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Die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (kurz CO-PA – Controlling Profitability Analysis) ermöglicht eine detaillierte Analyse der Gewinne und Verluste eines Unternehmens in verschiedenen Dimensionen, wie z.B. Kunden, Produkte, Regionen oder strategischen Geschäftseinheiten wie bspw. Verkaufsorganisationen, Profit Center oder Geschäftsbereiche. Marktsegmente bestehen ihrerseits aus einem einzelnen Merkmalswert oder einer Kombination aus Merkmalen wie Region, Produkt, Kunde, Auftrag bzw. anderen zahlreichen Kombinationen. Daraus gewonnene Informationen liefern dem gesamten Unternehmen und den einzelnen Bereichen einen zusätzlichen Input und unterstützen bei der Entscheidungsfindung.
Doch welche Form der Ergebnisrechnung eignet sich am besten? So stehen viele Unternehmen vor der Entscheidung, ob sie die kalkulatorische oder buchhalterische Form verwenden sollen. Diese beiden Formen werden in diesem Artikel verglichen und voneinander abgegrenzt.
Was unterscheidet das buchhalterische CO-PA vom kalkulatorischen?
Das buchhalterische CO-PA ist eine kontenbasierte Form, d. h. die Kosten und Erlöse werden auf Sachkonten erfasst. Diese Form der Ergebnisrechnung arbeitet mit Kosten- und Erlösarten, die im jeweiligen Konto hinterlegt sind und liefert einen Ergebnisbericht, der permanent mit der Finanzbuchhaltung abgestimmt ist. Somit werden alle Kosten und Erlöse gleichzeitig in die Finanzbuchhaltung und die Ergebnisrechnung übernommen, bspw. beim Warenausgang werden die Kosten des Umsatzes in die Ergebnisrechnung gebucht. Generell stimmen alle Buchungen im buchhalterischen CO-PA mit den FI/CO Buchungen exakt überein.
Das kalkulatorische CO-PA fasst Werte und Mengen in Wertfeldern zusammen. Die Wertfelder repräsentieren vertriebsbezogene Kennzahlen wie Erlös, Erlösschmälerungen und Kosten. Im Unterschied zum buchhalterischen Ansatz werden bei dem kalkulatorischen CO-PA die Kosten des Umsatzes erst mit den fakturierten Umsatzerlösen ins CO-PA übergeleitet und nicht mit der Warenausgangsbuchung. Außerdem können im kalkulatorischen CO-PA kalkulatorische Kosten (wie z.B. kalkulatorische Frachtkosten) berücksichtigt werden.
Beachten Sie, dass die kalkulatorische Ergebnisrechnung nur die Darstellung nach dem Umsatzkostenverfahren unterstützt. Somit ist eine Darstellung der Ergebnisse nach dem Gesamtkostenverfahren bei dieser Methode nicht möglich. Bei der buchhalterischen Ergebnisrechnung ist die Darstellung sowohl nach dem Umsatzkosten- als auch nach dem Gesamtkostenverfahren möglich.
Zwei Wege zum gleichen Ergebnis?
In der Regel führen beide Methoden der Ergebnisrechnung zum selben Ergebnis, allerdings können kalkulatorische Kosten wie Skonto, Provision, Fracht, Versicherung etc. zu Abweichungen zwischen den zwei Methoden führen.
Folgendes Beispiel zeigt die Ergebnisermittlung einmal nach der buchhalterischen und einmal nach der kalkulatorischen Methode:
Im buchhalterischen CO-PA ist sowohl die Aufsplittung des Wareneinsatzes in einzelne Komponenten durch Kostenschichtung als auch die komprimierte Ansicht möglich, da alle Komponenten jeweils über eine Sachkontonummer verfügen. Das kalkulatorische CO-PA kann wiederum eine detaillierte Aufstellung der Erlösschmälerungen und der funktionalen Kostenblöcke der Gemeinkosten anzeigen.
Der wesentliche Unterschied zwischen den beiden Methoden wird anhand der Berechnung ersichtlich. Denn das kalkulatorische CO-PA berücksichtigt mit Hilfe der SD-Konditionstechnik in der Erlösschmälerung die kalkulatorischen Kosten, die zum Zeitpunkt der Belegbuchung noch nicht bekannt und somit nicht auf der Rechnung ausgewiesen sind. Zusammenfassend unterscheidet sich in unserem Beispiel das kalkulatorische Ergebnis vom buchhalterischen Ergebnis genau um die Höhe der kalkulatorischen Kosten.
SAP S/4HANA definiert die CO-PA neu
Mit SAP S/4HANA wurde die buchhalterische Ergebnisrechnung zum Teil neu definiert und ihre Funktionalität erweitert.
