Inhalt
Einleitung
Österreich zählt zu den Vorreitern der elektronischen Rechnungsstellung in Europa. Bereits 2014, und damit früher als viele andere EU-Mitgliedstaaten, verpflichtete das Land Lieferanten des Bundes zur Übermittlung strukturierter E-Rechnungen. Heute verfügt Österreich über ein klar strukturiertes System mit zwei zentralen Plattformen sowie eindeutig definierten Formaten und Prozessen. Bemerkenswert ist, dass die elektronische Rechnungsstellung im privatwirtschaftlichen Bereich (B2B), anders als in Nachbarländern wie Deutschland und Italien, weiterhin vollständig freiwillig ist.
Wer mit österreichischen öffentlichen Auftraggebern Geschäfte tätigt, kommt unabhängig davon, ob es sich um einen inländischen oder ausländischen Lieferanten handelt, an diesen Vorgaben nicht vorbei. In diesem Blogbeitrag geben wir einen umfassenden Überblick über die rechtlichen Rahmenbedingungen, die Plattformen, die zulässigen Formate, die Übermittlungsoptionen und die Folgen einer Nichteinhaltung.
Was ist eine E-Rechnung und warum setzt Österreich darauf?
Eine E-Rechnung ist mehr als eine Rechnung, die als PDF per E-Mail versendet wird. Gemeint sind strukturierte, maschinenlesbare Dokumente, üblicherweise im XML-Format, die ohne manuelle Eingriffe automatisiert durch die Systeme des Empfängers verarbeitet werden können.
Österreich hat die E-Rechnung aus mehreren Gründen eingeführt:
- Mehr Transparenz bei der öffentlichen Beschaffung
- Geringere Verwaltungskosten für Unternehmen und Behörden
- Schnellere Zahlungsprozesse zwischen Lieferanten und öffentlichen Auftraggebern
- Weniger Verarbeitungsfehler durch automatisierte Validierung
- Lückenlose Prüfpfade zur Unterstützung der regulatorischen Kontrolle
Darüber hinaus entspricht das System der europäischen Norm EN 16931 und erleichtert österreichischen Unternehmen damit den grenzüberschreitenden Handel innerhalb der EU.
Die Entwicklung der E-Rechnung in Österreich
Österreich hat die elektronische Rechnungsstellung schrittweise und systematisch eingeführt:
Jahr | Meilenstein |
2012 | Das IKT-Konsolidierungsgesetz (IKTKonG) wird verabschiedet. Elektronische Rechnungen erhalten denselben rechtlichen Status wie Papierrechnungen. |
2014 | Die E-Rechnung wird für alle Lieferanten des Bundes verpflichtend. Damit ist Österreich der EU-Richtlinie 2014/55/EU einen Schritt voraus. |
2018 | Die Richtlinie 2014/55/EU wird durch § 368 des Bundesvergabegesetzes 2018 (BVergG 2018) in nationales Recht umgesetzt. |
2020 | Am 18. April 2020 wird die Verpflichtung auf alle zentralen öffentlichen Auftraggeber ausgeweitet. Auf Ebene der Bundesländer und Gemeinden besteht keine gesetzliche Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen. Diese Stellen können sich freiwillig der Bundesplattform anschließen, Peppol nutzen oder eigene Systeme betreiben. |
2023–2025 | Die Formatanforderungen werden verschärft: Die älteren ebInterface-Versionen 4.0, 4.1 und 4.2 werden nicht mehr akzeptiert. Zulässig sind nur noch die Versionen 4.3, 5 und 6. |
Ein interessantes Detail: Österreichische Unternehmen tauschten bereits strukturierte Dokumente aus, bevor moderne Dienstleister für E-Rechnungen auf den Markt kamen. Diese Entwicklung erklärt zum Teil den hohen Verbreitungsgrad digitaler Rechnungen im Land, auch ohne allgemeine B2B-Verpflichtung.
Der rechtliche Rahmen: Welche Gesetze regeln die E-Rechnung in Österreich?
