Türkei: E-Delivery mit SAP Document Compliance (eDocument)

In meinem vorangegangenen Blogartikel Türkei: E-Invoicing/ E-Archive, E-Delivery, E-Ledger mit SAP habe ich einen Überblick über alle E-Verordnungen in der Türkei gegeben und gezeigt, wie Sie dies in Ihrem SAP-System umsetzen können. In diesem Artikel gehe ich vertiefend auf die Besonderheiten der türkischen E-Delivery-Verordnung (Türkisch: E-İrsaliye) ein und werde die verschiedenen technischen und prozessbezogenen Herausforderungen beschreiben, die bei der Umsetzung im SAP-System zur Einhaltung der Vorschriften entstehen, und erläutern, warum ich empfehle, die SAP Document Compliance zur Implementierung der türkischen E-Delivery-Regeln in SAP zu verwenden.

Was besagt die türkische E-Delivery Verordnung?

Gemäß der türkischen E-Delivery-Verordnung (auch E-WayBill) muss für jede physische Lieferung ein Transportdokument elektronisch (im UBL-TR XML-Format) ausgestellt werden und zur Genehmigung an die türkische Steuerbehörde (TRA) übermittelt werden bevor der tatsächliche Transport stattfindet. Dieser elektronische Lieferschein ist sowohl für Inlands- als auch für Exporttransporte relevant. Nach der Genehmigung durch die türkische Behörde hat Ihr Kunde das Recht, den elektronischen Lieferschein innerhalb einer gesetzlich festgelegten Frist anzunehmen oder abzulehnen. Diese Anforderung hilft Ihrem Unternehmen und der türkischen Regierung, alle Warenbewegungen und so die Lieferkette zu überwachen.

Für wen gilt die E-Delivery Verordnung der Türkei?

Ab dem 1. Juli 2020 müssen fast alle Unternehmen alle Lieferdokumente, die an den Kunden gesendet werden, von Papierform auf elektronische Frachtdokumente umstellen. Für Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 5 Millionen türkischen Lira (entspricht ca. EUR 650.000) oder Unternehmen, die mit Obst und Gemüse handeln, ist diese E-Delivery-Regelung bereits seit 1.01.2020 gültig. Folgende Unternehmen müssen die E-Delivery-Verordnung ab dem 1. Juli 2020 erfüllen:

• Unternehmen mit einer Lizenz der Behörde zur Regulierung des Energiemarktes (EPDK)
• Unternehmen, die Kraftfahrzeuge herstellen, importieren oder verkaufen
• Unternehmen, die in der Internet-Werbung tätig sind
• Online-Verkäufer
• Eisen- und Stahlhersteller
• Registrierte Anwender des türkischen Systems zur Düngemittelverkehrskontrolle

In der Türkei werden auch weitere gesetzliche Anforderungen für E-Invoicing/ E-Archiv und E-Ledger verbindlich. In meinem vorherigen Blogbeitrag „Türkei: E-Invoicing/ E-Archiv, E-Delivery, E-Ledger mit SAP“ habe ich detailliertere Informationen zu diesen spezifischen Anforderungen bereitgestellt. Dort sehen Sie, ob Ihr Unternehmen auch eine dieser rechtlichen Anforderungen erfüllen muss.

Wichtig: Wie bei E-Invoicing, muss auch ein elektronischer Frachtbrief nur dann gesendet werden, wenn der Geschäftspartner diese empfangen kann. Für den Fall, dass Ihr Kunde nicht selbst unter die E-Delivery-Verordnung fällt, dürfen Sie die Lieferscheine auch weiterhin auf Papier versenden. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Ihre SAP Lösung für die türkische E-Delivery-Verordnung zwischen Kunden unterscheiden kann, denen Sie die Frachtpapiere elektronisch übermitteln müssen und denen, die diese in Papierform benötigen (E-Delivery-Kunden und Nicht-E-Delivery-Kunden).

Wenn Sie Hilfe benötigen um zu erkennen, ob Ihr Unternehmen die Vorschrift für elektronische Lieferscheine (und eventuell weitere elektronische Rechtsvorschriften) in der Türkei einhalten muss, oder weitere Informationen zur Umsetzung der Verordnungen in Ihrem SAP ECC oder SAP S/4HANA-System möchten, scheiben Sie einfach in den Kommentarbereich am Ende des Artikels. Ich helfe Ihnen gerne!

Technische und prozessbezogene Herausforderungen für die Umsetzung in SAP

Wie die Umsetzung aller gesetzlichen Anforderungen, stellt auch die Einführung der Anwendung für elektronische Lieferscheine sowohl technische als auch prozessbezogene Herausforderung an Ihr Unternehmen und Ihr SAP-Systeme dar. Vom SAP-technischen Standpunkt betrachtet, müssen Sie eine Lösung einführen, die die benötigten Daten aus Ihrem SAP-System zieht, sie ins benötigte UBL-TR XML-Format konvertiert und das generierte XML-File an die zentrale Daten-Plattform der türkischen Steuerbehörde sendet. Weiter unten im Artikel erkläre ich, warum ich hierfür die Verwendung von SAP Document Compliance empfehle.