Folgende Neuerungen und Verbesserungen bringt die buchhalterische Ergebnisrechnung unter SAP S/4HANA im Vergleich zu den bisherigen ERP-Versionen mit sich:
- Vereinfachte Architektur: Unter S/4HANA ist CO-PA in die universelle Datenstruktur des Universal Journals (ACDOCA) integriert. Dies führt zu einer Vereinheitlichung der Datenstrukturen und ermöglicht eine konsolidierte Sicht auf Finanz- und Controlling-Daten.
- Echtzeit-Analysen: Dank der In-Memory-Technologie von HANA können Profitabilitätsanalysen in Echtzeit durchgeführt werden. Dies ermöglicht schnellere und detailliertere Einblicke in die Profitabilität.
- Erweiterte Berichts- und Analysemöglichkeiten: Mit S/4HANA stehen erweiterte Reporting-Tools wie SAP Fiori und SAP Analytics Cloud zur Verfügung. Diese ermöglichen neu, benutzerfreundliche Dashboards und analytische Berichte.
- Integration mit anderen Modulen: Die Integration mit anderen SAP-Modulen wie SAP SD (Sales and Distribution), SAP MM (Materials Management) und SAP PP (Production Planning) ist weiterhin gegeben. Fertigungsabweichungen können z.B. weiterhin an das CO-PA abgerechnet werden. Anstelle von Wertfeldern werden nun Konten für die Aufteilung der Abweichungen verwendet. Gleiches gilt für die Übernahme der Standardkalkulation ins CO-PA. Hat man im kalkulatorischen CO-PA eine Zuordnung der Elemente zu den Wertfeldern vorgenommen, erfolgt dies nun über neue Sachkonten. Dies bedeutet, dass nun mehr Konten als früher zur Abbildung bestimmter Sachverhalte im buchhalterischen CO-PA verwendet werden.
- Höhere Flexibilität bei der Planung: Die Planung in CO-PA wurde flexibler gestaltet. Benutzer können detailliertere und spezifischere Planungen vornehmen und diese mit aktuellen Ist-Daten vergleichen.
- Verbesserte Performance: Die Performance von CO-PA-Analysen hat sich durch die Nutzung der HANA-Datenbank erheblich verbessert. Dies führt zu schnelleren Ladezeiten und kürzeren Antwortzeiten bei Berichten.
- Erhöhte Datenkonsistenz: Die Integration von CO-PA in das Universal Journal erhöht die Konsistenz der Daten, da alle Finanzdaten in einer einzigen Quelle gespeichert werden. Somit sind FI und CO jederzeit abgestimmt. Die Suche nach Differenzen zwischen FI und CO-PA gehört somit der Vergangenheit an.
- Diese Neuerungen machen das buchhalterische CO-PA unter S/4HANA leistungsfähiger und benutzerfreundlicher.
Buchhalterisch oder kalkulatorisch: Für welchen Weg sollen Sie sich entscheiden?
Da nur das buchhalterische CO-PA in das Universal Journal integriert ist, wird es deshalb von SAP als „Best Practice“ empfohlen. Die früheren Vorbehalte gegen die buchhalterische Ergebnisrechnung, dass sie den erweiterten Reporting- und Strukturierungsanforderungen nicht genügt sowie ein nicht aussagekräftiges Ergebnis liefert, werden unter SAP S/4HANA weitgehend beseitigt. Die funktionale Erweiterung der buchhalterischen Ergebnisrechnung ermöglicht die Darstellung eines Deckungsbeitragsschemas, das komplett mit dem Hauptbuch übereinstimmt und die Anforderungen einer vollumfänglichen Deckungsbeitragsrechnung erfüllt..Unternehmen sollten somit die Integration des CO-PA in das Universal Journal aus unserer Sicht voll ausschöpfen, um eine konsolidierte Datenbasis zu ermöglichen, die sowohl FI als auch CO-Daten umfasst. Dies reduziert Datenredundanzen und vereinfacht die Berichterstattung. Ein weiterer Grund, der für die Nutzung des buchhalterischen CO-PA spricht, ist, dass es neue Funktionalitäten im CO-PA nur noch im buchhalterischen CO-PA geben wird. Auch FIORI Anwendungen und Berichte (z.B. Embedded Analytics) basieren auf dieser Technik. Dennoch sei erwähnt, dass auch das kalkulatorische CO-PA weiterhin unter S/4HANA verfügbar bleibt, selbst wenn die SAP es zukünftig nicht mehr weiterentwickelt. Kunden haben somit die Möglichkeit beide Szenarien weiterhin zu verwenden, wenn gewünscht auch parallel.
