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Im Jahr 2014 führte die portugiesische Regierung Vorschriften zur Regelung des Austauschs elektronischer Rechnungen zwischen privaten Unternehmen ein. Infolgedessen wurde die Verwendung digitaler Signaturen für elektronische Rechnungen verpflichtend.
Aufbauend auf diesem Rahmenwerk gaben die portugiesischen Steuerbehörden im Jahr 2020 bekannt, dass Unternehmen ab dem 1. Januar 2022 verpflichtet sind, die Nummernkreis-Serienkennungen für Rechnungen, Lieferscheine und andere steuerlich relevante Dokumente an die Steuerbehörden zu melden. Für jede übermittelte Serie vergeben die Behörden einen AT-Validierungscode (ATCUD).
Der ATCUD ist seit dem 1. Januar 2023 verpflichtend. Er muss auf den relevanten Dokumenten zusammen mit dem QR-Code gedruckt, in E-Invoicing-Prozesse integriert und in der SAF-T (PT)-Datei gemeldet werden.
Der ATCUD-Code
Der ATCUD-Code dient der eindeutigen Identifizierung elektronischer Rechnungen und bestätigt deren Gültigkeit. Um einen ATCUD zu erstellen, müssen Unternehmen zunächst jede Rechnungsserie bei der portugiesischen Steuerbehörde (AT) registrieren und für diese Serie einen zugehörigen Validierungscode erhalten. Die Steuerbehörde stellt anschließend den Validierungscode bereit, der zur Generierung des ATCUD für jede in dieser Serie ausgestellte Rechnung verwendet werden muss.
POS- und Fakturierungssysteme sind verpflichtet, den ATCUD für jede Rechnung und jedes zugehörige Dokument automatisch zu erzeugen und sicherzustellen, dass er sowohl auf gedruckten als auch auf digitalen Rechnungen gut sichtbar ausgewiesen wird, üblicherweise im Kopfbereich oder in einem dafür vorgesehenen Abschnitt. Darüber hinaus müssen diese Systeme eine lückenlose, strikt fortlaufende Nummerierung der Rechnungen gewährleisten, sodass weder Nummernlücken noch rückwirkende Datierungen möglich sind. Gleichzeitig ist ein vollständiger Audit Trail sicherzustellen, der den ATCUD zusammen mit den zugehörigen Rechnungsinformationen dokumentiert.
Wenn ein Unternehmen mehrere Rechnungsserien nutzt, beispielsweise für POS-Transaktionen, Online-Verkäufe oder Backup-/Ausweichsysteme –, muss jede Serie separat behandelt werden und über einen eigenen Validierungscode verfügen.
Die Struktur des von der portugiesischen Regierung festgelegten ATCUD-Codes besteht aus zwei Teilen:
- einem Validierungscode, der aus mindestens acht Zeichen besteht und von der Steuerbehörde vergeben wird
- einer fortlaufenden Nummer der elektronischen Rechnung innerhalb einer Serie
Der QR-Code auf E-Rechnungen in Portugal
Zusätzlich zum ATCUD-Code müssen alle Unternehmen, die in Portugal tätig sind, ihre elektronischen Rechnungen mit einem QR-Code versehen, auch ausländische Unternehmen, die in Portugal für Mehrwertsteuerzwecke registriert sind.
Ein QR-Code ist ein zweidimensionaler Barcode, der alle erforderlichen Daten zu der jeweiligen elektronischen Rechnung enthält, auf der er aufgedruckt ist. Dazu gehören wesentliche Informationen wie Angaben zu Käufer und Verkäufer, USt-IdNr. (bzw. VAT-Nummern), Rechnungsbeträge sowie weitere Daten, die von der portugiesischen Steuerbehörde (AT) vorgegeben werden. Diese Codes dienen als Validierungsinstrument für jede Rechnung: Kund:innen können die Rechnung per Scan erfassen und direkt in das eFatura-Portal hochladen. Dadurch entfällt die manuelle Datenerfassung und die Verarbeitung wird deutlich effizienter.