Allerdings glaube ich, dass die größten Herausforderungen bei der Umsetzung der E-Delivery-Verordnung die Geschäftsprozesse betreffen. Die Vorschriften besagen, dass für jede physische Lieferung ein E-Lieferschein erstellt werden muss, ganz unabhängig davon, ob Sie normalerweise einen Lieferbeleg im ERP-System anlegen würden. Dies bedeutet, dass Sie einen E-Lieferschein z.B. auch für kleine Musteraufträge, Warenbewegungen zwischen Ihren Werken oder Lagerorten an unterschiedlichen Adressen und Anlagenverkäufe erstellen müssen, für die Sie möglicherweise nicht gleichzeitig eine Lieferung anlegen. Die Auswirkungen hierdurch auf Ihre Geschäftsprozesse sind erheblich und mit Risiken verbunden. Die Anwendung für elektronische Lieferscheine kann daher zu einer Anpassung Ihrer derzeitigen Prozesse oder zur Schaffung neuer Prozessabläufe führen.

Da der E-Delivery-Schein vor dem eigentlichen Transport genehmigt werden muss, besteht das potenzielle Risiko einer Lieferverzögerung, falls der digitale Lieferschein nicht rechtzeitig erstellt wird. Ich empfehle daher die Implementierung einer stabilen und zukunftssicheren SAP-Lösung, die in der Lage ist, den E-Delivery-Schein schnell und einfach bereitzustellen und zu verarbeiten.

Die SAP-Lösung für die Einhaltung der türkische E-Delivery-Verordnung

Um den Anforderungen der Türkei für elektronische Lieferscheine zu entsprechen, empfehle ich SAP Document Compliance als Lösung. Hierbei handelt es sich um eine automatisierte End-to-End-Lösung (sowohl für SAP ECC als auch SAP S/4HANA) zur Verwaltung, Verarbeitung und Übermittlung digitaler Dokumente an lokale Steuerbehörden, wie z.B. die elektronischen Frachtpapiere an die türkische TRA.

SAP Document Compliance ist sehr benutzerfreundlich und unterstützt viele weitere länderspezifische gesetzliche Anforderungen (wie z. B. die elektronische Rechnungsstellung in Italien, Ungarn und Mexiko, die Umsatzsteuermitteilungen in Spanien usw.). Es verfügt über ein integriertes eDocument-Cockpit zur Verwaltung aller implementierten rechtlichen Anforderungen aus einer zentralen SAP-Transaktion heraus.

Mit SAP Document Compliance können auch die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing und E-Achiving) für die Türkei umgesetzt werden. Für E-Delivery sieht der SAP Document Compliance-Prozess wie folgt aus:

• Der Warenausgang der Lieferung wird im SAP-ERP-System gebucht.
• Dadurch wird ein eDocument im eDocument Cockpit angestoßen.
• Im Hintergrund wird das XML-Format UBL-TR erzeugt.
• Über das eDocument Cockpit können Sie das XML an einen Service Provider einreichen, der die benötigte digitale Signatur setzt, das Dokument vervollständigt und sich um die Datenkommunikation mit der türkischen Steuerbehörde (TRA) kümmert.
• Nachdem die TRA den E-Delivery-Vermerk genehmigt hat, wird der Genehmigt-Status ans eDocument Cockpit zurückgemeldet. Wenn der E-Delivery-Vermerk von der TRA genehmigt wurde, können Sie mit dem Versand der Waren beginnen.
• Gleichzeitig leitet die TRA den genehmigten digitalen Lieferschein an Ihren Kunden weiter.
• Ihr Kunde hat die Möglichkeit, diesen Lieferschein zu akzeptieren oder abzulehnen.
• Wenn Ihr Kunde akzeptiert, wird dies der TRA mitgeteilt, die diese Informationen über die Schnittstellen an das eDocument Cockpit innerhalb Ihres SAP-Systems übermittelt.

Auch elektronische Lieferscheine, die Sie von Ihren Lieferanten erhalten, können in SAP ERP integriert werden. Das bedeutet, dass Sie E-Dokumente für eingehende digitale Lieferscheine erstellen können, die von der türkischen Steuerbehörde genehmigt wurden. Nach der Erstellung können Sie diesen E-Lieferschein im eDocument Cockpit annehmen oder ablehnen.

Bitte klicken Sie auf die Schaltfläche und fordern Sie eine live System-Demo und/oder ein Angebot an, um die Vorschriften der türkischen E-Delivery-Verordnung in Ihrem SAP-System umzusetzen.