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SAP Document Compliance: weltweit legale Anforderungen erfüllen

Eine große Herausforderung für internationale Unternehmen besteht in der Erfüllung der lokalen gesetzlichen Anforderungen der Länder, in denen sie tätig sind. Der Umfang der gesetzlichen Verpflichtungen zur regelmäßigen Einreichung von elektronischen Dokumenten bei lokalen Steuerbehörden hat in den letzten Jahren erheblich zugenommen, z. B. in Form von zwingend vorgeschriebenen elektronischen Rechnungen, Umsatzsteuererklärungen, Transportmeldungen, elektronischen Buchungsbelegen usw.

Aufgrund des Trends hin zu einer „digitalen Regierung“ ist die Einreichung von elektronischen Steuerunterlagen heute nicht mehr freiwillig, sondern zunehmend obligatorisch. Die Steuerbehörden rund um den Globus nutzen mehr denn je technische Hilfsmittel, um – oftmals in Echtzeit oder Fast-Echtzeit – immer noch mehr Daten von Steuerzahlern zu erheben und auszuwerten. Die elektronische Rechnungsstellung ist in vielen Ländern mittlerweile keine optionale „Möglichkeit“ mehr, sondern eine unumgängliche Pflicht, deren Missachtung hart bestraft wird. Und die Zahl der Länder mit speziellen gesetzlichen Regelungen für elektronische Rechnungen dürfte in Zukunft noch weiter wachsen.

Jedes Rechtssystem hat zwar seine eigenen Verfahren und Besonderheiten, der gemeinsame Faktor besteht jedoch stets in der Nutzung eines spezifischen elektronischen Dokumentenformats. SAP hat die Notwendigkeit erkannt, alle diese länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen und Abläufe in einem einzigen Instrument zusammenzuführen, und für SAP ECC und SAP S/4HANA eine Lösung namens „SAP Document Compliance“ entwickelt.

Einhergehend mit dieser SAP-Strategie hat PIKON ein Kompetenzzentrum mit SAP-Experten geschaffen, die die weltweiten Gesetzesänderungen im Steuer- und Meldewesen fortwährend im Auge behalten. Diese einzigartige Kombination aus SAP-Fachwissen und umfassender Kenntnis der länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen gibt uns die Möglichkeit, mithilfe einer SAP-Standardlösung dafür zu sorgen, dass Ihr SAP-System alle aktuellen und künftigen gesetzlichen Vorgaben erfüllt. Und selbst wenn dies nicht mit Standardmitteln abdeckbar ist, suchen wir von PIKON für Sie die passende Lösung.

Wie SAP Document Compliance Ihr „SAP ECC“- oder „SAP S/4HANA“-System mit den weltweiten gesetzlichen Anforderungen in Übereinstimmung bringt

SAP Document Compliance hilft Ihnen dabei, der sich ständig wandelnden Compliance-Landschaft in den Ländern Ihrer Geschäftstätigkeit stets einen Schritt voraus zu sein und die weltweiten gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen, Transportmeldungen usw. zu erfüllen. Diese strategische Plattform basiert auf einem allgemeinen eDocument Framework für die Erstellung und Verarbeitung von elektronischen Dokumenten. Die Quelldaten für diese elektronischen Dokumente stammen aus den Prozessschritten innerhalb Ihres „SAP ECC“- oder „SAP S/4HANA“-Systems, z. B. Rechnungen und Lieferscheine.

Zur Erfüllung der länderspezifischen Anforderungen veröffentlicht SAP für jede gesetzliche Vorgabe eine länderspezifische „Document Compliance“-Lösung. Diese basiert auf dem SAP eDocument Framework, wandelt die Transaktionsdaten in vordefinierte Austauschformate (in erster Linie XML) um und übermittelt das Ergebnis dann elektronisch an externe Systeme, z. B. die Systeme der lokalen Steuerbehörden.

SAP Document Compliance eignet sich für verschiedene Arten von Anforderungen, wie etwa die elektronische Rechnungsstellung in Echtzeit (z. B. FatturaPA / SDI in Italien, CFDI in Mexiko), Umsatzsteuererklärungen (z. B. SII in Spanien) und Transportmeldungen (z. B. EKAER in Ungarn).

Übersicht der Vorteile von SAP Document Compliance

Die Implementierung der „SAP Document Compliance“-Lösung ist eine strategische Entscheidung, um alle aktuellen und künftigen gesetzlichen Anforderungen auf Basis Ihres eigenen „SAP ERP“-Systems im Griff zu behalten. Der Einsatz einer gemeinsamen Plattform für den Austausch von elektronischen Dokumenten bietet dank der allgemeinen Funktionalität den großen Vorteil der Wiederverwendbarkeit für verschiedene Länder. Auf diese Weise kann SAP rasch auf neue oder geänderte Anforderungen reagieren. PIKON besitzt die notwendige Fachkenntnis und Erfahrung, um Sie bei der Implementierung Ihrer eigenen „SAP Document Compliance“-Lösung zu unterstützen und Ihre bestehende Plattform mit jeder neuen gesetzlichen Vorgabe entsprechend zu erweitern.

