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Portugal: Pflicht für QR- und ATCUD-Codes auf Rechnungen

2014 beschloss die portugiesische Regierung, den Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Privatunternehmen zu regeln. Seit diesem Zeitpunkt sind digitale Signaturen auf elektronischen Rechnungen obligatorisch. 

2020 meldeten die portugiesischen Steuerbehörden außerdem, dass Unternehmen ab dem 1. Januar 2022 den Steuerbehörden die in der Dokumentennummerierung von Rechnungen, Lieferungen und anderen steuerlich relevanten Dokumenten (z.B. SD-Rechnungen, Lastschriften, Gutschriften, Lieferscheine) verwendeten Nummernkreiskennungen mitteilen müssen. Die Steuerbehörden werden einen AT-Validierungscode (AT-CUD) für jede übermittelte Serienkennung zurücksenden.

ATCUD ist ab dem 1. Januar 2023 verpflichtend. Ab diesem Zeitpunkt muss es, einschließlich des QR-Codes, auf das jeweilige Dokument gedruckt werden, in der elektronischen Rechnungsstellung gemeldet werden und ist in der SAFT(PT)-Datei erforderlich.

Der ATCUD-Code

Der ATCUD-Code dient der eindeutigen Identifizierung elektronischer Rechnungen und bestätigt deren Gültigkeit. Um diesen speziellen ATCUD-Code zu generieren, müssen die Unternehmen beim portugiesischen Finanzamt einen Validierungscode für ihre Serien anfordern. Das Finanzamt teilt dem Unternehmen dann den entsprechenden Validierungscode mit, der für die Erstellung des ATCUD-Codes verwendet werden muss.

Die Struktur des von der portugiesischen Regierung festgelegten ATCUD-Codes besteht aus zwei Teilen:

  • einem Validierungscode, der aus mindestens acht Zeichen besteht und von der Steuerbehörde vergeben wird
  • einer fortlaufenden Nummer der elektronischen Rechnung innerhalb einer Serie
Diese beiden Codes, die durch einen Bindestrich (-) miteinander verbunden sind, bilden den ATCUD-Code, der auf jeder Seite der elektronischen Rechnung, auf dem unten erwähnten QR-Code und auf dem SAF-T (PT)-Bericht anzugeben ist.

Der QR-Code

Zusätzlich zum ATCUD-Code müssen alle Unternehmen, die in Portugal tätig sind, ihre elektronischen Rechnungen mit einem QR-Code versehen, auch ausländische Unternehmen, die in Portugal für Mehrwertsteuerzwecke registriert sind.

Dieser QR-Code enthält alle erforderlichen Daten zur jeweiligen elektronischen Rechnung, auf die er gedruckt wird. Die portugiesische Steuerbehörde hat alle erforderlichen Codes veröffentlicht, die die Details widerspiegeln, die im QR-Code enthalten sein müssen.

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QR-Code und SAF-T

SAF-T ist ein elektronisches Dateiformat auf der Grundlage des XML-Standards. Ziel war es, eine Orientierungshilfe für das Audit-File selbst und die Einhaltung der Steuervorschriften zu schaffen. SAF-T ist in Bezug auf Format und Bedeutung standardisiert. Es kann einige kleine länderspezifische Elemente enthalten, die sich von Land zu Land unterscheiden. Mehr Informationen zu SAF-T finden Sie in diesem Blogbeitrag.

SAF-T wurde in Portugal 2013 verbindlich vorgeschrieben. Unternehmen sind seither verpflichtet, Rechnungen und Transportdokumente in diesem speziellen SAF-T-Format zu versenden.

Ab 2022 müssen Unternehmen SAFT-PT verwenden, ein elektronisches Format für Buchhaltungsbelege. Die neue Anforderung kann auf monatlicher oder jährlicher Basis gemeldet werden. Es sollte Kontrollfelder wie Mehrwertsteuerregelungen, Lieferanten- und Kundenliste, Artikelkatalog, Kontenplan und Buchungsbewegungen enthalten.

