Suchen Sie auch nach einer Möglichkeit, länderspezifische E-Invoicing-Anforderungen weltweit einheitlich zu erfüllen, wie z.B. die B2G E-Invoicing-Anforderungen in Deutschland (Austausch von elektronischen Rechnungen „XRechnung“), Belgien, Niederlande, Norwegen, Österreich, Singapur, …? Setzen Sie SAP ECC oder SAP S/4HANA ein? Dann haben Sie vielleicht die Begriffe „PEPPOL“ und „SAP Document and Reporting Compliance“ gehört.
Aber was ist PEPPOL und was ist SAP Document Compliance? Wie werden die beiden Technologien miteinander verbunden, um die digitale Konformität sicherzustellen? Wie funktioniert PEPPOL und für welche Länder ist es einsetzbar? In diesem Blogbeitrag beantworte ich diese Fragen und gebe Ihnen weitere Informationen, wie Sie SAP Document Compliance mit PEPPOL verbinden können, und so die Einhaltung unterschiedlicher länderspezifischer gesetzlicher Anforderungen weltweit sicherstellen.
Gründe für den weltweiten Einsatz von PEPPOL zur Übermittlung elektronischer Dokumente
PEPPOL, zunächst ein Akronym für Pan-European Public Procurement On-Line, begann 2008 als Testprojekt der Europäischen Kommission. Ursprüngliches Ziel des Projekts war es, Unternehmen in die Lage zu versetzen, im Beschaffungsprozess elektronisch mit allen europäischen öffentlichen Einrichtungen zu kommunizieren. Seitdem nutzen viele Europäische Regierungen und Unternehmen die PEPPOL-Platform und diese hat sich deutlich über die ursprüngliche Intention hinaus entwickelt. Auch Länder außerhalb Europas (Australien, Singapur, Neuseeland) haben PEPPOL übernommen. Daher erfuhr der Name PEPPOL seit der weltweiten Übernahme im Oktober 2019 ein Re-Branding und ist seither keine Abkürzung mehr. Übergeordnetes Ziel ist heute der sichere und einfache Austausch elektronischer Dokumente (z.B. E-Rechnungen, E-Bestellungen) zwischen öffentlichen und privaten Einrichtungen weltweit, indem eine Reihe von technischen Spezifikationen für Purchase-to-Pay-Geschäftsprozesse bereitgestellt werden. PEPPOL ist jedoch kein weiteres E-Procurement-System. Es ist ein europäisches Netzwerk, das für den elektronischen Datenaustausch entwickelt wurde, um sichere elektronische Transaktionen zwischen Käufern, Verkäufern und Regierungsbehörden zu erleichtern.
In diesem Zusammenhang basiert PEPPOL auf 3 Komponenten:
- Das Netzwerk (PEPPOL E-Delivery Network), das interoperable E-Procurement-Lösungen bietet
- Die Dokumentenspezifikationen (PEPPOL Business Interoperability Specifications ‚BIS‘) basieren auf der UBL (Universal Business Language) XML
- Der rechtliche Rahmen, der die Netzverwaltung definiert (PEPPOL Transport Infrastructure Agreements, „TIA“)
Mit diesen Komponenten bietet PEPPOL eine Vereinfachung und Verbesserung des Onboarding-Prozesses für Käufer und Lieferanten, die elektronische Dokumente austauschen möchten.
Was ist SAP Document Compliance?
SAP Document Compliance, auch bekannt als SAP eDocument Solution, ist eine strategische, End-to-End-Lösung sowohl für SAP ECC als auch für SAP S/4HANA. Sie dient zur Erstellung von elektronischen Rechnungen im jeweiligen länderspezifischen XML-Format (viele Länder werden abgedeckt), basierend auf den SAP SD- oder SAP FI-Fakturen in Ihrem SAP-System. Mit dem integrierten SAP eDocument Cockpit bietet SAP Document Compliance eine sehr benutzerfreundliche SAP-integrierte Umgebung zur Verwaltung und Überwachung aller verschiedenen übermittelten elektronischen Rechnungen pro Land. Während SAP Document Compliance für die Generierung der erforderlichen XML-E-Rechnungen verwendet wird, werden sie mit PEPPOL automatisiert an den E-Rechnungsempfänger übertragen.
