Seit der Einführung des Rechnungslegungsstandards IFRS 15 im Jahr 2014, müssen Unternehmen alle Erlöse aus Kundenverträgen zeitgleich mit der Erfüllung der entsprechenden Verpflichtung gegenüber ihren Kunden erfassen und ausweisen. Der Standard verspricht eine konsistentere, vergleichbarere und verständlichere Darstellung des Unternehmens und seiner Umsatzströme in den Jahresabschlüssen. Dies bedeutet aber auch die Gefahr einer komplexeren Rechnungslegung. Dieser Artikel soll aufzeigen, wie das SAP Add-on Revenue Accounting and Reporting (RAR) für SAP S/4HANA-Systeme und SAP ECC-Systeme ab Release 6.05 Abhilfe schaffen kann.
Der Rechnungslegungsstandard IFRS 15
IFRS 15 gilt ab 2018 für alle Kundenverträge, die die Lieferung von Gütern und Dienstleistungen betreffen. Nur einige wenige Ausnahmen werden anerkannt, z. B. für Leasingverträge im Anwendungsbereich von IAS 17. Ziel ist es, ein einheitliches Konzept für die Erfassung von Erlösen über alle Sektoren und Branchen hinweg vorzulegen.
Dieses Konzept der Umsatzrealisierung besteht aus fünf Schritten:
- die Identifizierung von Kundenverträgen, wie sie in IFRS 15 definiert sind
- die Identifizierung aller darin enthaltenen Verpflichtungen gegenüber dem Kunden („Leistungsverpflichtungen“ (POBs))
- die Bestimmung des vertraglichen Preises für die Verpflichtungen („Transaktionspreis“)
- die Aufteilung des gesamten Transaktionspreises auf die verschiedenen Leistungsverpflichtungen auf der Grundlage ihres beizulegenden Zeitwerts („Einzelveräußerungspreis“ oder SSP)
- die Erfassung des zugewiesenen Preises als Erlös bei Erfüllung der Leistungsverpflichtung
Neben dem fünfstufigen Modell der Umsatzrealisierung enthält der Standard auch Regelungen, die beispielsweise Vertragsänderungen und -kombinationen betreffen.
Lesen Sie mehr zu den Ausnahmen von IFRS 15 und die Definition von Verträgen und Leistungen in diesem Standard.
Bekannte Herausforderungen von IFRS 15
Die Herausforderungen bei der Umsetzung von IFRS 15 lassen sich zu einem großen Teil auf den Umfang und die theoretische Komplexität des Standards zurückführen. Durch die Zusammenführung mehrerer älterer Standards hat IFRS 15 zu mehr Klarheit bei der Umsatzerfassung und -berichterstattung geführt, aber auch die Gesamtkomplexität in der Anwendung und im Verständnis wurde erhöht. Vor allem kleine bis mittelgroße Unternehmen, Unternehmen, die mit komplexen Angeboten arbeiten, oder Unternehmen, die häufig langfristige Verträge mit ihren Kunden abschließen, hatten erhebliche Auswirkungen auf ihre Prozesse, Systeme und Finanzberichte. Beispiele für betroffene Unternehmen finden sich vor allem in der Telekommunikations-, Gesundheits- und Baubranche. Die in der Praxis aufgetretenen Fragestellungen sind vielfältig, konzentrieren sich aber vor allem auf das Konzept und die Identifizierung von Leistungsverpflichtungen oder die Vorschriften für die Kombination und Änderung von Verträgen.
Darüber hinaus stellten die detaillierteren und umfassenderen Angaben des IFRS 15 neue Anforderungen an die Datenerfassungs- und Analyseprozesse. So bedeutete beispielsweise die Einführung von Berichten über Leistungsverpflichtungen und Vertragssaldobewegungen, dass eine neue Ebene von Daten ermittelt, zusammengestellt, integriert oder gespeichert werden musste. Für Unternehmen ist es oft schwierig vorherzusagen, welche zusätzlichen Daten erforderlich sein werden und ob ihre IT-Infrastruktur in der Lage sein wird, diese Anforderungen zu erfüllen.
