So setzen Sie das mexikanische CFDI Gesetz in Ihrem SAP-System um

UPDATE: Lesen Sie auch den Artikel zu den aktuellen CFDI-Änderungen 2021!

Mexiko gilt als attraktiver Business-Standort, denn die Löhne sind selbst für gut ausgebildete Arbeiter niedrig und die Transportkosten in die USA und Kanada sind günstig. Die Nähe zu den großen Märkten in Nordamerika sorgt auch für schnellere Produktionszeiten, ganz zu schweigen von der vereinfachten Kommunikation dank ähnlicher  Zeitzonen.

Das „North American Free Trade Agreement“ (NAFTA) zwischen Mexiko, Kanada und den USA brachte viele Vorteile für diejenigen, die in Mexiko geschäftlich tätig sind. Die Staaten verzichteten gegenseitig auf die Erhebung von Zöllen und vereinbarten verschiedene Abkommen und Rechtsverfahren, die auch internationale Rechte für Geschäftsinvestoren beinhalten. Derzeit gehört Mexiko zu den größten und gleichzeitig offensten Volkswirtschaften der Welt, dank seines weitreichenden Systems von Steuer- und Handelsabkommen sowie vieler Abkommen zum Informationsaustausch.

So meistern Sie die Herausforderungen der mexikanischen Geschäftswelt

Egal ob Sie bereits in Mexiko tätig sind oder planen, dorthin zu gehen: Sie werden natürlich mit einigen Herausforderungen konfrontiert. Dazu zählen die Sprachbarriere und kulturelle Unterschiede, aber auch spezielle gesetzliche Anforderungen. Ich empfehle Ihnen daher, Ihr SAP ERP System an die lokalen rechtlichen Vorgaben anzupassen, sonst drohen hohe Strafzahlungen. Eine solche wichtige rechtliche Vorgabe ist das CFDI (Comprobantes Fiscal Digital por Internet).

Wie die mexikanische Regierung mit CFDI die Steuerhinterziehung bekämpft

2014 hat der Tax Administration Service (SAT) der mexikanischen Bundesregierung eine Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung in Kraft gesetzt. Jede Firma, die einen Jahresumsatz von mehr als 250.000 Pesos (ungefähr 11.000 Euro) in Mexiko erzielt, muss eine digitale Steuerquittung, Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) genannt, nutzen. Im Grunde ist das CFDI eine elektronische Rechnung, mit der sofort die Identität und die Steuerberechtigung der unterzeichnenden Person überprüft werden kann.

Aber das CFDI ist mehr als ein eInvoicing Prozess. Vielmehr regelt die Verordnung verschiedene Vorgaben der elektronischen Buchhaltung in Bezug auf Kontenplan, Kontensalden und Journalbuchungen. Der Hauptfokus liegt auf der Transparenz, die das eInvoicing-Verfahren schafft. Damit kann die mexikanische Regierung sicherstellen, dass die korrekten Steuern abgeführt werden.

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Darum sollten Sie Ihr SAP ERP System an das CFDI anpassen

Die mexikanische CFDI-Verordnung betrifft den Dokumentenfluss zwischen dem SAP Finanz-Modul FI und dem Vertriebs-Modul SD und gilt für Verkaufsrechnungen, Gutschriften, Lastschriften und Bestellrechnungen. Laut der neuesten Version der CFDI (CFDI 3.3.), läuft ein typischer, mexikanischer Verkaufsrechnungsprozess in SAP ERP wie folgt ab:

