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Portugal hat wichtige Schritte zur Digitalisierung seines Steuersystems unternommen. Seit 2022 ist die elektronische Rechnungsstellung für Transaktionen zwischen Unternehmen und Behörden (B2G) obligatorisch, zunächst für große Unternehmen und später gemäß Dekret 28/2019 auch für mittlere, kleine und Kleinstunternehmen. Die Vorschrift steht im Einklang mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU und dem Dekret 123/2018, wonach öffentliche Behörden elektronische Rechnungen verarbeiten müssen. eSPAP koordiniert die B2G-E-Rechnungsplattform Portugals. Derzeit ist die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Portugal nicht verpflichtend, obwohl die Trends in Europa auf eine wahrscheinliche zukünftige Ausweitung hindeuten. In diesem Blog werden Zeitpläne, Anforderungen, Datenübertragung und SAP-Compliance-Lösungen für ECC- und S/4HANA-Systeme erläutert, die die vollständige Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften im ganzen Land unterstützen.
Zeitplan für die E-Invoicing Einführung in Portugal
Der Zeitplan für die elektronische Rechnungsstellung in Portugal beschreibt die schrittweise Einführung der obligatorischen Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung und hebt wichtige regulatorische Meilensteine von 2019 bis 2026 hervor. Das Verständnis dieses Zeitplans ist unerlässlich, um die kontinuierliche Einhaltung der sich weiterentwickelnden digitalen Steuervorschriften Portugals sicherzustellen.
Der erste wichtige Meilenstein in der Zeitleiste für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Portugal geht auf den 8. April 2019 zurück. Seit diesem Zeitpunkt ist die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich in Portugal gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtend. Folglich müssen portugiesische Behörden in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Im Jahr 2021 wurde diese Verpflichtung auf große Unternehmen ausgeweitet, die bei der Rechnungsstellung an öffentliche Einrichtungen ausschließlich elektronische Rechnungen ausstellen mussten.
Im Jahr 2022 führten die portugiesischen Steuerbehörden einen weiteren Meilenstein ein und verlangten einen obligatorischen QR-Code auf allen Papier- und PDF-Rechnungen, die mit einer zertifizierten Software erstellt wurden.
Der Zeitplan wurde 2023 weiter vorangetrieben, als drei Reformen für nicht ansässige Steuerzahler eingeführt wurden. Dazu gehört, dass ausländische Unternehmen, die ab diesem Zeitpunkt in Portugal umsatzsteuerlich registriert sind, die bereits für Ansässige geltenden Anforderungen erfüllen müssen:
- Papier- oder PDF-Rechnungen müssen einen QR-Code enthalten.
- Rechnungen müssen mit einer zertifizierten Rechnungssoftware erstellt werden, die einen eindeutigen ATCUD-Code zuweisen kann.
- Monatliche Rechnungsberichterstattung über SAF-T-Abrechnungsdatei
Mit Blick auf die Zukunft wurde die Frist für die B2G-E-Rechnungsstellung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) von 2025 auf den 1. Januar 2026 verschoben, um den betroffenen Unternehmen zusätzliche Vorbereitungszeit zu geben.
Darüber hinaus gibt es eine neue einjährige Verzögerung für QES. Das bedeutet, dass portugiesische Unternehmen bis zum 31. Dezember 2026 weiterhin PDF-Rechnungen als elektronische Rechnungen ausstellen dürfen. Ab dem 1. Januar 2027 müssen elektronische Rechnungen eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) enthalten, die ausschließlich von zertifizierten Drittanbietern ausgestellt wird. Gleichzeitig wurde auch die jährliche SAF-T-Rechnungslegung um ein Jahr bis 2027 (für Transaktionen im Jahr 2026) verschoben.
Wer muss die Anforderungen für die e-Rechnung erfüllen?
Ergänzend zum Zeitplan für die elektronische Rechnungsstellung in Portugal wird im folgenden Abschnitt erläutert, wer den Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung unterliegt.
B2G
Die elektronische Rechnungsstellung ist in Portugal für Transaktionen zwischen Unternehmen und Behörden (B2G) obligatorisch und wurde schrittweise eingeführt. Ursprünglich galt die Verpflichtung nur für große Unternehmen, die bei Lieferungen an öffentliche Einrichtungen elektronische Rechnungen ausstellen mussten.