Die portugiesische Steuerbehörde hat alle erforderlichen Codes veröffentlicht, die die Details widerspiegeln, die im QR-Code enthalten sein müssen:
QR-Code und SAF-T
SAF-T ist ein elektronisches Dateiformat auf der Grundlage des XML-Standards. Ziel war es, eine Orientierungshilfe für das Audit-File selbst und die Einhaltung der Steuervorschriften zu schaffen. SAF-T ist in Bezug auf Format und Bedeutung standardisiert. Es kann einige kleine länderspezifische Elemente enthalten, die sich von Land zu Land unterscheiden. Mehr Informationen zu SAF-T finden Sie in diesem Blogbeitrag.
SAF-T wurde in Portugal 2013 verbindlich vorgeschrieben. Unternehmen sind seither verpflichtet, Rechnungen und Transportdokumente in diesem speziellen SAF-T-Format zu versenden.
Ab 2022 müssen Unternehmen SAFT-PT verwenden, ein elektronisches Format für Buchhaltungsbelege. Die neue Anforderung kann auf monatlicher oder jährlicher Basis gemeldet werden. Es sollte Kontrollfelder wie Mehrwertsteuerregelungen, Lieferanten- und Kundenliste, Artikelkatalog, Kontenplan und Buchungsbewegungen enthalten.
Einige der im QR-Code enthaltenen Informationen sind auch in SAF-T aufgeführt. Um die Informationen im QR-Code mit den SAF-T Verpflichtungen zu verknüpfen, müssen Sie ein Mapping erstellen.
Seit 2022 sind Unternehmen verpflichtet, SAF-T (PT) zu verwenden – ein elektronisches Format für Buchhaltungs- und Steuerdaten. Die neue Anforderung kann monatlich oder jährlich gemeldet werden. Die Datei sollte Kontrollfelder enthalten, z. B. Umsatzsteuerregime, Lieferanten- und Kundenlisten, Artikel-/Produktkatalog, Kontenplan sowie Buchungs- und Kontenbewegungen.
SAF-T (PT) schreibt vor, dass die monatlichen XML-Übermittlungen mit der Umsatzsteuererklärung abzustimmen sind, ergänzt um eine jährliche Berichtszusammenfassung. Diese Dateien müssen mit einer von der AT (portugiesische Steuerbehörde) zertifizierten/zugelassenen Software erstellt und bis zum 20. Tag des Folgemonats nach dem Berichtszeitraum übermittelt werden.
Derzeit gibt es drei wesentliche SAF-T (PT)“-Ledger“/Dateitypen:
- Accounting (Buchhaltung): Erfasst die Daten, die für die Erstellung der elektronischen Buchhaltungsdatei erforderlich sind, einschließlich Artikel, Kunden, Lieferanten, USt-Kategorien, Buchungsvorgänge sowie des buchhalterischen Rahmens. Diese Informationen werden für die jährliche IES-Meldung genutzt.
- Billing Reporting (Fakturierung/Abrechnungsreporting): Elektronische Meldungen zur Umsatzsteuer sind monatlich bis zum 5. Tag des Folgemonats erforderlich (zuvor bis zum 12.). Die Dateien müssen sequenziell erzeugt werden und einen Verschlüsselungsprozess durchlaufen; dabei wird die elektronische Signatur der vorherigen Rechnung als Kontrollmechanismus verwendet.
- Transport Documents (Transportdokumente): Informationen werden in Echtzeit an die AT übermittelt. Dabei wird ein Code automatisch generiert und in die Transportdokumente integriert, um die Nachverfolgung von Warenbewegungen zu unterstützen.
