Nahezu alle Manager im Maschinen- und Anlagenbau lieben Lessons Learned Workshops, die Projektmitarbeiter hingegen hassen sie häufig, woran liegt das eigentlich?
Aus Sicht eines Managers sind die Lessons Learned der logische Abschluss eines Kundenprojekts. In komplexen Projekten kann sehr viel schiefgehen und es ist einer der wichtigsten Aufgabe des Managers, dass die ihm anvertraute Organisation aus Fehlern lernt. Außerdem bietet ein gut strukturierter Workshop auch dem Nicht-Experten die Möglichkeit, in relativ kurzer Zeit eine Management-kompatible Zusammenfassung des Projekts zu bekommen. Und letztlich gehören die Lessons Learned ganz einfach zur standardisierten Projektmethode und müssen demnach „abgehakt“ werden.
Die Projektmitarbeiter hingegen sind froh, das Kundenprojekt mehr oder weniger erfolgreich beendet zu haben und sind gedanklich schon beim nächsten Projekt. Lessons Learned sind da eher eine lästige Pflicht.
Aus meiner Beratungspraxis kann ich sagen, dass längst nicht alle meiner Kunden im Maschinen und Anlagenbau systematische Lessons Learned für ihre Kundenprojekte durchführen. Wenn sie gemacht werden, dann beobachte ich immer wieder folgende Problematiken:
- Die Teilnehmer sehen den Sinn der Veranstaltung nicht ein (siehe oben).
- Der Workshop ist nicht gut vorbereitet (es fehlen belastbare Zahlen, Daten und Fakten zum Projekt) und hat keine klaren Ziele.
- Es fehlen wichtige Projektrollen am Tisch (zum Beispiel der Vertrieb).
- Die Veranstaltung eskaliert in gegenseitige Schuldzuweisungen für Probleme, die im Projektablauf entstanden sind.
- Die Ergebnisse werden nicht oder unsystematisch dokumentiert.
- Es gibt kein Follow-Up und die Erkenntnisse fließen nicht in zukünftige Projekte ein.
Es versteht sich von selbst, dass die Organisation unter diesen Umständen nichts lernt, was angesichts des Potenzials der Lessons Learned-Methode sehr schade ist.
Wie Sie es besser machen können, will ich anhand einer kleinen Checkliste gemäß PIKON 3-Punkt Methode aufzeigen:
Prozesse
- Lessons Learned sollten ein fester Bestandteil Ihrer Projektmethode und obligatorisch für alle Kundenprojekte ab einer bestimmten Größenordnung sein.
- Definieren Sie eine klare Verantwortlichkeit für die Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation des Lessons Learned-Workshops. Diese sollte beim Projektmanagement liegen.
- Bestehen Sie darauf, dass offene Punkte und Folgeaktivitäten aus einem Lessons Learned-Workshop eindeutige Verantwortlichkeiten und ein Erledigungsdatum bekommen und nachverfolgt werden.
- Achten Sie auf eine Rückkopplung zum Vorkalkulationsprozess, damit Erkenntnisse über systematische Abweichungen aus einem Projekt bei der Kalkulation eines vergleichbaren Angebots berücksichtigt werden.
IT-Werkzeuge
- Ihr ERP/BI System muss die notwendigen Projektkennzahlen für den Lessons-Learned-Workshop zielgruppengerecht aufbereiten, am Besten in Echtzeit.
- Die Protokollierung eines Lessons Learned-Workshops allein in Microsoft Word ist nur die zweitbeste Lösung, da dort die Informationen nur unstrukturiert vorliegen. Bei der Erstellung eines Angebots muss man schnell und einfach Lessons Learned zu ähnlichen Kundenprojekten auffinden können. Will man typische Probleme und deren Ursachen projektübergreifend analysieren, müssen Lessons Learned vergleichbar und maschinell auswertbar sein. Daher sollten die Protokolle um maschinell verwertbare Informationen (Projektattribute, Root Causes, Kennzahlen) ergänzt und in einer allgemein zugänglichen Datenbank gehalten werden.
„Faktor Mensch“
- Stellen Sie sicher, dass Sie alle maßgeblichen Stakeholder des Kundenprojekts am Tisch haben. Typische Funktionen sind Projektleitung, Controlling, Vertrieb, Engineering, Produktion, Einkauf und QM.
- Etablieren Sie eine Lessons Learned-Kultur, in der es darum geht, für künftige Projekte zu lernen und verzichten Sie darauf, Schuldige für entstandene Probleme zu suchen.
- Zwingen Sie sich und die Teilnehmer dazu, auch und vor allem über die Erfolge des Kundenprojekts zu sprechen. Zum einen wird dies das Workshop-Klima deutlich verbessern, zum anderen ist es erwiesenermaßen viel einfacher, aus Erfolgen als aus Fehlern zu lernen.
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim nächsten Lessons Learned-Workshop!