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E-Invoicing Polen: SAP Lösung für B2B und B2G Anforderungen

Es überrascht nicht, dass auch Polen erste E-Invoicing-Anforderungen eingeführt hat. Derzeit nutzen Steuerbehörden auf der ganzen Welt mehr denn je Technologien, um mehr Daten von Steuerzahlern zu sammeln und zu analysieren. Dies geschieht oft in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit. Laut Tadeusz Kościński, dem Minister für Finanzen, Haushalt und Regionalpolitik, besteht das Ziel der polnischen E-Invoicing-Anforderungen darin, den Fakturierungsmechanismus benutzerfreundlicher zu gestalten. Viele andere Länder weltweit nutzen diesen Mechanismus jedoch, um ihre Umsatzsteuerlücke zu schließen und Steuerhinterziehung zu verhindern.

Mithilfe des polnischen Zentralsystems für E-Invoicing, Krajowego Systemu e-faktur (KSeF), können ab Ende 2021 freiwillig elektronische Rechnungen für den B2B-Bereich ausgestellt und entgegengenommen werden. Ab 2023 wird dies eine verpflichtende Anforderung sein. In diesem Blogbeitrag erkläre ich, wie die SAP Document Compliance-Lösung für Polen die Einhaltung der polnischen B2B- und B2G-Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung sicherstellt.  

Einhaltung der polnischen B2B- und B2G-Anforderungen

Die Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments besagt, dass alle Behörden verpflichtet sind, ab dem 18. April 2019 elektronische Rechnungen über eine staatlich vorgeschriebene Plattform empfangen und versenden zu können. In Polen ist die Möglichkeit der Nutzung von E-Invoicing im B2G-Bereich jedoch bislang nicht verpflichtend. Dennoch hat Polen die Umsetzung der Richtlinie bereits abgeschlossen, nämlich durch den Aufbau einer Plattform mit dem Namen PeF (platformy elektronicznego fakturowania). PeF ist derzeit die wichtigste Plattform, die von staatlichen Einrichtungen und Wirtschaftsteilnehmern für die E-Invoicing Compliance im öffentlichen Beschaffungswesen genutzt wird. Das Hauptziel des Projekts ist die Einführung einer verpflichtenden Empfangsbestätigung für elektronische Rechnungen, die von Unternehmen an die Behörden übermittelt werden.

In Zukunft wird der Staat wahrscheinlich auf strengere polnische Anforderungen umstellen, indem er E-Invoicing im B2B-Bereich ab 2023 verpflichtend vorschreibt. Inzwischen wurde in Polen mit der Entwicklung eines fortgeschrittenen nationalen E-Invoicing-Systems mit dem Namen KSeF (Krajowego Systemu e-faktur) begonnen. Dieses Projekt ähnelt der B2G-Plattform PeF, die im 1. Quartal 2021 gestartet wurde. Es soll sich um eine Plattform handeln, die das Ausstellen und den Versand strukturierter Rechnungen ermöglicht. Neben dem Ausstellen, Senden und Empfangen strukturierter Rechnungen, wie es die PeF-Plattform bereits anbietet, weist die KSeF-Plattform auch eine Kennnummer zu und speichert diese im System ab. Das System analysiert und kontrolliert Daten aus strukturierten Rechnungen und sendet Nachrichten über die Ausstellung, Ablehnung oder wenn die Ausstellung einer strukturierten Rechnung nicht möglich ist.

Darüber hinaus besteht die polnische Regierungsplattform aus einem PEPPOL-Zugangspunkt. Die PEPPOL-Plattform wird inzwischen von vielen europäischen Regierungen und Unternehmen genutzt. Übergeordnetes Ziel ist es, einen sicheren und einfachen Austausch elektronischer Dokumente (z. B. E-Invoicing, elektronisches Auftragswesen) zwischen öffentlichen und privaten Einrichtungen weltweit zu ermöglichen. Dies geschieht durch die Bereitstellung einer Reihe technischer Spezifikationen für alle Purchase-to-Pay-Geschäftsvorgänge. In unserem Blogbeitrag über PEPPOL haben wir ausführlich beschrieben, wie die PEPPOL-Plattform funktioniert und welche Vorteile sie bietet.

