Polen war eines der ersten europäischen Länder, das elektronische Steuererklärungen und digitale Buchhaltung verpflichtend eingeführt hat. Bereits 2016 wurde dort das von der OECD entwickelte Standardformat für Buchhaltungsdaten, SAF-T, eingeführt – ab 2018 wurde es für Großunternehmen verpflichtend.
Das Hauptziel des polnischen Finanzministeriums ist es, durch die Digitalisierung sowie die Sicherstellung der Vergleichbarkeit eingereichter Daten mehr Transparenz und Effizienz bei der Steuerberichterstattung und bei Steuerprüfungen zu schaffen.
In diesem Blogbeitrag erklären wir, was genau SAF-T ist, wie die Anforderungen der polnischen SAF-T-Regelung aussehen, wer zur Einhaltung verpflichtet ist, welche SAP-Lösung es dafür gibt – und wie PIKON Sie bei der Umsetzung unterstützen kann.
SAF-T Polen
Die „Standard Audit File for Tax“ (SAF-T) ist eine OECD-Initiative, die den elektronischen Austausch von Buchhaltungsdaten zwischen Organisationen und ihren Behörden standardisieren soll. Polen hat seine eigene SAF-T-Version, sie heißt „Jednolity Plik Kontrolny“ (JPK).
In Polen müssen SAF-T-Dokumente im XML-Format an die nationale Plattform der Steuerbehörde (KAS) übermittelt werden. Ab 2025 sind zwei Dateien, JPK_VAT (oder JPK_V7) und JPK_CIT, obligatorisch. Beide Dateien müssen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen und fünf Jahre lang archiviert werden.
- JPK_VAT: Eine Datei für Mehrwertsteuererklärungen, die aus zwei Hauptteilen besteht. Sie enthält Felder für MwSt.-Aufzeichnungen (Verkaufs- und Einkaufsinformationen) und Felder mit den Steuerdaten der MwSt.-Erklärungen (VAT-7 und VAT-7K). Es gibt zwei JPK_V7-Dateien, je nachdem, wann das Unternehmen die MwSt-Erklärung einreichen muss:
o JPK_V7M: für Steuerzahler, die die Mehrwertsteuer monatlich erklären
o JPK_V7K: für Steuerpflichtige, die vierteljährlich ihre MwSt. erklären
*Seit Oktober 2020 wurde die JPK_VAT in JPK_V7 umbenannt, die sowohl die MwSt.-Aufzeichnungen als auch die MwSt.-Erklärungen in einer einzigen Datei zusammenfasst.
Die Datei muss jeweils bis zum 25. des Folgemonats nach dem Berichtszeitraum eingereicht werden.
- JPK_CIT: Elektronische Meldepflicht für die Körperschaftsteuer (CIT), die auf der Datei JPK_KR basiert und in zwei Teildateien aufgeteilt ist:
- JPK_KR_PD: Für Hauptbücher gemäß Einkommensteuer- und Körperschaftsteuergesetz
- JPK_ST_KR: Für Aufzeichnungen zu Anlagevermögen, immateriellen Vermögenswerten und Rechten
Die JPK_CIT-Datei ist einmal jährlich einzureichen.
Obwohl nur JPK_VAT und JPK_CIT verpflichtend sind, müssen Unternehmen bei einer Prüfung auch in der Lage sein, weitere elektronische Buchhaltungsdateien bereitzustellen:
- JPK_FA (Faktury VAT): Enthält detaillierte Informationen zu jeder Verkaufsrechnung, einschließlich Artikel, Transaktionsdetails und Kundendaten
- JPK_FA_RR: Enthält Informationen über RR-VAT-Rechnungen
- JPK_MAG (Magazyn): Enthält Angaben zu Warenbewegungen, Wareneingängen und -ausgängen, Bewertungsdaten und Rechnungsnummern
- JPK_KR (Księgi Rachunkowe): Beinhaltet alle Einträge der Buchführung
- JPK_WB (Wyciągi bankowe): Enthält Kontoauszüge aller Banktransaktionen inklusive Geschäftspartnern und Beträgen (wird typischerweise von der Bank bereitgestellt)
- JPK_EWB (Ewidencja przychodów): Einnahmenaufzeichnungen für Steuerpflichtige mit Pauschalbesteuerung
- JPK_PKPiR (Podatkowa księga przychodów i rozchodów): Enthält steuerliche Buchungsdaten in strukturierter Form für Unternehmen mit vereinfachter Gewinnermittlung (Einnahmen-Überschuss-Rechnung)
Wer ist zur Einhaltung verpflichtet?