Zwei Rechtsvorschriften bilden die Grundlage des österreichischen Systems:
§ 5 IKT-Konsolidierungsgesetz (IKTKonG): Alle Vertragspartner des Bundes, einschließlich ausländischer Lieferanten, müssen für erbrachte Waren und Dienstleistungen ausschließlich strukturierte elektronische Rechnungen übermitteln. Ausnahmen gelten nur für bestimmte Bereiche, beispielsweise Versicherungs- und Mietverträge, Vorauszahlungen und Mitgliedsbeiträge.
§ 368 Bundesvergabegesetz 2018 (BVergG 2018): Diese Bestimmung setzt die EU-Richtlinie 2014/55/EU in österreichisches Recht um. Österreich entschied sich für eine Minimalumsetzung: Die Verpflichtung gilt ausschließlich für öffentliche Auftraggeber oberhalb der EU-Schwellenwerte.
Zuständige Behörde ist das Bundesministerium für Finanzen (BMF). Die technische Umsetzung übernimmt das Bundesrechenzentrum (BRZ). Nach der offiziellen EU-Klassifizierung verfügt Österreich über ein partielles B2G-Mandat: Auf zentraler Ebene, also beim Bund, ist die E-Rechnung verpflichtend; auf subzentraler Ebene ist sie freiwillig.
B2G, E-Rechnung an österreichische Bundesstellen
Die Verpflichtung in der Praxis
Seit dem 18. April 2020 müssen alle in- und ausländischen Lieferanten strukturierte E-Rechnungen an zentrale öffentliche Auftraggeber übermitteln. Zu diesen Bundesstellen zählen sämtliche Bundesministerien und nachgeordneten Dienststellen sowie das Parlament, die Präsidentschaftskanzlei, der Verwaltungs- und der Verfassungsgerichtshof, die Volksanwaltschaft und der Rechnungshof.
Der Bund akzeptiert keine Papierrechnungen, E-Mails oder PDF-Rechnungen mehr. Ausgenommen ist lediglich der Barzahlungsverkehr. Nicht konforme Rechnungen werden automatisch zurückgewiesen.
Subzentrale Ebene: freiwillig, aber weit verbreitet
Auf Ebene der Bundesländer und Gemeinden besteht keine gesetzliche Verpflichtung, E-Rechnungen zu empfangen. Diese öffentlichen Stellen können:
- sich freiwillig der Bundesplattform e-Rechnung.gv.at anschließen,
- die Peppol-Infrastruktur nutzen oder
- ein eigenes Empfangssystem implementieren.
In der Praxis arbeiten mehr als 50.000 subzentrale öffentliche Auftraggeber mit Peppol-basierten Systemen. Ebenfalls erwähnenswert: Die Bundesbeschaffung GmbH (BBG) betreibt ein eigenes, an das USP angebundenes Rechnungsportal und ist gesetzlich verpflichtet, statistische Daten aus den verarbeiteten Rechnungen auszuwerten.
Die zwei zentralen Plattformen, USP und e-Rechnung.gv.at
Das österreichische System basiert auf zwei zentralen Plattformen, die beide vom BRZ betrieben werden.
Unternehmensserviceportal (USP)
Das vom Bundesministerium für Finanzen entwickelte USP ist die zentrale Schnittstelle zwischen Unternehmen und Verwaltung. Das Portal übernimmt die Benutzerauthentifizierung. Daraus ergibt sich eine Besonderheit des österreichischen Systems: Für E-Rechnungen ist keine elektronische Signatur erforderlich.
Die Identitätsprüfung über das USP reicht aus, um die Authentizität sicherzustellen. Die Registrierung beim USP ist ein einmaliger Vorgang und erfolgt über:
- eine österreichische ID,
- die Handy-Signatur,
- die Bürgerkarte oder
- ein bestehendes FinanzOnline-Konto.
e-Rechnung.gv.at
e-Rechnung.gv.at ist die eigentliche Plattform für E-Rechnungen des Bundes. Sie ist seit 2012 in Betrieb und zur Authentifizierung mit dem USP verbunden. Rechnungen können per direktem Upload, über ein Webformular oder über automatisierte Verbindungen, beispielsweise einen Webservice oder Peppol Access Points, eingereicht werden. Die Nutzung der Plattform ist für Lieferanten kostenlos.
