S/4HANA bietet eine Menge neuer Funktionalitäten. Eine hiervon ist die Anzahlungsabwicklung im SAP Best Practices Prozess „Verkaufskontraktmanagement“ (Scope item ID I9I), welcher mit der App „Verkaufskontrakte verwalten“ (App ID F1851) abgebildet werden kann.
Einsatzgebiet der Anzahlungsabwicklung
Im Geschäftsalltag gibt es oft Situationen, in denen der Lieferant einen Mengenkontrakt mit dem Kunden vereinbart. Dies ist ein Rahmenvertrag zwischen den beiden Parteien, in dem die Bedingungen für den Kauf oder die Bereitstellung von Produkten festgelegt wird, die über einen längeren Zeitraum hinweg erbracht werden sollen. Der Kontrakt enthält in der Regel Angaben wie Mindestabnahmemenge, den Lieferzeitraum und den Preis pro Einheit.
In einigen Fällen, beispielsweise wenn der Lieferant das Risiko eines Zahlungsausfalls minimieren möchte, kann dieser eine Anzahlung von dem Kunden verlangen, mit dem er den Mengenkontrakt abschließt. Diese Anzahlung ist dann vom Kunden noch vor der Lieferung zu begleichen.
Verbesserter Prozess über Abteilungen durch die neue Anzahlungsabwicklung
Seit S/4HANA 2020 unterstützt das SAP-System die Abwicklung von Anzahlungen und vereinfacht somit die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen wie z.B. der Verkaufs- und Finanzabteilung. Die Anzahlungsabwicklung bringt also eine deutliche Prozessverbesserung mit sich. Fehler durch manuelle Eingaben werden verhindert und die Bearbeitungszeiten durch die Automatisierung deutlich reduziert.
Vor diesem Release existierte der SAP Best Practices Prozess „Verkaufskontraktmanagement“ zwar bereits, konnte aber bis dahin nicht zur Anzahlungsabwicklung in Kombination mit dem Mengenkontrakt genutzt werden.
Prozessablauf
Im folgenden Abschnitt werden die relevanten Schritte im Rahmen dieses Prozesses beleuchtet:
Für die Anlage des Mengenkontrakts mit Anzahlungsabwicklung wird ein Verkaufskontrakt mit der App „Verkaufskontrakte verwalten“ angelegt. Um diese App Nutzen zu können, benötigt der jeweilige User die SAP Standard Business Rolle „SAP_BR_INTERNAL_SALES_REP“.
Bei der Anlage des Mengenkontraktes wird der festgelegte Anzahlungsbetrag eingegeben und anschließend mittels einer Anzahlungsanforderung an den Kunden fakturiert.
Die Kontraktabrufe zum Mengenkontrakt werden automatisch für die Lieferung gesperrt, bis der Kunde die Zahlung für die Anzahlungsanforderung geleistet hat bzw. der Zahlungseingang im SAP gebucht wurde.
Sobald die Zahlung abgeschlossen ist, hebt das System automatisch die Liefersperren in den Einteilungen der Kontraktabrufe auf.
Die Lieferung und die Kundenfakturierung können in diesem Szenario als nachfolgende Schritte durchgeführt werden.
Bei der lieferungsbezogenen Fakturierung des jeweiligen Kontraktabrufs wird die bereits erhaltene Anzahlung für den Mengenkontrakt automatisch berücksichtigt und verrechnet.
Der folgende Screenshot zeigt das Prozessflussdiagramm für den SAP Best Practice-Prozess „Verkaufskontraktmanagement“ (I9I):
Fazit
Im Allgemeinen lässt sich sagen, dass dieser Prozess zwei große Vorteile bietet:
- Das automatische Setzen der Liefersperre im Lieferabruf, wenn die Anzahlung im Mengenkontrakt gepflegt ist, sowie das Aufheben dieser Sperre, sobald die Debitorenzahlung der Anzahlung verbucht wurde. So wird gewährleistet, dass keine Lieferungen oder Leistungen getätigt werden, bevor der Zahlungseingang erfolgt ist.
- Deutliche Fehlerreduzierung durch die automatische Verrechnung der geleisteten Anzahlung bei der Erstellung der Fakturen der jeweiligen Kontraktabrufe.
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