Schließlich sind weder das interne noch das externe Umfeld eines Unternehmens statisch. Da sich die Praktiken und Umwelten eines Unternehmens anpassen, muss auch die Implementierung von IFRS 15 angepasst werden.
Die SAP-Lösung: RAR als SAP Add-on
Das SAP Add-on RAR (Revenue Accounting and Reporting) dient zur Erleichterung und Automatisierung der Aufgaben eines Erlösbuchhalters. Es unterstützt den Anwender bei der Einhaltung verschiedener Rechnungslegungsstandards und -richtlinien, einschließlich IFRS 15. Zu den Verbesserungen gegenüber der ursprünglichen Interpretation der Erlösrealisierung durch SAP SD gehören das Zulassen einer parallelen Rechnungslegung, die Synchronisierung der Kostenrealisierung mit der Erlösrealisierung und die Verfügbarkeit verschiedener neuer, obligatorischer Angaben (z. B. Berichte, die die Aufschlüsselung der Erlöse nach verschiedenen Kategorien, die Bewegungen des Vertragssaldos und die erwarteten Erlöse für ausstehende POBs zeigen). SAP RAR-Transaktionen können in der GUI, in Fiori und auf NetWeaver ausgeführt werden. Das Add-on ist für SAP ECC-Systeme (Mindestvoraussetzung ist Release 6.05) und SAP S/4HANA-Systeme verfügbar.
RAR kann in verschiedene Quellanwendungen integriert werden, aus denen es Details zu Auftragserstellungen, Änderungen, Rechnungen und Lieferungen erhält (Schritt 1 in Abbildung 4). Mögliche Quellanwendungen sind sowohl SAP-Software (SAP SD, CRM oder Hybris) als auch Anwendungen von Drittanbietern. Zuvor sollte konfiguriert werden, welche Belegarten und Positionstypen als relevant für die Erlösabrechnung gelten und daher in die RAR-Umgebung verschoben werden sollten.
Abbildung 2: Bei der Erstellung eines Belegs im SD, der als RAR-relevant definiert ist (1), wird ein Satz von Erlösbuchhaltungspositionen erstellt (2), eine für jede Auftragsposition und eine für jede Rechnung des Fakturierungsplans. Nach der Verarbeitung dieser Positionen im ‚RAI-Monitor‘ (Transaktion FARR_RAI_MON) wird ein passender RAR-Vertrag gemäß den vordefinierten BRF+-Entscheidungsregeln (4) erstellt (3).
Die Übertragung an das RAR erfolgt über eine Reihe von Erlösbuchhaltungsposition (RAI), die automatisch Erlösverträge und Leistungsverpflichtungen auf der Grundlage einer Reihe von Entscheidungsregeln erstellen und aktualisieren (Schritte 2 und 3 in Abbildung 4). Die Entscheidungsregeln sind im SAP Business Rule Framework plus (BRF+) vordefiniert und ordnen die Waren und Dienstleistungen eines Unternehmens den entsprechenden Leistungsverpflichtungstypen zu. Darüber hinaus liefern sie alle erforderlichen Attribute der Leistungsverpflichtung (z. B. Startdatum, Dauer) und legen, wie unten erläutert, eine von drei Erfüllungsarten fest: ereignisbasiert, zeitbasiert oder prozentuale Erfüllung.
Wie der Name schon sagt, gibt die Erfüllungsart einer Leistungsverpflichtung vor, wie und wann eine vertragliche Verpflichtung erfüllt wird (Schritt 4.1 in Abbildung 4). Die ereignisbezogene Erfüllung bedeutet, dass die Verpflichtung gegenüber dem Kunden mit der Ausführung einer bestimmten Handlung (z. B. Warenausgang, Buchung einer Rechnung) erfüllt ist. Bei der zeitbezogenen Erfüllung werden die Erlöse über einen bestimmten Zeitraum hinweg nach einer bestimmten Abgrenzungsmethode (z. B. lineare Verteilung) erfasst. Bei der prozentualen Erfüllung muss der Benutzer alle Entwicklungen bei der Erfüllung einer Verpflichtung gegenüber einem Kunden manuell erfassen.
