Mexiko gehört zu den Pionieren bei der Einführung des E-Invoicings und hat diese Stellung durch die Einführung zusätzlicher elektronischer Anforderungen weiter ausgebaut. Mit der CFDI 3.3-Regelung, die seit dem 1. Januar 2018 gilt, bildet Mexiko mehrere e-Anforderungen in einem einzigen XML-Format und mit einem nahezu identischen Prozess ab. Das bedeutet, dass der Prozess und das XML-Schema für elektronische Rechnungen, die elektronische Zahlung (Complemento de Pago) und die elektronische Lieferung (CFDI Traslado oder Transfer CFDI) identisch sind, obwohl sie alle aus unterschiedlichen Typen von Quelldaten generiert werden. Ab dem 1. September wird CFDI Traslado obligatorisch. Das heißt, Mexiko verschärft die Kontrolle der von mexikanischen Unternehmen durchgeführten Lieferungen, um Korruption und Steuerhinterziehung zu verhindern.
Mexiko ist nicht das erste Land, das E-Delivery verpflichtend vorschreibt. Auch Länder wie die Türkei und Ungarn haben dies zusammen mit E-Invoicing eingeführt, um die Steuerkontrolle zu verbessern. E-Delivery wird manchmal auch als E-Waybill bezeichnet.
Was ist CFDI Traslado und wann ist es verpflichtend?
Transfer CFDI (CFDI Traslado) ist ein Steuerdokument, das das Eigentum an Waren während des Transports auf dem Landweg innerhalb der Landesgrenzen oder ins Ausland schützen soll. Es ist nicht zu verwechseln mit dem Beförderungsschein (la Carta Porte), der derzeit ebenfalls verwendet wird, um den Transport von Waren durch ein Unternehmen zu dokumentieren, das Transportdienstleistungen erbringt.
Im Folgenden wird beschrieben, wann Transfer CFDI (CFDI Traslado) Pflicht ist.
1. Wenn der Warenbesitzer auch der Transporteur ist
In diesem Fall wird ein CFDI Traslado mit einem Nullwert erstellt, und die Art der beförderten Waren muss angegeben werden. Außerdem müssen die Waren dem Eigentümer gehören und dürfen nicht Gegenstand eines Verkaufs oder Kaufs sein.
Zur legalen Beförderung der Waren im Inland müssen Sie den Gegenstand der Beförderung gemäß der im CFDI-Katalog angebotenen Optionen spezifizieren. Zusätzlich muss auch die Transportbegleitkarte (Complemento Carta Porte) beigefügt werden.
2. Wenn der Eigentümer der Waren ein externes Transportunternehmen beauftragt
In diesem zweiten Szenario ist es für das Transportunternehmen optional, ein Transfer-CFDI auszustellen, da der Spediteur nicht das Eigentum an den Waren nachweist, sondern für den rechtlichen Transfer eintritt. Dennoch ist das Transportunternehmen in diesem Fall verpflichtet, eine elektronische Rechnung mit der Transportbegleitkarte (Complemento Carta Porte) auszustellen.
3. Beim Transport von Waren ins Ausland
In diesem Fall muss das CFDI Traslado zusammen mit der Außenhandelsergänzung (Complemento de Comercio Exterior) verwendet werden, wenn es sich um endgültige A1-Ausfuhrgeschäfte handelt.
Kurz gesagt: Transfer-CFDI muss zwingend für die Beförderung privater Güter verwendet werden. Der Hauptzweck besteht darin, Übergabe und Besitz der Waren amtlich abzusichern, es besteht keine steuerlicher Charakter.
Wie sieht der CFDI Traslado Prozess aus?
Da CFDI Traslado Teil der CFDI 3.3-Verordnung ist, hat es ein nahezu identisches Verfahren und dasselbe XML-Schema wie E-Invoicing und elektronische Zahlungen.
CFDI Traslado wird auf der Grundlage von Daten aus dem Warentransport erstellt, die häufig in einem Dokument wie z.B. einem Lieferschein enthalten sind. Diese Lieferinformationen müssen in das CFDI 3.3 XML-Format konvertiert werden, das alle erforderlichen Daten enthält. Das Dokument muss digital signiert und von einem PAC an die mexikanischen Steuerbehörden (SAT) übermittelt werden. Der PAC ist ein von der SAT zertifizierter Dienstleister für die direkte Kommunikation mit der SAT. Nur ein PAC kann elektronische Dokumente zur Genehmigung an die SAT senden. Nach der Genehmigung (oder Ablehnung) wird die XML-Datei an das PAC zurückgeschickt. Anschließend muss der Absender das XML und das PDF des elektronischen Dokuments an seinen Kunden weiterleiten.
Was sind die Herausforderungen und wie kann Ihnen Ihr ERP-System bei deren Bewältigung helfen?
Die große Anzahl zu erstellender und zu verwaltender Dokumente sowie die strengen Vorschriften der mexikanischen Regierung erhöhen den Arbeitsaufwand für Ihre Mitarbeiter. Außerdem erhöht sich das Risiko von Strafen im Falle von Fehlern oder Nichtvorlage.
Abgesehen von dem Druck, der auf den Mitarbeitern lastet, muss Ihr Unternehmen auch die technischen Schwierigkeiten bewältigen, die damit einhergehen. Da die Zahl der Lieferungen in den meisten Unternehmen sehr hoch ist, müssen aufgrund der CFDI Traslado-Verordnung sehr viele elektronische Dokumente im XML-Format erstellt und eingereicht werden. Daher ist eine automatisierte Lösung für die Erstellung des XML-Formats und eine Schnittstelle für die Übermittlung für die meisten Unternehmen ein Muss.
