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Südafrika richtet sich zunehmend an den globalen Trends der digitalen Steuerverwaltung aus. Obwohl elektronisches Rechnungswesen (E-Invoicing) noch nicht verpflichtend ist, wurden im Rahmen des von der South African Revenue Service (SARS) geleiteten VAT Modernisation Project bereits bedeutende Fortschritte erzielt.
Was ist aktuell verpflichtend?
Derzeit gibt es in Südafrika noch keine gesetzliche Pflicht zur Nutzung von E-Invoicing. Dennoch ist die elektronische Rechnungsstellung bereits regulatorisch geregelt. Unternehmen, die elektronische Datenübertragung (EDI) zur Rechnungsstellung nutzen möchten, benötigen vorab eine Genehmigung durch die SARS oder das National Treasury.
Elektronische Rechnungen müssen dieselben Pflichtangaben enthalten wie Papierrechnungen – darunter Informationen zu Lieferant und Käufer, eine eindeutige Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum sowie eine klare Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen. Zudem besteht eine Archivierungspflicht von mindestens fünf Jahren, beziehungsweise sieben Jahren gemäß Companies Act.
Seit dem 1. April 2025 müssen Rechnungsdaten außerdem auch in elektronischen Zollanmeldungen angegeben werden.
Timeline des VAT-Modernisierungsprojekts
1991 – Einführung der Mehrwertsteuer (VAT)
Mit dem VAT Act von 1991 führte Südafrika ein Mehrwertsteuersystem ein. Seitdem sind registrierte Unternehmen verpflichtet, periodische Umsatzsteuererklärungen einzureichen und gültige Steuerrechnungen auszustellen.
2023 – Erster Schritt in Richtung digitale Berichterstattung
Im September 2023 veröffentlichte SARS ein Diskussionspapier, das einen Übergang zu einem Echtzeit-VAT-Reporting vorschlägt. Zentrale Punkte darin sind:
- Übermittlung von Rechnungs- und Zahlungsdaten innerhalb von 24 Stunden (später reduziert auf 6 Stunden, langfristig auf 1 Stunde)
- Nutzung der übermittelten Daten zur Vorbefüllung der VAT-Erklärungen
- Stufenweise Einführung über fünf Jahre, beginnend mit Großunternehmen
Die Budget Review 2023 (Kapitel 4, Seite 54) unterstreicht die Absicht von SARS, den VAT-Prozess zu modernisieren und zu vereinfachen, und kündigt eine umfassende Einbindung von Stakeholdern an.
2025 – Der TALAB-Entwurf
Am 16. August 2025 veröffentlichten SARS und das National Treasury den Entwurf des Tax Administration Laws Amendment Bill (TALAB) zur öffentlichen Konsultation (Feedback möglich bis 12. September 2025). Der Gesetzentwurf bildet die Grundlage für verpflichtendes E-Invoicing und digitales VAT-Reporting und unterstützt damit die Modernisierungsagenda der Behörden.
Zentrale Inhalte des TALAB-Entwurfs:
- Definition einer E-Invoice
Der Entwurf beschreibt eine elektronische Rechnung als Steuerdokument, das in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, versendet und empfangen wird, sodass es automatisiert verarbeitet werden kann. Weitere technische Spezifikationen sollen vom Finanzministerium festgelegt werden.
- Definition von E-Reporting
Unter E-Reporting versteht der Entwurf die elektronische Übermittlung von Steuerdaten aus E-Invoices sowie zusammengehörigen Dokumenten (z. B. Gutschriften oder Stornobelege) an SARS. In bestimmten Fällen kann diese Information auch mit anderen Parteien wie Lieferanten oder Kunden geteilt werden.
- Interoperabilitätsrahmen
Das diskutierte Rahmenwerk sieht ein dezentrales System zertifizierter Dienstleister vor. Diese fungieren als Intermediäre, um strukturierte elektronische Dokumente sicher zu übertragen und einen reibungslosen Datenaustausch zwischen Steuerpflichtigen zu ermöglichen.
Das mögliche "Five-Corner-Modell"
Auch wenn es noch nicht offiziell bestätigt ist, gibt es deutliche Hinweise darauf, dass SARS eine verpflichtende Einführung von E-Invoicing bis 2028 in Betracht zieht. Basierend auf internationalen Referenzmodellen könnte Südafrika ein Five-Corner-Modell einführen – ähnlich wie in Frankreich, Singapur oder Belgien.
Dieses Modell, das häufig mit dem Peppol-Framework in Verbindung gebracht wird, ermöglicht den nahtlosen Austausch von Rechnungsdaten zwischen Lieferanten, Käufern und Steuerbehörden über zertifizierte Access Points (Zugriffsknoten). Es sorgt für:
- Echtzeit-Datenvalidierung
- Höhere Nachvollziehbarkeit von Rechnungen
- Reduzierung von Betrugsrisiken
- Verbesserte VAT-Compliance
Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten
Unternehmen müssen elektronische Rechnungen mindestens fünf Jahre lang aufbewahren, entsprechend den Vorgaben der SARS. Nach dem Companies Act verlängert sich die Aufbewahrungsfrist jedoch auf sieben Jahre. Eine ordnungsgemäße Archivierung ist daher entscheidend, um Compliance sicherzustellen und bei Prüfungen auskunftsfähig zu sein.
