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Alles, was Sie über die Schweizer QR-Rechnung wissen müssen

Die Zukunft des Zahlungsverkehrs hat in der Schweiz mit der Einführung der QR-Rechnung begonnen. Erstmalig konnte die Schweizer QR-Rechnung am 30. Juni 2020 genutzt werden. Danach wurden die roten und orangefarbenen Einzahlungsscheine über einen Zeitraum von zwei Jahren schrittweise abgeschafft, bis sie am 1. Oktober 2022 vollständig durch die QR-Rechnung ersetzt wurden. Seither müssen alle Rechnungen einen QR-Code enthalten, der mit dem Smartphone, der PC-Kamera oder einem speziellen Scanner des Empfängers gescannt werden kann, um die Zahlung durchzuführen. Dies vereinfacht die Zahlung, bietet zusätzliche Sicherheit und reduziert Überweisungsfehler.

Alle in- und ausländischen Unternehmen, die mit Schweizer Unternehmen zusammenarbeiten, müssen einen QR-Code empfangen (Kreditoren) oder senden (Debitoren) können.

Was ist die Schweizer QR-Rechnung?

Eine QR-Rechnung ist eine Rechnung mit Zahlungsteil und Quittung, die in der Schweiz die bisherigen orangefarbenen und roten Einzahlungsscheine ersetzen wird. Der Zahlungsteil enthält den Swiss QR Code, der alle relevanten Informationen enthält, die sowohl für die Rechnungsstellung als auch für die Zahlung notwendig sind.

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  1. Empfangsschein
  2. Swiss QR code
  3. Zahlungsinformationen

Die folgende Abbildung zeigt die roten und orangefarbigen Einzahlungsscheine und die entsprechenden QR-Rechnungen. Die QR-Rechnung unterscheidet sich nur bei internationalen Rechnungen, da der Ländercode auch auf dem Zahlteil aufgedruckt werden muss.

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Der Schweizer QR-Code ist an dem Schweizer Kreuz in der Mitte zu erkennen. QR-Rechnungen können in Schweizer Franken und Euro ausgestellt werden.

Die QR-Referenz wird automatisch generiert und sollte eine der folgenden IBANs enthalten:

  • QR-IBAN mit QR-Referenz
  • Standard-IBAN mit ISO-Gläubigerreferenz
  • Standard-IBAN ohne Referenz

Bei der Erstellung eines Buchhaltungsdokuments aus der Rechnung wird die QR-Referenz in der PDF-Datei angezeigt.

Swiss QR Bill example

Diese Digitalisierung modernisiert die Schweizer Zahlungsmethode und bringt mehrere Vorteile mit sich:

  • Ein QR-Code für alle Zahlungsarten und -referenzen
  • Digitalisierte Daten für eine effizientere Verarbeitung und Überwachung von Zahlungen
  • Bessere Datenqualität dank präziserer Informationen in standardisierter Form
  • Durchgängig automatisierte Zahlungsreferenzen, vom Auftraggeber bis zum Empfänger
  • Rechnungsempfänger haben weniger Fehler beim Einlesen und weniger manuelle Arbeit
  • Auch die Rechnungssteller haben weniger manuelle Arbeit, da alle Zahlungsinformationen elektronisch übermittelt werden

Außerdem verbindet die Schweizer QR-Rechnung die digitale und die papierbasierten Welt, und die neue Infrastruktur für elektronische Rechnungen gewährleistet ein durchgängiges digitales Zahlungserlebnis.

Die SAP-Lösungen zur QR-Rechnung

Die Lösung ist in den folgenden sechs Komponenten in SAP verfügbar: Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Forderungsmanagement und Zahlungsabwicklung, Flexible Immobilienverwaltung, Logistik und Versicherungsmanagement.

1. Komponente für die Kreditorenbuchhaltung (FI-AP) (Purchase-to-Pay-Prozess)

Nach der Implementierung dieser Lösung in Ihr SAP-System werden zusätzliche Felder hinzugefügt, die Sie ausfüllen können, um ein PDF mit einem QR-Code zu erzeugen. Wenn Sie nur die ESR-Lösung verwenden, geben Sie die ESR-Nummer und die ESR-Referenznummer in die entsprechenden Felder ein. Wenn Sie sich entschieden haben, nur die QR-Rechnung oder sowohl die QR-Rechnung als auch die ESR-Lösung zu verwenden, geben Sie die QR-IBAN und die ESR/QR-Referenznummer in die entsprechenden Felder ein. Diese Werte werden dann in den Positionsdetails angezeigt.