Nach der Übermittlung werden Rechnungen automatisch anhand rechtlicher und technischer Kriterien validiert. Der Absender erhält unmittelbar eine Bestätigung oder eine Fehlermeldung. Aufseiten des Bundes ist die Verarbeitung vollständig in die Haushalts- und Buchhaltungssysteme integriert. Statusinformationen in Echtzeit ermöglichen es Sender und Empfänger zudem, die Rechnung über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg nachzuverfolgen.
ebInterface, Peppol-BIS-Formate und Rechnungsinhalte
Österreich akzeptiert zwei Hauptformate, die beide der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
ebInterface, der nationale Standard
ebInterface ist das nationale XML-Format für E-Rechnungen. Dabei sind die aktuellen Versionsanforderungen zu beachten:
Nach den jüngsten Änderungen akzeptiert das USP ausschließlich ebInterface 4.3, 5 und 6. Die älteren Versionen 4.0, 4.1 und 4.2 werden nicht mehr unterstützt. Die neueren Versionen 5.0 und 6.1 entsprechen vollständig der europäischen Norm und können sowohl in UBL- als auch in CII-Syntax konvertiert werden.
Peppol BIS Billing 3.0, der internationale Standard
Rechnungen, die über das Peppol-eDelivery-Netzwerk versendet werden, müssen im UBL-Format vorliegen. Peppol wird vor allem von ausländischen Lieferanten genutzt, da diese in der Regel über keine österreichische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügen und daher nicht über ebInterface abrechnen können.
Darüber hinaus verwendet Österreich zwei nationale CIUS (Core Invoice Usage Specifications): eine Spezifikation gemäß österreichischem Umsatzsteuerrecht und eine weitere für die besonderen Anforderungen des öffentlichen Sektors. Beide wurden vom Bundesministerium für Finanzen genehmigt.
Verpflichtende Rechnungsinhalte
Eine E-Rechnung an eine österreichische Bundesstelle muss unter anderem folgende Angaben enthalten:
- Angaben zum Absender: Firmenname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Kontaktdaten
- empfangende Dienststelle: Abteilung, Anschrift und zuständiger Bearbeiter
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Lieferantennummer, unter der der Vertragspartner bei der Bundesstelle registriert ist
- Bestellreferenz aus der Bestellung
- Bankverbindung: IBAN und BIC
- Positionsnummer, sofern in der Bestellung angegeben
- Angaben zu den abgerechneten Waren oder Leistungen: Beschreibung, Menge, Einheit und Einzelpreis
- Gesamtbeträge: Brutto, Netto und Umsatzsteuer
- Zahlungsbedingungen
So übermitteln Sie eine E-Rechnung in Österreich, drei Möglichkeiten
Abhängig von Rechnungsvolumen und IT-Voraussetzungen stehen drei Optionen zur Verfügung.
Option 1, manuelle Erfassung über das Webformular auf e-Rechnung.gv.at
Nach der Registrierung beim USP können Rechnungen direkt über ein Onlineformular erstellt werden. Diese Methode ist einfach, aber zeitaufwendig. Sie eignet sich vor allem für kleine und mittlere Unternehmen sowie Einzelunternehmen, die nur wenige Rechnungen an Bundesstellen stellen.
Option 2, direkter Upload über das USP
Bei dieser Variante laden Sie eine in Ihrem eigenen System erzeugte XML-Datei im ebInterface-Format in das USP hoch. Auch hierfür ist eine einmalige USP-Registrierung erforderlich. Diese Option eignet sich für Unternehmen mit einem mittleren Rechnungsvolumen, die Rechnungen bereits im erforderlichen Format erzeugen können.
Option 3, über einen Peppol Access Point oder Dienstleister
Für eine automatisierte Verarbeitung großer Rechnungsvolumen empfiehlt sich die Anbindung über das Peppol-Netzwerk oder einen zertifizierten Dienstleister. Peppol basiert auf dem Vier-Ecken-Modell: Sender und Empfänger sind jeweils mit ihrem eigenen Access-Point-Anbieter verbunden. Dieser validiert die Rechnung, konvertiert sie in Peppol BIS Billing 3.0 und übermittelt sie an die Gegenpartei. Die Verarbeitung erfolgt häufig innerhalb eines Tages.
