Sie sind bereits sicher, dass ein Greenfield-Approach für Sie nicht in Frage kommt und fragen sich, welche Aktivitäten im Rahmen einer Conversion (Brownfield Approach) zu SAP S/4HANA durchlaufen werden müssen. Dieser Blogartikel gibt Ihnen die Guideline über die Aktivitäten in den einzelnen Phasen. Ich orientiere mich hierbei an der Activate Methode von SAP.
Die folgende Abbildung veranschaulicht grob den Ablauf einer SAP S/4HANA-Conversion:
Die Conversion untergliedert sich in mehrere Phasen: die Discoverphase, die Vorbereitungsphase aus Prepare und Explore und die Konvertierungsphase mit den Schritten Realize und Deploy. Daran angeschlossen ist noch die Phase, in der das System bereits produktiv ist: Run.
Discover – Noch vor dem eigentlichen Projektstart
In die Discoverphase gehört bereits das erste Auseinandersetzen mit Informationen zu SAP S/4HANA, in der man sich für dieses System entscheidet. In diesem Artikel gehe ich davon aus, dass die Entscheidung für die Conversion zu S/4HANA bereits gefallen ist und gehe direkt zu den weiteren Schritten über, die noch vor dem eigentlichen Projektstart durchgeführt werden sollten.
Aufgrund unserer bisherigen Erfahrung empfehlen wir ein SAP S/4HANA Projekt, wie jedes größere IT-Einführungsprojekt, auch hinsichtlich des Changemanagements sorgfältig vorzubereiten. Hier ist es sinnvoll, in zwei einfachen Schritten die Ausgangssituation in Ihrem Unternehmen zu analysieren:
- Schritt: Change-Readiness Check
- Schritt: Stakeholder-Interviews
1. Change-Readiness Check
Der Change-Readiness Check beantwortet die Frage, wie bereit Ihr Unternehmen für eine S/4HANA Einführung ist. Er ist ein Instrument, um schnell und mit wenig Aufwand einen Überblick über verschiedene, für Projekte relevante, Faktoren zu erhalten.
Er dient zur Einordnung und Vorbereitung des Projekts und kann als wertvoller Insight in die Perspektive relevanter Mitarbeitenden auf ein anstehendes Projekt und die Organisation genutzt werden.
2. Stakeholder-Interviews
Gehen Sie mithilfe kurzer Interviews systematisch mit den für das Projekt relevanten Stakeholdern ins Gespräch – insbesondere mit kritischen. Ziel der Stakeholder-Analyse ist es, einen realistischen und neutralen Eindruck von der Ausgangsituation des Projekts sowie ein Verständnis für die Hoffnungen, Erwartungen und Befürchtungen der Interviewpartner zu gewinnen. Durch Einbindung externer Beratungspartner schaffen Sie einen geschützten Rahmen. Die Neutralität und Allparteilichkeit der Interviewdurchführenden macht es für die Teilnehmenden möglich, auch kritische Themen anzubringen und gemeinsam an diesen zu arbeiten. So können frühzeitig Konfliktthemen aufgedeckt und bereits erste Bedenken ausgeräumt werden. Die Interviews generieren eine breite Informationsbasis. Gleichzeitig stellen sie bereits eine Intervention da: Beziehungen werden geknüpft, erste Motivation wird geweckt, mögliche Vorgeschichten werden dekonstruiert, Skepsis nutzbar gemacht und ein besseres Ziel in Aussicht gestellt.
Die gewonnen Erkenntnisse sind Grundlage für Vorschläge für weiterführende Maßnahmen und Konzepte in Richtung Kommunikation und Change sowie zu den generellen Rahmenbedingungen des Migrationsprojekts (Zeitplan, Zusammenstellung Projektteam, Projektrollen, Strukturen der Zusammenarbeit, Strategie etc.). So bekommen die Stakeholder von Anfang an die Möglichkeit, aktiv an den Zielen und der Ausrichtung des Projektes mitzuwirken, ohne diese zu dominieren.