Innerhalb des SAP eDocument Frameworks wird für jede elektronische Rechnung, die übertragen werden soll, ein SAP eDocument erstellt. Dieses wird automatisch in das erforderliche XML-Format gemappt, bevor es an den Rechnungsempfänger übermittelt wird. Da SAP ein zertifizierter PEPPOL-Anbieter ist, verfügt SAP über einen eigenen zertifizierten PEPPOL Access-Point für den Versand und Empfang von elektronischen XML-Rechnungen. Nach der Übermittlung wird die XML-Rechnung an den Sender-Access-Point der SAP Cloud Platform (SAP Document Compliance, PEPPOL Access Point), gesendet, wo sie verarbeitet und an den PEPPOL Empfänger-Access-Point weitergesendet wird. Parallel wird die Rückantwort an das SAP eDocument Cockpit geleitet und das Dokument aktualisiert.
Derzeit (Stand 08/2020) bietet SAP Document Compliance eine PEPPOL-integrierte Lösung für Deutschland (XRechnung), Belgien, die Niederlande, Schweden, Norwegen und Dänemark. Weitere länderspezifische Lösungen (wie z.B. Österreich usw.) für ein späteres Release sind in der Entwicklung. Wollen Sie für ein bestimmtes Land wissen, ob es auf der SAP Document Compliance PEPPOL-Roadmap steht? Dann stellen Sie mir Ihre Frage einfach über das Kommentarfeld am Ende des Artikels. Bitte lesen Sie auch unseren Blog-Post „XRechnung: E-Invoicing in Deutschland mit SAP Document Compliance„, um mehr über die Anforderungen des XRechnung-Prozesses und deren technische Umsetzung mit SAP Document Compliance zu erfahren.
Neben den in PEPPOL integrierten Lösungen bietet SAP Document Compliance auch Lösungen für Länder, in denen der Austausch elektronischer Rechnungen nicht über PEPPOL erforderlich ist, wie z. B. SDI in Italien, die E-Regularien in der Türkei, SII in Spanien, CFDI und Complemento de Pago in Mexiko, RTIR in Ungarn usw. Für diese Länder kann SAP Document Compliance mit anderen Datenübertragungsplattformen wie SAP PI, SAP CPI, IBM Sterling B2B Integrator oder anderen Middleware-Systemen von Drittanbietern (z.B. Edicom, INPOSIA usw.) verbunden werden, und so die Einhaltung der länderspezifischen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung gewährleisten.
Im Blogpost „SAP Document Compliance: weltweit legale Anforderungen erfüllen“ erfahren Sie, die technische Arbeitsweise und die Prozessabläufe von SAP Document Compliance. Ihre Fragen hierzu, können Sie mir ebenfalls gerne im Kommentarfeld am Ende des Artikels stellen.
So funktioniert der Austausch elektronischer Rechnungen mit PEPPOL – Das 4-Corner-Modell
Das PEPPOL E-Delivery-Netzwerk verwendet ein auf Access Points basierendes „4-Corner-Modell“ für die Verarbeitung und den Austausch von XML-E-Rechnungen, die innerhalb des SAP eDocument Cockpit erstellt werden. Das 4-Corner-Modell lässt sich mit dem für Mobiltelefone verwendeten Modell vergleichen, bei dem jedes Mobiltelefon seinen eigenen Netzbetreiber hat und die Anbieter zusammenarbeiten müssen, um ihre Kunden zu verbinden.
Im Falle von PEPPOL müssen diese zertifizierten Access-Points, die PEPPOL-Norm BIS Billing 3.0 (BIS = PEPPOL Business Interoperability Specifications) mit der Core Invoice Usage Specification (CIUS) unterstützen. Diese Norm basiert auf EN16931, die ein Ergebnis der Europäischen Richtlinie 2014/55/EU für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Beschaffungswesen ist.
Die Darstellung zeigt den folgenden Ablauf für den Austausch von E-Rechnungen mit PEPPOL:
- Eine elektronische Rechnung im XML-Format (erstellt aus einem SAP eDocument) wird von Ihrem SAP ERP-System an Ihren angeschlossenen PEPPOL Access-Point (z.B. SAP PEPPOL Access Point, aber auch jeder andere PEPPOL-zertifizierte Access-Point) gesendet.
- Ihr (Sender-) PEPPOL Access-Point nutzt die PEPPOL Infrastruktur, um die benötigten Informationen des Empfängers und seines PEPPOL Access Points zu sammeln.
- Die elektronische Rechnung wird an den PEPPOL Access-Point des Empfängers gesendet.
- Der Empfänger Access-Point übermittelt die elektronische Rechnung and das ERP-System des Empfängers.
Wo liegen die Vorteile von PEPPOL?