SAP Document Compliance

Um die zukünftigen polnischen E-Invoicing-Regeln in KSeF einzuhalten, empfehle ich die SAP Document Compliance-Lösung. SAP Document Compliance ist eine strategische, integrierte SAP-Lösung, die mit SAP ECC und SAP S/4HANA funktioniert und dafür sorgt, dass Ihre SAP-Buchhaltungsprozesse zu 100 % mit den polnischen Anforderungen konform sind.

SAP hat bereits früh eine Lösung entwickelt, um die polnischen E-Invoicing-Anforderungen zu erfüllen. Mit dieser Lösung kann aber auch die Erfüllung vieler anderer länderspezifischer gesetzlicher Anforderungen auf der ganzen Welt sichergestellt werden, wie SII in Spanien, SDI in Italien, CFDI und Complemento de Pago in Mexiko, RTIR und EKAER in Ungarn, DIAN in KolumbienE-Invoicing und E-Archiving in der Türkei und MyDATA in Griechenland. Alle eingeführten länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen können einfach mit dem SAP eDocument Cockpit verwaltet werden, das eine zentrale Rolle in SAP Document Compliance spielt. Mit SAP Document Compliance verfügen Sie über eine End-to-End-Lösung, die automatisch die erforderlichen XML-Dateien auf der Grundlage von Quellinformationen aus Ihren SD- oder FI-Fakturabelegen generiert und die XML-Datei bei Bedarf digital signiert. SAP Document Compliance kann sich auf SAP CPI, SAP PI oder auf EDI-Middleware-Systeme von Dritten beziehen, um den gesamten Datenverkehr mit den Systemen der lokalen Steuerbehörden zu verwalten.

Ein zusätzlicher Vorteil der Verwendung von SAP Document Compliance ist die Flexibilität. Es stehen mehrere SAP BAdIs (Business Add-Ins) zur Verfügung, mit denen die XML-Standardstruktur und das PDF-Mapping angepasst, der E-Mail-Inhalt und die Empfänger geändert und der Kundenfeedbackprozess teilweise automatisiert werden kann. Wir haben bereits SAP Document Compliance für viele verschiedene kundenspezifische Fälle eingeführt. Bitte lassen Sie mich im Kommentarbereich unten wissen, ob bei Ihnen eine bestimmte geschäftliche Anforderung besteht, die in Ihrem SAP-Buchungsprozess für Polen implementiert werden muss. Gerne untersuche ich, wie dies in SAP Document Compliance integriert werden kann.

Der Prozessablauf in SAP Document Compliance für die Einhaltung der E-Invoicing-Anforderungen in Polen

Für die Anforderungen Polens an die elektronische Fakturierung bietet SAP die SAP Document Compliance-Lösung an. In der folgenden Grafik werden die Schritte des End-to-End-Prozesses dargestellt, mit denen die Einhaltung der polnischen Vorschriften bezüglich der elektronischen Fakturierung erreicht wird:

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  1. Zunächst wird ein Quelldokument in SAP erstellt (z. B. eine Rechnung). Sobald dieses Dokument gespeichert wurde, erstellt das System eine Instanz davon (eDocument) in der Datenbank.
  2. Anschließend kann das eDocument manuell aus dem eDocument-Cockpit übermittelt werden, in dem alle eDocuments angezeigt werden.
  3. Nach der Übermittlung erstellt das System das erforderliche XML-Format aus den Daten des eDocuments.
  4. Anschließend sendet das System die XML-Datei an die PEPPOL-Plattform, die eine Prüfung der XML-Datei vornimmt.
  5. Die PEPPOL-Plattform setzt sich mit der verifizierten Plattform in Verbindung. Im Falle Polens ist dies die PeF-Plattform oder KSeF und es wird die XML-Datei übermittelt.
  6. Die Plattform sendet eine Benachrichtigung an den PEPPOL-Dienst.
  7. Dieser wiederum leitet sie an die SAP Document Compliance-Lösung weiter.
  8. Schließlich wird der Status des erfolgreich übermittelten eDocuments aktualisiert und im eDocument-Cockpit sichtbar.

Wie sehen Herausforderungen für Unternehmen aus und wie kann PIKON helfen?

