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Die Slowakei treibt die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung im Rahmen ihrer umfassenden Strategie zur Digitalisierung des Steuerwesens und in Übereinstimmung mit der EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) voran. Mit dieser Reform werden strukturierte E-Rechnungen sowie ein nahezu Echtzeit-basiertes digitales Meldewesen für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen eingeführt. Dadurch verändern sich die Prozesse zur Erstellung, Übermittlung, Meldung und Archivierung von Rechnungen grundlegend.
Die Umstellung beginnt im Jahr 2026 mit einer freiwilligen Einführungsphase. Ab dem 1. Januar 2027 wird die Nutzung der E-Rechnung für inländische B2B-Transaktionen verpflichtend. Für grenzüberschreitende Transaktionen innerhalb der EU gelten diese Anforderungen ab Juli 2030.
Aktueller Stand der E-Rechnung in der Slowakei
Derzeit wird die E-Rechnung bereits für zahlreiche Transaktionen im öffentlichen Sektor über die Plattform IS EFA (Informačný Systém Elektronickej Fakturácie) genutzt. Seit April 2023 erfolgt die schrittweise Einführung der E-Rechnung für B2G- und G2G-Transaktionen im Rahmen öffentlicher Beschaffungsprozesse.
Gemäß dem geplanten Rechtsrahmen müssen E-Rechnungen dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen und überwiegend strukturierte XML-Formate wie UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII verwenden. Rechnungen im PDF-Format oder eingescannte Dokumente gelten für Transaktionen innerhalb des Anwendungsbereichs künftig nicht mehr als konforme E-Rechnungen.
Zeitplan für die Einführung der E-Rechnung in der Slowakei
Die Slowakei führt die E-Rechnung schrittweise ein. Diese Entwicklung wird die Rechnungsprozesse im Land erheblich verändern. Die erste Umsetzungsphase begann im Juni 2022 und konzentrierte sich auf B2G-E-Rechnungen für bestimmte öffentliche Beschaffungsvorgänge mit einem Wert von über 5.000 Euro. Dafür wurde die Plattform IS EFA (Integrated System for Electronic Invoicing) genutzt.
Im April 2023 erreichte die Slowakei die nächste Phase: die schrittweise Einführung verpflichtender B2G- und G2G-E-Rechnungen über die IS-EFA-Plattform. Als nächster Schritt ist ab dem zweiten Quartal 2026, genauer gesagt ab Mai 2026, eine freiwillige Einführungsphase geplant. In dieser Phase erhalten Unternehmen die Möglichkeit, strukturierte E-Rechnungen und digitale Meldesysteme zu testen und sich frühzeitig auf die neuen Anforderungen vorzubereiten.
Ab dem 1. Januar 2027 wird die Slowakei die verpflichtende E-Rechnung zusammen mit einem nahezu Echtzeit-basierten E-Reporting für alle inländischen B2B- und B2G-Transaktionen einführen. Ab diesem Zeitpunkt müssen alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen strukturierte E-Rechnungen ausstellen und empfangen. Darüber hinaus müssen Rechnungsdaten elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Klassische Papierrechnungen und PDF-Rechnungen reichen für relevante Transaktionen dann nicht mehr aus.
Ab dem 1. Juli 2027 soll die Nutzung der E-Rechnung auf autorisierte „Digital Postmen“-Dienstleister beschränkt werden. Diese Anbieter dürfen E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk übermitteln. Ziel dieser Maßnahme ist es, die Effizienz und Sicherheit des Rechnungsprozesses weiter zu erhöhen.
Ab dem 1. Juli 2030 werden die Anforderungen an die E-Rechnung auch auf innergemeinschaftliche B2B-Transaktionen innerhalb der EU ausgeweitet. Gleichzeitig werden umfassendere grenzüberschreitende Meldepflichten im Rahmen der EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) eingeführt. Zusätzlich plant die Slowakei, die nationalen Umsatzsteuer-Kontrollmeldungen sowie die zusammenfassenden Meldungen für innergemeinschaftliche Lieferungen abzuschaffen. Dadurch sollen Meldeprozesse vereinfacht und der administrative Aufwand für Unternehmen reduziert werden.
Dieser strukturierte Ansatz zeigt, dass die Slowakei ihr Finanz- und Steuerökosystem modernisieren und die operative Effizienz für alle Beteiligten verbessern möchte.
Wer muss die Anforderungen erfüllen?