Die Hauptvorteile des 4-Corner-Modells von PEPPOL:
- Sie haben die freie Wahl, jeden Access-Punkt in jedem Land zu nutzen
- Sie müssen nur eine Vereinbarung unterzeichnen und können sich so mit allen verfügbaren Access Points verbinden
- Keine Roaming-Gebühren zwischen den PEPPOL Access-Points
- Es sind keine Partner-abhängigen Nachrichtenprotokolle, -richtlinien oder Mappings nötig
- Einfacher Wechsel der Business-Partner zu anderen Providern
- Einfacher Wechsel von Änderungen der Zertifikate durch den Provider
- PEPPOL übernimmt die Sicherheit
- Eine PEPPOL-integrierte SAP-Lösung gewährleistet die Einhaltung der länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, die die Datenübermittlung durch PEPPOL erfordern (z.B. Deutschland, Norwegen, Belgien, Niederlande usw.).
Wie sicher ist die Übermittlung von E-Rechnungen mittels PEPPOL?
Da elektronische Rechnungen wichtige, vertrauliche Informationen enthalten, ist die Datensicherheit beim Austausch von entscheidender Bedeutung. Das 4-Corner-Modell von PEPPOL bietet einen hohen Sicherheitsstandard. Jeder Teilnehmer muss sich beim PEPPOL-Netzwerk registrieren und erhält eine PEPPOL-ID zugewiesen. Mit dieser eindeutigen ID wird die Identität der angeschlossenen Parteien festgestellt. Zusätzlich verschlüsseln die PEPPOL Access-Points die gesamte Kommunikation unter Verwendung einer Public Key Infrastructure (PKI).
Darüber hinaus bietet die PEPPOL-Infrastruktur zwei Dienste zum Sammeln und zum Austausch von Informationen zwischen den Access Points:
- Der PEPPOL Service Metadata Provider (SMP) fungiert als Adressbuch oder Unternehmensregister, das Einzelheiten zu den Teilnehmern einer bestimmten E-Procurement-Gemeinschaft enthält. Der SMP wird in der Regel als Ergänzung zu einem Access-Point bereitgestellt, da er die Angaben des Kunden zum Access-Point veröffentlicht.
- Der PEPPOL Service Metadata Locator (SML) ist ein zentralisierter Dienst, mit dem festgelegt wird, welcher SMP für die Ermittlung von Lieferdetails eines PEPPOL-Teilnehmers verwendet werden muss. Er gewährleistet sozusagen, dass sich alle Access Points und die dazugehörigen Empfänger kennen.
Welche Länder nutzen PEPPOL zur Übertragung von elektronischen Rechnungen?
Derzeit (Stand 08/2020) wird PEPPOL offiziell in 28 Ländern in Europa sowie in Australien, Kanada, Neuseeland, Singapur und den USA eingesetzt, wobei die PEPPOL-Behörden in 13 Ländern angesiedelt sind.
Nachstehend finden Sie eine Liste der wichtigsten Länder, die PEPPOL angenommen haben, und ihrer PEPPOL-Behörden (falls zutreffend)
- Australien, Australian Taxation Office (ATO)
- Belgien, Beleid en Ondersteunning – Stratégie Appui (BOSA)
- Dänemark, Danish Business Authority (ERST)
- Deutschland, Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT)
- England, Department of Health and Social Care (NHS)
- Frankreich
- Irland, Office of Government Procurement
- Italien, Agency for Digital Italy (AGID)
- Neuseeland, Ministry of Business Innovation and Employment (MBIE)
- Niederlande, SimplerInvoicing
- Norwegen, Agency for Public Management and eGovernment (Difi)
- Österreich
- Polen, Ministry of Economic Development (MR)
- Schweden, Agency for Digital Government (DIGG)
- Singapur, Info-communications Media Development Authority (IMDA)
So unterstützt PIKON Sie bei Ihrem SAP Compliance Projekt:
Bei PIKON haben wir ein Kompetenzzentrum für rechtliche Anforderungen eingerichtet, in dem sich unser Team von Fachberatern über die neuesten Entwicklungen im Bereich SAP Document Compliance und PEPPOL auf dem Laufenden hält. Wir kombinieren unsere SAP-Expertise und fundierte Kenntnisse der rechtlichen Anforderungen mit der Erfahrung aus vielen Projekten, um Sie bei Ihrer strategischen Roadmap zur digitalen Transformation und der Einhaltung länderspezifischer rechtlicher Anforderungen zu unterstützen. Wenn Sie Fragen haben, oder besprechen möchten, wie PIKON Ihnen bei Ihrem Geschäftsfall helfen kann, zögern Sie nicht, einen Kommentar zu hinterlassen oder ein Web-Meeting anzufordern. Ich helfe Ihnen gerne weiter und werde mich so schnell wie möglich bei Ihnen melden.