Folgende Darstellung zeigt die Aufstellung eines Deckungsbeitragsschemas im buchhalterischen CO-PA:
Die Kostenschichtung der Erzeugniskalkulation ermöglicht die Aufteilung der Umsatzkosten. Die Abrechnung der Kostenstellen „Vertrieb“ und „Verwaltung“ erfolgt über den Umlagezyklus. Zudem besteht unter SAP S/4HANA die Möglichkeit, diese mehrstufige und auf Sachkonten basierte Deckungsbeitragsrechnung auf Sachkontenebene nach frei definierbaren Merkmalen wie z. B. Region, Produktgruppe oder Artikel zu strukturieren. Diese Merkmale können auch nachträglich verändert bzw. erweitert werden.
Ob der Fokus der Ergebnisrechnung auf das Einbeziehen kalkulatorischer Zuschläge und statistischer SD-Konditionen oder auf die Abstimmbarkeit aller FI/CO Buchungen gelegt wird, muss letztendlich durch die Analyse konkreter Unternehmensanforderungen entschieden werden.
Allerdings steigert SAP S/4HANA gerade für produzierende Gesellschaften die Attraktivität der buchhalterischen Ergebnisrechnung durch die hohe Performance und die neuen Funktionalitäten und Reportingmöglichkeiten.
FIORI-Apps für CO-PA
Hier finden Sie einige interessante FIORI-Apps im CO-PA Umfeld:
Profitability Analysis - Einzelposten
Diese App ermöglicht die Analyse von Profitabilitätsdaten auf Einzelpostenebene. Benutzer können detaillierte Einblicke in die einzelnen Buchungen gewinnen und diese nach verschiedenen Merkmalen filtern.
Profitability Analysis - Produktprofitabilität
Diese App bietet eine Übersicht über wichtige Kennzahlen der Profitabilität, wie Umsatz, Kosten und Gewinn, und ermöglicht deren Analyse nach verschiedenen Dimensionen.
Market Segment Reporting
Diese App unterstützt die Analyse der Marktsegmente (z.B. Produkt, Kunde, etc.) auf Ebene der einzelnen Buchungen. Der Bericht kann über globale Hierarchien (z.B. Kontengruppen) so definiert werden, dass er Ihren Anforderungen entspricht und Umsätze, Kosten und Deckungsbeiträge in gewünschter Form darstellt.
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2 Gedanken zu „Kalkulatorisches vs. buchhalterisches CO-PA in SAP S/4HANA“
Guten Tag
Ein interessanter Artikel. Danke.
Meines Wissens wird die buchhalterische Ergebnisrechnung (CO-PA im Universal Ledger) wie Sie diese beschrieben haben nur onPremise unterstützt.
Sollte SAP in der Cloud betrieben werden, dann wird die Ergebnisrechnung wie wir sie bisher gekannt haben nicht mehr unterstützt.
An deren Stelle tritt neu die sogenannte Margin Analysis.
Das heisst, die Logiken mit welchen eine Firma ihre Ergebnisrechnung aufgebaut hat, muss grundsätzlich neu aufgesetzt werden.
Stimmen Sie dem zu?
Hallo Herr Graf,
häufig werden die beiden Begriffe Margin Analyse und buchhalterisches CO-PA synonym verwendet, was eigentlich auch zutreffend ist, da die Funktionalitäten fast identisch sind. Die Margin Analyse ist eigentlich eine Weiterentwicklung des buchhalterischen CO-PA. Sie schreibt alle Daten in das Universal Journal (Tabelle ACDOCA) fort, so dass darüber dann die entsprechenden Auswertungen gemacht werden können und man eine zentrale Datenbasis für alle FI und CO-Daten hat. Unter buchhalterischem CO-PA würde ich, wenn ich es technisch betrachte, weiterhin die alten CE* Tabellen verstehen.
Bei einem Wechsel auf S/4 sollte man aus meiner Sicht auf alle Fälle über eine Verwendung der Margin Analyse nachdenken, damit man die Potentiale, die S/4 in dem Umfeld bietet, ausschöpfen kann (Echtzeitreporting, FIORI-Apps, bessere Integration FI/CO). Das kalkulatorische CO-PA ist unter S/4HANA zwar weiterhin verfügbar, wird aber nicht mehr weiterentwickelt. Wenn Sie also das kalkulatorische CO-PA im Einsatz haben, würde ich Ihnen empfehlen über die Einführung der Margenanalyse nachzudenken und ein neues Konzept zu entwickeln. Wenn Sie das buchhalterische CO-PA verwenden, ist der konzeptionelle Aufwand recht gering (zumindest wenn Sie damit zufrieden sind), da die Margen Analyse wie beschrieben sehr ähnlich zum buchhalterischen CO-PA ist.
Ich hoffe das beantwortet ihre Fragen. Wir können dazu auch gerne mal telefonieren.
Viele Grüße
Sarah Leichtweis