Außerdem führen immer mehr Länder elektronische Anforderungen wie E-Invoicing ein. Das bedeutet, dass es nicht nur eine Herausforderung ist, die Dokumente für Mexiko zu erstellen und einzureichen, sondern auch für andere Länder. Dies kann dazu führen, dass es schwierig ist, den Überblick zu behalten, welche Länder welche Anforderungen einführen und wie diese Anforderungen in Ihrem Unternehmen gehandhabt werden. Je mehr Länder involviert sind, desto größer ist ihr Bedarf an einer weltweiten Lösung.
Aufgrund all dieser Herausforderungen ist es erforderlich, dass Ihr Unternehmen gründlich darüber nachdenkt, wie es sein System heute und in Zukunft mit der CFDI 3.3-Verordnung in Einklang bringen kann, anstatt dieses Thema als eine Belastung zu betrachten, die schnellstmöglich gelöst werden muss.
Wie kann SAP Ihnen bei der Einhaltung der Vorschriften und der Bewältigung der Herausforderungen helfen?
In SAP kann das CFDI Traslado mit einer Lösung namens „SAP Document Compliance“ erstellt und weitergeleitet werden. Dies ist dieselbe Lösung, die auch für die Erstellung und den Versand von elektronischen Rechnungen und Zahlungen in Mexiko verwendet wird. Diese Lösung deckt nicht nur alle e-Anforderungen in Mexiko ab, sondern zusätzlich auch viele weitere E-Invoicing- und E-Delivery-Anforderungen in der ganzen Welt, wie z. B. in Italien und Spanien.
Die SAP Document Compliance Lösung für CFDI Traslado in Mexiko deckt die folgenden Situationen ab:
- Lieferung einer Warensendung an einen Kunden
- Transport eines Warenbestandes von einem Buchungskreis zu einem anderen
- Transport eines Warenbestands von einem Werk zu einem anderen innerhalb desselben Buchungskreises
Wie bereits erläutert, ähnelt der Prozess denen von E-Invicing und der elektronischen Zahlung. In SAP sieht der Prozessablauf der SAP Document Compliance-Lösung für CFDI Traslado wie folgt aus:
- In SAP ERP wird die Warenausgangsbuchung zur Lieferung gebucht.
- Dadurch wird automatisch ein eDocument im eDocument Cockpit erzeugt.
- Beim Einreichen des eDokuments wird dieses innerhalb von SAP ERP in das CFDI 3.3 XML-Format konvertiert und an die SAP CPI (Cloud Platform Integration) weitergeleitet.
- In der SAP CPI wird das Dokument digital signiert und an den PAC weitergeleitet.
- Der PAC ist für eine erste Prüfung des XML-Inhalts und für die Weiterleitung des Dokuments an die mexikanische Steuerbehörde (SAT) zuständig.
- Die SAT genehmigt die XML-Datei oder lehnt sie ab und übermittelt diese Rückmeldung an das PAC. Für jede Genehmigung vergibt die SAT eine UUID, die als eindeutiger Genehmigungscode fungiert.
- Der PAC sendet die Rückmeldung an die CPI, die sie an SAP ERP weiterleitet. Die Rückmeldung ist dann im eDocument Cockpit verfügbar.
- Der letzte Schritt besteht darin, die XML- und PDF-Datei der eDelivery an den Kunden zu senden. Dies geschieht aus dem SAP-ERP-System heraus.
Da CFDI Traslado, E-Invoicing und E-Payment mit derselben Lösung abgedeckt werden können, werden sie in der Regel gemeinsam implementiert.
Bei Aktualisierungen von CFDI Traslado stellt SAP OSS-Hinweise mit der Aktualisierung des Mappings und/oder der technischen Komponenten zur Verfügung. Zusammen mit einigen Einstellungen, die sich je nach Update ändern können, ist die Lösung schnell und vor allem ohne Entwicklung angepasst.
Wie kann PIKON Sie unterstützen?
Als SAP-Beratungsunternehmen verfügen wir über 25 Jahre SAP-Erfahrung. In den letzten Jahren haben wir diese Erfahrung mit dem Wissen zu verschiedenen gesetzlichen Anforderungen kombiniert. In unserem Competence Centre for Legal Requirements untersuchen und recherchieren wir gesetzliche Regelungen weltweit und deren Lösungen im SAP-System.
Wir haben mehrere mexikanische Projekte erfolgreich abgeschlossen, in denen wir neue Buchungskreise in Mexiko mit allen dazugehörigen gesetzlichen Regelungen implementiert haben. In mehreren Fällen haben wir auch die SAP Document Compliance Lösungen für Mexiko implementiert.
Wir haben nicht nur einen starken Fokus auf Mexiko, sondern helfen Unternehmen auch bei der Implementierung von SAP Document Compliance für weitere Länder wie z.B. Italien, Spanien, Ungarn, Türkei, Kolumbien, Griechenland und andere.
Durch unser Competence Centre bleiben wir über die Aktualisierungen der legalen Anforderungen und der SAP-Lösungen auf dem Laufenden. So stellen wir sicher, dass die Systeme unserer Kunden allen Vorschriften entsprechen.