Ursprünglich wurde die SAF-T-Datei JPK_VAT 2016 nur für Großunternehmen eingeführt (sowohl polnische als auch ausländische Unternehmen mit Tätigkeit in Polen). Diese Pflicht wurde schrittweise ausgeweitet und gilt seit dem 1. Oktober 2018 für alle Steuerpflichtigen.
Ab dem 1. Januar 2025 sind zusätzlich zur JPK_VAT auch folgende Unternehmen verpflichtet, die JPK_CIT einzureichen (für das Berichtsjahr 2025, Einreichung 2026):
- Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 50 Millionen Euro
- Steuerliche Kapitalgruppen (PGK): Unternehmensgruppen, die die Körperschaftsteuer gemeinsam abführen
Ab dem 1. Januar 2026 gilt die Verpflichtung zur Einreichung der JPK_CIT für alle übrigen Unternehmen, die der Körperschaftsteuer (CIT) oder Einkommensteuer (PIT) unterliegen und Buchhaltungsunterlagen führen (für das Berichtsjahr 2026, Einreichung 2027).
Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle verbleibenden CIT- und PIT-Steuerpflichtigen, unabhängig von ihrer Unternehmensgröße, die JPK_CIT einreichen (für das Berichtsjahr 2027, Einreichung 2028).
Wie können diese Anforderungen mit SAP umgesetzt werden?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, diese Anforderungen mithilfe von SAP zu erfüllen:
- Starter-Lösung (RPFIPL_SAFT Report)
Vorteile | Nachteile |
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- SAP Add-on für SAF-T Polen
Vorteile | Nachteile |
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- SAP DRC Cloud (Public + Private) & S/4HANA
Vorteile | Nachteile |
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Wie ist der Prozessablauf mit SAP DRC?
Mit der SAP DRC-Lösung (Statutory Reporting) erfolgt die Erstellung der SAF-T-Polen-Berichte in folgenden Schritten:
Schritt 1: Einmalige Implementierung der SAF-T-Polen-Berichte im SAP-System (z. B. Konfiguration allgemeiner Berichtsparameter, Zuordnung von SAP-Variablen zu polnischen Katalogwerten, Festlegung der Berichtsfrequenz).
Schritt 2: Die SAF-T-Polen-Berichte stehen anschließend den Key-Usern regelmäßig zur Verfügung und können über eine zentrale, harmonisierte Fiori-App („Run Compliance/Statutory Reports“) erstellt werden.
Schritt 3: Nach der Ausführung des SAF-T-Berichts steht das Endergebnis (basierend auf Echtdaten) in der Fiori-App „Run Compliance/Statutory Reports“ zum Download bereit. Die Berichterstellung kann beliebig oft wiederholt werden – bei Bedarf oder zur Korrektur.
Schritt 4: Nach der Übermittlung und dem Erhalt einer Rückmeldung von der Behörde kann der Status des Berichts manuell in der App „Run Compliance/Statutory Reports“ aktualisiert werden, um den aktuellen Bearbeitungsstand zentral zu dokumentieren und darzustellen.
Weitere Informationen zur standardmäßigen SAP-Funktionalität und zur Lizenz für diese regelmäßige Berichtserstellung weltweit finden Sie in unserem Blogbeitrag: Gesetzliches Meldewesen mit SAP Document & Reporting Compliance
Wie PIKON Sie unterstützt
PIKON verfügt über ein spezialisiertes Competence Center für gesetzliche Anforderungen, in dem wir länderspezifische Compliance-Vorgaben weltweit analysieren und deren Auswirkungen auf SAP-Systeme bewerten. Unser interdisziplinäres Team aus SAP- und Rechtsexperten vereint tiefgehendes Fachwissen mit praxisnaher Projekterfahrung.
Als strategischer Partner unterstützen wir Sie dabei, eine zukunftssichere Lösung zu finden, mit der Ihre SAP-Systemlandschaft und Ihre Geschäftsprozesse dauerhaft rechtskonform bleiben – unabhängig von Land oder Anwendungsbereich.
Zudem beobachten wir kontinuierlich neue und geänderte gesetzliche Vorgaben, informieren Sie proaktiv über relevante Änderungen und leiten notwendige Maßnahmen ein. So bleibt Ihr Unternehmen stets auf dem neuesten Stand, während Sie sich voll auf Ihr operatives Geschäft konzentrieren können – ohne Risiko durch drohende Non-Compliance.
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