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B2B E-Invoicing Polen: KSeF Anforderungen werden verpflichtend

Manon Schreurs
August 28, 2025
7 Minuten

Das Finanzministerium Polens ändert die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung dahingehend, dass sie diese im B2B-Umfeld zur Pflicht macht. Bereits vor einigen Jahren hatte Polen mit dem Aufbau der PeF-Plattform für die freiwillige elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich den Weg in Richtung E-Invoicing eingeschlagen. In Zukunft wird Polen keine Papierrechnungen für B2B-Transaktionen mehr akzeptieren.

Fristen für die B2B-E-Rechnung KSeF 2026 in Polen:

Das polnische Finanzministerium hat kürzlich aktualisierte Zeitpläne für die Einführung von B2B-E-Rechnungen veröffentlicht. Der überarbeitete Zeitplan sieht wie folgt aus:

Ab dem 1. Februar 2026: B2B E-Rechnungen werden vorgeschrieben für Großunternehmen mit einem Jahresumsatz von 43 Millionen Euro oder mehr.
Ab dem 1. April 2026: Die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich wird für alle polnischen Unternehmen mit einer polnischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und für ausländische Unternehmen mit einer festen Niederlassung in Polen verpflichtend.
Ab Januar 2027: B2B-E-Rechnungsstellung wird für Kleinstunternehmen (Rechnungen < 450 PLN und Umsatz pro Monat < 10 000 PLN) verpflichtend.

Diese Fristen sorgen für Klarheit und gewährleisten einen reibungslosen Übergang für Unternehmen bei der Einführung elektronischer Rechnungspraktiken in Polen.

Für weitere Informationen zu der Ankündigung besuchen Sie bitte die offizielle Regierungswebsite Polens: Link

Die Plattform „Krajowy System e-Faktur“ (KSeF) wird als nationales System für die elektronische Rechnungsstellung verwendet. Das bedeutet, dass alle elektronischen Rechnungen vor dem Versand an den Kunden über die KSeF-Plattform zur Validierung ausgetauscht werden müssen.

Wie wird die KSeF-Plattform funktionieren?

Im Allgemeinen wird die KSeF-Plattform folgende Funktionen bieten:

Die Plattform versendet eine Reihe von Benachrichtigungen, die die Nutzer beispielsweise über Zeitstempel für die Rechnungsübermittlung, abgelehnte Rechnungen usw. informieren.
Rechnungen können im Originalformat oder im PDF-Format gesucht und heruntergeladen werden.
E-Rechnungen werden 10 Jahre lang auf der KSeF-Plattform archiviert.
Rechnungen können online (in Echtzeit) oder über den Offline24-Modus (ermöglicht die Meldung von Rechnungen am folgenden Tag) ausgestellt werden.

Am 30. Juni 2025 kündigte das polnische Finanzministerium eine aktualisierte Version der KSeF-Plattform an: KSeF 2.0. Dieses neue E-Rechnungssystem wird im Februar 2026 in Betrieb genommen, was bedeutet, dass Unternehmen ab diesem Zeitpunkt KSeF für die elektronische Ausstellung, den Empfang und die Archivierung von Rechnungen verwenden müssen. Jeder Rechnung wird bei der Einreichung eine eindeutige KSeF-ID zugewiesen, um die Nachverfolgung, Überprüfung und Verwaltung innerhalb der Plattform zu erleichtern.

Woraus besteht die KSeF-Nummer?

Die KSeF-Nummer ist eine eindeutige Nummer, die eine Rechnung im nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) identifiziert. Sie setzt sich aus folgenden Elementen zusammen:

Die wichtigsten Neuerungen der neuen KSeF-Version sind die folgenden:

Das XML-Dateiformat, in dem elektronische Rechnungen erstellt werden sollten, wechselt von FA (2) zu FA (3)
- Die wichtigsten neuen Funktionen des FA (3)-Formats sind: Anhangselement (Zalacznik), neue Felder in Podmiot2 (JST, GV) und neue Rollen für Podmiot3.
- Weitere kleinere Neuerungen sind beispielsweise die erweiterten optionalen Felder für einen Zahlungslink der Rechnung, die KSeF-Zahlungskennung usw.
- Die Hauptstruktur des FA (3)-Formats sieht wie folgt aus:

KSeF basiert auf einem Berechtigungsmodell, was bedeutet, dass die Autorisierung und Authentifizierung einer Person im System erforderlich ist, um elektronische Rechnungen auszustellen und/oder darauf zuzugreifen. Die Autorisierung und Authentifizierung kann auf drei Arten erfolgen:
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
- Vertrauenswürdiges Profil
- API-Token (dies kann durch die Beantragung von zweijährigen KSeF-Ausstellerzertifikaten ersetzt werden, die ab dem 1. November 2025 verfügbar sind
Die B2C-Rechnungsstellung über KSeF ist nun optional
Jeder Steuerzahler, der E-Rechnungen über den Offline24-Modus ausstellen möchte, benötigt eine spezielle Genehmigung. Die Verpflichtung, zunächst eine Genehmigung zu beantragen, wurde jedoch aufgeschoben, und alle Steuerzahler können den Offline-Modus (Offline24) bis Ende 2026 auf freiwilliger Basis nutzen.