Betriebswirtschaftliche Vorbereitung der Migration auf SAP S/4HANA
Bevor die doch eher technischen Aktivitäten in einem Conversion Projekt beginnen, empfehlen wir mit einer kurzen Planungsphase zu starten, um die Leitplanken festzulegen und das Projektteam sowohl fachlich als auch bezüglich der Vorgehensweise im Projekt abzuholen.
Folgende Element ermöglichen den Startschuss für ein erfolgreiches Projekt:
- Anforderungsanalyse: Erfassung und Klärung der Anforderungen, z.B. im Hinblick auf Prozesse, Funktionalitäten, Stammdaten und Reporting. Auch technische Anforderungen können hier von Relevanz sein, z.B. die Integration mit bestehenden Systemen.
- Prozessanalyse: Gegenüberstellung des Ist- zum Soll-Prozess
- Zeit- und Budgetplanung: Festlegung des Projektzeitplans und grobe Schätzung des Budgets.
Technische Vorbereitung der Migration auf SAP S/4HANA
In der Vorbereitungsphase wird Ihr aktuelles SAP-System dazu befähigt die Migration auf S/4HANA durchzuführen.
Bevor die doch eher technischen Aktivitäten in einem Conversion Projekt beginnen, empfehlen wir mit einer kurzen Planungsphase zu starten, um die Leitplanken (z.B. Scope, Zeitplan, Budget, Projektorganisation) festzulegen und das Projektteam sowohl fachlich als auch bezüglich der Vorgehensweise im Projekt abzuholen.
Danach beginnen die Schritte, die im Rahmen eines Conversion Projekts durchzuführen sind.
Es beginnt mit der Prüfung der Systemanforderungen:
- Ist Ihr System unicodefähig?
- Ist ein Dual Stack Split erforderlich?
- Ist ein Datenbankupdate erforderlich?
Danach prüft der Maintenancer Planner (MP), ein Tool, welches von SAP bereitgestellt wird, ob die installierten Komponenten, Add-Ons und Business Functions, S/4HANA kompatibel sind. Außerdem generiert er die Download-Files, die der Software Update Manager (SUM) später für die Migration benötigt.
Wenn alle Checks erfolgreich sind, wird die Conversion zu SAP S/4HANA erlaubt. Sollte der MP keinen gültigen Migrationspfad finden (z.B., weil ein Add-On nicht S/4HANA zertifiziert ist), verhindert er die Durchführung der Migration.
Der nachfolgende Simplification Item Check identifiziert wichtige Schritte, die durchgeführt werden müssen, damit das System technisch migriert werden kann und die Geschäftsprozesse nach erfolgter Migration noch laufen. Hier werden gewisse Plausibilitätsprüfungen (z.B. in der Anlagenbuchhaltung) durchgeführt, die Inkonsistenzen im System identifizieren. Ein detailliertes Protokoll gibt Auskunft, über Fehlerquellen und mögliche Lösungsvorschläge.
Unser Tipp: Wir empfehlen den Simplification Item Check möglichst früh im Rahmen des Projekts zu machen, da die Ergebnisse Einfluss auf die Aufwandsschätzung und den Projektscope haben. Außerdem sollten Fehler so früh wie möglich behoben werden.
Die Migration des Custom Code beinhaltet die Analyse von Entwicklungen (Z-Programme, Erweiterungen und Modifikationen) und gibt Auskunft, wo der Code nicht mit den neuen Datenstrukturen kompatibel ist. Hier ist es ratsam frühzeitig einen Plan aufzustellen, welche Anpassungen zwingend erforderlich bzw. optional sind.
Zusätzlich haben viele unserer Kunden Entwicklungen im Einsatz, die nicht mehr produktiv genutzt werden. Wir empfehlen in dem Fall das System für einen längeren Zeitraum mit Hilfe des ABAP Call Monitors (SCMON) auszuwerten und obsoletes Coding bzw. obsolete Programme, die nicht mehr genutzt werden, zu entfernen.