Mittlere, kleine und Kleinstunternehmen mussten ebenfalls die B2G-E-Rechnungsstellung einhalten, um sicherzustellen, dass Lieferanten aller Größenordnungen bei Geschäften mit Behörden standardisierte elektronische Rechnungen verwenden.
Die für diese Vorschriften relevanten Unternehmensgrößenklassen sind wie folgt:
- Große Unternehmen: mehr als 250 Mitarbeiter, Jahresumsatz über 50 Millionen Euro und/oder Bilanzsumme über 43 Millionen Euro
- Mittlere Unternehmen: weniger als 250 Mitarbeiter, Jahresumsatz bis zu 50 Millionen Euro und Bilanzsumme bis zu 43 Millionen Euro
- Kleinstunternehmen: Weniger als 10 Mitarbeiter, Jahresumsatz oder Bilanzsumme von höchstens 2 Millionen Euro
B2B
Für Business-to-Business-Transaktionen (B2B) gibt es derzeit keine verbindliche Vorschrift zur elektronischen Rechnungsstellung. Das bedeutet, dass Unternehmen wählen können, in welchem Format sie ihre Rechnungen ausstellen möchten: auf Papier oder als PDF. Um eine wirksame Mehrwertsteuerkontrolle und Überprüfbarkeit zu gewährleisten, gibt es bestimmte Mechanismen:
- QR-Code, der auf Rechnungen erscheinen muss und mit AT-zertifizierter Software generiert werden muss
- ATCUD ist eine eindeutige Identifikationsnummer auf einer Rechnung
- SAF-T-Berichterstattung für die Rechnungsstellung (ab 2027, gültig für das Geschäftsjahr 2026)
Ab dem 1. Januar 2026 müssen PDF-Rechnungen, die in B2B-Transaktionen verwendet werden, auch eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) enthalten, um ein höheres Maß an Authentizität und Rechtssicherheit zu gewährleisten. Genauer gesagt ersetzt die QES den Austausch von Papierdokumenten, die mit blauer Tinte unterzeichnet sind.
B2C
Derzeit gibt es keine Business-to-Consumer-Vorschrift (B2C).
Die eSPAP-Plattform
Was ist die eSPAP-Plattform?
eSPap (Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública) ist Portugals offizielle Plattform für die elektronische Rechnungsstellung im Bereich Business-to-Government (B2G), die von den Shared Services der öffentlichen Verwaltung verwaltet wird. Sie ermöglicht es Lieferanten, strukturierte elektronische Rechnungen direkt an portugiesische Behörden zu senden, die den nationalen Vorschriften und der EU-Richtlinie 2014/55/EU entsprechen.
Wer kann die eSPAP-Plattform nutzen?
- Öffentliche Auftraggeber (öffentliche Einrichtungen und staatliche Verwaltungen)
- Aussteller von elektronischen Rechnungen
- Informationsvermittler (Anbieter elektronischer Rechnungen für öffentliche Ausschreibungen)
Datenübertragung mit eSPAP für B2G E-Invoicing in Portugal
In Portugal werden zwei Rechnungsformate von eSPAP rechtlich akzeptiert:
- UBL 2.1 “CIUS-PT”
- CEFACT “CIUS-PT”
Wichtig zu wissen ist, dass ab dem 1. Januar 2022 die elektronische Rechnung mit einem QR-Barcode und einem eindeutigen Dokumentencode versehen werden muss.
Außerdem müssen in Portugal sowohl Aussteller als auch Empfänger alle elektronischen Rechnungen 10 Jahre lang archivieren.
SAP Document Compliance-Lösung zur Einhaltung der B2G-Anforderung für E-Invoicing in Portugal im SAP-System
- Sie erstellen den Quellbeleg (z.B. eine Rechnung) in einer SAP-Anwendung. Nachdem Sie den Quellbeleg gebucht haben, legt das System eine Instanz für das eDocuments in der Datenbank an.
- Sie übermitteln das eDocument, indem Sie das eDocument Cockpit (Transaktion EDOC_COCKPIT) ausführen.
- Das System lädt das eDocument aus der Datenbank und ruft den Interface-Connector auf, um das Business Add-In (BAdI) eDocument Interface Connector (EDOC_INTERFACE_CONNECTOR) auszuführen.
- Dieses BAdI ruft den Schnittstellentyp auf, der es dem System ermöglicht, sich mit dem SAP Application Interface Framework zu verbinden.
- SAP Application Interface Framework stößt das Mapping der Transaktionsdaten in das gewünschte XML-Format an und speichert die XML-Dateien.
