Deutschland führte im Jahr 2020 die elektronische Rechnungsstellung für Business-to-Government (B2G)-Aktivitäten ein und setzte dabei den XRechnung-Standard sowie das ZUGFeRD-Format durch, um die Einhaltung der nationalen Gesetzgebung zu gewährleisten. In Zukunft plant Deutschland die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung auch für Business-to-Business (B2B)-Transaktionen, wie im Wachstumschancengesetz vorgesehen. Dieses neue Gesetz wird ab Januar 2027 die elektronische Rechnungsstellung für ausgehende B2B-Rechnungen für Unternehmen verpflichtend machen, während die Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen bereits ab Januar 2025 in Kraft tritt. Die folgenden Abschnitte liefern detailliertere Informationen zu den gesetzlichen Anforderungen und den von SAP angebotenen Lösungen.
Wann müssen Unternehmen in Deutschland die Vorschriften zur B2B-E-Rechnungsstellung einhalten?
Deutschland hat einen klaren Zeitplan für die verbindliche Einführung der elektronischen Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen festgelegt:
1. Januar 2025
- Alle deutschen Unternehmen (Steuerpflichtigen) müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen (eRechnungen) zu empfangen und zu verarbeiten.
- Das Versenden von eRechnungen bleibt für alle deutschen Unternehmen freiwillig.
- Während dieses Zeitraums können Papier-Rechnungen weiterhin ohne Zustimmung des Empfängers versendet werden, während PDFs und andere elektronische Formate mit Zustimmung des Empfängers erlaubt sind. Die Bearbeitung der Papierrechnungen kann weiterhin auf die übliche Weise erfolgen.
1. Januar 2027
- Das Versenden von eRechnungen wird für deutsche Unternehmen (Steuerpflichtige) mit einem jährlichen Umsatz von €800.000 oder mehr verpflichtend.
- Für alle anderen deutschen Unternehmen bleibt das Versenden von eRechnungen freiwillig.
- Auch hier können vorübergehend Papier-Rechnungen ohne Zustimmung des Empfängers versendet werden, und PDFs oder andere elektronische Formate sind erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt. Die Bearbeitung der Papierrechnungen kann weiterhin auf die übliche Weise erfolgen.
1. Januar 2028
- Deutsche Unternehmen (Steuerpflichtige) mit einem jährlichen Umsatz von weniger als €800.000 werden verpflichtet sein, Rechnungen elektronisch zu versenden.
Wer muss die B2B-E-Rechnungsvorschriften in Deutschland einhalten?
Die Vorschriften gelten für alle Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind:
- Geschäftssitze
- Geschäftsleitungen
- Wohnsitze
- Betriebsstätten
Sie umfassen auch Unternehmen, die in Gebieten tätig sind, die unter das deutsche Umsatzsteuergesetz fallen. Unternehmen, die in Deutschland umsatzsteuerlich registriert sind, jedoch keinen physischen Sitz oder Wohnsitz im Land haben, fallen jedoch nicht unter diese Vorschrift.
Bei der Prüfung des Geltungsbereichs von Rechnungen sind bestimmte Kriterien zu berücksichtigen. Inländische Rechnungen – also solche, bei denen sowohl der Lieferant als auch der Empfänger in Deutschland ansässig sind – fallen unter diese Vorschrift. Es gibt jedoch Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen, insbesondere solche mit einem Gesamtbetrag von weniger als €250, sowie für Fahrkarten. Ausländische Rechnungen, einschließlich innergemeinschaftlicher Transaktionen und vereinfachter Rechnungen, sind ausdrücklich von dieser Vorschrift ausgenommen.
Welche Formate und Kanäle werden für eRechnungen genutzt?
Überblick über digitale Formate für E-Rechnungen in Deutschland
In Deutschland müssen elektronische Rechnungen dem europäischen Standard für elektronische Rechnungsstellung, EN 16931, entsprechen. Diese Anforderung fördert die Einheitlichkeit und stellt sicher, dass eRechnungen den regulatorischen und rechtlichen Rahmenbedingungen entsprechen.
Das XRechnung-Format, das auf einer XML-Struktur in UBL 2.1 oder CII-Syntax basiert, wird derzeit für Business-to-Government (B2G)-Transaktionen verwendet. Seine Anwendung wird jedoch bald auf Business-to-Business (B2B)-Transaktionen ausgeweitet.