2. Komponente für die Debitorenbuchhaltung (FI-AR)
Die QR-Rechnung in der Debitorenbuchhaltung von SAP

Der QR-Rechnungsbeleg wird bei der Ausgangsrechnungsverarbeitung generiert und zur Bezahlung an den entsprechenden Geschäftspartner gesendet. Der elektronisch lesbare Swiss QR-Code enthält alle zahlungsrelevanten Daten.

Nachdem der Geschäftspartner die QR-Rechnung bezahlt hat, sendet die Bank eine camt.053- oder eine camt.054-Datei an den Geschäftspartner, der die QR-Rechnung erstellt hat. Der bezahlte Posten in der Datei camt.054 enthält eine eindeutige Referenz, mit der die entsprechende Belegposition im System gesucht und ausgeglichen werden kann.

Sie können die QR-Rechnung als Zahlungsmethode für eine Vielzahl unterschiedlicher Verkaufsprozesse verwenden. Wenn die betreffende Verkaufseinheit in der Schweiz ansässig ist, wird im Abschnitt Zahlungen standardmäßig QR-Rechnung – Schweiz als Zahlungsreferenzart ausgewählt. Wählen Sie unter Bankkonto das entsprechende Bankkonto mit QR-IBAN aus. Geben Sie ggf. zusätzliche Informationen ein.

Die vollständige Liste der relevanten Verkaufsprozesse:

  • Kundenauftrag
  • Serviceauftrag
  • Kundenrechnung (und wiederkehrend)
  • Anzahlungen
  • Projekt-Rechnung
  • Intercompany Szenarien
3. Komponente für Forderungsmanagement und Zahlungsabwicklung (FI-CA)
4.Komponente für das Flexible Immobilienmanagement (RE-FX)
5. Logistik

QR-Referenznummer
Sie müssen die Referenznummer angeben, wenn Sie einen Rechnungsbeleg erstellen und übertragen, der eine Schweizer QR-Rechnung mit dem Referenztyp QRR oder SCOR verwendet. Drei Referenztypen können mit der neuen QR-Rechnung definiert werden:

  • QR-Referenz (QRR): Dies ist die gleiche wie die derzeit verwendete ESR-Nummer, eine 27-stellige numerische Referenz mit einer Prüfziffer an Position 27, die mit modulo 10 rekursiv berechnet wird. Bei der Verwendung von QRR wird eine QR-IBAN benötigt.
  • Kreditorenreferenz nach ISO 11649 (SCOR): Dies ist eine 25-stellige alphanumerische Referenz, die mit RF beginnt, gefolgt von 2 Prüfziffern, die auf dieselbe Weise berechnet werden wie die IBAN-Prüfziffern. Wenn Sie SCOR wählen, ist eine normale IBAN erforderlich.
  • Keine Referenz (NON): Mit NON, keine Referenzart

Formularvorlage
Sie müssen eine Formularvorlage für den Druck des Rechnungsbelegs erstellen. Die Data Provider, entweder XFA-Schnittstellen-basierte Formulare (ECC) oder XFA2-Gateway-Service-basierte Formulare (S/4HANA-OP und S/4HANA-Cloud) sollten die folgenden zwei Informationsgruppen enthalten:

  • Bei den Rechnungsinformationen handelt es sich um die grundlegenden Fakturakopf-/Positionsinformationen zusammen mit den zugehörigen Material- und Kundenstammdaten und bestimmten Preisinformationen. Die Methode zum Abrufen dieser Informationen aus dem Fakturabeleg ist dieselbe wie bei ESR-Rechnungen und kann daher auch beim Drucken von QR-Rechnungen verwendet werden.
  • Der Zahlteil der QR-Rechnung besteht aus den folgenden Komponenten:
    • Konto/Zahlbar an: Enthält Kontonummer, Buchungskreis und Adressangaben
    • Referenz: Es wird entweder eine 27-stellige QR-Referenz oder eine 25-stellige ISO 11649-Kreditorenreferenz angezeigt.
    • Zusätzliche Informationen: Enthält strukturierte und unstrukturierte Informationen. Unstrukturierte Informationen werden aus dem Rechnungstext und strukturierte Informationen aus den Einträgen in der Tabelle GLO_QR_CH_SWICO entnommen.
    • Zahlbar durch: Enthält die Adresse des Zahlungspflichtigen
    • Der Swiss QR-Code mit dem eingebetteten Schweizer Kreuz in der Mitte.
    • Steuerdatenparameter aus der Steuertabelle T049Q für dynamische Layoutanpassungen.
    • SAP hat Routinen ausgeliefert, mit denen die Zahlungsinformationen zur Erstellung der QR-Rechnung aus der SD-Faktura gezogen werden. Diese können direkt genutzt werden oder die Logik kopiert werden.

