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Greenfield Implementierung von SAP S/4HANA

Inhalt

Wer als Entscheider vor der Frage der Einführung von S/4HANA im Unternehmen steht, hat zwei Möglichkeiten: Entweder die Umstellung der bisherigen Systemlandschaft auf die neue Datenbank der SAP (Conversion/ Brownfield) oder die Einführung auf der „grünen Wiese“, dem sogenannten Greenfield-Approach. Das bedeutet, dass bei der Einführung von S/4HANA so getan wird, als habe das Unternehmen bislang kein SAP genutzt.

Um Ihnen eine kleine Hilfestellung bei der Entscheidung zu geben, erläutere ich in diesem Artikel den Greenfield-Approach anhand eines realen, von uns umgesetzten Projektes.

Die Ausgangssituation: Gründe für die Greenfield Implementierung

Es geht um einen weltweit führenden Maschinen- und Anlagenbauer im Bereich der Roheisenerzeugung. Die Aktivitäten der Gruppe umfassen Engineering, Projektabwicklung, Montageüberwachung und Inbetriebnahme von Gesamtanlagen und Anlagenkomponenten. Zudem bietet ein Teilbereich der Gruppe maßgeschneiderte Dienstleistungen, insbesondere integrale Planung und fachübergreifendes Engineering für Städtebau-, Hochbau- und Infrastrukturprojekte an.

Das Management stand 2015 vor einer großen Herausforderung: Das Unternehmen wurde mit der Einführung von ergebnisverantwortlichen Business Units strategisch neu ausgerichtet. Zum damaligen Zeitpunkt gliederte sich die Abbildung des Unternehmens im SAP ERP in verschiedene Systeme und Mandanten mit jeweils individuellen und voneinander abgetrennten Lösungen. Für die Abbildung der neuen Strukturen war ein zentrales SAP-ERP-System notwendig, um die Einrichtung zentraler Lösungen über die verschiedenen Legaleinheiten hinweg zu ermöglichen und einen Treiber für die Harmonisierung von Abläufen zu haben.

Die PIKON wurde als langjähriger Beratungspartner mit einer tiefen Kenntnis in den betriebswirtschaftlichen Prozessen für die Durchführung der Business Blueprint– und der Implementierungsphase beauftragt.

Entscheidung für die Einführung von S/4HANA als Greenfield Approach

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Viele der Gesellschaften nutzten seit mehreren Jahren SAP, jedoch zum Teil auf unterschiedlichen Systemen und Mandanten. Auch gab es Standorte, die noch kein SAP im Einsatz hatten. Die heterogene Systemlandschaft hatte dazu geführt, dass in den einzelnen Landesgesellschaften sehr individuelle Lösungen genutzt wurden und die Prozesse nicht einheitlich waren. Aus diesem Grund kämpfte unser Kunde mit erhöhten Kosten, nicht nur bei der Systemadministration, sondern auch bei der Durchführung von Roll-Outs oder sonstigen Projekten. Die unterschiedlichen Systeme erschwerten auch die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Standorten, die häufig gemeinsam an einem Kundenprojekt arbeiteten. Daher entschied sich der Kunde für eine Einführung von S/4HANA (Version 1511) auf der grünen Wiese (Greenfield Approach).

Die Umsetzung

Die S/4HANA Einführung erfolgte nach der SAP Activate Methode. Sie umfasst die folgenden Phasen, die darauf ausgelegt sind, den Implementierungsprozess strukturiert und effizient zu gestalten:

  • Discover
  • Prepare
  • Explore
  • Realize
  • DeployRun

Mit der „Discover Phase“ starteten erste Projektaktivitäten mit dem Ziel, die Vorteile und das Potential einer S/4HANA Einführung heraus zu arbeiten. Der Schwerpunkt lag hier darin Informationen zu dem Thema einzuholen, einen Business Case zu erstellen und das Projektteam für das kommende Projekt zu befähigen.

Darauf folgte dann die „Prepare Phase“, mit der das Projekt richtig begann. Nun wurde das Projektteam zusammengestellt, ein konkreter Projektplan definiert sowie die benötigte Infrastruktur zu den Systemen und Werkzeugen zur Verfügung gestellt. Außerdem wurde ein Kick-Off geplant und durchgeführt.

Die beiden beschriebenen Projektphasen sind für die verschiedenen Migrationsszenarien einer S/4HANA Einführung sehr ähnlich. Daher wird hierauf nicht näher eingegangen. Erst bei der „Explore Phase“ ergeben sich die ersten Unterschiede.