Darüber hinaus gewährleistet das integrierte eDocument Cockpit von SAP Document Compliance ein einheitliches Nutzererlebnis bei der Überwachung und Verwaltung von elektronischen Dokumenten für verschiedene Länder rund um den Globus. Mit diesem Cockpit behalten Sie problemlos den Überblick über aktuelle Statusmeldungen und das Feedback der lokalen Steuerbehörden.

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Die Funktionsweise von SAP Document Compliance im Zusammenspiel mit ECC und S/4HANA

SAP veröffentlicht für jede gesetzliche Vorgabe eine länderspezifische „Document Compliance“-Lösung, die auf dem SAP eDocument Framework aufbaut und zwei weitere wichtige SAP-Komponenten nutzt: Das SAP Application Interface Framework und die SAP Cloud Platform Integration:

  • Das SAP eDocument Framework ist ein Framework für die Verwaltung von elektronischen Dokumenten, die von Quellanwendungen in SAP ECC und S/4HANA erstellt wurden. Dieses Rahmenkonzept liefert die allgemeinen Kategorien und Transaktionen, auf denen die jeweiligen länderspezifischen Lösungen basieren.
  • Das SAP Application Interface Framework (AIF) dient zum Mapping von Transaktionsdaten auf das vorgeschriebene XML-Format und sorgt dafür, dass SAP Document Compliance als Schnittstelle zwischen den Quellanwendungen und der SAP Cloud Platform Integration fungieren kann.
  • Die SAP Cloud Platform Integration (CPI) wird als Kommunikationsplattform genutzt, um über Web-Dienste eine Verbindung zu externen Systemen herzustellen. Vorgefertigte durchgehende Integrationspakete ermöglichen Validierungs- und Authentifizierungsprozesse (digitale Signatur), den Versand von elektronischen Dokumenten an den Empfänger (Steuerbehörden oder öffentliche Verwaltung) und die Rücksendung der Antwort an das nachgeschaltete System.

Die Lösung basiert zwar auf diesen SAP-Komponenten, aber die SAP Cloud Platform Integration muss nicht zwingend in allen Fällen eingesetzt werden. Es ist möglich, die Hauptfunktionen von SAP Document Compliance (eDocument Cockpit, Mapping von Quelldokumenten auf das XML-Format usw.) zu nutzen, aber für die Kommunikation mit den Steuerbehörden einen externen Middleware-Partner und eine andere Form der Verbindung zu wählen. PIKON unterstützt Ihr Unternehmen gerne dabei, die gewünschte Verbindung herzustellen und den Middleware-Partner in Ihre „SAP Document Compliance“-Lösung zu integrieren, ohne dass Sie auf deren Vorteile verzichten müssen.

Im folgenden Beispiel wird die SAP Cloud Platform Integration als Kommunikationslösung genutzt.

An SAP Document Compliance beteiligte Systeme

Der Prozess beginnt mit der Extraktion der Daten aus den relevanten Quelldokumenten (SD-Rechnungen, FI-Rechnungen usw.), die mit spezifischen Prozessschritten verknüpft sind. Sobald ein Quelldokument erstellt wird, generiert SAP Document Compliance auf Basis der jeweiligen länderspezifischen Lösung ein entsprechendes elektronisches Dokument. Dieses elektronische Dokument kann über das eDocument Cockpit angezeigt und an die lokalen Steuerbehörden übermittelt werden.

Die Übermittlung des elektronischen Dokuments führt dazu, dass unter Nutzung des SAP Application Interface Framework die passende länderspezifische Dokumentendatei generiert wird, bei der es sich meist um eine XML-Datei handelt. Beispiele hierfür sind FatturaPA in Italien und xRechnung-UBL in Deutschland. Diese Formatierung basiert auf verschiedenen Kriterien, z. B. dem Dokumententyp, den relevanten Steuerinformationen und weiteren Stammdaten. Während der Erstellung der vorgeschriebenen Dokumentendatei werden einige grundlegende Überprüfungen durchgeführt, um zu ermitteln, ob das Quelldokument alle notwendigen Daten enthält.