Formular-Layout
Der Styleguide für QR-Rechnungen erklärt die verschiedenen Formate und Sprachen, in denen die QR-Rechnung gedruckt werden kann. Außerdem hat SAP Konfigurationen und Schnittstellen bereitgestellt, die Ihnen bei der Gestaltung des Layouts der QR-Rechnung helfen und Folgendes unterstützen:

  • Sprachen: SAP unterstützt den Druck von QR-Rechnungen in Deutsch, Französisch, Englisch und Italienisch, und die erforderlichen Überschriften in den verschiedenen Sprachen werden automatisch an die Sprache angepasst, in der Sie das Formular drucken möchten.
  • Formate: In der von SAP ausgelieferten Konfiguration für die QR-Rechnungssteuerung können Sie zwischen den folgenden Formaten wählen:
    • PDF-Ausgabeformular mit Schere/Trennlinien: Wenn Sie möchten, dass der Zahlungsteil der Rechnung in der PDF-Ausgabe mit dem Scherensymbol oder mit einer Trennlinie von den eigentlichen Rechnungsdaten getrennt wird.
    • Integrierte QR-Rechnung A4: Wenn die QR-Rechnung Teil der Rechnung sein soll.
    • Getrennte QR-Rechnung A5: Wenn Sie möchten, dass die QR-Rechnung separat und nicht als Teil der Rechnung erstellt wird.
6. Komponenete Collections and Disbursement (FS-CD) (Versicherungsmanagement)

Was jetzt zu tun ist und wie PIKON Ihnen helfen kann

Wenn Sie ein Schweizer Bankkonto haben, können Sie die Zahlungsdetails manuell eingeben, um automatisch einen QR-Code zu erzeugen.

Es gibt aber auch eine schnelle, zuverlässige und automatisierte Möglichkeit: Verarbeiten Sie die neue Schweizer QR-Rechnung mit einem elektronischen Rechnungsanbieter wie SAP. Hier setzt PIKON als zertifiziertes SAP-Beratungsunternehmen an und bietet Ihnen die Lösung für Ihr Unternehmen. PIKON richtet den automatisierten Prozess in Ihrem SAP-System ein und passt ihn an Ihre Geschäftsanforderungen an. Die Erstellung und Verarbeitung von QR-Rechnungen zu automatisieren ist insbesondere dann die bessere Alternative, wenn Ihr Unternehmen häufig Rechnungen verschicken muss und dies so effizient wie möglich tun möchte.

Haben Sie Kunden oder Lieferanten mit Sitz in der Schweiz? Hat Ihr Unternehmen Niederlassungen in der Schweiz oder plant es hier eine neue Niederlassung? Gerne beantworten wir Ihre Fragen zu diesem Thema. Fordern Sie einfach ein Web-Meeting an oder schreiben Sie uns einen Kommentar in den entsprechenden Bereich am Ende des Artikels.

Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung hilft Ihnen PIKON bei der Anpassung Ihrer Systemlandschaft und der Durchführung Ihrer Migration. Wir sind ein strategischer Partner, der sicherstellt, dass Ihr SAP-System und Ihre Geschäftsprozesse den unterschiedlichen länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Gemeinsam mit Ihnen analysieren und definieren wir das bestmögliche, zukunftssichere SAP-Lösungsszenario für Sie und implementieren dieses in kürzester Zeit entsprechend Ihrem vorab vereinbarten Budget und Ihren spezifischen Anforderungen. Darüber hinaus bringen wir Sie mit der richtigen Schulung und Unterstützung nicht nur auf den richtigen Weg, sondern helfen Ihnen auch, auf dem richtigen digitalen Weg zu bleiben.

Sprechen Sie uns an!

Haben Sie weitere Fragen zur Schweizer QR-Rechnung? Kontaktieren Sie uns!

Tommy Beckers
Tommy Beckers
Managing Partner PIKON Benelux NV
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