Die Explore-Phase: Business Blueprint, Slotleads, Key-User und Kommunikationskonzept

Global und Local Business Blueprint

Bei einem Greenfield Approach hat es sich bewährt, der Explore Phase besonders viel Aufmerksamkeit zu widmen. Sie hat das Ziel die Anforderungen und die Geschäftsprozesse zu definieren. Wir von der PIKON dokumentieren diese in einem zentralen Dokument, dem Global Business Blueprint, der die Geschäftsprozesse, Anforderungen und Spezifikationen eines Unternehmens für die Implementierung von S/4HANA beschreibt.

Der Blueprint dient als Leitfaden für die Systemkonfiguration und -entwicklung und stellt sicher, dass alle geschäftlichen Anforderungen erfasst und berücksichtigt werden.  Das hat den Vorteil, dass schon relativ früh im Projekt Klarheit über den Scope für das Umsetzungsprojekt herrscht.

Bei unserem Kunden begann unser S/4HANA Projekt demnach auch mit der Erstellung eines Global Business Blueprints. Daneben gab es auch noch pro Gesellschaft einen Local Business Blueprint, in dem Abweichungen vom Global Business Blueprint beschrieben wurden. In dem konkreten Projekt gab es z.B. die Vorgabe, dass es nur dann Abweichungen zum Global Business Blueprint geben durfte, wenn es in den jeweiligen Ländern (z.B. Luxemburg, Deutschland, Italien, Tschechien) legale Anforderungen gab, die im SAP System abgebildet werden mussten. Diese wurden dann im Local Business Blueprint gesondert beschrieben. Ansonsten mussten Abweichungen vom globalen Blueprint, z.B. Änderungswünsche an Prozessen/Funktionalitäten, von einem Steering Committee genehmigt werden. Somit wurde sichergestellt, dass alle Gesellschaften die gleichen Prozesse nutzen (Standardisierung und Harmonisierung war eins der Ziele) und nur in Ausnahmefällen eine Abweichung davon möglich war (z.B. dann, wenn es sich um einen wettbewerbskritischen Prozess handelte).

Am Ende der Explore Phase, wenn das finale Konzept steht, bietet sich eine Validierung des Projektplans und der damit einhergehenden Aufwandsschätzung für die Implementierung an.Neben diesen eher fachlichen Aktivitäten lag in der Phase ein besonderes Augenmerk auf den Menschen in der Organisation. Wir sind der Überzeugung, dass ein Projekt immer dann erfolgreich ist, wenn neben den betriebswirtschaftlichen Aspekten und der IT auch die Menschen, die mit dem System arbeiten, frühzeitig in das Projekt eingebunden werden und mitwirken können.

Der Faktor Mensch

Daher wurden schon zu Projektbeginn pro Standort Slotleads und Key-User benannt, die bereits in der Blueprintphase involviert waren und die Anforderungen an das neue System mit definieren konnten. Diese Vorgehensweise sorgte schon zum Projektstart für eine hohe Akzeptanz. Auch im weiteren Verlauf des Projekts wurden die Slot-Leads und Key-User regelmäßig über den Projektfortgang informiert. Die Elemente der Projektkommunikation waren in einem Kommunikationskonzept festgelegt. In diesem wurden auch Kommunikationsrichtlinien festgelegt, um sicherzustellen, dass die Kommunikationslinien koordiniert im gesamten Unternehmen abliefen.

Ein solches Kommunikationskonzept bietet Ihnen

  • eine solide Grundlage für die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Standorten,
  • die Möglichkeit, früh um die Akzeptanz der Mitarbeiter für das Projekt zu werben,
  • bestehende offene Fragen möglichst früh anzusprechen und zu klären.
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Nach der Explore Phase folgte dann die Umsetzung, die „Realize-Phase“: Das Ziel hiervon ist die Umsetzung der Blueprints.

Die „Realize Phase“ der SAP S/4HANA Einführung

Eine Neueinführung auf S/4HANA ist vergleichbar mit einer SAP ECC Einführung. An der Durchführung eines solchen Projekts hat sich wenig geändert. Es gibt zwar eine neue Datenbanktechnologie und neue Datenstrukturen, die Vorgehensweise bezüglich der Einführung eines ERP Systems ist jedoch weitestgehend unverändert.

Folgende klassischen Schritte wurden bei dieser Einführung eingehalten:

  • Customizing (Systemkonfiguration) des S/4HANA Systems gemäß Blueprint.
  • Funktionale Tests durch die PIKON-Berater.
  • Entwicklung und Implementierung von Erweiterungen und Anpassungen.
  • Zwei Integrationstests mit Integration aller Standorte. Dabei wurden zunächst Tests innerhalb der einzelnen Streams (z.B. FI, CO, PS, etc.) durchgeführt. Danach kamen die crossfunktionalen Tests, das sind Tests eines durchgängigen End-to-End Prozesses über alle Streams hinweg (d.h. vom Verkauf, über die Projektdurchführung bis hin zum Projektcontrolling).
  • User Acceptance Test: Der Fokus lag auf der Abbildung der Prozesse und der Integration zwischen den einzelnen Modulen und den einzelnen Abteilungen.
  • Test der Datenmigration.

