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Polen: B2B E-Invoicing Anforderungen werden verpflichtend

Das Finanzministerium Polens ändert die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung dahingehend, dass sie diese im B2B-Umfeld zur Pflicht macht. Bereits vor einigen Jahren hatte Polen mit dem Aufbau der PeF-Plattform für die freiwillige elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich den Weg in Richtung E-Invoicing eingeschlagen. In Zukunft wird Polen keine Papierrechnungen für B2B-Transaktionen mehr akzeptieren.

Polen hat die Genehmigung für die obligatorische elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich ab 2024 von der Europäischen Union erhalten. Die verspätete Genehmigung führte jedoch zu einigen Problemen beim Zeitplan und der Definition des Verfahrens und der Lösung. Das polnische Finanzministerium hat am 31. Januar 2023 angekündigt, dass die Frist für die B2B-Anforderung auf den 1. Juli 2024 verschoben wird.

Lesen Sie hier mehr zur verzögerten Genehmigung durch die EU.

Wichtige Aktualisierung:

Am 4. August 2023 hat der Präsident der Republik Polen das Gesetz vom 16. Juni 2023 unterzeichnet, das die elektronische Rechnungsstellung ab dem 1. Juli 2024 verbindlich vorschreibt. Für kleine und mittlere Unternehmen, die von der Mehrwertsteuer befreit sind, wird der elektronische Rechnungsaustausch über KSeF ab dem 1. Januar 2025 obligatorisch sein. Verbraucherrechnungen (B2C) und Rechnungen, die nach dem OSS- und IOSS-Verfahren ausgestellt werden, fallen nicht in den Anwendungsbereich des Rechtsakts.

Die Plattform „Krajowy System e-Faktur“ (KSeF) wird als nationales System für die elektronische Rechnungsstellung verwendet. Das bedeutet, dass alle elektronischen Rechnungen zur Validierung über die KSeF-Plattform ausgetauscht werden müssen.

Wie wird KSeF funktionieren?

  • Die Plattform wird eine Reihe von Benachrichtigungen versenden, die die Nutzer z. B. über Zeitstempel, die Ablehnung von Rechnungen usw. informieren.
  • Rechnungen können im Originalformat oder im PDF-Format durchsucht und heruntergeladen werden.
  • Die eRechnungen werden 10 Jahre lang auf der KSeF-Plattform archiviert.
Die Timeline für das B2B-E-Invoicing in Polen über die KSeF-Anwendung Stand Januar 2023

Die Document & Reporting Compliance Lösung von SAP für B2B E-Invoicing in Polen

SAP hat die Lösung für S4HANA cloud 2302, S4HANA on Premise und das ERP-System freigegeben. Gemäß den Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung in Polen, muss eine XML-Datei an die KSeF-Plattform gesendet werden. Dies wird bei SAP über die Document & Reporting Compliance-Lösung erreicht. Diese Lösung kann eDokumente von Kunden und Lieferanten verarbeiten.

Wie funktioniert die polnische B2B-Lösung für Kundenrechnungen?

Wenn der Quellbeleg in SAP erstellt wird, wird automatisch ein eDokument (XML) im Cockpit erzeugt. Über die Suche nach dem Land Polen könnenSie das generierte Dokument auswählen und übermitteln. Sie erhalten in Echtzeit einen Status von der KSeF-Plattform zurück.

SAP Polish B2B invoice process
  • Der Status akzeptiert bedeutet, dass das eDocument von der Regierung genehmigt wurde.
  • Ist der Status abgelehnt, bedeutet das, dass das Dokument einen Fehler enthält, der erst behoben werden muss. Nach der Korrektur können Sie das eDokument erneut einreichen und erhalten erneut einen Status von KSeF zurück.

Der Lieferant erstellt eine Rechnung und sendet sie an das KSeF-Portal. Ist das Dokument dort eingegangen, können Sie es aus dem Portal in Ihr SAP eDocument Cockpit ziehen. Sie sehen die Eingangsdokumente im Cockpit, und der Status der eDocuments ändert sich, wenn die Behörde das eDocument im KSeF-Portal aktualisiert hat.

Empfangen von Rechnungen über das KSeF-Portal

Wie kann PIKON Ihnen helfen?

Mit dem PIKON Competence Center for Legal Requirements sind wir ein strategischer Partner, der sicherstellt, dass Ihr SAP-System und die Geschäftsprozesse langfristig die unterschiedlichen länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen weltweit erfüllen. Wir verfügen über ein Expertenteam, das SAP-Fachwissen mit fundierten Kenntnissen des gesamten rechtlichen Prozesses und der technischen Anforderungen für elektronische Rechnungsstellung und Buchhaltung weltweit verbindet. 

Diese Erfahrung haben wir durch unsere zahlreichen Projekte mit SAP Document & Reporting Compliance und mit lokalen Implementierungsprojekten weltweit gesammelt. Um nur einige Beispiele aufzuführen: SDI in ItalienSII in Spanien, CFDI und Complemento de Pago in Mexiko, RTIR und EKAER in Ungarn, XRechnung in Deutschland, die verschiedenen gesetzlichen Anforderungen in der Türkei, usw. Wir haben auch unsere eigenen SAP Compliance Add-Ons entwickelt, z. B. MTD VAT in Großbritannien und die VAT Whitelist in Polen.

Darüber hinaus haben wir stets ein Auge auf neue und sich ändernde gesetzliche Anforderungen und informieren unsere Kunden, wenn Handlungsbedarf besteht. So muss sich Ihr Unternehmen nicht selbst um alle rechtlichen Anforderungen kümmern, und Sie können sich auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren.

Sprechen Sie uns an!

Haben Sie weitere Fragen zu den E-Invoicing Anforderungen von Polen? Oder hätten Sie gerne eine System-Demo des E-Invoicing-Prozessablaufs?
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Über den Autor
Myriam Alicata
Myriam Alicata
Myriam Alicata ist als SAP ERP Consultant bei PIKON Benelux in Genk, Belgien tätig. Ihr Schwerpunkt liegt auf den SAP-Modulen SD und MM. Innerhalb der PIKON Gruppe ist sie Teil des Competence Centers for Legal Requirements. Mit ihrem Wissen und ihrer Erfahrung, die sie in verschiedenen Kundenprojekten gesammelt hat, versucht sie, die jeweils richtige Lösung für unsere Kunden zu finden.

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