Gut zu wissen: Bereits an das USP angebundene Dienstleister können Rechnungen ihrer Kunden weiterleiten, ohne dass sich jeder Kunde einzeln registrieren muss. Die Wirtschaftskammer Österreich führt eine Liste zertifizierter Dienstleister und bietet sogar ein Word-Plug-in zur Erstellung von ebInterface-Rechnungen an.
B2B und B2C E-Rechnungen in Österreich, aktueller Stand und Ausblick
Die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen ist in Österreich vollständig freiwillig und setzt eine gegenseitige Vereinbarung der beteiligten Parteien voraus. Damit unterscheidet sich Österreich von Ländern wie Italien, Deutschland, Kroatien und der Slowakei, in denen B2B-Verpflichtungen bereits bestehen oder schrittweise eingeführt werden.
Dennoch führen immer mehr österreichische Unternehmen die E-Rechnung freiwillig ein, insbesondere Unternehmen mit internationalen Kunden. Die Vorteile entsprechen denen in anderen Ländern: effizientere Prozesse, weniger Fehler, schnellere Zahlungen und geringere Rechnungsstellungskosten. Darüber hinaus unterstützt die Rechnungsübermittlung über das Peppol-Netzwerk Unternehmen dabei, die Rechnungsvorschriften des Empfängerlandes automatisch einzuhalten.
B2C: keine Fiskalisierung, keine allgemeine Verpflichtung
Derzeit besteht in Österreich keine allgemeine Verpflichtung, E-Rechnungen an Verbraucher (B2C) auszustellen. Etwaige Fiskalisierungs- oder Echtzeit-Meldepflichten beschränken sich auf bestimmte Branchen oder Transaktionsarten und sind nicht Teil eines allgemeinen B2C-Mandats für E-Rechnungen.
Anforderungen an E-Rechnungen für ausländische Lieferanten in Österreich
Für nicht österreichische Unternehmen ist ein Punkt besonders wichtig: Ausländische Lieferanten österreichischer öffentlicher Auftraggeber unterliegen denselben B2G-Verpflichtungen wie inländische Unternehmen, unabhängig davon, ob sie in Österreich umsatzsteuerlich registriert sind.
Konkret bedeutet dies:
- Übermittlung über die zugelassenen Plattformen in einem akzeptierten Format
- Einhaltung der österreichischen Vergabeverfahren
- Doppelte Compliance-Anforderungen: Die Rechnung muss sowohl den österreichischen B2G-Vorschriften als auch den Regelungen im Herkunftsland des Lieferanten entsprechen.
Da ausländische Unternehmen in der Regel über keine österreichische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügen, erfolgt ihre Rechnungsstellung in der Praxis fast immer über das Peppol-Netzwerk. Die Anbindung an einen Peppol Access Point ist daher für internationale Lieferanten der naheliegendste Weg.
Umsatzsteuer-Reporting und Archivierung
Kein Echtzeit-Reporting, aber strukturierte Daten auf Anfrage
Österreich verfolgt ein Post-Audit-Modell: Derzeit besteht kein mit der E-Rechnung verknüpftes Echtzeit-Reporting für Umsatzsteuerdaten. Unternehmen reichen ihre Umsatzsteuererklärungen weiterhin über die üblichen periodischen Meldewege ein. Im Rahmen einer Betriebsprüfung können die Behörden von bestimmten Unternehmen Buchhaltungs- und Steuerdaten in strukturierten Formaten anfordern. Eine allgemeine verpflichtende SAF-T-Meldepflicht für alle Unternehmen besteht in Österreich nicht.
Wie lange müssen E-Rechnungen archiviert werden?
