Kundenbonusvereinbarungen sind eine Möglichkeit, Kunden basierend auf Transaktionen (Rechnungen, Gutschriften und Lastschriften), die in einem bestimmten Zeitraum in der Vergangenheit durchgeführt wurden, einen (zusätzlichen) Rabatt zu gewähren. Der genaue Bonus hängt von der im SAP-System abgebildeten und mit dem Kunden verhandelten Vereinbarung ab.
Das Ziel ist es, den Kunden für die Zusammenarbeit zu belohnen und die langfristige Beziehung zu stärken. Meistens steigt der Kundenbonus, je mehr der Kunde kauft.
Aus technischer Sicht ist das Besondere an diesem Prozess, dass der Bonus nicht sofort als Rabatt angewendet wird, sondern das Verkaufsvolumen berechnet und am Ende des Zeitraums abgerechnet werden muss. Das System kann Rückstellungen in der Finanzbuchhaltung (Accruals) erstellen, um den Wert des Bonus basierend auf im Vertrag hinterlegten Regeln zu verfolgen. Am Ende des Zeitraums wird eine Gutschrift erstellt und die Rückstellungen werden aufgelöst. Im Vertrag oder in der Vereinbarung mit dem Kunden können Sie die Bedingungen für den Bonus festlegen. Dies bedeutet, dass Sie z. B. bestimmen können, für welche Kunden und Materialien der Bonus gilt und wie hoch der Bonusbetrag oder Prozentsatz ist.
Lassen Sie mich den Prozess mit einem Beispiel erläutern: Ich habe mit einem wichtigen Kunden einen Bonus für dieses Jahr ausgehandelt. Ich gewähre einen zusätzlichen Bonus von 5 %, wenn der Kunde Produkte aus der Materialpreisgruppe ZZ im Wert von mindestens 500.000 EUR kauft. Am Jahresende hat der Kunde Produkte aus der Materialpreisgruppe ZZ im Wert von 571.000 EUR gekauft, und über den Bonusprozess werde ich die vereinbarte Gutschrift von 5 % erstellen.
Das obige Szenario kann sowohl in ECC als auch in S/4HANA abgedeckt werden, aber über unterschiedliche Tools: In ECC wird dies mit Bonusvereinbarungen (Rebate Agreements) abgedeckt. In S/4HANA wird dies über das Condition Contract Management im Abrechnungsmanagement (Settlement Management) abgewickelt.
Was ist der Unterschied zwischen Bonusvereinbarungen in ECC und Abrechnungsmanagement in S/4HANA?
Mit Bonusvereinbarungen in ECC können Boni nur für Kunden eingerichtet werden. Es ist auch möglich, mit Lieferantenrabatten zu arbeiten, dies muss jedoch über eine andere Funktion in SAP ECC erfolgen, die als Konditionsverträge (Condition Contracts) bezeichnet wird.
Settlement Management in S/4HANA ist weit mehr als nur der Ersatz von Kundenbonusvereinbarungen. Es ermöglicht beispielsweise auch die Abwicklung von Einkaufskonditionen im selben Tool. Zudem können weitere Szenarien wie Provisionen an Vertriebspartner, Poolzahlungen in der finanziellen Abrechnung usw. bearbeitet werden. Der Kundenbonusprozess im Rahmen des Settlement Managements in S/4HANA wird als Condition Contract Management bezeichnet und funktioniert anders als in SAP ECC.
Technisch gesehen stellt das Condition Contract Management in S/4HANA eine große Verbesserung im Vergleich zu den Rabattvereinbarungen in ECC dar. Die wichtigste Verbesserung ist das Entfallen der Tabelle VBOX, die zur Speicherung von rabattrelevanten Rechnungen und Transaktionen verwendet wurde. In S/4HANA erfolgt die Berechnung des Geschäftsvolumens (der rabattrelevanten Transaktionen) dynamisch. Dies verbessert die Systemleistung, reduziert den Datenbedarf und verringert Datensperren.
Die technischen Unterschiede sind in der folgenden Abbildung dargestellt, die das Wegfallen der VBOX-Tabelle zeigt:
Bevor wir ein Beispiel für einen Konditionskontrakt betrachten, werfen wir einen Blick auf den High-Level-Prozess des Condition Contract Managements in S/4HANA:
Der Prozess des Condition Contract Managements
Es beginnt mit der Erstellung des Vertrags und dessen Freigabe. Anschließend führen Sie geschäftsrelevante Transaktionen durch, die für Rabatte relevant sind. Die Reihenfolge ist dabei nicht streng vorgegeben, da Sie einen Konditionsvertrag auch rückwirkend mit einem Startdatum in der Vergangenheit erstellen können. Das System berücksichtigt dabei vergangene Geschäftstransaktionen innerhalb der Gültigkeit des Vertrags. Während der Vertragslaufzeit oder am Ende des Zeitraums können Sie die Abrechnung durchführen. Das bedeutet, dass das System die Regeln des Konditionsvertrags überprüft, die relevanten Geschäftstransaktionen (das Geschäftsvolumen) prüft, vorherige Teilabrechnungen berücksichtigt und letztendlich ein Abrechnungsdokument erstellt, das den korrekten Betrag für die Gutschrift des Kunden enthält.
Beispiel für einen Kundenbonus im Settlement Management
Im folgenden Beispiel zeigen wir den Prozess basierend auf unserem zuvor skizzierten Überblick. Wir beginnen mit der Erstellung eines Konditionsvertrags (Condition Contract) in S/4HANA. Dies kann über die Transaktion WCOCO erfolgen. Hier legen Sie fest, für welchen Kunden der Rabatt gilt, den Zeitraum des Rabatts, die enthaltenen Materialien, das Volumen, das verwendete Rückstellungsmaterial usw. Wenn dies alles festgelegt ist, sollte auch die Kondition „Bonus Accrual“ in diesen Vertrag aufgenommen werden. Diese Rabattkondition erscheint auch im gebuchten Fakturadokument.
