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Die Mitteilungsverordnung (MV) 2025 verpflichtet Bund, Länder und Kommunen, steuerlich relevante Zahlungen elektronisch an die Finanzbehörden zu melden. Dabei ist insbesondere zu beachten, dass die Meldungen für die Jahre 2024 und 2025 bis zu festen Fristen einzureichen sind. Eine rechtzeitige Umsetzung ist entscheidend, um Sanktionen oder Nachfragen der Finanzbehörden zu vermeiden.
Viele öffentliche Einrichtungen und Behörden im Public Sector sind unsicher, welche Änderungen auf sie zukommen und wie sie ihre Prozesse effizient anpassen können. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Mitteilungsverordnung 2025 digital und unkompliziert mit SAP umsetzen können.
Die Herausforderungen der Mitteilungsverordnung 2025
Die siebte Änderungsverordnung zur Mitteilungsverordnung (§ 93a AO), die am 25. November 2024 in Kraft trat, verpflichtet Bund, Länder, Städte, Kommunen und weitere öffentliche Stellen, ihre steuerlich relevanten Meldungen ausschließlich elektronisch über das KONSENS-Mitteilungsverfahren (KMV) einzureichen. Alle Meldungen müssen künftig über die ELSTER-Schnittstelle erfolgen, Papierformate sind nicht mehr zulässig.
Für viele öffentliche Einrichtungen bedeutet dies einen erheblichen Umstellungsbedarf: Bisherige Prozesse sind stark manuell geprägt, medienbruchbehaftet oder nicht digital integriert. Die Herausforderung besteht darin, zeitgerecht, sicher und gesetzeskonform zu melden. Wer die Frist versäumt, riskiert Sanktionen oder Nachfragen durch die Finanzbehörden.
Besonders problematisch ist, dass die Mitteilungsverordnung von vielen Stellen im Public Sector noch nicht ausreichend kommuniziert wurde. Angestellte in Bund, Ländern, Städten und Kommunen sind daher häufig überrascht, wenn sie sich plötzlich mit der Pflicht zur digitalen Meldung konfrontiert sehen.
Welche Fristen der Mitteilungsverordnung gibt es?
Für Zahlungen aus dem Jahr 2024 wurde die Frist zur Meldung auf den 2. März 2026 verlängert. Ab 2025 müssen Meldungen grundsätzlich bis zum letzten Februartag des Folgejahres eingereicht werden. Grundlage hierfür ist § 93c der Abgabenordnung (AO). Die Übermittlung erfolgt ausschließlich digital, entweder über eine firmeneigene Schnittstelle oder über die sogenannte „Kleinmelderlösung“, die seit Ende Mai 2025 auf elster.de bereitsteht. Die „Kleinmelderlösung“ eignet sich nur für kleine Kommunen oder kleine Organisationen, die nur wenige Zahlungen melden müssen. Alle Meldungen sind direkt an das Bundeszentralamt für Steuern zu übermitteln.
Wer ist betroffen?
Die Mitteilungsverordnung 2025 betrifft vor allem öffentliche Einrichtungen, die SAP einsetzen oder eine non-SAP Systemlandschaft haben. Dazu zählen:
- Öffentliche Einrichtungen auf Bundesebene: Ministerien, Bundesämter, Bundesagentur für Arbeit etc.
- Öffentliche Einrichtungen auf Landesebene: Landesministerien, Hochschulen, Landesämter, Landesbetriebe etc.
- Kommunale Einrichtungen: Stadtverwaltungen, Stadtwerke, kommunale Krankenhäuser etc.
Kurz gesagt: alle Ebenen des Public Sectors, die steuerlich relevante Zahlungen oder Meldungen tätigen, müssen sich auf die neuen Anforderungen einstellen.
Was muss gemeldet werden?
Grundsätzlich müssen alle Zahlungen an Dritte gemeldet werden. Ob diese Beträge beim Empfänger steuerpflichtig sind, überprüft die meldende Stelle nicht. Entscheidend ist ausschließlich, dass die Auszahlung erfolgt ist. Ausgenommen von der Meldepflicht sind kleinere Beträge bis zu 3.000 Euro pro Empfänger und Kalenderjahr innerhalb derselben Organisation. Ebenso entfällt die Pflicht, wenn Zahlungen an Personen erfolgen, die diese im Rahmen ihrer gewerblichen oder freiberuflichen Haupttätigkeit erhalten und diese eindeutig auf ein Geschäftskonto überwiesen werden. Wichtig ist dabei, dass diese Grenze für Bagatellzahlungen nicht mit steuerlichen Freibeträgen wie denen für Übungsleiter oder Ehrenamtliche verwechselt werden darf.