E-Rechnungen und alle zugehörigen Belege müssen mindestens sieben Jahre aufbewahrt werden; in bestimmten Fällen kommt ein weiteres Jahr hinzu. Eine Archivierung im Ausland ist zulässig, sofern die Rechnungen online zugänglich bleiben. Empfehlenswert ist ein sicheres digitales Archiv mit einer eindeutigen Benennungssystematik, damit Rechnungen bei Betriebsprüfungen oder rechtlichen Anfragen schnell abgerufen werden können.
Welche Folgen hat die Nichteinhaltung?
Österreich setzt die Vorgaben für E-Rechnungen eher operativ als durch Sanktionen durch. Hohe Geldstrafen sind nicht vorgesehen, die praktischen Folgen können dennoch erheblich sein:
- Automatische Zurückweisung nicht konformer Rechnungen durch die Systeme der öffentlichen Verwaltung
- Unmittelbare Zahlungsverzögerungen mit Auswirkungen auf den Cashflow
- Bei wiederholten Fehlern: verstärkte administrative Prüfung und mögliche negative Auswirkungen bei zukünftigen Vergabeverfahren
- Verstöße gegen die Archivierungspflicht können zu einer intensiveren Prüfung durch die Behörden führen.
Fazit und Ausblick, E-Rechnung in Österreich
Die wichtigsten Punkte zur E-Rechnung in Österreich im Überblick:
- Die B2G-E-Rechnung ist auf Bundesebene seit 2014 verpflichtend und wurde im April 2020 weiter ausgeweitet. Die Vorgaben gelten auch für ausländische Lieferanten.
- B2B- und B2C-E-Rechnungen bleiben freiwillig, strukturierte elektronische Rechnungen sind jedoch bereits weit verbreitet.
- Das USP übernimmt die Authentifizierung, während e-Rechnung.gv.at die Einreichung und Verarbeitung von Rechnungen unterstützt.
- Zu den akzeptierten Formaten gehören der nationale Standard ebInterface und das internationale Format Peppol BIS Billing 3.0.
- Eine elektronische Signatur ist nicht erforderlich, da die Authentifizierung über das USP erfolgt.
- Rechnungen müssen sieben Jahre archiviert werden.
- Derzeit besteht in Österreich keine allgemeine Echtzeit-Meldepflicht für Umsatzsteuerdaten. Im Rahmen einer Betriebsprüfung können jedoch strukturierte Daten angefordert werden.
- Nicht konforme B2G-Rechnungen können zurückgewiesen werden und dadurch Zahlungsverzögerungen verursachen.
Derzeit konzentriert sich Österreich auf den stabilen Betrieb seiner etablierten B2G-Infrastruktur, anstatt ein umfassenderes nationales Mandat einzuführen. Die europäische Landschaft für E-Rechnungen entwickelt sich jedoch kontinuierlich weiter. Nachbarländer wie Deutschland führen B2B-Verpflichtungen schrittweise ein, während Initiativen auf EU-Ebene die Harmonisierung weiter vorantreiben.
Obwohl Österreich bislang kein allgemeines B2B-Mandat angekündigt hat, sollten Unternehmen die regulatorischen Entwicklungen weiterhin aufmerksam verfolgen. Wer bereits heute freiwillig strukturierte E-Rechnungen einführt, beispielsweise über Peppol, kann seine Rechnungsprozesse effizienter gestalten und ist besser auf zukünftige Anforderungen vorbereitet.
Für Lieferanten des österreichischen öffentlichen Sektors ist die Anbindung über das USP oder Peppol bereits heute praktisch unverzichtbar. Darüber hinaus zeigt Österreich, wie ein stabiles und klar dokumentiertes System strukturierte E-Rechnungen auch ohne allgemeines B2B-Mandat zur gängigen Praxis machen kann.
Webmeeting vereinbaren
Sollten Sie Fragen zu den E-Rechnung Vorschriften in Österreich haben oder an einer Systemdemo zum Ablauf der e-Rechnung interessiert sein, zögern Sie bitte nicht, ein Online-Meeting anzufragen oder einen Kommentar im Kommentarbereich unten zu hinterlassen. Wir helfen Ihnen gerne weiter und melden uns so schnell wie möglich bei Ihnen.
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Active Campaign. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr Informationen
