Anpassung des SAP-Systems von Hirschmann Automotive an die mexikanischen CFDI-Vorschriften

Wir begannen dieses Projekt mit einer tiefgreifenden Analyse der bestehenden Fakturierungs- und Bilanzierungsprozesse. Danach entwarfen wir die neuen, an die CFDI-Regeln angepassten Prozesse, die anschließend ausgiebig getestet und dokumentiert wurden.

Alle betroffenen Ausgangsbelege wie z. B. Rechnungen werden nun im SAP System automatisch als IDoc erstellt. Sie enthalten sowohl die gesetzlich geforderten Daten als auch die kundenspezifischen Daten, wie die Bestellnummer (diese Daten werden nicht zur SAT-Verifikation gebraucht, erleichtern dem Kunden aber das Handling der Dokumente).

Um die mexikanischen E-Accounting-Anforderungen zu erfüllen, hat PIKON dafür gesorgt, dass die notwendigen Informationen aus dem Kontenplan von Hirschmann Automotive in einem von der mexikanischen Regierung geforderten XML-Datenformat an die mexikanische Steuerbehörde SAT übermittelt werden können.

Darüber hinaus konzipierte PIKON ein Programm zur Extraktion von UUID (universally unique identifier) und RFC (Registro Federal de Contribuyentes) aus den Eingangsrechnungen von Bestellungen, die im richtigen elektronischen XML-Format eingehen. Die Rechnungen sind zu diesem Zeitpunkt bereits von der mexikanischen Regierung über den Zulieferer verifiziert. Bei der Bearbeitung der Lieferantenrechnungen, müssen auch die UUID und die RFC-Codes gepflegt werden. Sie bestehen aus mehreren Zeichen und sind daher bei manueller Pflege sehr fehleranfällig. Sollte eine Steuerprüfung hier Fehler finden, würden hohe Strafzahlungen fällig werden. Das entwickelte Programm extrahiert und speichert automatisch die UUID- und RFC-Codes, während die Lieferantenrechnungen im SAP-System von Hirschmann Automotive verarbeitet werden.

Die mexikanische Bundesregierung veröffentlicht regelmäßig neue regulatorische Vorgaben, um die Datenkonsistenz zu verbessern, die Prozesse zu automatisieren und eine bessere Kontrolle über die Steuerbuchhaltung zu erreichen. Daraus ergeben sich regelmäßige Updates beim CFDI. Diese sich ständig ändernden gesetzlichen Anforderungen stellen eine wirklich große Herausforderung bei der Implementierung dar: Bei jeder neuen CFDI-Implementierung müssen alle Besonderheiten der jüngsten CFDI-Version analysiert werden. Erst danach kann ein Verfahren zur Umsetzung der neuen Vorgaben erarbeitet werden.