Ab dem 1. Januar 2027 gelten die Anforderungen an die E-Rechnung für alle in der Slowakei umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen. Dazu zählen Einzelunternehmer, Selbstständige, kleine und mittlere Unternehmen (KMU), große Unternehmen, Lieferanten des öffentlichen Sektors sowie Betriebsstätten, die in der Slowakei tätig sind. Die Regelungen gelten außerdem für nicht steuerpflichtige Einrichtungen, die wirtschaftliche Tätigkeiten ausüben, wenn sie Rechnungen empfangen. Bestimmte Transaktionen und Unternehmen sind vorübergehend von dieser Regelung ausgenommen. B2C-Transaktionen werden in der Anfangsphase grundsätzlich noch nicht einbezogen. Unternehmen ohne Umsatzsteuerregistrierung sind zudem nicht verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen. Ausländische Unternehmen ohne slowakische Betriebsstätte fallen bis zum 30. Juni 2030 ebenfalls nicht unter diese Verpflichtung. Auch bestimmte umsatzsteuerbefreite Transaktionen sind von der Pflicht ausgenommen.
Dennoch kann es auch für Unternehmen, die nicht umsatzsteuerlich registriert sind, aber wirtschaftliche Tätigkeiten ausüben, erforderlich sein, E-Rechnungen empfangen zu können.
Wie funktioniert das slowakische E-Rechnungsmodell?
Die Slowakei führt ein dezentrales „5-Corner-Modell“ für die E-Rechnung ein, das auf strukturierten elektronischen Rechnungsformaten wie dem europäischen Standard EN 16931 und Peppol BIS 3.0 UBL XML basiert. Das System wird über ein Netzwerk autorisierter privater Dienstleister betrieben, die als „Digital Postmen“ bezeichnet werden. Dabei kommt das Peppol-4-Corner-Modell zum Einsatz, während die slowakische Finanzverwaltung (Financial Administration – FA) als fünfter Teilnehmer („fifth corner“) fungiert.
Im Rahmen dieses Modells können Unternehmen E-Rechnungen direkt über akkreditierte Dienstleister austauschen, während die relevanten Rechnungsdaten gleichzeitig nahezu in Echtzeit elektronisch an die Steuerbehörden gemeldet werden. Die slowakische Finanzverwaltung verfolgt dabei einen dezentralen Ansatz auf Basis der Core Invoice Usage Specification (CIUS) innerhalb des Peppol-BIS-3-Standards. Das System gilt für inländische Lieferungen und Importe von in der Slowakei ansässigen Steuerpflichtigen, einschließlich innergemeinschaftlicher und externer Importe.
Unternehmen werden ihre E-Rechnungen grundsätzlich über akkreditierte Peppol Access Points austauschen müssen, die als „Digital Postmen“ fungieren.
Diese Dienstleister übernehmen eine zentrale Rolle innerhalb des Systems. Sie sind für die sichere Übermittlung von E-Rechnungen, die Identitätsprüfung der Teilnehmer, die Validierung der XML-Daten, die Übermittlung der Meldedaten an die Steuerbehörden sowie die Einhaltung der slowakischen und europäischen technischen Standards verantwortlich. Die slowakische Finanzverwaltung wird ein Verzeichnis aller akkreditierten Anbieter führen, die zur Teilnahme am Netzwerk berechtigt sind.
Der slowakische Ansatz orientiert sich an der EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA). Die gewählte 5-Corner-Architektur trennt den Austausch von E-Rechnungen von der steuerlichen Meldung. Unternehmen tauschen ihre E-Rechnungen über zertifizierte Dienstleister direkt miteinander aus, während die Rechnungsdaten parallel an die slowakische Finanzverwaltung als fünften Teilnehmer des Modells übermittelt werden. Dadurch werden grenzüberschreitende Interoperabilität und nahezu Echtzeit-basierte steuerliche Überwachung miteinander kombiniert. Unternehmen müssen daher mit zertifizierten Peppol-Dienstleistern zusammenarbeiten und ihre Rechnungsprozesse an die neuen Meldepflichten anpassen.
E-Rechnungen, die im Rahmen des neuen Systems ausgestellt werden, müssen dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen und eine strukturierte XML-Syntax verwenden. Zulässige Formate sind unter anderem UBL 2.1 und UN/CEFACT CII, auf denen auch Peppol BIS 3.0 basiert. Eine konforme E-Rechnung muss elektronisch erstellt, elektronisch übermittelt, maschinell lesbar und im ursprünglichen XML-Format archiviert werden. Herkömmliche PDF-Dateien, Scans oder Bilddateien erfüllen nach dem slowakischen Modell nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung.
