Große Anzahl manueller Buchungen
Kennen Sie eine der nachfolgenden Herausforderungen und haben bisher immer nach einer schnellen und pragmatischen Lösung gesucht, ohne eine langwierige und kostenintensive SAP-Schnittstelle zu integrieren?
- Im Rahmen des Monatsabschlusses müssen in der Finanzbuchhaltung immer wieder zahlreiche manuelle Buchungen vorgenommen werden (z. B. Rückstellungsbuchungen pro Kostenstelle).
- Buchungen aus Vorsystemen (z. B. Lohn- und Gehaltsabrechnung, Webshop, Kassensystem, Reisekostenabrechnung) müssen manuell übernommen werden.
- Offene Posten müssen im Rahmen einer Datenübernahme aus einem Altsystem in großer Menge übernommen werden, es gibt aber keine Werkzeuge dafür.
Die Vision vom geringeren Aufwand
Wir wollen dem Finanzbuchalter zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle Buchungen ersparen. Dabei ist Excel als das Standardtool in Finanzbuchhaltung und Controlling unser Mittel der Wahl.
Automatisierung mit dem SAP FI Postings Uploader
Das eigens in unserem Haus entwickelte SAP Add-On „SAP FI Postings Uploader“ ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem der Anwender aus einer Excel-Datei Finanzbuchhaltungsbelege erzeugen kann.
Derzeit werden folgende Geschäftsvorfälle unterstützt:
- Sachkontobuchungen
- Buchen einer Kundenrechnung
- Buchen einer Lieferantenrechnung
Damit ist der SAP FI Buchungsuploader ein Werkzeug, das vom Endanwender kreativ genutzt werden kann. Es beinhaltet die Möglichkeit, Formeln oder Makros anzureichern und eignet sich für Upload-Anwendungen mit großem Volumen von Buchungen, die bereits in digitaler Form vorliegen und nur noch in eine Standardvorlage umgewandelt werden müssen.
Konkret bildet der SAP FI Postings Uploader z.B. folgende Anwendungsfälle ab:
- Hochladen offener Posten für Datenübernahmen
- Buchung von periodischen Belegen wie z. B. monatlichen Rechnungen:
Es ist beispielsweise möglich, ein vordefiniertes Layout zu nutzen, das jeden Monat wiederverwendet werden kann (z.B. die monatliche Mobilfunkrechnung) und alle benötigten Kostenstellen enthält. Beim Eintreffen der Rechnung fügen Sie einfach die Beträge hinzu, ändern die Kopfdaten und laden die Buchung in Ihr SAP-System hoch. - Hochladen von Buchungen aus externen Systemen wie zum Beispiel HR-Anwendungen.
- Korrekturbuchungen im Rahmen des Monatsabschlusses.
Die Upload-Datei enthält eine Kopfzeile und mehrere Positionszeilen.
Der Upload kann in SAP ERP mit einer spezifischen Transaktion gestartet werden. In den Auswahlfeldern muss nur der Dateiname (file name) eingegeben werden. Danach ist es möglich, einen Test durchzuführen und die Datei zu prüfen.
Systemvoraussetzungen für den SAP FI Postings Uploader
Der SAP FI Postings Uploader unterstützt alle gängigen SAP-Versionen, von ECC 6.0 bis S/4HANA.
Zusammenfassung:
Unser SAP Add-On „SAP FI Postings Uploader“ bringt Ihnen folgende Vorteile:
- Zeitersparnis, da weniger manuelle Schritte für die Buchungen benötigt werden
- Geringere Arbeitsbelastung
- Flexibilität, da Buchungen aus anderen Systemen (z.B. externer Steuerberater) möglich sind.
- Einfache, intuitive Bedienung durch Anbindung zu Excel
- Kompatibilität mit allen SAP-Systemen, von ECC 6.0 bis S/4HANA.
- Schnelle Implementierung in Ihrem vorhandenen System, da einfacher Aufbau des Tools
- Keine kosten- und zeitintensive Schnittstellenprogrammierung erforderlich
- Geringer Wartungsaufwand
- Kostenersparnis durch schnellere Buchungsabläufe und somit weniger Personaleinsatz
Sollte der SAP FI Postings Uploader Ihr Interesse geweckt haben, zögern Sie nicht mich zu kontaktieren. Das können Sie auch einfach über einen Kommentar am Ende des Artikels. Gerne führen wir Ihnen das Tool anhand einer Live-Demo vor: