Derzeit ist die elektronische Rechnungsstellung in Portugal nur im Bereich der Business-to-Government-Transaktionen (B2G) vorgeschrieben. Diese B2G-Vorschrift für E-Invoicing in Portugal basiert auf bestehenden Modellen, die in anderen europäischen Ländern umgesetzt werden. Der Grund für die Einführung in Portugal ergibt sich direkt aus der europäischen Richtlinie 2014/55/EU und dem Erlass 123/2018, die besagen, dass der portugiesische öffentliche Sektor bis 2020 in der Lage sein sollte, elektronische Rechnungen zu verarbeiten. Die koordinierende Organisation für die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich in Portugal ist Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública (eSPAP).
Im Gegensatz zu anderen europäischen Ländern wie Italien, Ungarn usw. gibt es in Portugal derzeit keine Vorschriften für E-Invoicing im B2B (Business-to-Business)-Bereich. Die portugiesische eSPAP-Plattform wurde nicht für die Verarbeitung von B2B-Rechnungen entwickelt, sondern ist ausschließlich auf die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich ausgerichtet. Die Entwicklungen und Trends, die ich in anderen Ländern beobachten kann (die ebenfalls mit E-Invoicing im B2G-Bereich begonnen haben), deuten jedoch stark darauf hin, dass E-Invoicing im B2B-Bereich auch in Portugal über kurz oder lang obligatorisch werden wird. Sobald das Ministerium für Wirtschaft, Unternehmertum und Handel offizielle Ankündigungen zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Portugal macht, werde ich hier einen neuen Blogpost über die Anforderungen und die entsprechende SAP-Lösung veröffentlichen.
In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie mehr über den detaillierten Zeitplan für die elektronische Rechnungsstellung B2G in Portugal. Außerdem erläutern wir Details zur Datenübertragung und welche SAP-Lösung wir Ihnen anbieten, um Ihr SAP-System (ECC und/oder S4HANA) an die portugiesischen B2G-E-Invoicing-Anforderung anzupassen.
Timeline B2G E-Invoicing in Portugal
Wer kann die eSPAP-Plattform nutzen?
- Öffentliche Auftraggeber (öffentliche Einrichtungen und staatliche Verwaltungen)
- Aussteller von elektronischen Rechnungen
- Informationsvermittler (Anbieter elektronischer Rechnungen für öffentliche Ausschreibungen)
Datenübertragung mit eSPAP für B2G E-Invoicing in Portugal
In Portugal werden zwei Rechnungsformate von eSPAP rechtlich akzeptiert:
- UBL 2.1 “CIUS-PT”
- CEFACT “CIUS-PT”
Wichtig zu wissen ist, dass ab dem 1. Januar 2022 die elektronische Rechnung mit einem QR-Barcode und einem eindeutigen Dokumentencode versehen werden muss.
Außerdem müssen in Portugal sowohl Aussteller als auch Empfänger alle elektronischen Rechnungen 10 Jahre lang archivieren.
SAP Document Compliance-Lösung zur Einhaltung der B2G-Anforderung für E-Invoicing in Portugal im SAP-System
- Sie erstellen den Quellbeleg (z.B. eine Rechnung) in einer SAP-Anwendung. Nachdem Sie den Quellbeleg gebucht haben, legt das System eine Instanz für das eDocuments in der Datenbank an.
- Sie übermitteln das eDocument, indem Sie das eDocument Cockpit (Transaktion EDOC_COCKPIT) ausführen.
- Das System lädt das eDocument aus der Datenbank und ruft den Interface-Connector auf, um das Business Add-In (BAdI) eDocument Interface Connector (EDOC_INTERFACE_CONNECTOR) auszuführen.
- Dieses BAdI ruft den Schnittstellentyp auf, der es dem System ermöglicht, sich mit dem SAP Application Interface Framework zu verbinden.
- SAP Application Interface Framework stößt das Mapping der Transaktionsdaten in das gewünschte XML-Format an und speichert die XML-Dateien.
- Das System ruft die SAP Cloud Platform Integration über einen ABAP Proxy auf und stellt die Kommunikation mit den Systemen des Service Providers her.
- Wenn der Aufruf erfolgreich ist, wird die ausgehende XML-Datei gespeichert. Nach erfolgreichem Empfang der Antwort wird die Antwort-XML-Datei gespeichert.
- Die SAP Cloud Platform Integration verarbeitet die XML-Datei, um die offiziellen Kommunikationsvorgaben zu erfüllen, und stößt die entsprechenden Webservices an, um die XML-Datei an den Service Provider zu senden.
- Der Service Provider validiert die XML-Datei und leitet sie an den entsprechenden Empfänger weiter. Sobald der Empfänger den aktualisierten Status zurückgibt, leitet der Service Provider den Status an den Absender weiter.
- Die SAP Cloud Platform Integration erhält den Status vom Service Provider.
- Das sendende System zieht den eingehenden Status des eDokuments aus der SAP Cloud Platform Integration.
- Das System aktualisiert das eDocument in der Datenbank mit den von den externen Systemen erhaltenen Informationen.
Warum Sie die E-Invoicing-Anforderungen erfüllen sollten
Der wichtigste Grund für die Einhaltung der E-Invoicing-Anforderungen ist die Vermeidung von Geldstrafen, da die Nichteinhaltung entsprechend geahndet wird. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, die notwendigen SAP-Anpassungen vorzunehmen, um die Einhaltung der portugiesischen E-Invoicing-Vorschriften zu gewährleisten.
Diese SAP-Anpassungen erfordern i.d.R. einige Arbeit und Investitionen. Die SAP Document Compliance-Lösung bringt jedoch auch für Ihr Unternehmen einige Vorteile mit sich: Es handelt sich um eine strategische Lösung, die die Wiederverwendung von SAP-Lizenzen und eine Grundkonfiguration für die Einhaltung anderer länderspezifischer rechtlicher Anforderungen bietet. So wird die Einhaltung der Vorschriften in Ihrem Unternehmen auf lange Sicht sichergestellt.
Wie PIKON Ihnen helfen kann
Bei PIKON haben wir das Competence Center for Legal Requirements aufgebaut, in dem unsere Berater gesetzliche Anforderungen weltweit und deren Auswirkungen auf das SAP-System beobachten und untersuchen. Unser Team besteht aus Experten, die fundiertes Wissen und Erfahrung aus unseren zahlreichen Projekten in den Bereichen SAP Document Compliance und lokale Implementierung auf der ganzen Welt vereinen, wie z. B. SDI in Italien, SII in Spanien, CFDI und Complemento de Pago in Mexiko, RTIR und EKAER in Ungarn, XRechnung und ZUGFeRD in Deutschland, E-Invoicing und E-Archive in der Türkei, DIAN in Kolumbien, MyDATA in Griechenland usw. Wir bieten unseren Kunden als strategischer Partner die jeweils bestmögliche Lösung, um sicherzustellen, dass ihr SAP-System und ihre Geschäftsprozesse langfristig unterschiedlichen länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Darüber hinaus kümmern wir uns regelmäßig um neue oder sich ändernde gesetzliche Anforderungen, die für unsere Kunden relevant sind, und informieren sie, wenn Handlungsbedarf besteht. Auf diese Weise können sich die Kunden auf ihr Tagesgeschäft konzentrieren und müssen sich keine Sorgen darüber machen, dass sie die notwendigen Vorschriften nicht einhalten.
Wenn Sie Fragen zu den portugiesischen E-Invoicing-Vorschriften haben oder an einer System-Demo mit den Abläufen des E-Invoicings interessiert sind, zögern Sie nicht, ein Web-Meeting anzufragen, oder hinterlassen Sie einen Kommentar am Ende des Artikels. Wir helfen Ihnen gerne weiter und antworten Ihnen so schnell wie möglich.