionalität jedoch vollkommen aus und spart die Pflege zusätzlicher Ablagestrukturen.
Entwicklungsaufgaben: Aufgabensteuerung statt Aufgabenverwaltung
Jedes Projektmanagementwerkzeug kann Aufgaben verwalten. Der eigentliche Unterschied zeigt sich jedoch darin, wie diese Aufgaben miteinander zusammenhängen.
Cloud ALM unterscheidet dabei zwischen unterschiedlichen Arbeitselementen wie Anforderungen, Projektaufgaben, User Stories oder technischen Umsetzungsaufgaben. Diese lassen sich Verantwortlichen zuweisen, priorisieren, terminieren und projektbezogen auswerten.
Dank SAP Activate entstehen viele Aufgaben nicht erst zur Projektlaufzeit, sondern können direkt aus der gewählten Roadmap übernommen werden. Das erleichtert insbesondere den Projektstart erheblich.
Hinzu kommt, dass sich auch Ergebnisse anderer SAP-Werkzeuge übernehmen lassen. So können beispielsweise Maßnahmen aus einem SAP Readiness Check nahezu ohne manuellen Aufwand in Cloud ALM importiert und damit direkt bearbeitet werden. Gerade zu Beginn einer S/4HANA-Transformation entsteht dadurch sehr schnell eine belastbare Grundlage für die weitere Projektplanung.
Integration von Jira und anderen Tools
Natürlich verfügen viele größere Unternehmen bereits über etablierte Werkzeuge wie Jira oder Azure DevOps. In solchen Projekten wird häufig die Frage gestellt, ob Cloud ALM diese Werkzeuge vollständig ersetzen soll. Dies ist häufig gar nicht notwendig: SAP bietet für das Tool verschiedene Integrationsmöglichkeiten an, so dass bestehende Entwicklungswerkzeuge weiterhin genutzt werden können, ohne auf die durchgängige Nachverfolgbarkeit der Projektartefakte in Cloud ALM verzichten zu müssen. Welche Strategie dabei sinnvoll ist, hängt dabei von den organisatorischen Rahmenbedingungen des jeweiligen Unternehmens ab.
Testmanagement – der eigentliche Härtetest eines SAP-Projekts
Spätestens mit Beginn der Testphase zeigt sich, wie gut ein Projekt tatsächlich vorbereitet wurde. Unvollständige Anforderungen, fehlende Prozessdokumentationen oder unklare Verantwortlichkeiten lassen sich spätestens jetzt kaum noch verbergen. Umso wichtiger ist es, dass Anforderungen, Testfälle und Fehler nicht isoliert voneinander verwaltet werden, sondern in einem gemeinsamen Kontext stehen. Dank Cloud ALM können Testfälle direkt aus den dokumentierten Geschäftsprozessen beziehungsweise den zugrunde liegenden Anforderungen abgeleitet werden. Bereits vorhandene Standard-Testfälle aus den SAP-Best-Practices lassen sich übernehmen und projektspezifisch erweitern.
Während der Testdurchführung unterstützt Cloud ALM bei der Organisation von Testpaketen, der Zuweisung an einzelne Tester oder Testteams sowie der Auswertung des Testfortschritts. Offene Testfälle, erfolgreiche Durchläufe oder noch ausstehende Tests lassen sich jederzeit über das integrierte Berichtswesen nachvollziehen.
Detaillierte Informationen zu Funktionalitäten für das Testmanagement in SAP Cloud ALM finden Sie im Blogartikel Testmanagement mit SAP Cloud ALM.
Den Projektfortschritt sichtbar machen
Mit zunehmender Projektgröße steigt erfahrungsgemäß auch der Aufwand für die Berichterstattung. Projektstatus, offene Risiken, Terminabweichungen oder ausstehende Aufgaben müssen regelmäßig für Management, Lenkungsausschuss und Fachbereiche aufbereitet, präsentiert und versendet werden. In vielen Projekten bedeutet dies noch immer, Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen und in Form zu bringen.
Da in Cloud ALM die Anforderungen, Aufgaben, Tests und Defects innerhalb derselben Plattform verwaltet werden, stehen zahlreiche Auswertungen bereits ohne zusätzlichen Pflegeaufwand zur Verfügung. Dadurch lassen sich Projektfortschritt, Sprintstatus oder offene Arbeitspakete ohne Einrichtungsaufwand auswertet und liefern so direkt aktuelle Zahlen für regelmäßige Statusberichte.
Natürlich ersetzt auch dies nicht die Bewertung durch den Projektleiter. Ein Dashboard entscheidet nicht darüber, welche Risiken tatsächlich kritisch sind oder welche Prioritäten im Projekt gesetzt werden müssen, allerdings nimmt es einen erheblichen Teil der manuellen Datensammlung ab und schafft damit mehr Zeit für die eigentliche Steuerung des Projekts.