Eine Besonderheit war, dass wir die Tests zentral im Headquarter durchführten. Dies war zwar mit einem hohen Organisationsaufwand verbunden, da eine große Teilnehmerzahl miteinander koordiniert werden musste. Doch der Aufwand lohnte sich. Die unterschiedlichen Mitarbeiter, die zukünftig zusammen an einem Projekt arbeiten sollten, konnten sich kennenlernen. Die übergreifenden Tests boten die Chance, offene Punkte direkt vor Ort mit allen Beteiligten zu klären.

Im Fokus: Eigenentwicklungen

Darüber hinaus wurde ein besonderes Augenmerk auf das Thema Eigenentwicklungen gelegt. Wir erfahren immer wieder, dass unsere Kunden das Optimierungspotential einer S/4HANA Migration nicht ausschöpfen können.  Das liegt daran, dass die notwendigen Anpassungen bei Eigenentwicklungen nicht ausreichend analysiert werden. Die in diesem Fall notwendigen Anpassungen ergaben sich nach einer Analyse mit Hilfe der folgenden Fragestellungen:

  1. Sind vor allem die lesenden Datenbankoperationen optimiert oder muss hier nachgebessert werden?
  2. Bestehen Fehler im aktuellen Code, wie z. B. implizite Sortierungen, die erst nach der Umstellung zum Tragen kommen?
  3. Werden Strukturen, Objekte oder Module genutzt, die es in dieser Form nach der Einführung von S/4HANA nicht mehr gibt?

Spielt Performance keine große Rolle, sind die Eigenentwicklungen auch weiter unter S/4 HANA lauffähig. Eine Überprüfung hinsichtlich der Punkte 2 und 3 sollte dennoch erfolgen. Die Lauffähigkeit von Programmen, die auf „alte“ Strukturen zurückgreifen kann ggf. auch über sog. Kompatibilitäts-Views erreicht werden. Diese stellen z.B. „alte“ Tabellen auch weiterhin zu Verfügung.

Deploy-Phase: Der Go-Live

Nach der Realize-Phase wurde der Go-Live vorbereitet und die Cut-Over-Aktivitäten gestartet. Hier fand die finale Datenmigration auf dem Produktivsystem statt. Der Go-Live hat im April 2017 stattgefunden. In den nächsten Jahren folgten weitere Roll-Outs.

Run-Phase: Der laufende Betrieb

Mit der Run Phase ist das eigentliche Projekt beendet. Sie stellt einen stabilen und effizienten Systembetrieb sowie kontinuierliche Verbesserungen sicher. Im konkreten Fall wurden diese Aufgaben von der IT des Kunden übernommen. Wir als PIKON unterstützen hier lediglich bei Bedarf.

Abschließend sei noch erwähnt, dass diese Phasen iterativ sind und je nach Projektanforderungen bzw. auf die Bedürfnisse des Unternehmens individuell anzupassen sind. Für unseren Kunden war diese Vorgehensweise stimmig und hat zu einer erfolgreichen S/4HANA Einführung geführt.

Das Fazit

Eine S/4HANA Einführung auf der grünen Wiese bietet viele Chancen, historisch gewachsene Prozesse zu optimieren und zu vereinheitlichen, um so die Unternehmen leistungsfähiger und fit für die Zukunft zu machen. Lassen Sie sich diese Chance nicht entgehen. Planen Sie vor Ihrer S/4HANA eine Reflexionsphase ein, um genau diese Fragestellung zu beleuchten. Unsere Reflexionsfragen geben dabei Orientierung und Anstoß für die interne Diskussion. Wir beleuchten dabei die Bereiche

  1. Systeme, Strukturen, Daten
  2. Prozesse
  3. IT- und Unternehmensstrategie

Laden Sie sich hier unsere Reflexionsfragen herunter und diskutieren Sie mit uns, wie sich die Ausgangssituation für ein S/4HANA Einführung in Ihrem Unternehmen gestaltet.

Oder Vereinbaren Sie Ihren Workshop zum Greenfield-Approach bzw. den für Ihre Situation passenden Workshop aus unserem Angebot:

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Über den Autor
Martina Ksinsik
Martina Ksinsik
Martina Ksinsik ist Customer Success Manager bei der PIKON Deutschland AG und Account Managerin bei vielen unserer Key Accounts. Sie hat viele unserer Kunden von Beginn an betreut und entwickelt gemeinsam mit ihnen Lösungen für ihre jeweiligen individuellen Herausforderungen.

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