Neben der technischen Umsetzung gibt es noch einige weitere Herausforderungen, die ebenfalls berücksichtigt werden sollten. Die neuen Anforderungen müssen im gesamten Unternehmen angepasst und verstanden werden. Die folgenden Themen sollten berücksichtigt werden: 

  • Überprüfung und Aktualisierung der gegenwärtigen Geschäftsprozesse, um neue E-Invoicing-Anforderungen einzubeziehen.
  • Die Aufgaben/Zuständigkeiten der Anwender müssen unter Berücksichtigung der neuen Anforderung überprüft werden.
  • Schulung der Anwender im Bereich desE-Invoicings. Ziel ist sowohl das Verstehen der Anforderung als auch die Ausführung neuer Aufgaben im System sowie die Fehlerbehandlung.
  • Um neue Standards zu verstehen und abzubilden, müssen möglicherweise Kenntnisse der lokale Rechnungswesenvorschriften vorhanden sein.

PIKON verfügt über umfassende Erfahrung bei der Erbringung von Business-Management-Dienstleistungen für gesetzliche Anforderungen. Während des Change-Management-Prozesses unterstützen wir Ihre Anwender, damit diese verstehen, was gesetzlich vorgeschrieben ist, und wissen, wie sie die Aufgaben im System effizient erledigen können. 

Warum Sie die E-Invoicing-Anforderungen einhalten sollten

Der wichtigste Grund für die Einhaltung der E-Invoicing-Anforderungen ist die Vermeidung hoher Geldbußen. Die Nichteinhaltung wird nämlich mit Geldbußen geahndet. Daher ist es wichtig, die notwendigen Anpassungen in SAP vorzunehmen, dass die Einhaltung der polnischen Vorschriften sichergestellt sind.

Diese Anpassungen in SAP werden höchstwahrscheinlich etwas Arbeit und Investitionen erfordern. Die SAP Document Compliance-Lösung bietet jedoch auch einige Vorteile für Ihr Unternehmen. Es handelt sich um eine strategische Lösung die die Wiederverwendung von SAP-Lizenzen und eine grundlegende Konfiguration für die Einhaltung anderer länderspezifischer gesetzlicher Anforderungen bietet. Damit wird die Einhaltung der Vorschriften durch Ihr Unternehmen langfristig sichergestellt.

Wie PIKON Ihnen helfen kann

Bei PIKON haben wir ein Kompetenzzentrum für gesetzliche Anforderungen aufgebaut, in dem unsere Berater gesetzliche Anforderungen weltweit und deren Auswirkungen auf das SAP-System beobachten und untersuchen. Unser Team besteht aus Experten, die fundiertes Wissen und Erfahrung aus unseren zahlreichen Projekten in den Bereichen SAP Document Compliance und lokale Implementierung auf der ganzen Welt vereinen, wie z. B. SDI in ItalienSII in SpanienCFDI und Complemento de Pago in MexikoRTIR und EKAER in UngarnXRechnung und ZUGFeRD in DeutschlandE-Invoicing und E-Archive in der TürkeiDIAN in KolumbienMyDATA in Griechenland usw. Wir als strategischer Partner bieten unseren Kunden die bestmögliche Lösung, um sicherzustellen, dass ihr SAP-System und ihre Geschäftsprozesse langfristig unterschiedlichen länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Darüber hinaus kümmern wir uns regelmäßig um neue oder sich ändernde gesetzliche Anforderungen, die für unsere Kunden relevant sind, und informieren sie, wenn Handlungsbedarf besteht. Auf diese Weise können sich die Kunden auf ihr Tagesgeschäft konzentrieren und müssen sich keine Sorgen darüber machen, dass sie die notwendigen Vorschriften nicht einhalten.

Wenn Sie Fragen zu den polnischen E-Invoicing-Vorschriften haben oder an einer System-Demo mit den Abläufen des E-Invoicings interessiert sind, zögern Sie nicht, ein Web-Meeting anzufragen, oder hinterlassen Sie einen Kommentar im Kommentarbereich unten. Wir helfen Ihnen gerne weiter und antworten Ihnen so schnell wie möglich.

Sprechen Sie uns an!

Haben Sie weitere Fragen zu den E-Invoicing Anforderungen von Polen? Oder hätten Sie gerne eine System-Demo des E-Invoicing-Prozessablaufs?
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Über den Autor
Selma Palic
Selma Palic
Selma Palic ist SAP ERP Consultant bei PIKON Benelux in Genk, Belgien. Ihr Fokus liegt auf SAP ERP Finance. Innerhalb der PIKON-Gruppe ist sie Teil des Competence Center for Legal Requirements. Ihr Wissen und ihrer Erfahrung, die sie in verschiedenen Kundenprojekten gesammelt hat, nutzt sie, um die richtige Lösung für unsere Kunden zu finden.

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