*Weitere Informationen zu SAF-T Polen finden Sie in unserem speziellen Blogbeitrag: SAF-T Polen: Anforderungen und SAP-Compliance-Leitfaden

Die Document & Reporting Compliance Lösung von SAP für B2B E-Invoicing in Polen

SAP hat eine Lösung für die elektronische Rechnungsstellung KSeF für S/4HANA Cloud 2302, S/4HANA On-Premise und SAP-ERP-Systeme veröffentlicht. Über die Lösung von SAP kann automatisch eine rechtskonforme XML-Datei erstellt und an die KSeF-Plattform (Kunden-E-Invoicing) gesendet werden. Außerdem können Lieferanten-E-Rechnungen aus dem KSeF-Portal (Lieferanten-E-Invoicing) in das SAP-System übernommen werden. Alle Aspekte werden durch die Funktionalität und Lizenz von Document and Compliance (DRC), Cloud Edition abgedeckt.

Wie funktioniert die Outbound (Kunden) Polen B2B E-Invoicing KSeF 2026-Lösung?

Wenn ein Quelldokument (SD-Faktura oder FI-Rechnung) in SAP angelegt (und erfolgreich an die Buchhaltung freigegeben) wird, wird im Hintergrund automatisch ein eDokument generiert. Alle E-Rechnungen können über ein zentrales eDocument Cockpit verwaltet werden. SAP Document and Reporting Compliance (AIF) ordnet die Transaktionsdaten aus dem Quelldokument (eDocument) dem erforderlichen XML-Format (KSeF FA(2) oder FA(3)) zu und führt eine erste Reihe technischer Prüfungen hinsichtlich Vollständigkeit und Korrektheit des Formats durch. Nach der Übermittlung an die KSeF-Plattform wird der Status der E-Rechnung im eDocument Cockpit auf der Grundlage der Validierungsantwort von KSeF (Genehmigung oder Ablehnung) aktualisiert.

Ein akzeptierter Status bedeutet, dass das eDokument von der Regierung genehmigt wurde. Die KSeF-Referenznummer (Genehmigungsnummer aus dem KSeF-Portal) wird im eDokument-Cockpit verfügbar sein. Bei einem inländischen Kunden sind keine weiteren Schritte erforderlich, da dieser die E-Rechnung direkt aus dem KSeF-Portal abrufen kann. Bei einem ausländischen Kunden müssen Sie die E-Rechnung selbst an den Kunden senden (was ebenfalls über das eDocument Cockpit möglich ist).
Ein abgelehnter Status bedeutet, dass die E-Rechnung korrigiert werden muss. Je nach Ablehnungsmeldung der Regierung (die ebenfalls im eDocument Cockpit sichtbar ist) können Sie entweder die E-Rechnung direkt korrigieren und erneut einreichen oder das eDokument (und das Quelldokument) stornieren und eine neue Rechnung ausstellen.

Hinweis: Die derzeit verfügbaren KSeF-Lösungen sind für das XML-Format FA (2) geeignet. Lösungen für das XML-Format FA (3) wurden von SAP angekündigt, befinden sich jedoch noch in der Analysephase und sind noch nicht verfügbar.

Wie funktioniert die Inbound-(Lieferanten) Polen B2B E-Invoicing KSeF 2026-Lösung?

Ihre inländischen Lieferanten erstellen eine Rechnung und senden diese an das KSeF-Portal. Sobald das KSeF-Portal das Dokument erhalten und genehmigt hat, können Sie es über eine spezielle Transaktion aus dem Portal in Ihr SAP eDocument Cockpit übertragen. Die elektronische Rechnung kann im eDocument Cockpit sowohl im XML- als auch im PDF-Format angezeigt und bei Bedarf an eine automatisierte Rechnungsmanagementlösung (z. B. VIM) weitergeleitet werden.

Hinweis: Die derzeit verfügbaren KSeF-Lösungen sind für das FA (2)-XML-Format geeignet. Lösungen für das FA (3)-XML-Format wurden von SAP angekündigt, befinden sich jedoch noch in der Analysephase und sind noch nicht verfügbar.

Wie kann PIKON Ihnen helfen?

Mit dem PIKON Competence Center for Legal Requirements sind wir ein strategischer Partner, der sicherstellt, dass Ihr SAP-System und die Geschäftsprozesse langfristig die unterschiedlichen länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen weltweit erfüllen. Wir verfügen über ein Expertenteam, das SAP-Fachwissen mit fundierten Kenntnissen des gesamten rechtlichen Prozesses und der technischen Anforderungen für elektronische Rechnungsstellung und Buchhaltung weltweit verbindet.

Diese Erfahrung haben wir durch unsere zahlreichen Projekte mit SAP Document & Reporting Compliance und mit lokalen Implementierungsprojekten weltweit gesammelt. Um nur einige Beispiele aufzuführen: SDI in Italien, SII in Spanien, CFDI und Complemento de Pago in Mexiko, RTIR und EKAER in Ungarn, XRechnung in Deutschland, die verschiedenen gesetzlichen Anforderungen in der Türkei, usw. Wir haben auch unsere eigenen SAP Compliance Add-Ons entwickelt, z. B. MTD VAT in Großbritannien und die VAT Whitelist in Polen.

Darüber hinaus haben wir stets ein Auge auf neue und sich ändernde gesetzliche Anforderungen und informieren unsere Kunden, wenn Handlungsbedarf besteht. So muss sich Ihr Unternehmen nicht selbst um alle rechtlichen Anforderungen kümmern, und Sie können sich auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren.

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