1. Zuerst wird eine SD-Rechnung erstellt. Aus dieser Rechnung erstellt Ihr SAP ERP System ein elektronisches Dokument (IDoc), das alle rechtlich nötigen Informationen enthält. Oft verlangen die Kunden mehr Informationen auf solchen Rechnungen, wie z. B. die Bestellnummer. So können sie Ihre Rechnung schneller verarbeiten. Im IDoc gibt es ein spezielles Feld, „Addenda“ genannt, um genau solche kundenspezifischen Daten einzutragen.
2. In einem zweiten Schritt sendet das System das IDoc an ein Middlewaresystem, das dieses IDoc in eine XML-Datei umwandelt. Dieses Format wurde von der mexikanischen SAT-Behörde vorgegeben.
3. Die XML-Datei wird dann an einen PAC („Proveedor Autorizado de Certificación“) gesendet. Das ist ein autorisierter Zertifizierungsanbieter, der für die gesamte Kommunikation zwischen den Verkäufern und den mexikanischen Steuerbehörden zuständig ist.
4. Der PAC bittet die SAT, das eingereichte Dokument zu verifizieren. Ist das Dokument valide, hängt die SAT an die XML-Datei eine universelle, eindeutige Kennung, die einen Genehmigungscode enthält (UUID). Mit dieser UUID kann die SAT-Behörde alle relevanten CFDI Dokumente und die dazugehörigen Zahlungen nachverfolgen. Die mexikanischen UUIDs enthalten einen 32-ig stelligen Code. Sollte die Behörde das XML-Dokument ablehnen, hängt sie einen Ablehnungscode an die Datei, die den Grund für die Ablehnung angibt.
5. Im nächsten Schritt erhält der PAC das genehmigte Dokument im XML-Format von der SAT und sendet es an das Middlewaresystem.
6. Dieses Middlewaresystem wandelt die XML-Datei wieder zurück in ein SAP IDoc. Danach wird es automatisch in Ihr SAP ERP System übertragen. Das System aktualisiert automatisch den Stand der Genehmigung. Wurde das Dokument genehmigt, aktualisiert das System die Verkaufsrechnung und den dazugehörigen Buchhaltungsbeleg automatisch mit der UUID. Wurde die Rechnung abgewiesen, informiert Ihr ERP-System den Ersteller automatisch darüber, dass er die Rechnung ändern muss. Sobald er die Änderungen eingepflegt hat, wird ein neues IDoc generiert und der Genehmigungsprozess startet erneut.
7. Nach der Genehmigung wird die Rechnung als XML-Datei und, sofern nötig, als Ausdruck an den Endkunden geschickt. Sie müssen Ihrem Kunden diese XML-Dateien zur Verfügung stellen, da er nach mexikanischem Recht dazu verpflichtet ist, diese 5 Jahre lang aufzubewahren.

Sie müssen dem LKW-Fahrer, der Ihre Ware zum Kunden bringt, einen Ausdruck der genehmigten Rechnung übergeben. Das mexikanische Recht schreibt vor, das die genehmigte Rechnung bei jeder Lieferung vorliegen muss.

Diese Herausforderungen warten auf Sie, wenn Sie Ihr SAP ERP CFDI-konform machen möchten

• Die mexikanischen Behörden veröffentlichen häufig neue Versionen der CFDI-Verordnung. Somit ändern sich die rechtlichen Anforderungen oft. Dies verzögert natürlich die komplette Integration und Wartung aller CFDI-Anforderungen in Ihrem ERP System. Zudem müssen Sie sich immer über Updates auf dem Laufenden halten und Ihr ERP System entsprechend anpassen. PIKON hilft Ihnen bei diesen Anpassungen und stellt sicher, dass Ihr ERP System immer auf dem neuesten Stand der aktuellen CFDI-Version ist. Sprechen Sie uns an, wenn Sie Unterstützung bei der Anpassung Ihres ERP Systems brauchen.
• Wahrscheinlich haben Sie einige Kunden, die spezifische Informationen auf den Verkaufsrechnungen benötigen. Diese kundenspezifischen Anforderungen müssen in die CFDI-Anpassung eingebaut werden, was die Integration verkompliziert.
• Zu guter Letzt geht es um die Schaffung eines Prozesses mit maximalem Automatisierungsgrad, um Ihr SAP-ERP-System mit allen erforderlichen SAT-Informationen auf den neuesten Stand zu bringen. So vermeiden Sie die hohen Strafen, die von der mexikanischen Regierung verhängt werden.