Die Rolle zertifizierter Dienstleister („Digital Postmen“)
Unternehmen werden E-Rechnungen in der Regel über zertifizierte Peppol Access Points austauschen müssen, die häufig als „Digital Postmen“ bezeichnet werden. Dabei kann es sich um über APIs integrierte Buchhaltungssoftware oder um autorisierte E-Invoicing-Dienstleister handeln. Diese akkreditierten Anbieter sind für die sichere Übermittlung von E-Rechnungen, die Identitätsprüfung der beteiligten Parteien, die Validierung der XML-Daten, die Einhaltung der slowakischen und europäischen technischen Standards sowie die automatische Übermittlung der Rechnungsdaten an die Steuerbehörden verantwortlich.
Derzeit müssen Rechnungen innerhalb von 15 Tagen nach Entstehung des Steueranspruchs ausgetauscht werden. Zudem dürfen E-Rechnungen ausschließlich über zertifizierte „Digital Postmen“ übermittelt werden.
Die slowakische Finanzverwaltung wird ein Register aller akkreditierten Anbieter führen, um die Überwachung des Systems sicherzustellen und die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen im Rahmen der E-Rechnung zu gewährleisten.
Wie lange müssen E-Rechnungen archiviert werden?
Für umsatzsteuerliche Zwecke müssen alle Rechnungen für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die steuerpflichtige Leistung erbracht wurde. Die Rechnungen müssen so archiviert werden, dass ihre Authentizität, Integrität und Lesbarkeit während des gesamten Aufbewahrungszeitraums gewährleistet sind. Unternehmen sind außerdem verpflichtet, die ursprünglichen strukturierten Dateien der E-Rechnung, beispielsweise im XML-Format, als Teil ihrer Archivierungspflichten aufzubewahren.
Welche E-Reporting-Pflichten gelten in der Slowakei?
Das slowakische Modell führt zusätzlich nahezu Echtzeit-basiertes E-Reporting ein. Unternehmen müssen sowohl die von ihnen ausgestellten Ausgangsrechnungen als auch die empfangenen Eingangsrechnungen elektronisch melden.
Grundsätzlich müssen diese Rechnungsdaten innerhalb von 15 Tagen nach Ausstellung bzw. Empfang der Rechnung gemeldet werden. Ab Juli 2030 soll diese Frist voraussichtlich auf 10 Tage verkürzt werden. Die Meldung erfolgt automatisch im Rahmen des Rechnungsübermittlungsprozesses über zertifizierte Dienstleister („Digital Postmen“). Dadurch werden der Austausch von E-Rechnungen und die steuerliche Meldung eng miteinander verknüpft, sodass die erforderlichen Daten nahezu in Echtzeit an die slowakische Finanzverwaltung übermittelt werden können.
Vorteile und Erkenntnisse der slowakischen E-Rechnungsreform
Mit der verpflichtenden Einführung der E-Rechnung möchte die Slowakei ihre Umsatzsteuerverwaltung modernisieren, die steuerliche Transparenz erhöhen, Betrugsrisiken reduzieren und die Rechnungsverarbeitung stärker automatisieren. Nach Angaben der slowakischen Finanzverwaltung soll die Reform administrative Aufwände verringern, die Effizienz durch Automatisierung steigern, die Nachverfolgbarkeit von Rechnungen verbessern, eine nahezu Echtzeit-basierte Steuerüberwachung ermöglichen und durch die Nutzung von Peppol-Standards die Interoperabilität innerhalb der EU stärken. Darüber hinaus sollen vollständig digitale Rechnungsprozesse die Verarbeitung beschleunigen, manuelle Fehler reduzieren und den Geschäftsalltag vereinfachen.
Gleichzeitig bringt die Reform strenge Compliance-Anforderungen mit sich. Bei Nichteinhaltung drohen erhebliche Sanktionen, darunter Geldbußen von bis zu 100.000 Euro sowie der mögliche Verlust von Vorsteuerabzügen oder Steuerbefreiungen.
Auch wenn die Umstellung kurzfristig Herausforderungen mit sich bringen kann, liegen die langfristigen Vorteile in einer effizienteren Steuerverwaltung, einem geringeren Betrugsrisiko und einer verbesserten operativen Effizienz für Unternehmen.
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