Des Weiteren gibt es einige modulübergreifende Aktivitäten, wie z.B. das Anpassen von Berechtigungen für die Nutzung von FIORI, sowie modulspezifische Aktivitäten. In der Logistik muss vor der Conversion z.B. die Umstellung auf Business Partner erfolgen. Business Partner können sowohl Kunden als auch Lieferanten sein. Die neue Funktionalität unter S/4HANA wird auch als Customer-Vendor-Integration (CVI) bezeichnet und dient dazu Kunden- und Lieferantenstammdaten zukünftig zentral in einer Transaktion zu pflegen und zu verwalten. Es wird somit eine einheitliche Sicht auf alle Geschäftspartner ermöglicht und die Pflege und Verwaltung der Stammdaten erleichtert. Mit der Einführung der Business Partner sollte frühzeitig begonnen werden, um das System und die Anwender optimal auf die Integration von Business Partnern vorzubereiten, bevor die S/4HANA Conversion beginnt.
Technische Konvertierung auf SAP S/4HANA
Sobald alle Aktivitäten in der Vorbereitungsphase abgeschlossen sind, kann die Migration der Daten mit dem Software Update Manager (SUM) erfolgen. Sollten Sie noch keine HANA-Datenbank haben, ist dies der erste Schritt in der Konvertierungsphase. Anschließend werden die neuen Anwendungen und Datenstrukturen installiert. In einem letzten Schritt wird die Migration durchgeführt, die die Stamm- und Bewegungsdaten in das neue Datenmodell überführt.
Sobald die Migration erfolgreich durchgeführt wurde, beginnt die Validierung des Systems, die letztendlich zur Ihrer Go/No Go Entscheidung führt.
Anschließend sind noch einige Nachbearbeitungsschritte notwendig. Die neuen Datenstrukturen führen dazu, dass Sie Ihr Coding anpassen müssen und einige Customizingeinstellungen in Logistik und Rechnungswesen durchzuführen sind.
Einige der genannten Schritte sind im Rahmen des Projekts mehrfach durchzuführen, abhängig davon, wie viele Testmigrationen Sie vorsehen.
Run – Aktivitäten nach Produktivstart
Bis zum Produktivstart und der tatsächlichen Nutzung des SAP S/4HANA Systems, sind Mitarbeitende des Projektteams für das Beheben von Problemen/ Incidents und Change Requests zuständig. Anschließend wird diese Aufgabe an die Support-Organisation übergeben. Dies kann sowohl die eigene IT-Abteilung sein als auch ein externer Support-Anbieter. Das Auslagern des Supports ist mittlerweile für viele Unternehmen eine gute Möglichkeit, dem Fachkräftemangel in der IT entgegenzuwirken.
Zusätzlich zur Behebung von Incidents fällt auch die Optimierung des Systems und das Bearbeiten von Change Requests in die Phase „Run“.
PIKON bietet SAP Support and Application Management Services. Wir übernehmen für Sie den 2nd– und 3rd-Level Support. Weiter Informationen zu unserem Angebot finden Sie auf der Support-Seite unserer Homepage.
Step by Step-Anleitung für Ihre Conversion:
Whitepaper
Ihr S/4HANA Conversion Guide
Erfahren Sie die wichtigsten Aspekte einer Migration zu SAP S/4HANA per Brownfield Approach. Anhand einer strukturierten Vorgehensweise, angelehnt an die Activate Methode der SAP, führen wir Sie im Whitepaper durch alle Projektphasen, von der Projektplanung bis zum Go-live.
Wenn Sie mehr über SAP S/4HANA-Projekte erfahren möchten, lesen Sie auch unsere anderen Artikel zum Thema S/4HANA. Oder kontaktieren Sie uns direkt. Gerne sprechen wir auch mit Ihnen über einen ersten Workshop, um gemeinsam Ihre SAP S/4HANA Conversion Roadmap zu entwickeln.
Zusätzlich bieten wir Ihnen auch eine Webinaraufzeichnung zum Thema. Den genauen Inhalt beschreibt der Blogartikel „Webinar: 5 Erfolgsfaktoren für Ihre SAP S/4HANA Conversion“.