Im Einkauf eines Unternehmens muss ein Manager oder ein hochrangiger Mitarbeiter den Überblick über alle größeren Einkäufe haben. SAP bietet eine Lösung, um diese Aufgabe zu erleichtern. Es handelt sich hierbei um ein Freigabeverfahren für Bestellungen. Innerhalb dieser Lösung überprüft das SAP System jede Bestellung auf bestimmte Werte und fragt bei Bedarf die Berechtigung bei den entsprechenden Personen ab, bevor die Bestellung zur Bearbeitung freigegeben wird.
Was ist ein Freigabeverfahren für Bestellungen?
Das Freigabeverfahren für Bestellungen ist eine Komponente von SAP, in der neu erstellte Bestellungen anhand definierter Einstellungen überprüft werden. Diese Einstellungen können z.B. ein maximaler Nettowert sein. Innerhalb dieser Einstellungen können Sie festlegen, wann und von wem die neue Bestellung geprüft und freigegeben werden muss. Bis die Bestellfreigabe erteilt ist, wird die Bestellung gesperrt.
Wie funktioniert das Verfahren für Bestellfreigaben?
Die Freigabestrategie erleichtert den Abteilungen die Abwicklung von mittleren bis hochwertigen Bestellungen, da sie von der Einkaufsabteilung angestoßen werden kann, aber die Genehmigung von den dazu autorisierten Personen erteilt werden kann.
Die Grafik zeigt, wie ein Standard-SAP-Freigabeverfahren abläuft.
Zunächst legt die Einkaufsabteilung eine Bestellung an.
Im Anschluss prüft das System die Daten und gleicht diese mit den definierten Werten des Freigabeverfahrens ab. Nach diesem Abgleich gibt das SAP-System die Bestellung entweder frei, so dass eine weitere Auftragsabwicklung erfolgen kann. Oder die Bestellung wird gesperrt und die Freigabe durch die berechtigte Person angefordert.
Der Genehmigende kann die Genehmigung über den Tcode ME28 erteilen. Hier muss der Genehmigende seinen Freigabecode eingeben, um eine Übersicht über alle genehmigungspflichtigen Aufträge zu erhalten. Von dieser Liste aus können Genehmigungen erteilt werden. Dabei kann es sich entweder um eine Einzelfreigabe handeln, bei der jeder Beleg einzeln freigegeben werden kann, oder um eine Sammelfreigabe, bei der mehrere Aufträge gleichzeitig freigegeben werden.
Sobald die Genehmigung erteilt ist, gibt das SAP-System die Bestellung automatisch frei und die Einkaufsabteilung kann den Beleg weiter bearbeiten.
Wenn die Genehmigung nicht erteilt wird, muss der Genehmiger eine Einzelfreigabe wählen, um die Bestellung abzulehnen. In der Sammelfreigabe besteht die Möglichkeit einen Beleg abzulehnen nicht. Wenn der Beleg abgelehnt wurde, bleibt der Status „gesperrt“ bestehen.
Was sind die Vorteile des Freigabeverfahrens für Bestellungen?
Der Hauptvorteil dieser Lösung für Ihr Unternehmen besteht darin, einen Überblick über alle Bestellungen und Freigaben zu erhalten. Alle Bestellungen können von der gleichen Einkaufsabteilung getätigt werden, und SAP filtert diese zur weiteren Genehmigung durch die dafür autorisierten Personen.
Außerdem bring diese Lösung weitere Verbesserungen mit sich. Dies sind z.B.:
- Besserer Überblick über Bestellungen von mittlerem bis hohen Wert
- Verbesserung der Struktur Ihres Bestellvorgangs
- Flexibilität in der Freigabestrategie
- Flexibilität im Arbeitsablauf für Bestellungen
- Gesmtkontrolle über die Beschaffungen
So kann PIKON Ihnen helfen
Wollen Sie Ihr Freigabeverfahren für den Einkauf verschlanken und integrieren? Mit über 26-Jahren Erfahrung in SAP-Projekten unterstützen wir Sie gerne bei der Optimierung.
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