Wer kennt den Fall nicht, da werden plötzlich Produkte, die vorher eingekauft wurden, selbst hergestellt oder Produkte, die vorher selbst hergestellt wurden, verlagert oder an einen Lieferanten ausgelagert. So weit so einfach. Natürlich müssen die entsprechenden Prozesse umgestellt werden, mit Lieferanten verhandelt werden bzw. die Produktion umgestellt werden. Sicher kein einfaches Thema, aber für die meisten Unternehmen beherrschbar. Dann kommt plötzlich die Finanzbuchhaltung und stellt die absurde Forderung, dass die Bestandsbuchungen natürlich andere Bestands- und Verbrauchskonten finden müssen. Wer jetzt sein SAP-System entsprechend eingestellt hat sagt sich, dann muss halt die Bewertungsklasse geändert werden. Wer noch mit der Standardauslieferung arbeitet, muss die Materialart ändern. Dummerweise fangen jetzt die Probleme im System erst richtig an. Ohne gewisse Vorarbeiten können die Änderungen nicht einfach durchgeführt werden.
Voraussetzungen für das Ändern von Bewertungsklassen oder Materialarten in SAP
Die SAP hat hier hohe Hürden eingebaut. Und dies gilt sowohl für ECC als auch für S/4HANA Systeme. Zum einen müssen alle bewerteten Bestände vor der Änderung der Bewertungsklasse ausgebucht werden und leider nicht nur in der aktuellen Periode, sondern auch in der Vorperiode (Die Fehlermeldung M3 368, sowie der sapnet-Hinweis (früher OSS) 1967543 beschreiben recht deutlich welche Grundvoraussetzungen erfüllt sein müssen), zum anderen sollten keine offenen Fertigungsaufträge oder Bestellungen vorhanden sein. Zum Glück ist der 2. Punkt inzwischen nicht mehr wirklich relevant, da die Meldung zu offenen Fertigungsaufträgen oder offenen Bestellungen customizbar ist und von Fehler auf Warnung umgestellt werden kann (natürlich muss man sich bewusst sein, zu welchen FI-Buchungen es kommen kann, wenn es angearbeitete Fertigungsaufträge gibt oder teilgelieferte Bestellungen).
Insbesondere die Frage, warum eigentlich Vorperiodenbestände auch ausgebucht werden müssen, stellen sich dabei viele SAP-User. Auch hier kann man im sapnet fündig werden mit einem doch ziemlich alten, aber weiterhin gültigen Hinweis (sapnet-Hinweis 30656), der jedoch diesen Sachverhalt nur indirekt erläutert. Wichtig hierbei ist, dass auch nach dem Periodenverschieber in die Vorperiode gebucht werden kann und wenn dann die Bewertungsklasse in der Vorperiode noch auf die alte verweist, würden falsche Bestandsbuchungen erzeugt werden, die ja genau vermieden werden sollten.
Ausbuchen von bewerteten Beständen
Ausbuchen von bewerteten Beständen ist leider einfach gesagt, aber sehr viel schwieriger getan. Nur um einige Beispiele zu nennen, von was wir hier sprechen. Es können normale, frei verwendbare Bestände existieren, Chargenbestände, bewertete Kundeneinzelbestände, Kundenkonsignationsbestände, Qualitätsprüfbestände und vieles mehr.
Für ein Material ist das noch halbwegs beherrschbar, auch wenn man, insbesondere wenn Vorperiodenbestände zu aktuellen Beständen stark abweichen, sehr viele Buchungen entstehen. Hier ein kleines Beispiel: Sind Bestände in der Vorperiode niedriger als in der aktuellen Periode, so müssen erst die Vorperiodenbestände an die aktuellen Periodenbestände angepasst werden, um dann die Bestände in der aktuellen Periode auszubuchen. Nach der Umstellung dann wieder in die umgekehrte Richtung, also erstmal zubuchen in der aktuellen Periode und dann in der Vorperiode wieder ausbuchen. Vereinfachen kann man das organisatorisch, indem solche Umstellungen direkt nach dem Periodenverschieber erfolgen, da dann Vorperiodenbestände und aktuelle Bestände zwingend gleich hoch sind.
Was aber wenn hier ganze Produktlinien verlagert werden. Dann sprechen wir schnell von einer 3 oder 4-stelligen Anzahl an Materialien und dann ist der Aufwand die Buchungen manuell zu machen nicht mehr möglich, spricht man hier doch von einer Buchungszeile pro Lagerort, Charge, Bestandsart und wie vorab schon erwähnt ggf. noch von verschiedenen Perioden. Man kann sich sicher vorstellen, dass bei 4-stelliger Anzahl von Materialien die Buchungen schnell 5- oder sogar 6-stellig werden.
PIKON hat Kunden schon verschiedentlich bei diesen Umstellungen begleitet und eine Lösung entwickelt, um die typischen relevanten erforderlichen Buchungen, die zu erzeugen sind, zu automatisieren.
Haben Sie weitere Fragen zum Ändern von Bewertungsklasse oder Materialart bzw. zu unserer automatisierten Lösung?
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