Für alle Leistungsverpflichtungen können Rechnungen vor, nach oder zeitgleich mit ihrer Erfüllung gebucht werden. Ähnlich wie bei Kundenaufträgen und Verträgen werden alle Rechnungen über Erlösrechnungspositionen in die RAR verschoben (Schritt 4.2 in Abbildung 4).
Anschließend kann der Benutzer periodisch Erlösbuchungen für einen oder mehrere Verträge sowohl im Hauptbuch als auch in den korrespondierenden Ledgern erstellen (Schritt 5 in Abbildung 4). Dies wird in der Regel beim Abschluss einer Rechnungsperiode durchgeführt. Unter Berücksichtigung der Erfüllungsart jeder Leistungsverpflichtung, der bisher eingetretenen Erfüllungstransaktionen und -ereignisse sowie der bisher erfassten Rechnungen können alle relevanten Buchungen simuliert und erstellt werden. Die Berechnung des Vertragsvermögens und der Vertragsverbindlichkeiten erfolgt in einem vorgelagerten Programm. Beim Vertragsvermögen handelt es sich um bereits erfasste, aber noch nicht fakturierte Erlöse, bei den Vertragsverbindlichkeiten um die umgekehrte Kategorie. Auf der Grundlage von Systemkonfigurationen werden Vertragsvermögen und -verbindlichkeiten entweder auf der Ebene des Vertrags oder seiner Leistungsverpflichtungen berechnet. Wenn die traditionellen GAAP-Anforderungen ebenfalls beachtet werden sollen, können auch nicht fakturierte und abgegrenzte Einnahmen ermittelt werden. Für alle Buchungen erfolgt die Ermittlung der Hauptbuchkonten auf der Grundlage einer Sammlung von BRF+ Entscheidungstabellen.
SAP RAR ermöglicht darüber hinaus verschiedene zusätzliche Funktionen, wie Kostenrealisierung, Rückgaberecht, Vertragsänderungen und Vertragskombinationen.
- Zum einen kann die Kostenrealisierung für beliebige POB-Typen aktiviert werden. Nicht angefallene Selbstkosten gelten dann als Plankosten und werden erst bei Erfüllung der POB erfasst.
- Außerdem kann jeder eindeutigen Leistungsverpflichtung mit ereignisbezogener Erfüllung ein Rückgaberecht zugeordnet werden. Der Prozentsatz des Umsatzes, der voraussichtlich zurückerstattet wird, wird von den Erlösen abgezogen und als Rückerstattungsverbindlichkeit erfasst. Diese Buchung wird bei Erlöschen des Rückgaberechts rückgängig gemacht.
- Drittens führen Änderungen des Vertragspreises, des Vertragsumfangs und der Vertragsmerkmale je nach den zugrunde liegenden Geschäftsregeln entweder zu einer rückwirkenden oder zu einer vorausschauenden Änderung. Eine rückwirkende Änderung betrifft sowohl die erfüllten als auch die nicht erfüllten Teile des Vertrags (kumulierte Nachholung und geänderte zukünftige Erlöse). Eine prospektive Änderung betrifft nur die nicht erfüllten Teile des Vertrags (geänderte künftige Erlöse).
- Schließlich kann eine Vertragskombination für zwei oder mehr zusammenhängende Verträge realisiert werden, die zum gleichen oder fast gleichen Zeitpunkt mit demselben Kunden abgeschlossen werden. Ein einzelner Quellvertrag, der alle POBs umfasst, bleibt bestehen, während die anderen Verträge gelöscht werden.
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