- Das System ruft die SAP Cloud Platform Integration über einen ABAP Proxy auf und stellt die Kommunikation mit den Systemen des Service Providers her.
- Wenn der Aufruf erfolgreich ist, wird die ausgehende XML-Datei gespeichert. Nach erfolgreichem Empfang der Antwort wird die Antwort-XML-Datei gespeichert.
- Die SAP Cloud Platform Integration verarbeitet die XML-Datei, um die offiziellen Kommunikationsvorgaben zu erfüllen, und stößt die entsprechenden Webservices an, um die XML-Datei an den Service Provider zu senden.
- Der Service Provider validiert die XML-Datei und leitet sie an den entsprechenden Empfänger weiter. Sobald der Empfänger den aktualisierten Status zurückgibt, leitet der Service Provider den Status an den Absender weiter.
- Die SAP Cloud Platform Integration erhält den Status vom Service Provider.
- Das sendende System zieht den eingehenden Status des eDokuments aus der SAP Cloud Platform Integration.
- Das System aktualisiert das eDocument in der Datenbank mit den von den externen Systemen erhaltenen Informationen.
Warum Sie die E-Invoicing-Anforderungen erfüllen sollten
Der wichtigste Grund für die Einhaltung der E-Invoicing-Anforderungen ist die Vermeidung von Geldstrafen, da die Nichteinhaltung entsprechend geahndet wird. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, die notwendigen SAP-Anpassungen vorzunehmen, um die Einhaltung der portugiesischen E-Invoicing-Vorschriften zu gewährleisten.
Darüber hinaus bringt die Einhaltung der Anforderungen auch Vorteile mit sich. Sie spart nicht nur Papierrechnungen und vermeidet Strafen, sondern beschleunigt auch den Prozess der Überprüfung, Genehmigung und Bezahlung der Rechnungen, verbessert die Sicherheit (durch Minimierung von Betrugsfällen mit QES- und AT-zertifizierten Anwendungen) und erleichtert die Prüfung und Steuerberichterstattung mit SAF-T-Dateien.
Diese SAP-Anpassungen erfordern i.d.R. einige Arbeit und Investitionen. Die SAP Document Compliance-Lösung bringt jedoch auch für Ihr Unternehmen einige Vorteile mit sich: Es handelt sich um eine strategische Lösung, die die Wiederverwendung von SAP-Lizenzen und eine Grundkonfiguration für die Einhaltung anderer länderspezifischer rechtlicher Anforderungen bietet. So wird die Einhaltung der Vorschriften in Ihrem Unternehmen auf lange Sicht sichergestellt.
Wie PIKON Ihnen helfen kann
Bei PIKON haben wir das Competence Center for Legal Requirements aufgebaut, in dem unsere Berater gesetzliche Anforderungen weltweit und deren Auswirkungen auf das SAP-System beobachten und untersuchen. Unser Team besteht aus Experten, die fundiertes Wissen und Erfahrung aus unseren zahlreichen Projekten in den Bereichen SAP Document Compliance und lokale Implementierung auf der ganzen Welt vereinen, wie z. B. SDI in Italien, SII in Spanien, CFDI und Complemento de Pago in Mexiko, RTIR und EKAER in Ungarn, XRechnung und ZUGFeRD in Deutschland, E-Invoicing und E-Archive in der Türkei, DIAN in Kolumbien, MyDATA in Griechenland usw. Wir bieten unseren Kunden als strategischer Partner die jeweils bestmögliche Lösung, um sicherzustellen, dass ihr SAP-System und ihre Geschäftsprozesse langfristig unterschiedlichen länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Darüber hinaus kümmern wir uns regelmäßig um neue oder sich ändernde gesetzliche Anforderungen, die für unsere Kunden relevant sind, und informieren sie, wenn Handlungsbedarf besteht. Auf diese Weise können sich die Kunden auf ihr Tagesgeschäft konzentrieren und müssen sich keine Sorgen darüber machen, dass sie die notwendigen Vorschriften nicht einhalten.
Wenn Sie Fragen zu den portugiesischen E-Invoicing-Vorschriften haben oder an einer System-Demo mit den Abläufen des E-Invoicings interessiert sind, zögern Sie nicht, ein Web-Meeting anzufragen, oder hinterlassen Sie einen Kommentar am Ende des Artikels. Wir helfen Ihnen gerne weiter und antworten Ihnen so schnell wie möglich.