Anschließend wird das elektronische Dokument an die SAP Cloud Platform Integration gesendet und durchläuft dort verschiedene Schritte in Bezug auf Sicherheit, Authentizität und Validierung. Diese Schritte sind Bestandteil der jeweiligen länderspezifischen Integrationsabläufe. Nach dem Abschluss dieser Phase wird das Dokument an den Empfänger übermittelt. Sobald die SAP Cloud Platform Integration eine entsprechende Antwort erhält, leitet sie diese an das nachgeschaltete System weiter, wo sie mit dem zugehörigen elektronischen Dokument verknüpft wird. Das eDocument Cockpit bietet die Möglichkeit, den aktuellen Status oder das Feedback zu bestimmten elektronischen Dokumenten zu überwachen und bei Bedarf aktiv zu werden. Die erhaltenen Antworten umfassen in vielen Fällen Informationen, die in Folgedokumente integriert werden müssen, z. B. eine eindeutige Transportkennung (EKAER) für Transportmeldungen in Ungarn.

SAP Document Compliance

SAP Document Compliance

Vereinbaren Sie Ihre Online-Demo und lernen Sie, wie Sie mit Ihrem SAP-System legale Anforderungen weltweit erfüllen.

SAP Document Compliance auf einen Blick:

  1. Generierung von elektronischen Dokumenten anhand entsprechender Quelldokumente (z. B. SD-Rechnungen, FI-Buchungsbelege usw.) (SAP eDocument Framework)
  2. Mapping auf das erforderliche Ausgabeformat mithilfe einer länderspezifischen Lösung (SAP Application Interface Framework)
  3. Übermittlung der elektronischen Dokumente an die Steuerbehörden (Middleware-Partner / SAP Cloud Platform Integration)
  4. Überwachung des Status der elektronischen Dokumente im eDocument Cockpit (SAP eDocument Framework)

SAP Document Compliance ist ohne nennenswerte Unterschiede sowohl für SAP ECC als auch für SAP S/4HANA erhältlich. Die länderspezifischen Lösungen für die einzelnen gesetzlichen Anforderungen werden ebenfalls für beide Systeme entwickelt. Die Migration der „SAP Document Compliance“-Lösung von SAP ECC zu S/4HANA ist dank entsprechender OSS-Hinweise problemlos möglich.

Von SAP Document Compliance unterstützte Länder

SAP Document Compliance unterstützt bereits zahlreiche Länder und Regelungen. Da die elektronische Rechnungsstellung von immer mehr Ländern übernommen wird, werden fortlaufend weitere Lösungen entwickelt. SAP arbeitet intensiv daran, seine Plattform zu einem „One-Stop-Shop“ zu machen, der eine Komplettlösung für digitale Compliance mit gesetzlichen Anforderungen in aller Welt bietet.

Alle Länder, für die es über SAP Document Compliance einen Lösung gibt

SAP Document Compliance: Liste der Länder, für die bereits eine Lösung existiert, bzw. in Arbeit ist* – Stand August 2019

Länderspezifische Lösungen für SAP Document Compliance PEPPOL
MexicoItalienBelgien
KolumbienUngarn (e-Invoice + Transport Reg.)Deutschland
ChileTürkeiNiederlande
PeruThailandNorwegen*
Brasilien*TaiwanSchweden*
Portugal (Transport Reg.)Russland*Australien*
Spanien Neuseeland*
  Singapur*

Ihre ersten Schritte ins Universum von SAP Document Compliance mit PIKON

Die SAP-Experten in unserem Competence Center for legal Requirements beherrschen SAP Document Compliance von A bis Z. Sie können Ihnen dank ihrer Projekterfahrung mit den funktionalen und technischen Merkmalen dieser Lösung dabei helfen, einen eigenen strategischen Fahrplan für die Implementierung von SAP Document Compliance zu entwickeln, damit Sie die Plattform in allen Ländern, in denen Sie aktiv sind, nutzen können.

Dies liefert Ihnen eine strategische SAP-Standardlösung, die dafür sorgt, dass Ihr SAP-System (ECC oder S/4HANA) alle länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen erfüllt, die für Ihr Unternehmen relevant sind. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, alle gesetzlichen Vorgaben mithilfe einer zentralen zukunftssicheren Lösung innerhalb Ihres SAP-Systems zu überwachen. Strafen wegen Regelverstößen sind damit kein Thema mehr.

Überall dort, wo die Standardlösung nicht ausreicht, bietet PIKON Ihnen fertige SAP Add-ons oder individuelle Lösungen. Sprechen Sie uns an!

Tommy Beckers
Tommy Beckers
Managing Partner PIKON Benelux NV
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Über den Autor
Dan Smets
Dan Smets
Dan Smets ist SAP Berater bei PIKON Benelux und gehört zum Competence Center Legal Requirements. Neben seiner Arbeit in Softwareentwicklungs-Projekten liegt sein Fokus auf der SAP Document Compliance Lösung und der Unterstützung unserer Kunden bei der Umsetzung von legalen Anforderungen weltweit.

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