Welche Informationen müssen gemeldet werden?
Die meldepflichtigen Stellen müssen für jede einzelne Zahlung bestimmte Informationen vorliegen haben:
- Name und Anschrift des Zahlungsempfängers
- Geburtsdatum (sofern erforderlich zu erfragen)
- Steuerliche Identifikationsnummer (ebenfalls ggf. abzufragen)
- Bei juristischen Personen: die Wirtschafts-ID bzw. alternativ die Steuernummer
Digitale Lösung: Der ELSTER Connector für SAP
Eine bewährte Lösung für die Einhaltung der Mitteilungsverordnung 2025 ist der ELSTER Connector für SAP. Das Add-On von PIKON bietet eine standardisierte Schnittstelle zwischen Ihrem SAP-System und der ELSTER-Plattform der Finanzbehörden.
Vorteile auf einen Blick
- Direkte Integration
Meldungen werden direkt aus SAP heraus erstellt und elektronisch versendet. Medienbrüche gehören der Vergangenheit an. - Rechtskonform und sicher
Alle Anforderungen der Mitteilungsverordnung 2025 und § 93 AO werden automatisch berücksichtigt. - Erprobte Technologie
Zahlreiche Behörden und öffentliche Einrichtungen in Bund, Ländern, Städten und Kommunen setzen den ELSTER Connector bereits erfolgreich ein. - Kosteneffizient
Keine umfangreichen Eigenentwicklungen nötig, Updates der ELSTER-Schnittstelle werden automatisch unterstützt. - Schnelle Implementierung
Das Add-On lässt sich nahtlos in bestehende SAP-Landschaften integrieren und erfordert kein großes Projekt.
Mit dieser Lösung können Bund, Länder, Städte und Kommunen die MV 2025 sicher und effizient umsetzen, ohne dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zusätzlichen Aufwand haben.
Welche Vorbereitung sollten Sie treffen vor der Implementierung?
Öffentliche Einrichtungen sollten frühzeitig alle potenziell meldepflichtigen Zahlungen identifizieren und die relevanten Informationen in den SAP-Stammdaten erfassen oder ergänzen. Dazu gehören Angaben wie Geburtsdatum oder Steuer-ID der Zahlungsempfänger. Zusätzlich sind Vorlagen für fehlende Daten hilfreich, ebenso wie Informationsschreiben an die Empfänger, um sie über bereits erfolgte Meldungen zu informieren. Dabei sollte klar kommuniziert werden, dass Änderungen zeitnah in SAP aktualisiert werden müssen.
So wird sichergestellt, dass alle melderelevanten Daten sauber gepflegt sind und Meldungen im Rahmen der Mitteilungsverordnung 2025 effizient und rechtssicher übermittelt werden können.
Wie der ELSTER Connector den Alltag erleichtert
Für viele öffentliche Einrichtungen ist die Umstellung auf digitale Meldungen zunächst eine Herausforderung. Mit dem ELSTER Connector können SAP-Anwenderinnen und -Anwender jedoch:
- Meldungen automatisiert erstellen
- Daten direkt aus SAP exportieren
- Fehleranfällige manuelle Prozesse vermeiden
- Zeit und Ressourcen sparen
Dies reduziert nicht nur den Arbeitsaufwand, sondern minimiert auch das Risiko von Verzögerungen oder Fehlern bei der Meldung von steuerlich relevanten Daten.
Fazit
Die Mitteilungsverordnung 2025 stellt Bund, Länder, Städte und Kommunen vor neue Anforderungen in der digitalen Meldung steuerlich relevanter Daten. Mit dem ELSTER Connector für SAP können öffentliche Einrichtungen die MV 2025 effizient, sicher und ohne großen Projektaufwand umsetzen.
Die Lösung bietet Vorteile für alle Ebenen des Public Sectors: Bundesbehörden, Landesbehörden, Hochschulen und kommunale Einrichtungen profitieren gleichermaßen von der automatisierten, rechtskonformen Datenübermittlung. Wer frühzeitig handelt, ist bestens aufgestellt, um die Deadline 2026 einzuhalten und gleichzeitig den digitalen Wandel innerhalb der Verwaltung aktiv zu gestalten.