Einige der im QR-Code enthaltenen Informationen sind auch in SAF-T aufgeführt. Um die Informationen im QR-Code mit den SAF-T Verpflichtungen zu verknüpfen, müssen Sie ein Mapping erstellen.

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Die Lösung in SAP

Die SAP-Lösung ist ein zentraler Rahmen, der die ATCUD-Codes und Dokumentenserien verwaltet. Es werden zwei Lösungen angeboten, eine manuelle und eine automatische. Ein neuer Nummernkreis mit der neuen Seriendefinition muss auf der Grundlage der Beschränkungen der portugiesischen Steuerbehörden erstellt werden, um sicherzustellen, dass diese Codes eindeutig sind.

Die manuelle Lösung erfordert, dass die Nummernkreise/Serien manuell in das Portal der portugiesischen Steuerbehörde eingegeben werden. Das System gibt dann die aktualisierten Validierungscodes zurück.

Beim automatischen Verfahren übermittelt die SAP-Lösung die Nummernkreise/Serien an die Steuerbehörde. Anschließend speichert sie den zurückgegebenen Validierungscode automatisch ab. Diese automatische Kommunikation erfolgt über einen Webservice – zum Beispiel durch die Integration von SAP Cloud Integration (CPI) in Ihr SAP-System.

Warum Sie diese neuen Reporting-Anforderungen einhalten sollten

Der wichtigste Grund für die Einhaltung der neuen portugiesischen Reportingvorschriften ist die Vermeidung von Bußgeldern, da die Nichteinhaltung der Vorschriften eine Geldstrafe nach sich zieht. Durch Nutzung der SAP-Lösungen gewährleisten Sie die Einhaltung dieser neuen Vorschriften und vermeiden mögliche Bußgeldzahlungen.

So kann PIKON Sie unterstützen

Bei PIKON haben wir ein Kompetenzzentrum für gesetzliche Anforderungen aufgebaut, in dem unsere Berater gesetzliche Anforderungen weltweit und deren Auswirkungen auf das SAP-System recherchieren. Unser Team besteht aus Experten, die fundiertes Wissen und die gesammelte Erfahrung aus zahlreichen SAP Document Compliance- und lokalen Implementierungsprojekten auf der ganzen Welt vereinen. So sind wir auch auf das Thema der neuen portugiesischen Verordnung über den QR-Code und den ATCUD-Code aufmerksam geworden.

Wir sind ein strategischer Partner, der seinen Kunden die am besten geeignete Lösung anbietet, um sicherzustellen, dass ihr SAP-System und ihre Geschäftsprozesse langfristig den verschiedenen länderspezifischen rechtlichen Anforderungen entsprechen. Darüber hinaus verfolgen wir regelmäßig neue und sich ändernde rechtliche Anforderungen, die für unsere Kunden relevant sind und informieren sie, wenn Handlungsbedarf besteht. Auf diese Weise können sich unsere Kunden auf ihr Tagesgeschäft konzentrieren, ohne sich Gedanken über die Nichteinhaltung der erforderlichen Vorschriften machen zu müssen.

Kontaktieren Sie uns!

Wenn Sie Fragen zu den portugiesischen Verordnungen haben oder eine Benachrichtigung erhalten möchten, sobald die SAP-Lösung verfügbar ist, fordern Sie einfach ein Web-Meeting an oder hinterlassen Sie uns einen Kommentar im untenstehenden Kommentarbereich.

Wir helfen Ihnen gerne weiter und werden uns so schnell wie möglich bei Ihnen melden.

Sara Yad Mellat
Sara Yad Mellat
Business Development

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Über den Autor
Arno Dops
Arno Dops
Arno Dops ist SAP ERP Consultant bei PIKON Benelux in Genk, Belgien. Neben seinem Fokus auf die Module Finanzen und Controlling ist er auch Teil des Competence Centers for Legal Requirements. Mit den Erfahrungen aus anderen SAP-Projekten hilft er unseren Kunden, die richtige Lösung zu implementieren.

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