Abschließende Bewertung
Wo ich aktuell noch Verbesserungspotenzial sehe
So überzeugend Cloud ALM in vielen Bereichen bereits ist, gibt es aus meiner Sicht dennoch Funktionen, die ich mir in meinem Projektalltag wünsche. An erster Stelle steht für mich die Ressourcen- und Kapazitätsplanung. Während Cloud ALM Anforderungen, Aufgaben und Tests sehr gut unterstützt, erfolgt die eigentliche Einsatzplanung von Projektmitarbeitern in meinen Projekten derzeit weiterhin außerhalb des Werkzeugs. Gerade für größere Transformationsprojekte wäre dies meiner Ansicht nach sicher eine sinnvolle Ergänzung.
Ein weiterer Punkt betrifft das formale Änderungsmanagement. Das Tool bietet bereits Möglichkeiten, Freigaben für Anforderungen abzubilden. Für ein konsequentes Scope-Management fehlt mir derzeit jedoch ein verbindlicher Workflow, mit dem Änderungen nach ihrer Genehmigung tatsächlich kontrolliert in den Projektumfang übernommen werden können. Gerade bei größeren Projekten wäre dies ein wirksames Mittel, um Scope Creep zu vermeiden.
Auch im Bereich der Terminplanung sehe ich weiteres Potenzial. Die vorhandene Gantt-Ansicht ermöglicht bereits eine übersichtliche Darstellung von Meilensteinen und Lieferterminen. Komfortfunktionen, wie beispielsweise eine automatische Neuberechnung abhängiger Termine oder die Visualisierung des kritischen Pfades und die Möglichkeit die visualisierten Aufgaben via drag’n’drop neu zu sortieren würden die operative Projektsteuerung meinem Empfinden nach aber deutlich erleichtern und die die Arbeit mit der Gantt-Ansicht auf ein neues Level heben.
Mein Fazit
Wie erfolgreich eine SAP-Einführung verläuft, wird nicht allein durch die Qualität des eingesetzten Hilfsmittels entschieden. Auch SAP-Projekte gelingen erst durch eine saubere Organisation, klare Verantwortlichkeiten und eine konstruktive Zusammenarbeit aller Beteiligten.
Genau dabei unterstützt SAP Cloud ALM.
Aus meiner Sicht liegt die größte Stärke der Plattform nicht in einzelnen Funktionen, sondern in der konsequenten Zusammenführung aller projektrelevanten Informationen. Geschäftsprozesse, Anforderungen, Aufgaben, Tests und Defects bleiben miteinander verknüpft und schaffen genau den Überblick, die ein Projektleiter für fundierte Entscheidungen benötigt.
Cloud ALM ersetzt dabei weder Erfahrung noch professionelles Projektmanagement. Ein schlecht organisiertes Projekt wird dank eines neuen Werkzeugs nicht zwingend erfolgreich. Dort jedoch, wo ein Projektteam bereit ist, die Plattform konsequent als zentrales Arbeitswerkzeug zu nutzen, entfaltet sie ihren größten Mehrwert.
Besonders für Unternehmen, die vor einer S/4HANA-Einführung oder einer größeren SAP-Transformation stehen, bietet Cloud ALM heute bereits einen Funktionsumfang, der weit über eine reine Aufgabenverwaltung hinausgeht. Die enge Verzahnung mit SAP Activate, die durchgängige Nachverfolgbarkeit fachlicher Anforderungen und die spätere Unterstützung des operativen Betriebs machen die Plattform für mich zu einem sinnvollen Begleiter über den gesamten Lebenszyklus eines SAP-Systems.
Mit dem angekündigten Wartungsende des SAP Solution Managers wird sich ohnehin nahezu jedes SAP-Unternehmen früher oder später mit Cloud ALM beschäftigen müssen. Aus meiner Sicht spricht vieles dafür, diesen Schritt nicht erst unter Zeitdruck zu gehen, sondern die Einführung bewusst mit einem anstehenden Transformationsprojekt zu verbinden. So kann das Projektteam frühzeitig Erfahrungen sammeln und gleichzeitig von den Möglichkeiten der Plattform profitieren.
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Ob SAP Cloud ALM für Ihr Projekt tatsächlich den gewünschten Mehrwert bietet, hängt stark von Projektgröße, Organisation und bestehender Werkzeuglandschaft ab. Gerne unterstützen wir Sie dabei, diese Frage gemeinsam zu beantworten und Cloud ALM gewinnbringend in Ihrem Projekt einzusetzen.
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