Mit jedem neuen Produkt der SAP, das auf den Markt kommt, geht auch ein Produktversprechen einher. Oft beinhaltet das Versprechen auch den Einstieg in eine neue Welt. So ist es auch bei der SAP Analytics Cloud. Versprochen werden hier dem Nutzer z. B.:
- Self Service BI
- Planungsmöglichkeiten
- Umfangreicher Business Content
- Anwenderfreundliche, intuitive Oberflächen
- Darstellung auf mobilen Endgeräten
Wie immer bei solchen Versprechungen lohnt es sich einmal genauer hinzuschauen, vor allem dann, wenn man die Einführung der SAP Analytics Cloud plant.
Wir bei der PIKON haben diesen Prozess selbst durchlaufen, in einem Projekt, bei dem wir u.a. unsere Personaleinsatzplanung in der SAC abgebildet haben, können also aus erster Hand berichten, worauf es ankommt.
Prinzipien alte Welt - neue Welt
Wir haben uns in der Planung des Projekts und in der Vorbereitung der Anwender:innen von den folgenden drei Prinzipien leiten lassen. Diese stehen für die Unterschiede zwischen alter (SAP BPC oder SAP IP) und neuer Welt (SAC mit SAP IFP und SAP IBP) und müssen unbedingt mit eingedacht werden, wenn das SAC-Einführungsprojekt ein Erfolgsprojekt werden soll.
- Managed BI versus Self Service BI
- Zwei Welten versus eine Welt in Bezug auf Reporting und Planung
- SAP Analytics Cloud im Kontext von xP&A
Managed BI versus Self Service BI
In der alten Welt gab es keine nutzbaren Self-Service-Möglichkeiten. Da dies aber durchaus ein Trend der Zeit ist, versucht die SAP mit der SAC auf den Zug aufzuspringen. So werden dem User für die Präsentation und Visualisierung von Daten zwei Möglichkeiten angeboten: Analytical Applications und Stories. Hierbei sind die Analytical Applications für die Abbildung von komplexen Anforderungen gedacht. Sie sind in der Erstellung aufwendiger als Stories und setzen mehr technisches Know-how voraus. Es braucht in der Fachabteilung daher eine gewisse IT-Affinität sowie Programmier- und Scripting-Erfahrungen. Im Gegenzug sind Stories eher für die Visualisierung von einfachen Szenarien gedacht und schnell erlernbar, daher ideal für Self Service BI. Neben der Klärung der Anforderungen und dem Abgleich mit den Funktionalitäten, die die SAC bietet, ist hier daher die Frage wichtig „Was kann ich meinen Mitarbeitenden zutrauen?“. Man sollte nicht den Fehler begehen und die Mitarbeitenden einfach auf die Anwendung loslassen. Und wenn sich herausstellt, dass das technische Know-how in der Fachabteilung nicht vorhanden ist, ist dann auch eine Überlegung in Richtung hybrider Welt sinnvoll. Also Entwicklung der Stories in den Fachabteilungen aber Programmierung der Analytical applications in der IT-Abteilung.
Zwei Welten versus eine Welt in Bezug auf Planung und Reporting
Die SAP Analytics Cloud ist eine umfangreiche 3-in-1-Lösung: Sie kombiniert die Funktionen Business Intelligence (BI), Planung und Analytics (Predictive und Augmented) in einem Tool. Für die Anwender:innen ist es am hilfreichsten, das Ganze als Plattform zu begreifen, die mir eine integrierte Sicht auf meine Planungs- und Reportinganwendungen bietet. Alles passiert am gleichen Ort und in einer einheitlichen Umgebung. So gibt es z. B. sowohl für die Reporting- als auch für die Planungsanwendungen gleichartige Eingabefelder, was natürlich einen enormen Schub in Richtung Usability bedeutet. Dieser Aspekt kann gut genutzt werden, um den Anwender:innen die Scheu vor der neuen Anwendung zu nehmen oder auch die Zurückhaltung bei der Nutzung der neuen Anwendung.
SAP Analytics Cloud im Kontext von xP&A
Es ist mittlerweile schon zum Allgemeingut geworden, dass der Unsicherheit in einer VUCA Welt nur mit einem agileren Planungsansatz begegnet werden kann.
In der SAC wird dieser Wechsel des Planungsparadigmas mit vielen vorgefertigten Lösungen z. B. für den Forecast oder werttreiberbasierte Planungen unterstützt. Darüber hinaus ist in SAC zum ersten Mal die Möglichkeit geschaffen, finanzwirtschaftliche und operative Planungen auf einer Plattform miteinander zu verknüpfen und so auch wieder einen wichtigen Schritt in Richtung Agilität zu gehen. Das gelingt durch die Verknüpfung der SAC mit SAP IBP (Integrated Business Planning) und SAP IFP (Integrated Financial Planning). Um diese neuen technischen Möglichkeiten voll ausnutzen zu können, brauche ich natürlich vorher eine intensive Auseinandersetzung und Diskussion eines integrierten Planungsprozesses über alle Fachabteilungen hinweg. Diesem Aspekt sollte bei der Planung eines entsprechenden Projekts genügend Zeit eingeräumt werden, da sich hier entscheidet, wie gut die Projektziele am Ende erreicht werden können.
Fazit
Ein Planungs- oder Reportingprojekt auf der SAP Analytics Cloud bedeutet immer auch einen Umstieg auf eine komplett neue Welt. Dies muss bei der Planung eines solchen Projekts mit bedacht werden, vor allem wenn es darum geht, die Fachabteilung auf das Projekt vorzubereiten. Es wird nicht möglich sein, eine einfache 1:1 Transformation durchzuführen. Unsere Erfahrungen zeigen, dass gerade im Planungsumfeld, ein Umstieg zur SAP Analytics Cloud nicht nur ein technisches Projekt ist, sondern auch betriebswirtschaftliche und organisatorische Themen eingedacht werden sollten. Dies sollte man aber als Chance sehen, das Thema Planung zukunftssicher, agil und flexibel im Unternehmen zu etablieren – mit dem Ziel die Planungs- und Forecast-Prozesse als Wettbewerbsvorteil zu nutzen.