Wer ist betroffen?
Derzeit müssen alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen (VAT-registrierte Businesses) ihre Meldungen über eFiling einreichen und auf Anforderung Belege elektronisch bereitstellen. Unternehmen, die freiwillig auf E-Invoicing umsteigen, müssen die von SARS vorgegebenen Formate und Aufbewahrungsrichtlinien einhalten.
Im Rahmen des Modernisierungsplans sollen zunächst Großunternehmen in ein Near-Real-Time-Reporting überführt werden, während kleinere Unternehmen schrittweise nachgezogen werden.
Unternehmen, die sich nicht rechtzeitig vorbereiten, riskieren eine disruptive und kostspielige Umstellung, sobald digitales Reporting verpflichtend wird.
SAP E-Invoicing in Südafrika: PINT und die freiwillige Phase
In Südafrika befindet sich das Thema E-Invoicing derzeit noch in einer freiwilligen Einführungsphase, auch wenn SARS im Rahmen des VAT Modernisation Programme angekündigt hat, bis 2028 ein verpflichtendes System einzuführen. Aktuell können Unternehmen elektronische Rechnungen ausstellen, müssen dabei jedoch dieselben gesetzlichen Vorgaben erfüllen wie bei Papierrechnungen. Das bedeutet: Die Rechnung muss alle vorgeschriebenen VAT-Angaben enthalten, manipulationssicher sein und mindestens fünf Jahre archiviert werden. Wichtig: Der Empfänger muss der elektronischen Rechnung ausdrücklich schriftlich zustimmen, andernfalls gilt sie nach aktuellem südafrikanischem Recht nicht als gültige Steuerrechnung.
Für Unternehmen, die bereits mit SAP arbeiten, bietet die Lösung SAP Document and Reporting Compliance (DRC) eine Möglichkeit, sich frühzeitig auf die kommenden Veränderungen vorzubereiten. SAP DRC ermöglicht die Erstellung und Verwaltung von Rechnungen in strukturierten elektronischen Formaten, sodass Daten sicher übertragen, validiert und revisionssicher gespeichert werden können. Zwar hat Südafrika noch kein konkretes technisches Modell festgelegt, orientiert sich jedoch stark am international etablierten Peppol-Five-Corner-Modell. In diesem Modell werden Rechnungen über zertifizierte Access Points auf Basis standardisierter Formate wie PINT (Peppol International Invoice) ausgetauscht. PINT wurde entwickelt, um grenzüberschreitende E-Invoicing-Prozesse zu vereinheitlichen und so die Nutzung in verschiedenen Rechtsräumen zu erleichtern.
Auch wenn das südafrikanische Rahmenwerk noch nicht final definiert ist, bietet die frühzeitige Einführung von SAP DRC mit Unterstützung für PINT Unternehmen einen klaren Vorsprung. Sie können sich an globale Best Practices anlehnen, interne Systeme und Teams rechtzeitig auf strukturierte E-Invoicing-Prozesse vorbereiten und vermeiden so einen zeitkritischen Umstellungsdruck, sobald SARS die Pflicht einführt. Frühe Anwender profitieren zudem von effizienteren Abläufen, schnelleren Abstimmungsprozessen und einer besseren Transparenz über Transaktionen – noch bevor die gesetzliche Verpflichtung greift.
Wie PIKON Sie unterstützen kann
Der Übergang zu einem digitalen VAT-Reporting kann komplex sein. Das Competence Center für E-Invoicing und Tax Reporting beobachtet kontinuierlich weltweite regulatorische Entwicklungen und verbindet steuerrechtliches Know-how mit technischer SAP-Expertise. Unsere Berater:innen unterstützen Sie dabei, die Anforderungen von SARS effizient umzusetzen – mit folgendem Leistungsumfang:
- Analyse des SARS-Datenmodells und Konzeption der passenden SAP-Mappings
- Implementierung von SAP DRC oder individuellen Extraktionslösungen
- Begleitung beim Übergang von Papierrechnungen zu compliant elektronischen Rechnungen
- Projektmanagement und Schulung Ihres Teams
- Laufende Aktualisierung Ihrer SAP-Systeme, wenn sich gesetzliche Vorgaben ändern
Wer heute vorbereitet, vermeidet morgen Störungen im Prozess. Auch wenn SAF-T in Südafrika noch nicht verpflichtend ist, rückt digitales Reporting immer näher. Mit einer proaktiven Roadmap und professioneller Unterstützung stellen Sie sicher, dass Ihre SAP-Landschaft bereit ist – bevor die Pflicht eintritt.
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