Das ZUGFeRD 2.0-Format (auch bekannt als Factur-X) ermöglicht einen hybriden Ansatz, indem es sowohl menschenlesbare als auch maschinenlesbare Komponenten in einer einzigen Datei kombiniert. Diese PDF/A-3 mit einer eingebetteten XML-Datei in CII-Syntax wird häufig per E-Mail versendet. Es wird derzeit ebenfalls für B2G-eRechnungen verwendet.
Plattformen zur Unterstützung der B2B-E-Rechnungsstellung
Beim Versand elektronischer Rechnungen gibt es verschiedene Kanäle, die in Kombination mit den oben genannten Formaten genutzt werden können:
- Peppol
- EDI (wenn dies zwischen den Partnern vereinbart ist und alle erforderlichen Rechnungsinformationen gemäß EN 16931 extrahiert werden können)
Welche Rolle wird SAP bei der E-Rechnungsstellung in Deutschland spielen?
Aktuell verfügbare Lösungen:
- Versand von ausgehenden Rechnungen per E-Mail (im CII- oder ZUGFeRD-Format) und Verarbeitung ausgehender Rechnungen über das Peppol-Netzwerk (XRechnung-Format) für B2B- und B2G-Transaktionen.
- Empfang von eingehenden Rechnungen per E-Mail (im CII- oder ZUGFeRD-Format) und Verarbeitung eingehender Rechnungen über das Peppol-Netzwerk (XRechnung-Format) für B2B-Transaktionen.
Lizenzanforderungen:
- Der Zugriff auf diese Lösungen erfordert den Erwerb der Lizenz für die ‘SAP Document and Reporting Compliance, Cloud Edition’.
Wie wird die E-Rechnungslösung in SAP aussehen?
Vorteile von SAP Document and Reporting Compliance (DRC):
- Effizienz und Kostenreduzierung: Die elektronische Rechnungsstellung reduziert den Papierverbrauch und führt zu Kosteneinsparungen und erhöhter Effizienz.
- Echtzeit-Tracking: Das Echtzeit-Tracking von Rechnungen ermöglicht eine schnellere Verfügbarkeit von Vorsteuerabzügen.
- Reduktion von Fehlern: Automatisierung verringert manuelle Erfassungsfehler.
- Verbesserte Liquidität: eInvoicing ermöglicht eine schnellere Zustellung von Rechnungen und verbessert damit den Cashflow.
- Sicherheit: Die sichere Übermittlung elektronischer Rechnungen senkt das Risiko von Betrug und Datenverletzungen.
- Transparenz: Die elektronische Rechnungsstellung verbessert die Transparenz von Transaktionen und erleichtert das Rechnungsmanagement.
Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation. Auch wenn es noch einige Herausforderungen zu bewältigen gibt, liegen die Vorteile auf der Hand: Unternehmen, die die elektronische Rechnungsstellung einführen, können mit mehr Effizienz, Kostensenkungen und einer besseren Einhaltung der Vorschriften rechnen. Die Lösungen von SAP unterstützen diesen digitalen Wandel und ermöglichen es Unternehmen, ihre lokalen gesetzlichen Anforderungen einzuhalten und sich in der sich ständig weiterentwickelnden digitalen Wirtschaft einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. SAP Document & Reporting Compliance ist eine ganzheitliche, integrierte und strategische SAP-Lösung, die eine langfristige, durchgängige Compliance mit verschiedenen länderspezifischen rechtlichen Anforderungen weltweit anstrebt.
Warum sollten Sie PIKON als Partner für Ihr Compliance-Projekt wählen?
Bei PIKON haben wir ein Kompetenzzentrum für rechtliche Anforderungen eingerichtet, in dem unser Team aus erfahrenen Beratern stets über die neuesten Entwicklungen und Anforderungen informiert ist, zum Beispiel in Bezug auf SAP Document & Reporting Compliance und PEPPOL.
Wir kombinieren unser SAP-Know-how und unser tiefgreifendes Wissen über rechtliche Anforderungen mit der Erfahrung aus vielen Projekten, um Ihnen bei Ihrer strategischen Roadmap zur digitalen Transformation und der Erfüllung länderspezifischer rechtlicher Anforderungen zu helfen.
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