Wir haben ein einfaches Beispiel erstellt, bei dem der Rabattprozentsatz vom fakturierten Wert in USD abhängt. Außerdem haben wir zwei spezifische Materialien für diesen Kunden als rabattrelevant festgelegt.
Wenn der Konditionsvertrag alle erforderlichen Informationen enthält, muss er gespeichert und freigegeben werden. Wenn der Vertrag nicht freigegeben wird, ist er nicht aktiv. Es wird empfohlen, den Vertrag vor der Erstellung von Rechnungen, die für diesen Vertrag relevant sind, zu aktivieren. In S/4HANA ist es möglich, frühere Rechnungen einzubeziehen, wenn der Zeitraum des Rabatts ebenfalls in der Vergangenheit beginnt.
Nach der Freigabe des Vertrags können die normalen Prozesse wie die Erstellung von Verkaufsaufträgen, Lieferungen, Fakturen usw. stattfinden. Je nach den Kriterien des Konditionsvertrags werden die entsprechenden Rechnungen berücksichtigt.
Der Vertrag kann zu unterschiedlichen Zeitpunkten abgerechnet werden, die im Abrechnungskalender (Settlement Calendar) festgelegt sind. Dieser Kalender enthält die Termine, an denen Teilabrechnungen und eine Schlussabrechnung erfolgen können. Nur am Ende des Zeitraums kann eine Schlussabrechnung stattfinden, die alle vorherigen Teilabrechnungen berücksichtigt. Jede Vereinbarung sollte eine Schlussabrechnung haben; Teilabrechnungen sind nicht verpflichtend.
In unserem Beispiel haben wir mehrere Teilabrechnungen und eine Schlussabrechnung einbezogen. Während des Beispiels zeigen wir den Prozess für die zweite Teilabrechnung.
Für die Durchführung einer Abrechnung (teilweise oder endgültig) wird die Transaktion WB2R_SC verwendet. Es ist wichtig, das Abrechnungsdatum (kann ein Zeitraum oder ein bestimmtes Datum sein), die Nummer des Konditionsvertrags und die Laufart (Run Type) anzugeben. Die Laufart kann ein Testlauf (Check Run) sein, um zu prüfen, ob eine Abrechnung für dieses Datum möglich ist, oder ein Echtlauf (Live Run), um die Abrechnung tatsächlich auszuführen und eine Gutschrift zu erstellen.
Im Test- oder Prüflauf wird keine Gutschrift erstellt, nur im Echtlauf.
Der Echtlauf gibt die Nummer der Gutschrift an, die im Konditionsvertrag eingesehen werden kann.
Im Abrechnungsdokument wird der Wert des Rabatts berechnet. Die Grundlage für diesen Rabatt kann ebenfalls ermittelt werden, und mit der Transaktion WB2R_BUSVOL kann der Betrag des Rabatts bereits überprüft werden. Wenn eine Teilabrechnung durchgeführt wurde, zeigt sie an, wie hoch der Rabatt bis zu diesem Zeitpunkt ist, und dieser kann dem Kunden mitgeteilt werden. Nur die Schlussabrechnung gibt den gesamten Rückstellungsbetrag für den gesamten Zeitraum an.
In unserem Fall haben wir eine zweite Teilabrechnung erstellt. In dieser Teilabrechnung sind die Materialien, für die Verkaufstransaktionen erstellt wurden, im Abrechnungsdokument enthalten. Hier werden beide Materialien des Konditionsvertrags berücksichtigt und sind daher in dieser Teilabrechnung enthalten.
Schauen wir uns die Preisgestaltung für Eintrag 10 an. Das gesamte Geschäftsvolumen seit Beginn des Konditionsvertrags für diese Position beträgt 700 USD. Der Gesamtwert der rabattrelevanten verkauften Waren liegt über 800 USD, weshalb wir einen Rabatt von 15 % auf das Geschäftsvolumen anwenden. Während der vorherigen Teilabrechnung wurde ein Betrag von 60 USD gutgeschrieben (ein Rabatt von 10 % auf ein Geschäftsvolumen von 600 USD). Das bedeutet, dass wir dem Kunden jetzt 45 USD für diese Position gutschreiben. Die gleiche Logik gilt für Eintrag 20.
Beachten Sie, dass ein Kunde mehrere Verträge haben kann, die auf der Gültigkeitsdauer, den Materialien und anderen im Vertrag festgelegten Kriterien basieren.
Fazit
Eine Kundenbonusvereinbarung, die in S/4HANA durch Konditionskontrakte im Abrechnungsmanagement abgedeckt wird, ist eine gute Alternative zu herkömmlichen Umsatzrabatten (in jeder Rechnung). Sie bietet Vorteile wie die Steigerung der Umsätze oder das Bieten von Anreizen für langfristige Kundenbeziehungen. Da Sie Ihren normalen Preis für geringe Mengen beibehalten und Boni für höhere Verkaufsmengen gewähren können, können Sie angemessene Boni geben, ohne Ihrem Unternehmen zu schaden und so das Risiko senken. Es hilft auch, den voraussichtlichen Verkauf bestimmter Produkte an einen Kunden über einen bestimmten Zeitraum hinweg zu schätzen.
Konditionsverträge (Condition Contracts) bieten eine flexible Möglichkeit, um festzulegen, wie und wann dem Kunden für seine Käufe ein Bonus gewährt wird.
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