SAF-T Accounting
Portugal beabsichtigt, SAF-T Accounting ab 2027 verpflichtend einzuführen mit Reporting für das Geschäftsjahr 2026. Damit werden die Meldepflichten über Rechnungen hinaus erweitert und umfassen detaillierte Buchhaltungsdaten wie: Kontenplan, Buchungsjournale und Buchungen, USt-Kategorien, Stammdaten zu Lieferanten und Kunden sowie den Artikel-/Produktkatalog.
QES
Eine Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) ist eine rechtlich anerkannte digitale Signatur mit hohem Sicherheits- und Authentizitätsniveau. Sie wird gemäß der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS) durch einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter erstellt. Diese Anbieter sind zertifiziert und verfügen über die erforderliche Technologie, um sichere elektronische Identifikationsdienste – einschließlich elektronischer Signaturen – bereitzustellen. Ab dem 1. Januar 2027 müssen PDF-Rechnungen eine QES enthalten, um die Rechnungsstandards zu erfüllen. Unternehmen sollten diese Signaturen daher implementieren, um die gesetzlichen Anforderungen einzuhalten und gleichzeitig die Sicherheit ihrer digitalen Transaktionen zu erhöhen.
Die Lösung in SAP
Die SAP-Lösung ist ein zentraler Rahmen, der die ATCUD-Codes und Dokumentenserien verwaltet. Es werden zwei Lösungen angeboten, eine manuelle und eine automatische. Ein neuer Nummernkreis mit der neuen Seriendefinition muss auf der Grundlage der Beschränkungen der portugiesischen Steuerbehörden erstellt werden, um sicherzustellen, dass diese Codes eindeutig sind.
Die manuelle Lösung erfordert, dass die Nummernkreise/Serien manuell in das Portal der portugiesischen Steuerbehörde eingegeben werden. Das System gibt dann die aktualisierten Validierungscodes zurück.
Beim automatischen Verfahren übermittelt die SAP-Lösung die Nummernkreise/Serien an die Steuerbehörde. Anschließend speichert sie den zurückgegebenen Validierungscode automatisch ab. Diese automatische Kommunikation erfolgt über einen Webservice – zum Beispiel durch die Integration von SAP Cloud Integration (CPI) in Ihr SAP-System.
Warum Sie diese neuen Reporting-Anforderungen einhalten sollten
Der wichtigste Grund für die Einhaltung der neuen portugiesischen Reportingvorschriften ist die Vermeidung von Bußgeldern, da die Nichteinhaltung der Vorschriften eine Geldstrafe nach sich zieht. Durch Nutzung der SAP-Lösungen gewährleisten Sie die Einhaltung dieser neuen Vorschriften und vermeiden mögliche Bußgeldzahlungen.
So kann PIKON Sie unterstützen
Bei PIKON haben wir ein Kompetenzzentrum für gesetzliche Anforderungen aufgebaut, in dem unsere Berater gesetzliche Anforderungen weltweit und deren Auswirkungen auf das SAP-System recherchieren. Unser Team besteht aus Experten, die fundiertes Wissen und die gesammelte Erfahrung aus zahlreichen SAP Document Compliance- und lokalen Implementierungsprojekten auf der ganzen Welt vereinen. So sind wir auch auf das Thema der neuen portugiesischen Verordnung über den QR-Code und den ATCUD-Code aufmerksam geworden.
Wir sind ein strategischer Partner, der seinen Kunden die am besten geeignete Lösung anbietet, um sicherzustellen, dass ihr SAP-System und ihre Geschäftsprozesse langfristig den verschiedenen länderspezifischen rechtlichen Anforderungen entsprechen. Darüber hinaus verfolgen wir regelmäßig neue und sich ändernde rechtliche Anforderungen, die für unsere Kunden relevant sind und informieren sie, wenn Handlungsbedarf besteht. Auf diese Weise können sich unsere Kunden auf ihr Tagesgeschäft konzentrieren, ohne sich Gedanken über die Nichteinhaltung der erforderlichen Vorschriften machen zu müssen.
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